Hợp đồng phụ (đôi khi được gọi là khoản tài trợ phụ khi hợp đồng chính là khoản tài trợ, hoặc hợp đồng phụ khi hợp đồng chính là hợp đồng) được cấp khi hai hoặc nhiều tổ chức hợp tác để thực hiện một dự án được tài trợ. Không giống như các nhà tư vấn, các đơn vị nhận tài trợ phụ thực hiện một phần quan trọng của công việc chương trình hoặc khoa học và chịu trách nhiệm đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu và kết quả của dự án. Các hợp đồng phụ được cấp phải tuân theo giới hạn chi phí gián tiếp được quy định trong Thỏa thuận Tỷ lệ Chi phí Cơ sở vật chất & Hành chính (F&A) của UNM. Nếu bạn cần hỗ trợ để xác định xem cộng tác viên bên ngoài nên được phân loại là đơn vị nhận tài trợ phụ hay nhà tư vấn, vui lòng tham khảo Tài liệu Làm rõ về Hợp đồng phụ so với Nhà tư vấn/Nhà cung cấp của chúng tôi.
Lưu ý:
Quy trình hợp đồng phụ
Hãy làm theo các bước dưới đây khi UNM Health Sciences đề xuất cấp khoản tài trợ phụ cho một tổ chức khác như một phần của dự án được tài trợ.
BƯỚC 1: Khởi động Quy trình Cam kết của Bên nhận phụ
Trưởng nhóm nghiên cứu (PI) và/hoặc nhân viên của bộ phận nên gửi Mẫu tiếp nhận cam kết của bên nhận tài trợ phụ điện tử từ Bảng điều khiển Mẫu yêu cầu của bộ phận đến tổ chức hợp tác.
Mẫu đơn sẽ yêu cầu các thông tin sau từ bên nhận tài trợ dự kiến:
Quan trọng: Yêu cầu tổ chức hợp tác trả lại tất cả các tài liệu cần thiết ít nhất ba (3) ngày làm việc trước hạn chót nộp đề xuất nội bộ của bộ phận để có đủ thời gian xem xét và đưa vào gói đề xuất.
Bước 2: Tải lên tài liệu của người nhận phụ
Tải tất cả các tài liệu nhận được thông qua Biểu mẫu Cam kết của Bên nhận tài trợ phụ lên hồ sơ Tài trợ CLICK ERA tương ứng.
Ngân sách của đơn vị nhận tài trợ phụ phải được tích hợp vào ngân sách tổng thể của đề xuất UNM và sẽ được Văn phòng Dự án Tài trợ (SPO) xem xét trước khi nộp đề xuất.
**Lưu ý: Khuôn viên chính của UNM và các cơ sở chi nhánh của UNM không được coi là đối tượng nhận tài trợ phụ. Nhân viên tại các địa điểm này nên thanh toán trực tiếp vào khoản tài trợ và cần hoàn thành bảng phân bổ chi phí gián tiếp (F&A Split), nếu có.**
BƯỚC 3: Thiết lập giải thưởng
Sau khi Thông báo Trao giải của nhà tài trợ đến UNMHSC, được SPO "Xác nhận" và chuyển tiếp đến bộ phận Kế toán Hợp đồng & Tài trợ, Bộ phận liên quan sẽ nhận được thông báo tự động yêu cầu tạo bản ghi Thỏa thuận CLICK ERA cho mỗi đơn vị nhận tài trợ phụ. Tất cả tài liệu của đơn vị nhận tài trợ phụ từ bản ghi Tài trợ cũng phải được tải lên mô-đun Thỏa thuận.
Bộ phận liên quan sẽ được yêu cầu cung cấp Bảng Ngân sách Giải thưởng (ABS) như một phần của quy trình thiết lập Giải thưởng C&G. Bên nhận tài trợ phụ cần được ghi rõ ràng là một khoản mục riêng biệt trong ngân sách dự án.
Bước 4: Soạn thảo và đàm phán hợp đồng phụ
Văn phòng Dự án Tài trợ sẽ xem xét các tài liệu đã nộp và chuẩn bị bản dự thảo thỏa thuận hợp đồng phụ.
Bộ phận này có trách nhiệm đảm bảo rằng các tài liệu hợp đồng phụ chính xác được tải lên hồ sơ.
SPO sẽ phối hợp mọi cuộc đàm phán cần thiết với tổ chức hợp tác và xin các phê duyệt cần thiết trước khi thực hiện.
Bước 5: Ký kết thỏa thuận
Thỏa thuận hợp đồng phụ phải được cả hai tổ chức ký kết đầy đủ trước khi công việc theo hợp đồng phụ có thể bắt đầu.
Sau khi hoàn tất thủ tục, bản sao điện tử của thỏa thuận sẽ được cung cấp cho:
Bước 6: Xem xét hóa đơn và thanh toán
Sau khi thực hiện, bên nhận tài trợ phụ sẽ gửi hóa đơn cho bộ phận Kế toán Hợp đồng và Tài trợ (C&G).
C&G sẽ xem xét hóa đơn và chuyển cho Trưởng nhóm nghiên cứu để xác minh và phê duyệt các khoản phí. Sau khi được phê duyệt, hóa đơn sẽ được xử lý thông qua bộ phận Kế toán phải trả để thanh toán.
**LƯU Ý: Nếu cần thay đổi sau khi đã thực hiện, vui lòng thông báo ngay cho người liên hệ SPO của bạn để xác minh xem có cần sửa đổi chính thức hay không.**
Danh sách kiểm tra đề xuất hợp đồng phụ chi trả "TIỀN RA"
Các tài liệu sau đây là cần thiết khi UNM Health Sciences đề xuất cấp khoản tài trợ phụ cho một tổ chức hợp tác như một phần của dự án được tài trợ.
Các tài liệu cần thiết
☐ Mẫu cam kết của bên nhận tài trợ phụ điện tử
Tổ chức hợp tác phải hoàn thành và xác nhận Mẫu cam kết nhận tài trợ phụ điện tử. Mẫu này ghi lại các thông tin quan trọng của tổ chức, bao gồm:
Đại diện được ủy quyền (AOR) của tổ chức đối tác sẽ xác nhận rằng thông tin được cung cấp là chính xác và tổ chức đó sẽ tuân thủ các điều khoản và điều kiện của nhà tài trợ.
Quan trọng: Các quy định của liên bang yêu cầu các đơn vị nhận tài trợ phụ phải duy trì đăng ký hoạt động trên SAM.gov và có Mã định danh thực thể duy nhất (UEI).
☐ Thư bày tỏ ý định hợp tác (nếu có): Nhà tài trợ có thể yêu cầu một Thư bày tỏ ý định hợp tác riêng biệt và cụ thể, và thư này phải được ký bởi người đại diện có thẩm quyền của tổ chức hợp tác.
☐ Bản mô tả phạm vi công việc (SOW)
Cần có bản mô tả phạm vi công việc nêu rõ phần dự án mà bên nhận tài trợ phụ thực hiện. Mặc dù các hoạt động của bên nhận tài trợ phụ có thể được tích hợp vào mô tả dự án tổng thể của UNM ở giai đoạn đề xuất, nhưng cần có một Bản mô tả phạm vi công việc riêng biệt cho thỏa thuận tài trợ phụ sau khi nhận được kinh phí.
☐ Ngân sách chi tiết
Cần có bản dự toán chi tiết cho phần kinh phí dự án do đơn vị nhận tài trợ phụ đảm nhiệm.
Nếu UNM đang chuẩn bị đơn xin tài trợ và phê duyệt SF424, thì các mẫu đơn ngân sách tài trợ phụ SF424 R&R cần được trích xuất từ ASSIST hoặc Grants.gov và cung cấp cho tổ chức hợp tác để hoàn thành.
Tất cả các khoản ngân sách phải phù hợp với các khoản được thể hiện trong Biểu mẫu Cam kết của Bên nhận tài trợ phụ điện tử.
☐ Giải trình ngân sách
Cần có bản giải trình ngân sách mô tả chi tiết các chi phí dự kiến.
☐ Tiểu sử ngắn gọn của các nhân sự chủ chốt (nếu có)
Sơ yếu lý lịch cần được cung cấp theo định dạng do nhà tài trợ yêu cầu.
Đối với các đề xuất của DHHS, sơ yếu lý lịch phải được chuẩn bị bằng cách sử dụng Mẫu chung của NIH và được tạo thông qua SciENcv. Sơ yếu lý lịch dạng PDF được tạo ngoài quy trình Mẫu chung của NIH có thể không được nhà tài trợ chấp nhận.
NOT-OD-26-018 Việc triển khai các mẫu đơn chung của NIH
☐ Thỏa thuận giá F&A
Nếu có, cần cung cấp bản sao Thỏa thuận về mức phí dịch vụ và hành chính (F&A) hiện hành của tổ chức hợp tác.
Các tài liệu bổ sung có thể cần thiết
☐ Chứng chỉ đào tạo về bảo vệ người tham gia nghiên cứu (nếu có)
☐ Hỗ trợ hiện tại và đang chờ xử lý / Thông tin hỗ trợ khác dành cho nhân sự chủ chốt (nếu được nhà tài trợ yêu cầu)
Những lưu ý đặc biệt dành cho các phòng thí nghiệm quốc gia
Các phòng thí nghiệm quốc gia (ví dụ: Phòng thí nghiệm quốc gia Los Alamos hoặc Phòng thí nghiệm quốc gia Sandia) có thể tuân theo các yêu cầu của Bộ Năng lượng khác với các quy trình tiêu chuẩn của trường đại học.
Trong một số trường hợp, phòng thí nghiệm có thể không cung cấp Thỏa thuận Tỷ lệ Chi phí Quản lý và Điều hành (F&A Rate Agreement) mà chỉ cung cấp thông tin về chi phí trực tiếp và gián tiếp. Ở giai đoạn trao giải, các phòng thí nghiệm quốc gia có thể ban hành Thỏa thuận Cấp vốn (Funds-In Agreement - FIA) thay vì thực hiện thỏa thuận hợp đồng phụ tiêu chuẩn của UNM. Văn phòng Dự án Tài trợ (Sponsored Projects Office) quen thuộc với các quy trình này và sẽ làm việc trực tiếp với phòng thí nghiệm để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác.
Ghi chú nộp bài
Dưới đây, chúng tôi trả lời một số câu hỏi thường gặp nhất về các khoản tài trợ phụ. Nếu bạn có câu hỏi nào không được đề cập bên dưới, vui lòng liên hệ với Susan Ponce theo số (505) 272-9383 hoặc qua email tại HSC-Subawards@salud.unm.edu
Hợp đồng tài trợ phụ là một thỏa thuận theo đó bên nhận tài trợ (bên nhận chính) cung cấp một phần kinh phí đó cho một tổ chức khác (bên nhận phụ) để thực hiện một phần quan trọng của công việc nghiên cứu hoặc chương trình của dự án.
Bên nhận tài trợ phụ chịu trách nhiệm hoàn thành phạm vi công việc đã được xác định, tuân thủ các yêu cầu của nhà tài trợ và đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu của dự án. Bên nhận tài trợ chính vẫn chịu trách nhiệm giám sát hiệu quả hoạt động của bên nhận tài trợ phụ.
Nếu một tổ chức khác sẽ thực hiện một phần công việc được đề xuất, thì đơn vị nhận tài trợ phụ cần được xác định trong quá trình xây dựng đề xuất.
Ở giai đoạn đề xuất, các khoa cần thu thập những thông tin sau từ tổ chức hợp tác:
Các tài liệu này cần được tải lên hồ sơ tài trợ CLICK ERA và được đính kèm vào bộ hồ sơ đề xuất gửi đến Văn phòng Dự án Tài trợ (SPO) để xem xét.
Sau khi trúng thầu, SPO sẽ chuẩn bị, đàm phán và ký kết thỏa thuận hợp đồng phụ.
Khi một tổ chức khác có ý định đưa UNM Health Sciences vào danh sách các đơn vị nhận tài trợ phụ, bộ phận này nên phối hợp với SPO trong quá trình xây dựng đề xuất và đảm bảo đề xuất được chuyển qua CLICK để được xem xét và phê duyệt từ phía tổ chức.
Các giấy tờ thường được yêu cầu bao gồm:
Nếu được cấp kinh phí, bên nhận chính sẽ gửi thỏa thuận hợp đồng phụ cho UNM Health Sciences để xem xét, đàm phán và thực hiện.
Nhà cung cấp (nhà thầu) cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như một phần hoạt động kinh doanh thông thường và thường cung cấp các dịch vụ tương tự cho nhiều khách hàng.
Bên nhận tài trợ phụ thực hiện phần lớn phạm vi công việc của dự án được tài trợ và đóng góp trực tiếp vào việc đạt được các mục tiêu của dự án.
Các dấu hiệu của mối quan hệ nhận tài trợ phụ:
Các dấu hiệu của mối quan hệ với nhà cung cấp:
Chuyên gia tư vấn cung cấp lời khuyên chuyên nghiệp hoặc chuyên môn đặc biệt với một khoản phí nhưng không thực hiện phần lớn công việc của dự án.
Các chuyên gia tư vấn thường:
Ngược lại, các đơn vị nhận tài trợ phụ thực hiện một phần cụ thể của dự án và đóng góp trực tiếp vào việc đạt được các mục tiêu của dự án.
Các đối tượng nhận tài trợ phụ nên được xác định càng sớm càng tốt trong quá trình xây dựng đề xuất.
Việc thu thập tài liệu của bên nhận tài trợ phụ trước khi nộp đề xuất giúp đảm bảo lập ngân sách chính xác, tính toán chi phí gián tiếp (F&A) đúng cách, xem xét tuân thủ và nộp đề xuất đúng thời hạn.
Các yêu cầu có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà tài trợ; tuy nhiên, các tài liệu thường được yêu cầu bao gồm:
Vui lòng tham khảo Danh sách kiểm tra hợp đồng phụ xuất kho để biết đầy đủ các yêu cầu.
Đúng vậy. Chi phí gián tiếp và quản lý (F&A) được tính toán theo Thỏa thuận Tỷ lệ F&A do chính phủ liên bang đàm phán giữa UNM và các chính sách đã công bố của nhà tài trợ.
Đối với các khoản tài trợ liên bang sử dụng cơ sở Tổng chi phí trực tiếp điều chỉnh (MTDC), chi phí gián tiếp và quản lý (F&A) thường chỉ được tính trên 50,000 đô la đầu tiên (hoặc 25,000 đô la) của mỗi khoản tài trợ phụ, trừ khi yêu cầu của nhà tài trợ quy định khác.
Các phòng ban nên liên hệ với SPO nếu có thắc mắc về cách tính toán chi phí gián tiếp và quản lý.
Không. Khuôn viên chính và các cơ sở chi nhánh của UNM là một thực thể pháp lý duy nhất và không được coi là các đơn vị nhận tài trợ phụ.
Nhân viên tại các địa điểm này thường thanh toán trực tiếp vào khoản tài trợ, và có thể cần phải phân bổ chi phí gián tiếp (F&A Split) khi nhiều tổ chức của UNM tham gia vào một dự án.
Đúng vậy. Các phòng thí nghiệm quốc gia, chẳng hạn như Phòng thí nghiệm Quốc gia Los Alamos (LANL) và Phòng thí nghiệm Quốc gia Sandia (SNL), thường tuân theo các yêu cầu của Bộ Năng lượng khác với các quy trình tiêu chuẩn của các trường đại học.
Các tổ chức này có thể không cung cấp Thỏa thuận về Tỷ lệ Chi phí Quản lý và có thể sử dụng các cơ chế thỏa thuận thay thế. SPO quen thuộc với các thỏa thuận này và sẽ làm việc trực tiếp với phòng thí nghiệm để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác.
MSC09 5220
1 Đại học New Mexico
Albuquerque, NM 87131-0001
Vị trí vật lý:
1650 Đại học Blvd NE
Tầng 2200, Suite XNUMX
Hotline (505) 272-9383
Số fax: (505) 272-0159
hsc-preaward@salud.unm.edu
Giờ Làm Việc:
Thứ Hai - Thứ Sáu: 8 giờ sáng - 5 giờ chiều