Kế toán không hạn chế

MSC09 5222
1 Đại học New Mexico
Albuquerque, NM 87131

Vị trí vật lý:
1650 Đại học Blvd NE
Tầng 2700, Suite XNUMX

Điện Thoại: (505) 272-6266
Số fax: (505) 272-0159

LEARN

Sau đây là các bài thuyết trình của LEARN do nhân viên của Kế toán không hạn chế HSC và các phòng ban / tổ chức liên quan khác thực hiện. Những bản trình bày này được thiết kế để cung cấp cho bạn thông tin cần thiết về các phương thức kinh doanh của chúng tôi, sẽ hỗ trợ việc thực hiện quy trình kế toán không hạn chế và dễ dàng nhất có thể. Các bài thuyết trình của LEARN được lên lịch vào nhiều thời điểm khác nhau trong năm và bạn có thể tham dự mà không cần đăng ký trước. Tuy vậy. các mục dưới đây là các bài thuyết trình và tài liệu phát cho các bài thuyết trình LEARN đã được thực hiện trước đó. Hãy đọc kỹ chúng và làm quen với tài liệu - nhiều câu trả lời bạn đang tìm kiếm có thể nằm trong chúng.

Sông Chrome

Chrome River LEARNs (Yêu cầu UNM Net ID và Mật khẩu)

ĐỂ XEM CÁC KHÓA HỌC SẮP TỚI, NHẤP VÀO KÊNH DƯỚI ĐÂY:

Tìm hiểu lịch trình

Đây là những hội thảo mở. Không cần đăng ký trước.
Gọi số Cynthia Allison tại 272-3628 để biết thêm thông tin chi tiết.

Trang này có thể tìm kiếm được!
Nhập vào hộp tìm kiếm bên dưới sẽ lọc kết quả khi bạn nhập!  Jchỉ cần nhập một từ vào hộpvà xem như các bản trình bày không liên quan được lọc ra.

Hiểu các chỉ số chi tiêu được ưu đãi và không được ưu đãi

Trình bày: Cynthia Allison
Ngày: 10-09-2019

Bản trình bày - PowerPoint
Bản trình bày - PDF

Tuyển dụng so với Chi phí chuyển vị trí

Trình bày: John Brandt
Ngày: 10-04-2019

Bản trình bày - PowerPoint

Mẹo và thủ thuật của Chrome River

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 05-23-2019

 

Đào tạo NSAR Banner 9

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 03-16-2018

Bản trình bày - PDF

Chính sách Du lịch-Bạn Thực hiện Cuộc gọi!

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 08-16-2017

Bạn thực hiện cuộc gọi

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 03-22-2017

Bản trình bày - PowerPoint
Bản trình bày - PDF

Chrome River Bắt đầu cuộc hành trình

Trình bày: Jason Galloway
Ngày: 01-31-2017

Bộ phận Cân nhắc Vai trò và Trách nhiệm Bồi hoàn cho sinh viên / không phải nhân viênDelegatesChấp thuận trước cho việc đi lạiĐiều chỉnh Hỗ trợ thay đổiBáo cáo liên tụcBáo cáo quy ước đặt tênThiết lập kỳ vọng đối chiếu PCardCác nhà vô địch của bộ phậnĐào tạoHướng dẫn điều chỉnhĐăng nhậpĐiều chỉnh bảng điều chỉnhCác đơn vị hàng đầuBản dự báo cáo Đơn vị đăng kýBảng điều chỉnhCác đơn vị đăng ký

Các chủ đề nổi bật trong Quản trị Hợp đồng và Tài trợ HSC

Trình bày: Jason Galloway, Giám đốc điều hành hợp đồng và tài trợ của HSC
Ngày: 11-15-2016

Bản trình bày - PowerPoint
Bản trình bày - PDF

Các cân nhắc của bộ phậnVai trò và trách nhiệmPhải bồi hoàn cho sinh viên / không phải nhân viênPhát biểuChuẩn bị trước cho việc đi du lịchĐiều chỉnh Hỗ trợ thay đổiBáo cáo liên tụcBáo cáo quy ước đặt tênThiết lập kỳ vọng đối chiếu PCardCác nhà vô địch của bộ phậnĐào tạoHướng dẫn điều chỉnh Đăng nhậpĐiểm

Chrome River chuẩn bị ra mắt

Trình bày: Laura Putz, Joyce Chavez, Travis Barnette
Ngày: 08-25-2016

Bộ phận Cân nhắc Vai trò và Trách nhiệm Bồi hoàn cho sinh viên / không phải nhân viênDelegatesChấp thuận trước cho việc đi lạiĐiều chỉnh Hỗ trợ thay đổiBáo cáo liên tụcBáo cáo quy ước đặt tênThiết lập kỳ vọng đối chiếu PCardCác nhà vô địch của bộ phậnĐào tạoHướng dẫn điều chỉnhĐăng nhậpĐiều chỉnh bảng điều chỉnhCác đơn vị hàng đầuBản dự báo cáo Đơn vị đăng kýBảng điều chỉnhCác đơn vị đăng ký

Kế toán Chiếm đoạt Nhà nước

Trình bày: Desiree Gathings
Ngày: 02-09-2016

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - PDF

  Kế toán các khoản trích lập của Nhà nước do Desiree Gathings soạn thảo ngày 2/9/16 MỤC LỤC PHÊ DUYỆT CỦA NHÀ NƯỚC 4 THU HỒI CÁC QUỸ KHÔNG THU HÚT CỦA VERSUS 4 CHUYỂN ĐỔI QUỸ 5 VẤN ĐỀ NGÂN SÁCH 5 CƠ SỞ & CHI PHÍ HÀNH CHÍNH (F&A) 5 CHI PHÍ XU HƯỚNG CỦA NHÀ NƯỚC 6 PAYROLL FRINGES 6 BÁO CÁO NHÀ NƯỚC GIẢI THÍCH 6 VẤN ĐỀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 6 PHỤ LỤC 7-BÁO CÁO THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH HƯỚNG DẪN 7 PHỤ LỤC BÁO CÁO ĐÓNG CỬA 1 CỬA NĂM 8 2 PHỤ LỤC 15 MẪU ĐÓNG CỬA CỔNG NĂM 9 3 PHỤ LỤC 15- PHỤ LỤC HED MỞ 12 PHỤ LỤC 4 17 PHỤ LỤC ĐỊNH NGHĨA 17 NGÂN SÁCH 5 PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN 17 NHÀ NƯỚC 19 PHỤ LỤC 6-CUNG CẤP BỮA ĂN 25 PHỤ LỤC 7-LIÊN HỆ VĂN PHÒNG NGÂN SÁCH 26 TRẠI CHÍNH 8 TRUNG TÂM KHOA HỌC Y TẾ 30 PHỤ LỤC NHÀ NƯỚC Trích lập tại UNM là quỹ nhận được từ nhà nước cho các mục đích cụ thể. Nguồn tài trợ này đi kèm với nhiều hướng dẫn khác nhau và tuân theo các luật kiểm soát cách chi tiêu. Không phải tất cả các khoản tài trợ Phân bổ của Nhà nước đều có cùng một loại hướng dẫn. Các phân bổ về Hướng dẫn và Tổng quát (I & G) dành cho giáo dục và hỗ trợ giáo dục. Các khoản phân bổ khác của tiểu bang dành cho các dự án khác, cụ thể và có thể có các hướng dẫn khác. Theo nguyên tắc chung, các khoản trích lập của nhà nước được coi là quỹ không hạn chế. Điều này có nghĩa là việc trích lập không được thiết lập trong hệ thống kế toán có Giám sát Tài chính. Mặc dù các khoản trích lập được coi là không hạn chế cho các mục đích kế toán, có những hạn chế được đặt ra đối với việc sử dụng quỹ. Ngân sách của Khuôn viên Chính & Chi nhánh bao gồm $ 222 triệu đô la trong quỹ do tiểu bang phân bổ cho năm tài chính 2015-2016. Trong số này, 213 triệu đô la là quỹ I&G, hoặc 96% của Chi nhánh và Cơ sở chính. Ngân sách của HSC bao gồm 99 triệu đô la trích lập của nhà nước, trong đó 66 triệu đô la, hay 67%, là quỹ I&G. Phân bổ của Tiểu bang cho Năm tài chính 2015-2016 Giảng dạy và Tỷ lệ Phần trăm Chung Cơ sở Chính $ 201,101,300 $ 192,500,200 96% Trung tâm Khoa học Sức khỏe $ 99,368,700 $ 66,216,200 67% Cơ sở Chi nhánh $ 20,972,000 $ 20,972,000 100% Tổng UNM $ 321,442,000 $ 279,688,400 87% Chi phí được không phải I&G dành cho các Dự án Nghiên cứu và Dịch vụ Công, và được gọi là RPSP. RPSP và một số dự án I&G là các mục hàng trong Đạo luật Chiếm đoạt chung. Mỗi chương trình mục hàng này có các yêu cầu báo cáo đặc biệt và phải được theo dõi riêng. Có ba hình thức trích lập nhà nước: quỹ hoạt động định kỳ, quỹ hoạt động không định kỳ và quỹ vốn. Khi bạn nhận được các khoản trích lập mới, hãy liên hệ với Văn phòng Ngân sách tương ứng của bạn (xem Phụ lục 9) để được hướng dẫn về cách thiết lập khoản trích lập trong Biểu ngữ. THU HỒI CÁC QUỸ KHÔNG PHẢI THU HỒI CỦA PHIÊN BẢN Theo nguyên tắc chung, phần của hành vi chiếm đoạt chung mà hành vi chiếm đoạt của bạn nằm trong đó quyết định việc chiếm đoạt của bạn là định kỳ hay không lặp lại. Nếu việc chiếm đoạt của bạn không lặp lại, bạn có thể chỉ có một năm để tiêu tiền. Văn phòng ngân sách của bạn có thể hỗ trợ bạn trong việc xác định khoảng thời gian bạn phải sử dụng khoản trích lập không định kỳ của mình. Hãy lưu ý, ngay cả khi việc chiếm đoạt của bạn là một khoản chiếm dụng 'định kỳ', một cơ quan lập pháp trong tương lai có thể loại bỏ khoản chiếm đoạt của bạn vì một cơ quan lập pháp không thể cam kết các cơ quan lập pháp trong tương lai đối với các khoản chi tiêu. Ngoài ra, Thống đốc New Mexico có quyền phủ quyết đối với mục hàng. Cơ quan lập pháp có thể cấp vốn cho một khoản trích lập và Thống đốc có thể xóa nó thông qua quyền phủ quyết chi tiết đơn hàng. HOÀN LẠI QUỸ Thỉnh thoảng tiểu bang sẽ lấy lại (hoàn nguyên) một số tiền đã chiếm dụng cho một chương trình. Các hướng dẫn về thời điểm điều này sẽ xảy ra rất phức tạp và có thể thay đổi theo từng năm. Một chương trình có thể phải trả lại các khoản tiền chưa tiêu hoặc không bị chặn lại. Nếu bạn có câu hỏi cụ thể, vui lòng liên hệ với Văn phòng Ngân sách của bạn (xem Phụ lục 9). CÁC VẤN ĐỀ VỀ NGÂN SÁCH Các Sở có thể giúp giữ cho các khoản Trích lập Tiểu bang được báo cáo một cách chính xác. Một mã chương trình duy nhất được sử dụng cho tất cả các phân bổ của tiểu bang tại Trung tâm Khoa học Sức khỏe. Nếu một bộ muốn thay đổi các chỉ số cho các chương trình được phân bổ của tiểu bang, bộ đó nên liên hệ với văn phòng ngân sách thích hợp trước khi có bất kỳ sửa đổi nào. Các khoản tiền phải ở đúng mã chương trình khi chúng được điều chỉnh. Lý tưởng nhất là các khoản tiền nên ở trong cùng một chỉ số trong suốt năm tài chính. Khi các khoản trích lập của Nhà nước được điều chỉnh trong các kỳ họp lập pháp, văn phòng ngân sách là khu vực theo dõi các thay đổi. Sau khi kết thúc giai đoạn ký dự luật và sau khi Vụ Giáo dục Đại học hoàn thành việc phân phối bồi thường, văn phòng ngân sách cung cấp thông tin chi tiết cho UNM Banking để đảm bảo các chỉ số của bạn nhận được số tiền phân phối phù hợp từ tiểu bang. Các điều chỉnh có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: tăng lương thưởng, tăng chi phí hoạt động, cắt giảm theo chương trình và loại bỏ khoản trích lập. Ngoài ra, cơ quan lập pháp đôi khi sẽ "cát" hoặc "cạo" sự chiếm đoạt. Chà nhám và cạo râu là những vết cắt trên diện rộng đối với tất cả các hành vi chiếm đoạt trong phần cụ thể của hành vi chiếm đoạt. Thông thường, chà nhám là những vết cắt nhỏ. Một ví dụ về việc chà nhám là giảm 01% trên diện rộng trong các khoản trích lập. Cạo râu là một sự cắt giảm lớn, chẳng hạn như giảm 5% trên diện rộng trong các khoản chiếm dụng. TIỆN NGHI & CHI PHÍ HÀNH CHÍNH (F&A) Tại thời điểm này, chi phí quản lý và điều hành chỉ được đánh giá dựa trên các khoản trích lập của HSC. Các khoản trích lập nhà nước định kỳ mới cho HSC được đánh giá là 6% F&A, trong đó 5% được giữ lại tại HSC và 1% được chuyển đến Cơ sở chính. Để biết thêm thông tin cụ thể, hãy liên hệ với Văn phòng Ngân sách của bạn (xem Phụ lục 9). F&A không bị tính phí đối với các khoản chi tiêu của tiểu bang Cơ sở chính hoặc Cơ sở chi nhánh tại thời điểm hiện tại. CHI TIÊU CÁC PHÊ DUYỆT CỦA NHÀ NƯỚC Các khoản ngân quỹ của nhà nước phải được chi tiêu theo các hướng dẫn do nhà nước đưa ra, thường được gọi là ý định lập pháp. Khi chi tiêu các khoản trích lập của nhà nước, điều quan trọng là phải nhận thức được các hướng dẫn và hạn chế liên quan. Hướng dẫn chung của Tiểu bang được tìm thấy trong Phụ lục 7. CHIA SẺ CHI PHÍ Nói chung Không cho phép Chia sẻ chi phí từ các khoản trích lập của nhà nước. Chi phí Chia sẻ chi phí có thể được phép nếu nó đồng ý với mục đích lập pháp của việc trích lập. Nếu chi phí Chia sẻ Chi phí đang được dự tính, hãy liên hệ với Văn phòng Ngân sách của bạn để biết thêm thông tin. Chi phí Chia sẻ Chi phí là không bình thường với nguồn tài trợ Phân bổ của Nhà nước. HƯỚNG DẪN CHI TIÊU Một số hướng dẫn kế toán chung áp dụng cho việc chi tiêu theo Trích lập Nhà nước. Những điều này đặc biệt đáng chú ý: * Rượu không thể được tính vào một chỉ số với sự tài trợ của Sự trưng thu của Nhà nước. * Chi phí vận động hành lang không thể được tính vào một chỉ số với sự tài trợ của Phân bổ sung quỹ của Nhà nước. PAYROLL FRINGES Các khoản phân bổ của tiểu bang có thể được chia nhỏ như sau: Phân bổ của Tiểu bang Nguồn tài trợ của I&G: Đối với các Đơn vị Giảng dạy và Tổng hợp Không phải Tự Hỗ trợ (hoặc các đơn vị có I&G Tổng hợp các nguồn doanh thu được đăng cho mã tài khoản 1640) sử dụng Lợi ích Phân chia Nhóm. Đối với các Đơn vị Giảng dạy và Tổng hợp Tự Hỗ trợ (hoặc các đơn vị có nguồn thu được ghi vào mã tài khoản 0720 hoặc 0740) Các khoản phúc lợi phụ được lập ngân sách và được tính vào cùng một mục lục với chi phí lao động. Phân bổ chi tiết đơn hàng: Có thể ở bất kỳ mã chương trình nào dựa trên mục đích hoặc ý định (các đơn vị có nguồn doanh thu đăng lên mã tài khoản 0720 hoặc 0740) Các khoản phúc lợi phụ được lập ngân sách và được tính vào cùng một chỉ mục với chi phí lao động. Hầu hết các phúc lợi ngoài lề của I&G nằm trong danh mục I&G Hỗ trợ Không tự tại ở cả hai cơ sở. Khi một nhân viên được trả bằng các quỹ I&G này, chi phí biên chế không đạt cùng chỉ số với tiền lương của nhân viên, nhưng được tính vào chỉ số I&G tổng hợp trung tâm. Khi một nhân viên được trả lương bằng quỹ I&G tự hỗ trợ, chi phí ngoài biên chế sẽ được tính trực tiếp vào chỉ số tính chi phí tiền lương. Trong những trường hợp hiếm hoi, chương trình I&G nhận được chi tiết đơn hàng bị chiếm dụng, văn phòng ngân sách yêu cầu ngân sách chương trình ước tính. Các khoản phúc lợi phụ cần thiết cho chi phí tiền lương được tính vào chỉ số phúc lợi ngoại biên gộp chung tại HSC. Các khoản chiếm dụng chi tiết đơn hàng trong khuôn viên trường chính nằm trong I&G được coi là các chương trình tự hỗ trợ, trong đó các lợi ích phụ được tính trong cùng một chỉ mục với chi phí lao động. Khi một nhân viên được trả lương theo mục hàng đặc biệt không thuộc I&G, chi phí biên chế sẽ được lập ngân sách và được tính vào cùng một chỉ số với tiền lương của nhân viên. BÁO CÁO NHÀ NƯỚC GIẢI THÍCH Các chương trình nhận phân bổ chi tiết đơn hàng phải cung cấp dữ liệu có lập trình cho trạng thái. Quá trình này được điều phối bởi Vụ Giáo dục Đại học (HED). Dữ liệu phải được cập nhật hàng năm trên các biểu mẫu do HED cung cấp. HED đã thực hiện các thay đổi đối với các biểu mẫu và yêu cầu báo cáo trong nhiều năm và có thể thay đổi lại bất kỳ lúc nào. Văn phòng Ngân sách Đại học chủ động làm việc để xác định khi nào các thay đổi sẽ được thực hiện để thông báo cho các chương trình về những thay đổi sắp tới trong các yêu cầu và thời hạn báo cáo. Trong hai năm qua, các chương trình hiện có và đang tiếp tục được yêu cầu hoàn thành các biểu mẫu kết thúc dự án cho năm tài chính trước và biểu mẫu bắt đầu dự án cho năm tài chính tiếp theo. Các chương trình mới chỉ hoàn thành các biểu mẫu bắt đầu dự án. Ví dụ về một số hình thức này và các định nghĩa liên quan có trong Phụ lục từ Một đến Năm. Ngoài báo cáo hàng năm được yêu cầu, các chương trình có mục hàng được nhà nước chiếm đoạt còn phải được Ủy ban Tài chính Lập pháp (LFC), Cục Quản lý Tài chính (DFA) và HED xem xét bổ sung. Các bài đánh giá có thể có lập trình, tài chính hoặc cả hai. Chúng có thể xảy ra bất cứ lúc nào và định dạng sẽ khác nhau. CÁC VẤN ĐỀ VỀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH UNM đã thiết lập hệ thống kế toán của họ với lưu ý đến các yêu cầu báo cáo phức tạp của Nhà nước. Khi chỉ mục chính xác được sử dụng, với chương trình và mã quỹ chính xác đã được chỉ định, các báo cáo theo yêu cầu của nhà nước tương đối dễ dàng để biên dịch. PHỤ LỤC 1-BÁO CÁO THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH HƯỚNG DẪN1. Các biểu mẫu và hướng dẫn sau đây là từ Vụ Giáo dục Đại học (HED): Vui lòng gửi các báo cáo này cho Văn phòng Ngân sách HSC trước ngày 15 tháng 2 ngày XNUMX. Các biểu mẫu bắt buộc sau được cung cấp ở định dạng Word và Excel:> Báo cáo kết thúc HED FY15 Bao gồm: Tổng quan về chương trình, Mục tiêu, Kết quả và các bước tiếp theo (tài liệu Word - định dạng tường thuật)> Biểu mẫu kết thúc HED FY15 Bao gồm: Mục tiêu chương trình, Biện pháp hoạt động, Mục tiêu và Kết quả, So sánh Ngân sách với Thực tế và Lịch sử Ngân sách (sổ làm việc Excel)> Báo cáo Mở đầu HED FY17– Bao gồm: Tổng quan về Chương trình, Biện minh và Kết quả Dự kiến ​​(Tài liệu Word - định dạng tường thuật)> Biểu mẫu Mở đầu HED FY17 - Bao gồm: Phân loại Dự án, Mục tiêu Chương trình, Biện pháp Hiệu suất, Mục tiêu, Kết quả Dự kiến ​​và Ngân sách (sổ làm việc Excel) ** Xin lưu ý rằng một số mục đã được hoàn thành cho bạn hoặc cho biết rằng Văn phòng Ngân sách HSC sẽ hoàn thành chúng cho bạn trước khi nộp cho HED. 3. Tất cả các Chương trình phải có các sứ mệnh, mục tiêu, mục tiêu, các thước đo hiệu suất và mục tiêu được xác định rõ ràng - các biểu mẫu liên quan đến đo lường được cung cấp trong mẫu biểu mẫu Excel và bao gồm:> Bảng mục tiêu kết thúc dự án> Bảng đo lường hiệu suất kết thúc dự án> Bảng mục tiêu bắt đầu dự án > Bảng Đo lường Bắt đầu Dự án Các tổ chức được yêu cầu gửi báo cáo kết quả hoạt động chương trình hàng năm về tiến độ đạt được trong việc đáp ứng các biện pháp mục tiêu liên quan đến mục tiêu và mục tiêu của họ cũng như việc chi tiêu ngân quỹ kịp thời. Các khoản trích lập nhất định phải được hoàn trả cho Quỹ Chung nếu không được sử dụng hết vào cuối năm tài chính cụ thể, trừ khi có quy định khác trong dự luật lập pháp trích lập. 4. Các báo cáo và biểu mẫu trên phải được gửi đến Văn phòng Ngân sách HSC không muộn hơn ngày 15 tháng XNUMX, qua email dưới dạng (các) tệp điện tử tới dgathings@salud.unm.edu Bạn có câu hỏi? Liên hệ với Desiree Gathings, qua email dgathings@salud.unm.edu hoặc qua điện thoại 505-272-0904, hoặc Vanessa Hawker, qua email vhawker@salud.unm.edu hoặc qua điện thoại 505- 272-2584. PHỤ LỤC BÁO CÁO ĐÓNG CỬA 2-HED FY15 PHỤ LỤC 3 MẪU ĐÓNG CỬA CỔNG FY15 Trên đây là bốn trang của một sách bài tập mười hai trang. Liên hệ với Văn phòng Ngân sách HSC để biết mẫu hoàn chỉnh. Đối với HSC, biểu mẫu này đến từ Văn phòng Ngân sách HSC. Đối với Cơ sở chính, biểu mẫu này đến từ Văn phòng Quan hệ Chính phủ PHỤ LỤC 4- BÁO CÁO MỞ CỬA HED FY17 PHỤ LỤC 5- MẪU MỞ CỬA HED FY17 Trên đây là năm trang của một sách bài tập mười ba trang. Liên hệ với Văn phòng Ngân sách HSC để biết mẫu hoàn chỉnh. Đối với HSC, biểu mẫu này đến từ Văn phòng Ngân sách HSC. Đối với Cơ sở chính, biểu mẫu này đến từ Văn phòng Quan hệ Chính phủ. PHỤ LỤC ĐỊNH NGHĨA 6 HED PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN 7 NHÀ NƯỚC Bộ phận kiểm soát tài chính Hệ thống kế toán trung tâm - Sách trắng Sửa đổi: tháng 2002 năm 2 Để biết thông tin mới nhất, hãy xem http://www.dfafcd.state.nm.us Cơ quan và Bảng chi tiêu hợp lý của Nội dung giới thiệu: ................................................... ...................................................... ..2 Các tiêu chí để xác định mức độ hợp lý của một khoản chi tiêu .......................... 1 XNUMX. Sứ mệnh hợp hiến, luật định và hợp đồng .................................. 2 2. Lợi ích và Mục đích công cộng ............................................. ......................... 3 3. Sự cần thiết ... ...................................................... 3 4. Trích lập, ngân sách và các nguồn lực sẵn có ................................. 4 Kết luận ........ ...................................................... ......................................... 5 Phần 6-5-6 của DFA, NMSA, 1978, đã được sửa đổi, yêu cầu Bộ phận Kiểm soát Tài chính của Bộ Tài chính và Hành chính New Mexico (FCD) xác định rằng tất cả các khoản chi đều nhằm mục đích được pháp luật cho phép. Sách trắng này mô tả bốn tiêu chí FCD sử dụng để đưa ra quyết định đó. Bộ phận Kiểm soát Tài chính Giới thiệu DFA Bộ phận Kiểm soát Tài chính của Bộ Tài chính và Hành chính phải xác định rằng tất cả các khoản chi tiêu đều nhằm mục đích được pháp luật cho phép (Mục 6-5-6, NMSA 1978). Sách trắng này mô tả bốn tiêu chí FCD sử dụng để đưa ra quyết định đó. Để đơn giản hóa thông tin dưới đây, bài báo này sử dụng thuật ngữ “thích hợp” để mô tả một khoản chi được pháp luật cho phép. Vì lý do tương tự, nó sử dụng "cơ quan" để chỉ các cơ quan nhà nước, các phòng ban, tổ chức, hội đồng quản trị, văn phòng, ủy ban và ủy ban của chính phủ Bang New Mexico. Các tiêu chí để xác định mức độ phù hợp của một khoản chi tiêu 1. Nhiệm vụ hợp hiến, luật định và hợp đồng Tiêu chí này yêu cầu các khoản chi tiêu của cơ quan phải phù hợp với sứ mệnh của cơ quan. Hiến pháp và quy chế của Bang New Mexico, cùng với các cam kết hợp đồng được ủy quyền hợp pháp, xác định sứ mệnh của cơ quan. Họ làm điều này bằng cách phân định chức năng, trách nhiệm và nhiệm vụ của cơ quan. Ví dụ, nhiệm vụ của Bộ Tài chính và Quản trị bao gồm kiểm soát tài chính. Phần 6-5-2, NMSA, 1978, đã được sửa đổi, tạo ra một bộ phận để thực hiện sứ mệnh đó và mô tả chức năng, trách nhiệm và nhiệm vụ của bộ phận như: Bộ phận kiểm soát tài chính của bộ tài chính và hành chính nhà nước sẽ duy trì một trung tâm hệ thống tài khoản nhà nước và sẽ thiết lập, xây dựng, phê duyệt và kiểm soát các phương pháp và thủ tục kế toán của tất cả các cơ quan nhà nước. Sách trắng 2 Cơ quan và quyền sở hữu chi tiêu Ban kiểm soát tài chính DFA Với nhiệm vụ này, nếu bộ phận này xuất bản các sổ tay hướng dẫn thủ tục kế toán để phân phát cho các cơ quan, thì khoản chi sẽ là “phù hợp”. Mặt khác, chi phí để xây dựng một đường cao tốc sẽ không. Ngoài luật tạo ra một cơ quan, các luật khác có thể đóng góp vào việc xác định sứ mệnh của một cơ quan. Ví dụ, một hành vi chiếm đoạt có thể bao gồm một điều khoản bổ sung cho nhiệm vụ của một cơ quan. Sử dụng cùng một ví dụ ở trên, nếu Bộ Tài chính và Hành chính nhận được một khoản phân bổ để xây dựng một đường cao tốc, thì nhiệm vụ của nó, trong phạm vi của khoản chiếm đoạt, sẽ bao gồm cả việc xây dựng một đường cao tốc. Các thỏa thuận hợp đồng, nếu được pháp luật cho phép, cũng có thể góp phần xác định sứ mệnh của một đại lý. Các khoản tài trợ từ các tổ chức tư nhân là một ví dụ.  2. Lợi ích và Mục đích Công Tiêu chí này yêu cầu các khoản chi tiêu để đóng góp cho một cơ quan đạt được sứ mệnh theo hiến định, luật định hoặc hợp đồng. Các khoản chi tiêu có thể đóng góp theo hai cách: 1) bằng cách phục vụ “mục đích công cộng” và 2) bằng cách cung cấp “lợi ích công cộng”. Nếu các khoản chi hỗ trợ hoặc thúc đẩy sự tiến bộ đối với một cơ quan đạt được sứ mệnh theo hiến định, luật định hoặc hợp đồng, thì các khoản chi đó là vì mục đích công. Nếu các khoản chi dẫn đến việc một cơ quan đạt được sứ mệnh đó (toàn bộ hoặc một phần) thì các khoản chi đó sẽ mang lại lợi ích công cộng. Ví dụ: nếu sứ mệnh của một cơ quan bao gồm việc cung cấp các dịch vụ nhân viên xã hội cho những người khó khăn, thì các khoản chi để tuyển dụng nhân viên xã hội là vì mục đích công — chúng hỗ trợ sự tiến bộ của cơ quan trong việc đạt được sứ mệnh của mình. Mặt khác, các khoản chi cho lương của nhân viên xã hội sẽ mang lại lợi ích - chúng dẫn đến việc cơ quan đạt được sứ mệnh của mình. Các khoản chi phải luôn vì mục đích công khai. Các khoản chi có thể mang lại lợi ích công cộng hoặc không. Tuy nhiên, nếu họ không cung cấp lợi ích công cộng, FCD có thể yêu cầu một cơ quan ghi lại bằng văn bản lý do tại sao các khoản chi là cần thiết (xem tiêu chí “cần thiết” bên dưới). Hơn nữa, nếu mục đích công cộng, lợi ích công cộng hoặc cả hai đều không rõ ràng đối với FCD, FCD có thể yêu cầu một cơ quan cung cấp văn bản làm rõ. Nó sẽ sử dụng sự làm rõ này để đưa ra quyết định cuối cùng về việc có chấp thuận chi tiêu hay không. Tuy nhiên, nếu FCD kết luận rằng bản chất của một khoản chi không mang lại mục đích hoặc lợi ích công cộng, FCD sẽ không tìm cách làm rõ và sẽ đơn giản từ chối khoản chi đó. Ví dụ về loại chi tiêu này bao gồm bồi hoàn cho nhân viên đối với đồ uống có cồn mà nhân viên đã tiêu thụ, Bộ phận kiểm soát tài chính và quyền kiểm soát chi tiêu phù hợp của Sách trắng 3 hoặc chi phí cho các mặt hàng (ảnh của nhân viên, quà tặng, v.v.) sẽ được được sử dụng để thúc đẩy (quảng cáo) nhân viên.  3. Sự cần thiết Tiêu chí này tập trung vào việc đưa ra lựa chọn tốt nhất giữa các phương án. Khi tồn tại các phương tiện khác nhau để đạt được sứ mệnh, tiêu chí này yêu cầu cơ quan lựa chọn phương tiện sẽ vẫn cung cấp hoặc góp phần cung cấp lợi ích công mong muốn nhưng sẽ làm như vậy với mức chi phí ít nhất có thể. Ví dụ, Cơ quan X có thể thuê cơ sở đào tạo tại khách sạn với chi phí 2,000 đô la hoặc sử dụng cơ sở đào tạo thuộc sở hữu của Nhà nước với chi phí dọn dẹp là 25 đô la. Giả sử Cơ quan có thể cung cấp khóa đào tạo hiệu quả tại một trong hai địa điểm, tiêu chí này yêu cầu Cơ quan X sử dụng cơ sở có giá 25 đô la.  4. Trích lập, Ngân sách và Nguồn lực sẵn có Tiêu chí này yêu cầu mục đích của các khoản chi phải phù hợp với việc trích lập có liên quan của chúng, rằng tổng các khoản chi tiêu phải nằm trong ngân sách do luật định và ngân sách do luật thiết lập phải được hỗ trợ bởi các nguồn lực thực tế, bao gồm cả tiền mặt. Chiếm đoạt: "Chiếm đoạt" từ Cơ quan lập pháp là thẩm quyền để một cơ quan thực hiện chi tiêu cho một mục đích nhất định. Tùy thuộc vào nhiệm vụ theo luật định của cơ quan, mục đích này thường nằm trong một trong các loại rộng sau: ??? Lập pháp ??? Tư pháp ??? Kiểm soát chung ??? Quy định, cấp phép và phát triển kinh tế ??? Văn hóa, giải trí và tài nguyên thiên nhiên ??? Y tế và nguồn nhân lực ??? An toàn công cộng ??? Giao thông và đường cao tốc ??? Giáo dục ??? Giáo dục đại học ??? Hỗ trợ của trường công lập Mục đích của các khoản chi tiêu phải đúng mục đích đã được trích lập. Ví dụ, một khoản tiền được thực hiện cho mục đích giao thông vận tải và đường cao tốc không được sử dụng cho các dịch vụ y tế và con người. Ngoài các phân loại rộng ở trên, Cơ quan lập pháp thường chia mục đích của việc trích lập thành các đơn vị trích lập sau: Khác Khi Cơ quan lập pháp cung cấp một khoản chiếm đoạt cho một cơ quan, trừ khi có quy định cụ thể khác trong hành vi chiếm đoạt, mục đích của việc chiếm đoạt là nhiệm vụ hợp hiến và luật định của cơ quan đó. Nếu Cơ quan lập pháp hạn chế việc trích lập cho các đơn vị chiếm đoạt được liệt kê ở trên, thì mục đích của việc chiếm đoạt cũng được xác định bằng số tiền mà cơ quan lập pháp phân bổ cho các đơn vị đó. Theo tiêu chí này, các cam kết hợp đồng phải phù hợp với thẩm quyền của một cơ quan do luật định. Không có ngoại lệ. Ngân sách và Nguồn lực sẵn có: Ngân sách là cầu nối giữa các nguồn tài chính và nguồn lực. Sự tồn tại của ngân sách giúp đảm bảo rằng các khoản trích lập được hỗ trợ bởi các nguồn lực (tức là bằng tiền mặt và doanh thu kiếm được.) Mục 6-3-7, NMSA, 1978 cấm một cơ quan thực hiện các khoản chi tiêu không được ngân sách phê duyệt cho phép. Tiêu chí này đòi hỏi một cơ quan phải nằm trong phạm vi ngân sách của mình khi thực hiện các khoản chi tiêu. Ngoài ra, nó yêu cầu một cơ quan yêu cầu một Yêu cầu Điều chỉnh Ngân sách và giảm ngân sách của mình nếu nguồn thu dự kiến ​​của cơ quan không đáp ứng dự kiến. Kết luận Trừ khi một khoản chi được đề xuất đáp ứng tất cả bốn tiêu chí trên, nó sẽ không được phát sinh. PHỤ LỤC 8-CUNG CẤP BỮA ĂN Phòng kiểm soát tài chính Hệ thống kế toán trung tâm Sách trắng Xuất bản: ngày 12 tháng 2002 năm 2 Để biết thông tin mới nhất, hãy xem http://www.dfafcd.state.nm.us Cung cấp Bữa ăn và Phương tiện thuộc sở hữu Nhà nước cho Nhân viên Mục lục Giới thiệu ...................................................... .............................................. 3 Bữa .. ...................................................... ...................................................... ..... 3 Phương tiện thuộc sở hữu Nhà nước ......................................... ....................................... XNUMX Phòng Kiểm soát Tài chính DFA DFA Sách trắng này là một sản phẩm của Bộ phận Kiểm soát Tài chính của Bộ Tài chính và Hành chính New Mexico. Đây là “chìa khóa” để hiểu các vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán và không thay thế quy chế hoặc các quy tắc và quy định của Bộ Tài chính và Hành chính và Bộ phận Dịch vụ Tổng hợp. Bộ phận Kiểm soát Tài chính DFA Giới thiệu Hoàn cảnh đôi khi có thể đảm bảo một cơ quan nhà nước1 cung cấp bữa ăn cho nhân viên hoặc sử dụng phương tiện của nhà nước. Sách trắng này đề cập đến việc làm như vậy khi nào là thích hợp và khi nào thì không.2 Tùy thuộc vào các trường hợp, khi một cơ quan cung cấp bữa ăn cho nhân viên hoặc cho phép nhân viên sử dụng phương tiện của nhà nước, bữa ăn hoặc việc sử dụng có thể lợi rìa. Lợi ích ngoài lề tương đương với tiền.        Mang lại cho nhân viên một quyền lợi ngoài lề sẽ làm tăng mức lương thưởng của họ. Số tiền tối đa mà một cơ quan có thể bồi thường cho một cá nhân nhân viên — điều này bao gồm cả các quan chức được bầu — được thành lập theo luật (theo hiến pháp của Tiểu bang, theo quy chế hoặc theo quy định). Tùy thuộc vào các trường hợp, một cơ quan bổ sung lợi ích ngoại biên vào mức bồi thường tối đa mà luật cho phép vi phạm Mục 30-23-2, NMSA 1978, trong đó nêu rõ một phần: Bất kỳ ai cam kết trả hoặc nhận tiền công cho các dịch vụ không được thực hiện sẽ phạm trọng tội cấp độ thứ tư.        Do đó, theo nguyên tắc chung, một cơ quan không được cung cấp bữa ăn cho nhân viên hoặc cho phép nhân viên sử dụng phương tiện của nhà nước, nếu điều đó dẫn đến việc bồi thường. 1 Theo mục đích của sách trắng này, “cơ quan” có nghĩa là bất kỳ bộ phận, tổ chức, hội đồng quản trị, văn phòng, ủy ban, quận hoặc ủy ban nào của chính phủ Bang New Mexico. 2 Đạo luật Tính theo dặm và Số dặm, Đạo luật Vận tải và Dịch vụ, và Bộ luật Hành chính New Mexico (Tiêu đề 1, Chương 5, Phần 2 và Tiêu đề 2, Chương 42, Phần 2) cũng đề cập đến quyền cung cấp bữa ăn và phương tiện thuộc sở hữu Nhà nước cho người lao động. Để đảm bảo hiểu thấu đáo về chủ đề này, người đọc sách trắng này cũng nên đọc các hành vi và mã.   Bữa ăn tối thiểu Bữa ăn tối thiểu Bữa ăn tối thiểu là những bữa ăn có giá trị thấp, có tính đến tần suất một cơ quan cung cấp chúng cho nhân viên. Các ví dụ bao gồm những điều sau: 1) cà phê, bánh rán, hoặc nước ngọt được phục vụ tại một buổi hội thảo đào tạo chính thức; 2) các bữa ăn do nhà cung cấp cung cấp và được bao gồm như một phần phí đăng ký tham gia hội thảo, diễn đàn, hội nghị, v.v.; hoặc 3) một bữa ăn không thường xuyên được cung cấp cho nhân viên, tại nơi làm việc của nhân viên— để thuận tiện cho cơ quan — để nhân viên có thể làm thêm giờ.        Nếu một cơ quan cung cấp bữa ăn nhiều hơn bốn lần một năm tài chính cho nhân viên, thì có thể thường xuyên đến mức các bữa ăn đó sẽ không đủ tiêu chuẩn là mức tối thiểu. Do đó, một cơ quan phải có văn bản cho phép của Bộ phận Kiểm soát Tài chính của Bộ Tài chính và Hành chính để vượt quá bốn bữa ăn một năm tài chính, ngay cả khi mỗi bữa ăn riêng lẻ được coi là tối thiểu. Các loại Bữa ăn Khác Có một số trường hợp hạn chế mà cơ quan có thể mua một bữa ăn cho nhân viên. Đầu tiên, một bữa ăn có thể được cung cấp cho một nhân viên đang đi du lịch theo quy định của Đạo luật Tính theo dặm và Đi.        Thứ hai, người lao động có thể cung cấp bữa ăn cho người lao động khi không có đủ phương tiện ăn uống gần nơi làm việc, với điều kiện bữa ăn đó phục vụ cho sự thuận tiện của cơ quan và được cung cấp trong giờ làm việc. Một ví dụ sẽ là một bữa ăn được cung cấp cho một nhân viên đang ứng phó với thảm họa hoặc trường hợp khẩn cấp và không thể rời nhiệm vụ của mình.        Thứ ba, một bữa ăn “kinh doanh”, nhưng chỉ khi chi phí giải trí được Cơ quan lập pháp cho phép cụ thể. Một ví dụ về bữa ăn kinh doanh sẽ là bữa ăn cho một nhân viên phát triển kinh tế sử dụng việc tham dự bữa tiệc trưa của họ như một cơ hội để quảng bá New Mexico như một địa điểm kinh doanh.        Một ví dụ về sự ủy quyền cụ thể của Cơ quan lập pháp sẽ là một khoản phân bổ bao gồm cả chi phí giải trí cho phép ngôn ngữ. Nếu không có ngôn ngữ cụ thể bằng ngôn ngữ chiếm dụng, ngôn ngữ cụ thể trong yêu cầu ngân sách hoặc khuyến nghị làm cơ sở cho việc trích lập sẽ là đủ. Tuy nhiên, “mục đích” của một yêu cầu ngân sách, một đề xuất ngân sách hoặc một khoản trích lập sẽ không.        Một cơ quan không nên mua bữa ăn cho nhân viên như một phương tiện để thúc đẩy thiện chí hoặc nâng cao tinh thần của nhân viên. Điều này cũng áp dụng cho các bữa ăn tối thiểu. Phương tiện thuộc sở hữu nhà nước Một cơ quan không được cho phép nhân viên sử dụng phương tiện cá nhân của nhà nước. Không có một ngoại lệ nào cho vấn đề này cả. (Điều này không có nghĩa là một nhân viên không thể thực hiện viện trợ khẩn cấp hoặc hỗ trợ cho bất kỳ người nào.) Nếu một nhân viên đang đi du lịch, theo định nghĩa của các Quy định về Đạo luật Theo Điểm và Số dặm, việc sử dụng xe cho mục đích kinh doanh sẽ bao gồm cả việc nhân viên sử dụng phương tiện để đến điểm đến của chuyến đi và để có được thức ăn, chỗ ở, và các nhu cầu cần thiết khác để duy trì sức khỏe của họ khi đi du lịch. Việc sử dụng phương tiện để tham quan các điểm du lịch địa phương sẽ không phải là mục đích kinh doanh. Cũng sẽ không đi sáu mươi dặm để ăn tối khi có một nhà hàng gần đó.        Nói chung, một cơ quan không nên cho phép nhân viên sử dụng phương tiện thuộc sở hữu nhà nước để đi lại giữa nhiệm vụ được chỉ định và nơi cư trú của họ. Ba trường hợp ngoại lệ đối với trường hợp này, đó là việc sử dụng phương tiện cho công việc, như sau: 1) một nhân viên an toàn công cộng đi trong xe cảnh sát hoặc xe cứu hỏa được đánh dấu rõ ràng, khi việc đi lại là vì sự thuận tiện của Quốc gia (ví dụ, sĩ quan phải luôn luôn có phương tiện của anh ta hoặc cô ta để đáp ứng ngay lập tức các cuộc gọi khẩn cấp); 2) một nhân viên thực thi pháp luật đi trên một chiếc xe không có nhãn hiệu, khi việc đi lại là vì sự thuận tiện của Quốc gia; hoặc 3) một nhân viên đi lại trên xe để bảo vệ phương tiện sau giờ làm việc.        Đối với mục 3 ở khoản trước, dù tự nguyện hay bắt buộc, cơ quan phải tính giá trị sử dụng phương tiện vào tiền lương của người lao động. Phù hợp với các nguyên tắc của Sở Thuế vụ, giá trị là $ 1.50 một chiều. However, if the employee is an elected official or highly compensated employee (an employee who received over $90,000 in compensation in the prior calendar year), the agency must instead use the annual lease value from the table below:          Annual          Automobile’s Lease          Cost Value          $0 to 999.........................................................................$600          1,000 to 1,999...................................................................850          2,000 to 2,999................................................................1,100          3,000 to 3,999................................................................1,350          4,000 to 4,999................................................................1,600          5,000 to 5,999................................................................1,850          6,000 to 6,999................................................................2,100          7,000 to 7,999................................................................2,350          8,000 to 8,999................................................................2,600          9,000 to 9,999................................................................2,850          10,000 to 10,999............................................................3,100          11,000 to 11,999............................................................3,350          12,000 to 12,999............................................................3,600          13,000 to 13,999............................................................3,850          14,000 to 14,999............................................................4,100          15,000 to 15,999............................................................4,350          16,000 to 16,999............................................................4,600          17,000 to 17,999............................................................4,850          18,000 to 18,999............................................................5,100          19,000 to 19,999............................................................5,350          20,000 to 20,999............................................................5,600          21,000 to 21,999............................................................5,850          22,000 to 22,999............................................................6,100          23,000 to 23,999............................................................6.350          24,000 to 24,999............................................................6,600          25,000 to 25,999............................................................6,850          26,000 to 27,999............................................................7,250          28,000 to 28,999............................................................7,750          30,000 to 31,999............................................................8,250          32,000 to 33,999............................................................8,750          34,000 to 35,999............................................................9,250          36,000 to 37,999............................................................9,750          38,000 to 39,999..........................................................10,250          40,000 to 41,999..........................................................10,750          42,000 to 43,999..........................................................11,250          44,000 to 45,999..........................................................11,750          46,000 to 47,999..........................................................12,250          48,000 to 49,999..........................................................12,750          50,000 to 51,999..........................................................13,250          52,000 to 53,999..........................................................13,750          54,000 to 55,999..........................................................14,250          56,000 to 57,999..........................................................14,750          58,000 to 59,999..........................................................15,250        The agency may prorate the annual lease value by multiplying the value by a fraction: the numerator being the               number of days the vehicle is available to the employee and the denominator being 365. Ví dụ: nếu một nhân viên có sẵn một chiếc xe trị giá 25,000 đô la trong 10 ngày trong một khoảng thời gian trả lương nhất định, thì giá trị thuê hàng năm được chia theo tỷ lệ là 187.67 đô la (6,850 đô la nhân với 10/365). Cơ quan phải bao gồm $ 187.67 trong tiền lương của nhân viên. (Để thực hiện việc này, hãy liên hệ với Phòng Biên chế Trung ương, Bộ phận Kiểm soát Tài chính, để được hướng dẫn.) Một cơ quan phải nhận được sự cho phép bằng văn bản từ Bộ phận Kiểm soát Tài chính của Bộ Tài chính và Hành chính trước khi yêu cầu hoặc cho phép một nhân viên đi ô tô nhà để bảo vệ nó. Bộ phận Kiểm soát Tài chính sẽ yêu cầu cơ quan biện minh cho hành động của mình về mặt hiệu quả chi phí, dựa trên các phương án có sẵn để bảo vệ phương tiện. Để đảm bảo rằng việc bảo vệ phương tiện trên thực tế là mục tiêu của cơ quan, Bộ phận cũng sẽ xem xét kỹ lưỡng việc cơ quan lựa chọn nhân viên sẽ trông giữ phương tiện.                                                                                                                                                                                                         

Hiểu các chỉ số chi tiêu được ưu đãi và không được ưu đãi

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 11-17-2015

Bản trình bày - PDF
Tài liệu phát tay - PDF

** BẮT ĐẦU XỬ LÝ ** Tìm hiểu các chỉ số chi tiêu được ưu đãi và không được ưu đãi do Chuyên gia quản lý kinh doanh Terry Shoebotham trình bày ngày 17 tháng 2015 năm 2009 (Thông tin này đã được cập nhật từ một tài liệu tương tự được soạn thảo vào năm 2) 3 5 Mục lục QUÀ TẶNG CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ... ...................................................... ...................................................... .............................. 6 NỀN TẢNG CỦA UNM ................. ...................................................... ...................................................... .................................. 6 KIỂM TRA NỀN TẢNG UNM ............ ...................................................... ...................................................... .......................... 6 NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP ......................... ...................................................... ...................................................... .............................. 6 TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ ................ ...................................................... .. ...................................................... ........................ 6 CHƯƠNG TRÌNH RA QUỸ ... ...................................................... ...................................................... ..................... 7 QUỸ NỀN TẢNG .......................... ...................................................... ...................................................... ........................ 8 Nguồn vốn ưu đãi ... ...................................................... ...................................................... ........................... 8 Các quỹ không được ưu đãi ... ...................................................... ...................................................... ....................... 8 Quỹ tùy ý của Tổ chức ....................... ...................................................... ...................................................... .9 TÌM KIẾM TẤT CẢ CÁC QUỸ CỦA BẠN ............................................ ......................................... ................................................ 9 BÁO CÁO ...................................................... ...................................................... ...................................................... ............. XNUMX QUỸ ĐÃ KẾT THÚC .................................. ...................................................... ...................................................... .......... 12 ĐỊNH NGHĨA ............................................................................................... ...................................................... ...................................................... ................. 12 XÁC ĐỊNH QUỸ & CHỈ SỐ CỦA DOANH NGHIỆP ........................... ...................................................... .............................................. 12 QUỸ KHÔNG KẾT THÚC ...................................................... ...................................................... ................................... 15 ĐỊNH NGHĨA ............................................................................................... ...................................................... ................................................... ................. 15 QUỸ CẤM VÀ KHÔNG KẾT THÚC ........................... ................................................... ................................................. 15 QUÀ TẶNG CÁC HỢP ĐỒNG VÀ QUÀ TẶNG CỦA PHIÊN BẢN ............................................. ...................................................... ............................ 16 PHỤ LỤC 1 - HỢP ĐỒNG QUÀ TẶNG KẾT THÚC ............... ...................................................... .................................. 18 PHỤ LỤC 2 - HÌNH THỨC THÀNH LẬP QUỸ ........................................... ...................................................... ........... 20 PHỤ LỤC 3 - SO SÁNH KẾT THÚC VÀ KHÔNG KẾT THÚC ......................................... ....................................... 22 PHỤ LỤC 4 - CÁC CHÍNH SÁCH LIÊN QUAN ............................................ ...................................................... ... 22 PHỤ LỤC 5 - TỐI THIỂU KẾT THÚC .............................................. ...................................................... ............... 23 PHỤ LỤC 6 - ĐỊNH NGHĨA THỜI HẠN .............................................. ...................................................... .......................... 24 PHỤ LỤC 7 - CÁC BÁO CÁO CƠ SỞ ............................................ ...................................................... ................... 25 PHỤ LỤC 8 - BÁO CÁO KÊNH ĐÃ KẾT THÚC & CHƯA KẾT THÚC ........................................ .............................. 28 PHỤ LỤC 9 - PHÂN BIỆT GIỮA QUÀ TẶNG, QUÀ TẶNG VÀ HỢP ĐỒNG ... ............... 31 4 5 QUÀ TẶNG CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC Hỗ trợ tư nhân là vô cùng quan trọng đối với sứ mệnh giảng dạy, nghiên cứu và dịch vụ công của Trường. Thông qua hỗ trợ tư nhân, Trường có thể nâng cao các chương trình hiện tại và phát triển các nguồn lực để hỗ trợ các chương trình trong tương lai. Để đảm bảo phát triển và quản lý hiệu quả hỗ trợ tư nhân và tuân thủ các quy định của Sở Thuế vụ (IRS), Trường điều phối tất cả các nỗ lực để có được và tăng cường hỗ trợ tư nhân thông qua Quỹ Đại học New Mexico, một công ty phi lợi nhuận. Quỹ được Hội đồng Quản trị của Đại học New Mexico điều lệ vào năm 1979 để thu hút, chấp nhận và quản lý các khoản đóng góp tư nhân nhằm mục đích thúc đẩy các cam kết về giáo dục, nghiên cứu và dịch vụ của Trường. Trường đại học cung cấp nhân viên cho Quỹ dưới sự giám sát của Ban Quản trị Quỹ và Chủ tịch Quỹ UNM. Tất cả quà tặng mà Trường nhận được, bao gồm quà tặng cho các trường cao đẳng, trường phổ thông, các khoa và / hoặc các chương trình, phải được báo cáo cho UNM Foundation. Chính sách 1030 áp dụng cho việc nhận và đầu tư tất cả quà tặng từ các nguồn tư nhân được thực hiện để mang lại lợi ích cho sứ mệnh giáo dục, nghiên cứu hoặc dịch vụ công của Trường đại học bất kể ai thực sự nhận được khoản đóng góp. Quà tặng có thể có nhiều hình thức bao gồm:  thanh toán bằng tiền mặt, séc, và thẻ tín dụng;  chứng khoán;  bất động sản;  di chúc, di chúc, ủy thác, và các hình thức quà tặng đã được lên kế hoạch khác;  nghệ thuật và sưu tầm;  thiết bị, vật tư và các loại tài sản cá nhân hữu hình khác;  quà tặng vô hình như bản quyền, tiền bản quyền và tiền dễ dàng; và  các khoản trợ cấp tư nhân. Các quy định của IRS hiện yêu cầu các nhà tài trợ phải có biên lai để khấu trừ các món quà từ thiện trên tờ khai thuế của họ. UNM Foundation chịu trách nhiệm gửi các biên lai này đến các nhà tài trợ. Quà tặng của nhà tài trợ phải được báo cáo cho Tổ chức để tạo ra các khoản thu này. Chính sách này không áp dụng cho các khoản tài trợ từ các cơ quan chính phủ hoặc cho các hợp đồng từ các cơ quan chính phủ, các tập đoàn hoặc các tổ chức khác cho các dự án nghiên cứu hoặc dịch vụ mà cơ quan cấp vốn bắt đầu dự án, chỉ định các quy trình, phương pháp và điểm chuẩn và / hoặc thu được kinh tế trực tiếp đáng kể lợi ích từ kết quả. Các hợp đồng như vậy được xử lý bởi các Dự án được Tài trợ trên Cơ sở chính hoặc HSC. 6 CƠ SỞ CỦA UNM Foundation UNM là một tổ chức tách biệt với UNM, được thành lập vào năm 1979. UNM Foundation là một tổ chức 501c3 có sứ mệnh tăng cường quà tặng riêng cho UNM bằng cách phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ và phù hợp lợi ích của họ với các ưu tiên của Trường, tạo cơ hội duy nhất cho sinh viên, giảng viên và cựu sinh viên của chúng tôi. Trang web của UNM Foundation có thể được tìm thấy tại https://www.unmfund.org. UNM FOUNDATION SURCHARGE UNM Foundation được hỗ trợ một phần bằng cách thu phí Quỹ đầu tư hợp nhất (CIF). Phần hỗ trợ còn lại của họ được cung cấp bằng cách phân bổ chi phí cho các tổ chức UNM dựa trên Số dư tài sản ưu đãi của họ vào cuối năm. Kế toán không hạn chế HSC phân bổ các chi phí này qua FUPLOAD hàng quý cho các chỉ số do các bộ phận cung cấp để tích lũy các chi phí này. NHẬN CỦA NHÀ TẶNG Biên nhận chính thức của Tổ chức Đại học / UNM được cấp cho người tặng tại thời điểm nhận quà hoặc càng sớm càng tốt sau khi nhận quà. Đối với các khoản đóng góp mà nhà tài trợ nhận được lợi ích, Quỹ sẽ ghi giá trị của bất kỳ khoản lợi ích nào nhận được trên biên nhận. Điều này đúng với tất cả các món quà, được ban tặng và không được ban tặng. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI NHÀ TÀI TRỢ Để đảm bảo rằng các nhà tài trợ và các nhà tài trợ tiềm năng tin tưởng vào Trường, họ có quyền:  được thông báo về sứ mệnh của Trường và mục đích sử dụng các nguồn tài trợ;  nhận được sự thừa nhận và công nhận thích hợp;  truy cập thông tin thích hợp về trường Đại học; và  nhận được sự quản lý về việc sử dụng và thụ hưởng (các) món quà của họ. Các nhà tài trợ được cho biết ai được thuê nếu họ tài trợ cho một chiếc ghế được ưu đãi, hoặc tên của những người nhận học bổng nếu họ tài trợ cho học bổng. CÁC CHƯƠNG TRÌNH PHÁT SINH QUỸ Mọi hoạt động kêu gọi quà tặng từ các cá nhân, tập đoàn và quỹ phải được UNM Foundation và các chuyên gia phát triển trong các trường cao đẳng, trường học và các chương trình phối hợp thực hiện. Bất kỳ tài liệu nào, bao gồm tài liệu quảng cáo, tập sách nhỏ và bản tin được sử dụng để thu hút các quỹ tư nhân phải được UNM Foundation phê duyệt để thể hiện một tiếng nói và hình ảnh thống nhất và để đảm bảo rằng thông tin cập nhật, chính xác nhất phù hợp với một quỹ cụ thể -nỗ lực vươn lên được phản ánh. Tất cả quà tặng mà Trường hoặc giảng viên, nhân viên, tình nguyện viên hoặc tổ chức sinh viên nhận được để hỗ trợ cho bất kỳ chương trình hoặc hoạt động nào của Trường, không phân biệt nguồn gốc hoặc loại quà tặng, sẽ được gửi vào và sử dụng thông qua hệ thống kế toán của Trường theo Chính sách Quản trị 7 của Trường và Các thủ tục. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng bên ngoài bị cấm. UNM Foundation sẽ đảm bảo rằng tất cả các sự kiện gây quỹ của trường Đại học đều tuân thủ luật pháp địa phương, tiểu bang và liên bang. Tất cả quà tặng của tất cả các loại phải được gửi bởi Quỹ. Điều này bao gồm doanh thu từ việc gây quỹ không phải quà tặng, chẳng hạn như các giải đấu gôn hoặc đi bộ từ thiện. Nếu số lượng quà tặng có số lượng nhỏ và dự kiến ​​sẽ không lặp lại, Tổ chức có thể gửi doanh thu vào chỉ số dịch vụ công của bộ vào một tài khoản doanh thu không phải quà tặng. Các quỹ do sinh viên quyên góp thường được gửi vào một quỹ / chỉ số được thiết lập cho Chính phủ Sinh viên. Nếu số lượng lớn hoặc dự kiến ​​sẽ lặp lại, Tổ chức có thể mở chỉ mục Tổ chức cho bộ phận. QUỸ NỀN TẢNG Có hai loại quà tặng cơ bản, Được ban tặng và Không được ban tặng. Mỗi loại trong số này có thể có các chỉ số cho dịch vụ công, nghiên cứu, giáo dục hoặc sử dụng lâm sàng. Trên Cơ sở chính, các chỉ số chi tiêu sẽ được tìm thấy trong khu vực dịch vụ công cộng. Đối với các cơ sở của Chi nhánh, họ cũng sẽ nằm trong khu dịch vụ công cộng, quỹ công ích của họ. Ngoài ra, các chỉ số này có thể tùy ý ở dạng được ưu đãi hoặc không được ban tặng. Các chỉ số về Chi tiêu được ưu đãi của HSC sẽ được liệt kê theo các quỹ sau. HSC = Trung tâm Khoa học Sức khoẻ Số quỹ không được ưu đãi Vị trí Tên quỹ không được ưu đãi 3U0001 HSC HU Nghiên cứu về chi tiêu không được ưu đãi 3U0002 HSC HU Giáo dục về chi tiêu không được ưu đãi 3U0301 HSC HU Không được ưu đãi về chi tiêu Dịch vụ lâm sàng 8 QUỸ ĐƯỢC ƯU ĐÃI Các quỹ được ưu đãi yêu cầu tối thiểu hai chỉ số. Một chỉ mục dành cho kho tài liệu, là các khoản tiền quyên góp được đầu tư và có thể không được chi tiêu. Chương trình cho tất cả các quỹ công ty là P504. Đây là một chương trình sổ cái chung không ảnh hưởng đến báo cáo định dạng của Tiểu bang. Chỉ số thứ hai là chỉ số chi tiêu. Chỉ số này hàng quý nhận được phân bổ chi tiêu từ các quỹ đã đầu tư. Đây là những quỹ có thể được chi tiêu bởi bộ phận. Mỗi trường đại học, trường học hoặc bộ phận là người nhận tài trợ sẽ nhận được một tuyên bố hàng quý từ Tổ chức. Báo cáo liệt kê tên quỹ, giá trị vào đầu và cuối năm tài chính, bổ sung vốn gốc, tổng lợi nhuận đầu tư cho năm tài chính và tổng phân bổ chi tiêu. Các phòng ban được gửi qua email Báo cáo hoạt động tài trợ này. Phân bổ chi tiêu (số tiền có thể được chi tiêu) được chuyển vào chỉ số chi tiêu hàng quý và dựa trên tỷ lệ phần trăm xác định trước do Chính sách Quản lý Đầu tư Tài trợ của Regents quy định. Cả nhà tài trợ và các bộ phận đều nhận được một báo cáo hàng năm vào tháng XNUMX cho thấy hiệu suất tài trợ. Nói chung, các quỹ này có các hạn chế của nhà tài trợ về cách chúng có thể được chi tiêu, ngoài các hạn chế của Chính sách UNM tiêu chuẩn. Báo cáo của bộ phận là Báo cáo Phân bổ Chi tiêu Tài trợ. CÁC QUỸ KHÔNG ĐƯỢC ƯU ĐÃI Một tài khoản không được ưu đãi yêu cầu một chỉ mục. Tất cả số tiền trong tài khoản Non Endowed đều có thể được chi tiêu. Các tài khoản không được ưu đãi không được đầu tư. Nói chung, các tài khoản này có các hạn chế của nhà tài trợ về cách chúng có thể được chi tiêu ngoài các hạn chế của Chính sách UNM tiêu chuẩn. Quà tặng cho các quỹ không được ưu đãi được cập nhật trong Banner hàng tuần. Báo cáo được chạy trong MyReports. Tổ chức không gửi bất kỳ báo cáo nào không được ưu đãi cho các phòng ban. QUỸ TUYÊN BỐ TỪ CHỐI NỀN TẢNG Đây là những quỹ không được ưu đãi đã được trao cho một bộ phận hoặc cho chủ tịch của trường Đại học để phân phối mà không có giới hạn của nhà tài trợ. Các chính sách của UNM áp dụng cho việc chi tiêu các quỹ này. 1) Chính sách UNM được xem xét. Các giao dịch mua không được Chính sách UNM cho phép sẽ không được chấp thuận. Kế toán không hạn chế cộng tác với Tổ chức khi xem xét các chứng từ chi tiêu và phê duyệt hoặc không chấp thuận các ngoại lệ chi tiêu. 9 TÌM KIẾM TẤT CẢ CÁC QUỸ CỦA BẠN Một số phòng ban có tài khoản chi tiêu Được ưu đãi hoặc Không được ưu đãi và không chi tiêu tiền. Các nhà tài trợ mong muốn số tiền họ quyên góp được sử dụng. Đảm bảo rằng bạn biết về tất cả các khoản tiền có sẵn cho bộ phận của bạn. Trong mùa ngân sách, mỗi bộ phận nên lập ngân sách để chi tiêu những khoản tiền này, như ý định của nhà tài trợ. Bạn có thể sử dụng báo cáo MyReports FORURBH-Số dư không hạn chế để liệt kê tất cả các chỉ số trong bất kỳ quỹ nào. Để chạy báo cáo này, hãy đăng nhập vào MyReports. Báo cáo được tìm thấy trong MyReports trong Finance / F HSC Reports / FORURBH HSC Unrestricted Balance. Để tìm số dư chỉ số chi tiêu của quỹ Không được ưu đãi, hãy sử dụng quỹ 3U0001, 3U0002 hoặc 3U0301. Để tìm số dư chỉ số chi tiêu của Quỹ được ưu đãi, hãy chạy quỹ 3U0003, 3U0081 hoặc 3U0302. BÁO CÁO Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xem xét 099A: Trung tâm Điều trị Nghiên cứu Ung thư Tầng 5. Chúng tôi có thể đã chọn một quỹ cấp 6 hoặc 7. Chúng tôi đã chọn quỹ Giáo dục Ưu đãi 3U0003 và định dạng PDF. Đây là báo cáo được tạo ra. Lưu ý rằng nó liệt kê các giới hạn được đặt trên báo cáo (099A, 3U0003) và hiển thị tất cả các chỉ số phù hợp với các giới hạn này. 10 Bây giờ chúng ta sẽ xem xét ở dạng Biểu ngữ FGIBDST vào cuối tháng 2015 năm 0991, tại chỉ mục 50,000IN: Lưu ý rằng Tổng ròng, [là doanh thu (26,287.63 đô la), trừ đi chi phí bằng XNUMX đô la. Đây là Số dư có sẵn cho chỉ mục này được hiển thị trên báo cáo FORURBH ở trên. Bằng cách chạy báo cáo FORURBH cho tổ chức của bạn cho mỗi trong sáu quỹ được ưu đãi và không được ưu đãi, tất cả các chỉ số của bạn sẽ được hiển thị, với số dư hiện tại của chúng. 11 FOROLDH - Báo cáo Tóm tắt Sổ cái Hoạt động sẽ hiển thị hoạt động theo chỉ mục cho các chỉ số được ưu đãi hoặc không được ưu đãi của bạn. Để chạy báo cáo, hãy sử dụng các tiêu chí sau: Cấp tổ chức của bạn, số tiền được cấp (hoặc không được cấp) theo cấp 3. Các quỹ được ưu đãi và không được ưu đãi được liệt kê ở trang 5. Dưới đây là một trang của báo cáo mà các tiêu chí nêu trên đưa ra: 12 QUỸ ĐƯỢC ƯU ĐÃI ĐƯỢC ĐỊNH NGHĨA Các thuật ngữ “Được tài trợ” và “Không được tài trợ” đều đề cập đến các quỹ được thành lập tại UNM hoặc UNM Foundation. “Được ban tặng” là những món quà có tổng trị giá trên 25,000 đô la vẫn tiếp tục tồn tại vĩnh viễn. Điều này có nghĩa là quà tặng được đầu tư và chỉ có thể sử dụng tổng phân bổ chi tiêu từ quà tặng. Số tiền ban đầu được tặng không thể được chi tiêu. Nhà tài trợ nêu rõ cách thu nhập có thể được chi tiêu, được bao gồm trong tài liệu Thỏa thuận tài trợ. Việc phân bổ chi tiêu từ các quỹ chỉ có thể được chi tiêu theo ý định của nhà tài trợ. Quỹ UNM xử lý việc đầu tư của các quỹ này và báo cáo hàng năm cho bộ và nhà tài trợ. Những món quà này có hai chỉ số. Chỉ số tài liệu, được đầu tư và chỉ số chi tiêu, mà bộ phận có thể chi tiêu. Đừng nhầm lẫn hai chỉ số này. Các khoản tài trợ mới có thể được tài trợ trong vòng ba năm nếu nhà tài trợ chọn như vậy. Với các khoản tài trợ mới đang trong quá trình được tài trợ trong vài năm, có thể không còn tiền để chi tiêu. Doanh thu đáng lẽ đã thuộc chỉ số chi tiêu sẽ được trả lại chỉ số doanh nghiệp ngay sau khi kết thúc năm cho đến khi khoản tài trợ được tài trợ hoàn toàn. Chỉ sau khi tài trợ được tài trợ đầy đủ thì việc phân bổ chi tiêu mới được phép. Xem phụ lục 8 để biết thêm thông tin chi tiết. Phân bổ chi tiêu ước tính cho các quỹ Được ưu đãi được ghi nhận hàng quý. Việc phân bổ chi tiêu được điều chỉnh vào cuối năm tài chính. Việc phân bổ chi tiêu được tính toán dựa trên một công thức phức tạp được các Ủy viên Tổ chức sử dụng. XÁC ĐỊNH QUỸ & CHỈ SỐ CỦA DOANH NGHIỆP Bạn sẽ có các chỉ số chi tiêu từ báo cáo FORURBH của mình. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần xác định Corpus (quỹ đầu tư sổ cái chung cho Khoản tài trợ cụ thể đó) được liên kết với một chỉ số chi tiêu? Cách dễ nhất để có được số quỹ này là lấy một bản sao của Báo cáo Hoạt động Tài trợ gần đây nhất được gửi cho bộ phận của bạn mỗi năm. Nó chứa tất cả các chỉ số Corpus và chỉ số chi tiêu liên quan của chúng. Một cách khác là: 1) Đi tới biểu ngữ biểu mẫu FGIBDST. Chèn số Chỉ mục và chọn “Khối tiếp theo”. Ghi lại số chương trình. Trong ví dụ dưới đây, số chương trình là P3E074. Mỗi chỉ mục chi tiêu được ưu đãi có một số chương trình duy nhất. 13 2) Đi tới biểu mẫu FGITBAL. Xóa chữ “P” khỏi số chương trình. Đặt phần còn lại vào trường "Quỹ". Chọn “Khối tiếp theo”. Số dư $ 570,850.39 trong AOCC-Claim on Cash là số tiền Endowment Corpus hiện tại của bạn (1). Hãy nhớ rằng mặc dù quỹ này có chỉ số, bạn có thể xem số dư của mình bằng cách xem quỹ tại đây trên FGITBAL. Đây là số tiền được đầu tư và không có sẵn để chi tiêu. Số dư Corpus của bạn được điều chỉnh hàng tháng để phản ánh giá trị thị trường vào cuối năm tài chính. Trong suốt thời gian còn lại của năm, giá trị phản ánh các khoản bổ sung trong năm hiện tại từ các quà tặng bổ sung. Lãi, lỗ chưa thực hiện và các điều chỉnh khác đối với Giá trị thị trường có thể ảnh hưởng đáng kể đến số dư của bạn vào cuối năm. Chỉ số chi tiêu của bạn sẽ nhận được phân phối hàng quý, với mức tăng đúng vào cuối năm tài chính. Số tiền này được tính bằng một công thức phức tạp và không thể dự đoán chính xác. Phân phối phản ánh các điều chỉnh của thị trường và số dư trung bình luân phiên trong 3 năm trong kho tài liệu của bạn. 14 Nếu bạn cần xác định chỉ số cho quỹ Corpus của mình: 1) Từ Menu Chung trong Biểu ngữ, hãy nhập FTMACCI vào ô “Đi tới”. Nhấp vào nhập. 2) Chọn biểu tượng “Nhập Truy vấn” [A] hoặc nhấn phím F7. 3) Nhập số quỹ (bỏ chữ “P” khỏi số chương trình chỉ mục chi tiêu để lấy số quỹ Corpus Fund) [B] 4) Chọn biểu tượng “Execute Query” [C] hoặc nhấn phím F8. Biểu mẫu xuất hiện bên dưới. Xin lưu ý rằng chỉ số của Endowment Corpus (099676) khác với chỉ số Endowment Chi chi (0990DY). 1 15 Trên đây là một ví dụ trong Biểu ngữ của một Chỉ số được ban tặng cho Tổ chức. QUỸ KHÔNG ĐƯỢC ƯU ĐÃI ĐƯỢC ĐỊNH NGHĨA Quà tặng không được ưu đãi khác với Quà tặng được ban tặng ở chỗ có thể sử dụng toàn bộ số tiền của quà tặng. Bộ phận được tặng quà không có bất kỳ nguồn doanh thu định kỳ nào từ quà tặng. Người tặng nêu rõ cách thức chi tiêu món quà và toàn bộ số tiền có thể được chi theo ý định của người tặng. Quỹ không phát hành báo cáo cho các quỹ không được ưu đãi. Đối với UNM, hệ thống kế toán Banner được cập nhật hàng tuần với tất cả các thông tin thích hợp. Báo cáo có thể được chạy bất kỳ lúc nào để biết thông tin bạn cần bằng cách sử dụng KÊNH Báo cáo của tôi thích hợp VÀ QUỸ KHÔNG ĐƯỢC CẤP PHÉP Một tài khoản không được ưu đãi có một chỉ mục được liên kết với nó. Mặc dù có thể có các chỉ số bổ sung được liên kết với tài khoản không được ưu đãi, nhưng chỉ có một chỉ mục chính. Chỉ mục chính này là nơi Quỹ chuyển quà. Chỉ số này là chỉ số chi tiêu. Số tiền sẵn có để chi tiêu có thể được xem bất kỳ lúc nào trên biểu mẫu FGIBDST. ACB 16 Trong quỹ 3U0301-Non Endow Chi tiêu Lâm sàng, chỉ số 9970FG đã được chọn. Chuyển đến Banner, tạo FGIBDST. Đây là biểu mẫu FGIBDST cho chỉ số chi tiêu Không được ưu đãi 9970FG. Bạn có thể đi sâu để biết thêm chi tiết về bất kỳ tài khoản nào. Chỉ số Non-Endowed này có 35,738.63 đô la trong số dư chuyển tiếp và 799.35 đô la trong quà tặng năm hiện tại. Không có quỹ công cụ hoặc chỉ mục nào được liên kết với chỉ mục này hoặc BẤT KỲ chỉ mục nào không được ưu đãi. Không có gì đã được chi tiêu từ chỉ số này trong năm tài chính này. Nếu có bất kỳ khoản chi tiêu, nó sẽ được chi tiết theo tài khoản chi phí trên biểu mẫu trên. MyReports hàng tháng tiếp theo sẽ hiển thị thời điểm nhận được quà tặng $ 799.35 trong năm nay hoặc bạn có thể xem chi tiết số tiền và xem tất cả các chi tiết liên quan. Năm 2010, Tổ chức đã triển khai một hệ thống đánh số Tổ chức mới. Tất cả các số của Quỹ không ủng hộ hiện nay đều bắt đầu bằng “2”, nhưng nếu quỹ được thành lập trước năm 2010, thì “2” sẽ bị thiếu trong Biểu ngữ, như trong ví dụ trên. Để có số quỹ của Tổ chức, hãy thêm “2” vào trước bất kỳ số Tổ chức có năm chữ số nào được tìm thấy trong Biểu ngữ. Số quỹ của tổ chức đều dài sáu chữ số và bắt đầu bằng số 2. QUÀ TẶNG CÁC HỢP ĐỒNG VERSUS VÀ GRANTS Số quỹ của Quỹ, được tìm thấy trên biểu mẫu Thành lập Quỹ 17 Quà tặng và quyên góp được thông qua Quỹ, như được mô tả ở trên. Tuy nhiên, các khoản tài trợ đi qua các Dự án được Tài trợ và được giám sát bởi Kế toán Hợp đồng và Tài trợ. Thông thường, các khoản trợ cấp, bao gồm cả các khoản trợ cấp tư nhân, muốn số tiền chưa chi tiêu được trả lại vào cuối kỳ tài trợ. Họ thường muốn những thứ như báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính. Đây là những manh mối cho thấy bạn đang xử lý một khoản trợ cấp chứ không phải một món quà. Xem chi tiết Phụ lục 9 về sự khác biệt giữa quà tặng, hợp đồng và trợ cấp. Nếu bạn có điều gì đó mà bạn không chắc chắn, hãy thông báo cho các Dự án được Tài trợ. Các Dự án được Tài trợ và Quỹ sẽ làm việc cùng nhau để xem nơi phù hợp nhất cho nó. 18 PHỤ LỤC 1 - HỢP ĐỒNG QUÀ TẶNG KẾT THÚC HỢP ĐỒNG QUÀ TẶNG KẾT THÚC GIỮA TRƯỜNG ĐẠI HỌC MEXICO CƠ SỞ MỚI, INC. Và (các) TÊN DOANH NGHIỆP TÊN QUỸ KẾT THÚC Thỏa thuận quà tặng này đưa ra sự hiểu biết giữa (các) Tên nhà tài trợ (“(các) nhà tài trợ”) và The University of New Mexico Foundation, một công ty phi lợi nhuận ở New Mexico được tổ chức và hoạt động độc quyền cho các mục đích giáo dục, khoa học, văn học và từ thiện theo nghĩa của Mục 501 (c) (3) của Bộ luật Thuế vụ năm 1986, đã được sửa đổi (“Quỹ”), liên quan đến sự sáng tạo của Nhà tài trợ và sự quản lý của Quỹ đối với Tên của Quỹ tài trợ ("Quỹ"). 1. Theo đây, nhà tài trợ quyên góp, chuyển nhượng và chuyển nhượng cho Tổ chức một món quà không thể thu hồi nhằm mục đích tạo Tên Quỹ tài trợ để hỗ trợ (Chèn mô tả khu vực hỗ trợ và tên trường cao đẳng, khoa hoặc đơn vị, cùng với bất kỳ thông số kỹ thuật nào khác phù hợp với mục đích của quỹ.) Quỹ sẽ được UNM Foundation quản lý theo Điều lệ thành lập và Điều lệ của quỹ và luật pháp của Bang New Mexico. Quỹ sẽ được xác định là Tên của Quỹ được ưu đãi và tất cả các khoản chi từ Quỹ sẽ mang tên của Quỹ. Đại học New Mexico đã chỉ định viên chức Đại học có tên sau đây và những người kế nhiệm của họ chịu trách nhiệm về Trường đảm bảo rằng tất cả các khoản chi từ Quỹ đều phù hợp với ý định của Nhà tài trợ như được thể hiện trong Thỏa thuận này. _________________________________________ Ngày: __________________ Tên chính thức của trường Đại học được đánh máy: ______________________________ Chức danh: ______________________________________ NẾU CÓ KHÔNG GIAN, GIÁO VIÊN HOẶC CHỦ TỊCH: Việc thành lập Quỹ này cũng phải tuân theo sự chấp thuận của Hội đồng Quản trị theo Chính sách của Regents 2.11, “Đặt tên cho Cơ sở, Không gian của Trường Đại học, Tài trợ và Chương trình ”và Chính sách Kinh doanh của Trường Đại học 1020,“ Đặt tên Cơ sở vật chất, Không gian, Tài trợ và Chương trình ”và sẽ được quản lý theo các chính sách này. 2. Nguồn của Quỹ: Quỹ sẽ được thành lập với phần quà ban đầu là Số tiền Đô la Mỹ. (Các) Nhà tài trợ hoặc bất kỳ cá nhân, công ty, quỹ hoặc tổ chức 19 quan tâm nào có thể tặng thêm quà cho Quỹ bất kỳ lúc nào. Thông tin về Nhà tài trợ / Người được vinh danh được bao gồm trong Bản đính kèm A của Thỏa thuận này. NẾU KẾT THÚC KHÔNG ĐƯỢC CẤP TIỀN ĐẦY ĐỦ TẠI THỜI ĐIỂM KÝ KẾT: Quỹ sẽ có hiệu lực vào ngày mà Quỹ yêu cầu tài trợ tối thiểu là 25,000 đô la đã được nhận và chấp nhận bởi Quỹ. Nếu không đạt được mức tài trợ tối thiểu trong vòng ba (3) năm kể từ ngày Hiệp định này có hiệu lực, Tổ chức, với sự tham vấn của Trường Đại học và / hoặc (các) Nhà tài trợ, có tùy chọn chuyển số dư của Quỹ sang một tổ chức khác quỹ tài trợ với mục đích tương tự hoặc quỹ khác của Tổ chức do (các) Nhà tài trợ hoặc (các) quan chức Đại học thích hợp chỉ định. NẾU KẾT THÚC ĐƯỢC TÀI TRỢ BẰNG BEQUEST: Nếu món quà yêu cầu được chỉ định cho quỹ ưu đãi này không đạt ít nhất (số tiền tài trợ tối thiểu tại thời điểm ký kết), Tổ chức, với sự tham vấn của Trường Đại học, có tùy chọn chuyển số dư của Tài trợ cho một quỹ tài trợ khác với mục đích tương tự hoặc một quỹ Tổ chức khác do (các) Nhà tài trợ hoặc (các) quan chức Đại học thích hợp chỉ định. 3. Thông báo về Quỹ: Tổ chức hoặc Đại học New Mexico có thể công bố quỹ, bao gồm tên Nhà tài trợ, số tiền, mô tả các khoản đóng góp và các chi tiết thích hợp trong bất kỳ ấn phẩm nào của họ. 4. Thông tin về việc sử dụng quỹ: Quỹ sẽ phản hồi các yêu cầu cung cấp thông tin của Nhà tài trợ, gia đình trực hệ của Nhà tài trợ hoặc các cá nhân khác được Nhà tài trợ xác định về các hoạt động và chương trình do Quỹ tài trợ. 5. Cơ quan đầu tư: Quỹ được phép duy trì, đầu tư và tái đầu tư Quỹ theo các chính sách đầu tư của Quỹ do Ban quản trị của Quỹ và các Giám đốc của Đại học New Mexico thiết lập theo thời gian. Chỉ dành cho mục đích đầu tư, số tiền của Quỹ này có thể được hòa chung với các quỹ tài trợ khác do Quỹ nắm giữ. Tại mọi thời điểm, Quỹ sẽ được hạch toán riêng trong sổ sách và hồ sơ của Quỹ. 6. Thời hạn của Quỹ: Quỹ được thành lập như một nguồn tài trợ thực sự vĩnh viễn và sẽ được Quỹ quản lý, đầu tư và phân phối cho Trường Đại học một cách thận trọng để thực hiện mục đích của Nhà tài trợ như đã nêu ở đây, phù hợp với luật hiện hành của tiểu bang và liên bang, và các chính sách và thủ tục của Quỹ. Nếu mục đích mà Quỹ được thành lập trở nên không thể thực hiện được hoặc không thực tế đến mức Trường không thể sử dụng hỗ trợ do Quỹ tạo ra theo các điều khoản hiện hành của Thỏa thuận hoặc nếu Hiệu trưởng Trường đại học kết luận rằng việc thực hiện mục đích khiến Trường phải chịu rủi ro pháp lý không thể chấp nhận được, Quỹ sẽ tham khảo ý kiến ​​của Nhà tài trợ để sửa đổi Quỹ. Nếu không có Nhà tài trợ, Chủ tịch của Quỹ, với sự tham vấn của Viên chức Đại học và Hiệu trưởng Trường Đại học, có thể đề xuất với Hội đồng Quản trị của Quỹ để phê duyệt một mục đích thay thế cho Quỹ gần và phù hợp với mục đích ban đầu của Nhà tài trợ. tại thời điểm đó có thể nghĩ ra. 7. Đánh giá các khoản phí và chi phí thông thường: Các khoản phí thông thường liên quan đến việc thu và giải ngân quà tặng và thu nhập từ quà tặng có thể được Quỹ đánh giá, cũng như bất kỳ 20 chi phí nào mà Quỹ phải chịu để thành lập, đầu tư, quản lý, bảo vệ hoặc bảo vệ Quỹ. 8. Ràng buộc giữa Người đại diện và Người kế vị: Thỏa thuận này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo đây, người đại diện và người kế thừa hợp pháp của họ. Do đó, món quà này không thể được chuyển thành di sản của Người hiến tặng, không được hoàn tác hoặc thay đổi bởi những người thừa kế, người thụ hưởng, chủ nợ của Nhà tài trợ hoặc người đại diện cá nhân cho di sản của Người hiến tặng. [Phần thay thế được dành cho các công ty tài trợ]: Thỏa thuận này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng này. Nếu Công ty tài trợ không còn tồn tại, Quỹ sẽ tiếp tục mang tên Nhà tài trợ trừ khi Nhà tài trợ thông báo cho Quỹ về ý định đổi tên Quỹ theo tên của công ty kế thừa. 9. Luật điều chỉnh: Thỏa thuận này sẽ được điều chỉnh và giải thích theo luật của Bang New Mexico, ngoại trừ cơ quan luật liên quan đến lựa chọn luật. Điều này có nghĩa là tất cả các khía cạnh của món quà của Nhà tài trợ đều phải tuân theo luật New Mexico, ngay cả khi việc lựa chọn các quy tắc luật có thể có nghĩa là luật của bang khác có thể được áp dụng. 10. Sửa đổi Thỏa thuận: Các điều khoản và điều kiện của Thỏa thuận này không thể được sửa đổi, sửa đổi hoặc thay đổi bằng miệng mà chỉ có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi bằng văn bản có chữ ký của (các) Nhà tài trợ và Tổ chức. Thỏa thuận này sẽ có hiệu lực khi được Nhà tài trợ và Tổ chức thực hiện. DONOR Bản thảo - vui lòng không ký Ngày: [Tên nhà tài trợ] Bản thảo - vui lòng không ký Ngày: [Tên nhà tài trợ] UNIVERSITY OF NEW MEXICO FOUNDATION, INC. Bản nháp - vui lòng không ký Ngày: Henry Nemcik, Chủ tịch & Giám đốc điều hành PHỤ LỤC 2 - BIỂU MẪU THÀNH LẬP QUỸ 21 22 PHỤ LỤC 3 - SO SÁNH HẾT VÀ KHÔNG KẾT THÚC Các quỹ tài trợ và không tài trợ thường bị nhầm lẫn. Đây là một số thông tin so sánh. Endowed Non Endowed Có chỉ số chi tiêu hiển thị số tiền có sẵn để chi tiêu ngay bây giờ. Có Có Có Quỹ công ty (Quỹ chứa đô la được đầu tư không được chi tiêu) Có Không Tất cả quà tặng mới được báo cáo trong Biểu ngữ Hàng tháng Nhà tài trợ hàng tuần nhận được báo cáo Quỹ hàng năm cho thấy hiệu quả hoạt động. Có Không. (tương tự như báo cáo của Nhà tài trợ) Có Không Cần lập chỉ số chi tiêu ngân sách. Có Có PHỤ LỤC 4 - CÁC CHÍNH SÁCH LIÊN QUAN Các chính sách UNM này liên quan trực tiếp đến các quỹ được ưu đãi và không được ưu đãi. Chúng có thể được tìm thấy tại https://policy.unm.edu/university-policies/index.html trong Sổ tay Thủ tục và Chính sách Kinh doanh của UNM. Tên chính sách Chính sách Số chi tiêu được phép và không được phép 4000 Khoản tài trợ 7500 Quà tặng cho trường Đại học 1030 Quà tặng tài sản cá nhân hữu hình 7110 Quản lý đầu tư 7610 Đặt tên Cơ sở vật chất, Không gian, Khoản tài trợ, Chương trình 1020 23 PHỤ LỤC 5 - TỐI THIỂU TỐI THIỂU TRƯỜNG ĐẠI HỌC MEXICO MỚI KẾT THÚC CÁC MỨC TÀI TRỢ Chủ tịch đại học danh giá $ 2,500,000 (HSC) Chủ tịch đại học 1,500,000 Chủ tịch đại học 1,000,000 (Khoa sơ cấp) Chức danh giáo sư xuất sắc 500,000 Nhà khoa học cư trú 500,000 Học bổng thỉnh giảng 250,000 Bài giảng xuất sắc 250,000 Học bổng nghiên cứu 250,000 Học bổng được ban tặng của nhà quản lý 200,000 Học bổng cấp khoa của UNM 100,000 Học bổng sau đại học của UNM 100,000 dành cho Học lực Xuất sắc 50,000 Học bổng Tài trợ Tổng thống 50,000 Tài trợ Được đặt tên (bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích nêu trên) 25,000 24 PHỤ LỤC 6 - ĐỊNH NGHĨA HỌC KỲ Cơ quan: Hiệu trưởng; vốn trái ngược với thu nhập có được từ nó. Được ưu đãi: Cung cấp bằng tiền hoặc các khoản tương đương, như một quỹ hỗ trợ vĩnh viễn. Không được ưu đãi: Tiền hoặc số tiền tương đương, nhận được như một món quà với mục đích được chi tiêu, theo các hạn chế của nhà tài trợ. Tài trợ hoàn toàn: Số tiền mà nhà tài trợ đồng ý đóng góp đã được thu thập hoàn toàn. Khoản tài trợ được tài trợ một phần: Nhà tài trợ đang thanh toán khoản tài trợ trong một khoảng thời gian và không phải tất cả các khoản thanh toán đều đã được nhận. Tài trợ đích thực: Tài trợ đích thực là những khoản tiền bị giới hạn trong các công cụ quà tặng cho phép chỉ thu nhập được sử dụng theo quy định của người tặng và khoản tiền gốc được giữ vĩnh viễn. Tài trợ có kỳ hạn: Các khoản tài trợ có kỳ hạn là các khoản tiền tương tự như quỹ tài trợ thực sự ngoại trừ rằng khi trôi qua một khoảng thời gian nhất định hoặc một sự kiện cụ thể, toàn bộ hoặc một phần tiền gốc có thể được sử dụng. Quasi Endowment: Quasi-endowment được chỉ định nội bộ bởi Hội đồng Quản trị cho các mục đích tương tự như quỹ tài trợ thực sự; tuy nhiên, những món quà được tài trợ không bị giới hạn và bất kỳ phần nào trong số tiền gốc của quỹ bán tài trợ có thể được sử dụng theo quyết định của Hội đồng Quản trị. Phân bổ Chi tiêu: Phân bổ Chi tiêu là số tiền được chuyển vào một chỉ số chi tiêu Được ưu đãi hàng quý và tăng dần hàng năm. Đó là số tiền có thể được chi tiêu. Việc phân bổ chi tiêu bắt nguồn từ tài khoản Endowed Corpus. 25 PHỤ LỤC 7 - BÁO CÁO NỀN TẢNG Tổ chức thường xuyên gửi email cho các phòng ban và các bên quan tâm khác hai báo cáo. Hoạt động Tài trợ được gửi qua email hàng quý khoảng hai tháng sau khi mỗi quý kết thúc. Báo cáo đầu tiên dành cho tháng Bảy đến tháng Chín, được gửi qua đường bưu điện vào tháng Mười Một. Báo cáo Phân bổ Chi tiêu Tài trợ được gửi qua email hàng năm, vào tháng Ba. Không có báo cáo không được tài trợ nào được tạo ra bởi tổ chức cho các phòng ban. Báo cáo Không được ưu đãi có thể được chạy trong MyReports. Dưới đây là một ví dụ về Báo cáo Hoạt động Tài trợ Hàng năm của Quỹ. 26 27 Dưới đây là Ví dụ về Báo cáo Phân bổ Chi tiêu Được ưu đãi: 28 PHỤ LỤC 8 - BÁO CÁO KÊNH ĐÃ KẾT THÚC & KHÔNG KẾT THÚC Báo cáo của tôi FORURBH - Số dư Không Hạn chế và NÊN GỬI - Tóm tắt Sổ cái Hoạt động rất hữu ích khi chạy cho những khoản tiền này. Dưới đây là ví dụ của cả hai báo cáo. FORURBH sẽ được tìm thấy trong thư mục con F HSC Reports của MyReports. FOROLDS sẽ được tìm thấy ở đây, và trong thư mục con F All Campus Reports. FORURBH Trang mẫu: 29 FOROLDH Trang tiêu chí: Lưu ý rằng bạn chọn hai tiêu chí. Một là cấp tổ chức nơi các chỉ số của bạn cư trú, cấp kia là quỹ hoặc các quỹ mà bạn muốn chạy dữ liệu. Chọn “Tóm tắt” và chọn khung thời gian. Nhóm theo chỉ mục. 30 FOROLDH Trang mẫu từ các tiêu chí trên: 31 PHỤ LỤC 9 - PHÂN BIỆT GIỮA QUÀ TẶNG, QUÀ TẶNG VÀ HỢP ĐỒNG Phân biệt giữa quà tặng, tài trợ và hợp đồng MỤC LỤC 1.0 Giới thiệu 2.0 Quà tặng 3.0 Tài trợ 4.0 Hợp đồng 5.0 Thỏa thuận cấp phép 6.0 Văn phòng hành chính 1.0 GIỚI THIỆU các quỹ bên ngoài (quà tặng, trợ cấp và hợp đồng) là cần thiết để hoàn thành việc quản lý tài chính và ủy thác bắt buộc của UNMHSC. Để tăng cường sự phối hợp và đảm bảo việc xử lý ngân quỹ phù hợp và nhất quán, các chính sách và thủ tục này đã được phát triển và nhằm mục đích sử dụng cho tất cả các giảng viên và quản trị viên UNMHSC đang tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài. Quà tặng, trợ cấp và hợp đồng là những hình thức giải thưởng chính được thực hiện bởi cả các nguồn chính phủ và tư nhân. Việc phân loại và xử lý chính xác các giải thưởng đôi khi phức tạp và sẽ đòi hỏi phải thực hiện các đánh giá đầy đủ, đặc biệt trong trường hợp bản chất của một giải thưởng không rõ ràng ngay lập tức. Thay vì tập trung vào bất kỳ đặc điểm riêng lẻ nào, mỗi giải thưởng phải được xem xét trên tổng thể của nó. Để làm rõ quá trình xác định phân loại và đảm bảo tính nhất quán cao hơn, các hướng dẫn sau đây nên được sử dụng để xác định loại giải thưởng và văn phòng UNMHSC chịu trách nhiệm quản lý. 2.0 QUÀ TẶNG Quà tặng được định nghĩa là sự tự nguyện chuyển tiền hoặc tài sản được thực hiện như một khoản đóng góp từ thiện mà không mong đợi hoặc nhận được lợi ích kinh tế. Nó có thể được đưa ra hoặc không cho một mục đích cụ thể. Sau đây là đặc điểm chung của quà tặng: A. Các yêu cầu hợp đồng không được áp đặt. Tuy nhiên, các mục tiêu có thể được nêu ra và việc sử dụng quỹ có thể bị hạn chế cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như chức danh giáo sư, học bổng hoặc nghiên cứu trong một lĩnh vực xác định. B. Giải thưởng là không thể thu hồi. C. Một khoảng thời gian thực hiện không được xác định chung. 32 Đ. Kế toán tài chính chính thức và báo cáo kỹ thuật là không bắt buộc và không có yêu cầu trả lại các khoản tiền chưa sử dụng. Tuy nhiên, có thể yêu cầu báo cáo quản lý ghi lại việc sử dụng và / hoặc tác động của món quà. E. Hỗ trợ của chính phủ liên bang, tiểu bang, địa phương hoặc nước ngoài thường không được coi là một món quà. Tiền mặt, séc và chứng chỉ cổ phiếu được cung cấp cho Trường mà không có thỏa thuận ràng buộc pháp lý hoặc yêu cầu dịch vụ thường sẽ được xử lý như quà tặng, mặc dù trong một số trường hợp hiếm hoi, khoản trợ cấp có thể được trả bằng kho. 3.0 HỖ TRỢ Một khoản trợ cấp được định nghĩa là sự chuyển giao tiền hoặc tài sản một cách tự nguyện với mục đích chính là thực hiện một mục đích hỗ trợ hoặc kích thích công cộng mà không mang lại lợi ích trực tiếp cho nhà tài trợ. Sau đây là đặc điểm chung của các khoản viện trợ không hoàn lại: A. Giải thưởng có các điều khoản về việc sử dụng quỹ, chẳng hạn như các hạn chế về ngân sách; nêu các mục tiêu chương trình cần đạt được; xác định các cá nhân chịu trách nhiệm và khoảng thời gian thực hiện; và chi tiết các quyền sở hữu. B. Thường là kết quả của việc gửi một đề xuất dựa trên kết quả. C. Có thể cần phải có các báo cáo theo chương trình và / hoặc báo cáo tài chính trong suốt thời gian hoạt động của dự án và khi kết thúc dự án. D. Có thể giải quyết quyền sở hữu trí tuệ và quyền trong các vấn đề dữ liệu. E. Chứa ngôn ngữ liên quan đến quyền thu hồi giải thưởng hoặc giữ lại tài trợ. F. Cần có sự chấp thuận của nhà tài trợ trước đối với những sai lệch đáng kể về chương trình và / hoặc tài chính. G. Trường Đại học có thể yêu cầu cam kết về các nguồn lực trong tương lai để tiếp tục hỗ trợ dự án. 4.0 HỢP ĐỒNG Hợp đồng được định nghĩa là việc mua lại tài sản hoặc dịch vụ vì lợi ích trực tiếp của nhà tài trợ trên cơ sở quy định cụ thể. Nói chung, các tiêu chí để xác định một hợp đồng cũng giống như các tiêu chí cho một khoản trợ cấp, ngoại trừ: A. Giải thưởng có thể tuân theo các điều kiện hạn chế hơn được nêu trong một văn kiện hợp đồng. B. Việc tài trợ có thể dựa trên cơ sở hoàn trả chi phí hoặc giá cố định. C. Nhà tài trợ tham gia vào việc xác định công việc sẽ được thực hiện hoặc các dịch vụ sẽ được cung cấp. D. Sở hữu trí tuệ và quyền đối với dữ liệu là những vấn đề cần cân nhắc. 33 Theo hướng dẫn được trình bày ở đây, các giải thưởng được trao cho Trường đại học cho việc thực hiện các dịch vụ như thử nghiệm hoặc đánh giá thuốc cho các công ty dược phẩm thường sẽ được phân loại là tài trợ / hợp đồng. 5.0 CÁC HỢP ĐỒNG CẤP PHÉP Thỏa thuận cấp phép là hợp đồng áp dụng một hoặc nhiều điều kiện sau: A. Chúng tôi sẽ nhận được sự cân nhắc để đổi lấy một lựa chọn hoặc giấy phép đối với tài sản trí tuệ thuộc sở hữu của trường Đại học. B. Tùy chọn hoặc điều khoản cấp phép được thiết lập hoặc đề xuất từ ​​trước sở hữu trí tuệ thuộc sở hữu của Đại học. 6.0 CÁC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH Các tiêu chí được liệt kê ở đây có thể áp dụng cho tất cả các giải thưởng được cung cấp cho UNMHSC. Khi việc xác định không rõ ràng, nên liên hệ với các văn phòng sau để xác định phân loại phù hợp: Quà tặng - UNM Foundation 700 Lomas NE Suite 108 Betsy Till, 277-4503 Betsy.Till@unmfund.org Tài trợ và Hợp đồng được quản lý thông qua Dịch vụ Tài chính HSC - Các dự án được UNMHSC tài trợ về dịch vụ tài chính HSC-PreAward@salud.unm.edu Rena Vinyard, Giám đốc Thỏa thuận cấp phép được quản lý thông qua STC.UNM - Công viên Khoa học & Công nghệ UNM Jovan Heusser, Giám đốc Sáng tạo Sr (HSC POC) jheusser@stc.unm.edu * * KẾT THÚC XỬ LÝ ** ** BẮT ĐẦU TRÌNH BÀY ** HIỂU BIẾT CHỈ SỐ CHI TIẾT ĐƯỢC ƯU ĐÃI & KHÔNG ĐƯỢC ƯU ĐÃI Được trình bày bởi Terry Shoebotham 11/17/15 1 Mục tiêu của bài thuyết trình: Sau bài thuyết trình này, bạn sẽ có thể: • Nêu sự khác biệt giữa quà tặng được ưu đãi và không được ưu đãi • Biết sự khác biệt (hoặc cách tìm hiểu) giữa quà tặng và Hợp đồng hoặc Trợ cấp • Tìm Chỉ số Chi tiêu được ưu đãi của bạn với MyReports • Tìm Chỉ số Chi tiêu Không được ưu đãi của bạn với MyReports • Biết về Foundat Báo cáo ion: • Chúng gửi gì? • Họ gửi nó bao lâu một lần? • Nó có thông tin gì? 2 Điều gì làm cho các quỹ của Foundation khác với hầu hết các quỹ UNM? • Các quỹ được ưu đãi và không được ưu đãi được tài trợ bằng quà tặng cho trường Đại học. • Phần lớn tài trợ của UNM là từ các nguồn khác. • Phân bổ của Tiểu bang • Doanh thu lâm sàng • Doanh thu từ học phí • Hợp đồng & Trợ cấp 3 Sự khác biệt giữa Được ưu đãi và Không được ưu đãi là gì? • Quỹ Ưu đãi là những món quà lớn được đầu tư và thu nhập từ những món quà này sẽ được chi tiêu • Quỹ Không được Ưu đãi là những món quà được dành cho toàn bộ 4 Quà tặng và Trợ cấp- Sự khác biệt là gì? • Quà tặng được thông qua Quỹ • Không được phép sử dụng Quid pro Quo • Các khoản tài trợ được thực hiện thông qua các Dự án được Tài trợ • Các khoản tài trợ muốn trả lại số tiền còn lại khi kết thúc tài trợ. • Các khoản tài trợ muốn tiến độ và / hoặc báo cáo tài chính • Bạn có nghi ngờ? Gọi điện hoặc gửi email: • Các dự án được tài trợ 5 Quà tặng ở UNM trông như thế nào? • UNM có một nền tảng được thiết lập để nhận các khoản tiền này • Nhà tài trợ có thể thêm các hạn chế về cách sử dụng các khoản tiền này • Có hai loại cơ bản; Không được tài trợ và được ban tặng • UNM yêu cầu tất cả các hoạt động quyên góp quà tặng phải được điều phối bởi UNM Foundation. Mọi tài liệu gây quỹ được sử dụng phải được Tổ chức phê duyệt. 6 Quà tặng hay Hợp đồng? • Bạn nhận được séc trị giá $ 27.82 qua đường bưu điện. Một lá thư đi kèm với séc. Bức thư bao gồm: “khoản thanh toán cuối cùng: YYB764” • Bạn nhận được séc 50,000 đô la qua đường bưu điện. Một lá thư viết tay đi kèm với séc. Trong bức thư có đoạn: “Người chồng vừa qua đời của tôi đã được chăm sóc dịu dàng tại bệnh viện của bạn, và yêu cầu tôi gửi một số tiền cho bạn để tri ân tất cả những gì bệnh viện đã làm để giúp anh ấy thoải mái trong những ngày cuối đời. Hãy dùng số tiền này để làm cho những bệnh nhân khác được thoải mái ”. • Bạn nhận được séc trị giá $ 21,000 qua đường bưu điện. Một lá thư đi kèm với séc. Bức thư có đoạn: “Thanh toán thử nghiệm lâm sàng cho Dr. Nghiên cứu của Smith về sự tiến triển của Fosimilox. ” • Bạn nhận được một lá thư (không có séc) nói rằng “Điều này là để thông báo cho Dr. Smith, chúng tôi sẽ gửi 42,000 đô la vào tuần tới. ” 7 $ được xử lý như thế nào? • Bạn nhận được séc trị giá $ 27.82 qua đường bưu điện. Một lá thư đi kèm với séc. Bức thư bao gồm: “khoản thanh toán cuối cùng: YYB764” • Bạn nhận được séc 50,000 đô la qua đường bưu điện. Một lá thư viết tay đi kèm với séc. Trong bức thư có đoạn: “Người chồng vừa qua đời của tôi đã được chăm sóc dịu dàng tại bệnh viện của bạn, và yêu cầu tôi gửi một số tiền cho bạn để tri ân tất cả những gì bệnh viện đã làm để giúp anh ấy thoải mái trong những ngày cuối đời. Hãy dùng số tiền này để làm cho những bệnh nhân khác được thoải mái ”. • Bạn nhận được séc trị giá $ 21,000 qua đường bưu điện. Một lá thư đi kèm với séc. Bức thư có đoạn: “Thanh toán thử nghiệm lâm sàng cho Dr. Nghiên cứu của Smith về sự tiến triển của Fosimilox. ” • Bạn nhận được một lá thư (không có séc) nói rằng “Điều này là để thông báo cho Dr. Smith, chúng tôi sẽ gửi 42,000 đô la vào tuần tới. ” 8 Không được trời phú hay được trời phú? • Các quỹ không được tài trợ có thể được chi tiêu trong giới hạn mục đích của nhà tài trợ. Một chỉ mục được thiết lập, các quỹ được đưa vào chỉ mục, và bộ phận có thể lập ngân sách và chi tiêu các quỹ. • Quỹ Ưu đãi có hai chỉ số. Một chứa kho tài liệu (quà tặng thực tế) và CHỈ SỐ THỨ HAI, được gọi là chỉ số chi tiêu, nhận số tiền có thể được chi tiêu mỗi năm. 9 Cách xác định 10 Loại quỹ được ưu đãi và không được ưu đãi Tên số quỹ được ưu đãi 3U0003 HU Giáo dục được ưu đãi Chi tiêu được ưu đãi 3U0081 HU Nghiên cứu về chi tiêu được ưu đãi 3U0302 3U0002 HU Lâm sàng chi tiêu không được ưu đãi Làm thế nào để xác định các chỉ số chi tiêu được ưu đãi và không được ưu đãi • Kiểm tra quỹ • Nếu nó là “Không được ưu đãi”, bạn có thể chi tiêu. Tất cả các chỉ số trong quỹ không được ưu đãi đều là chỉ số chi tiêu. • Nếu nó là "Được ban tặng" và nó xuất hiện trên Báo cáo của tôi FORURBH của bạn, bạn có thể chi tiêu nó. Đó là Chỉ số Chi tiêu Được ưu đãi. Không có chỉ số Corpus nào trong báo cáo này. • Kiểm tra chỉ số trên Báo cáo Cơ sở. Nếu nó nằm trong cột "Chỉ số chi tiêu", nó là một Chỉ số chi tiêu được ưu đãi và có thể được chi tiêu. 11 Tìm Chỉ số Chi tiêu của bạn Có một số cách để tìm các chỉ số chi tiêu Được ưu đãi và Không được ưu đãi. Thông tin trong tài liệu phát tay của bạn có một số cách phức tạp hơn. Các cách dễ nhất được mô tả ở đây. 1. Chạy MyReport FORURBH cho các quỹ được ưu đãi 3U003, 3U0081, 3U0302 và các quỹ không được ưu đãi 3U0001, 3U0002 và 3U0301. 2. Chỉ đối với các chỉ số Được ban tặng, hãy xem các chỉ số được liệt kê trên Báo cáo Hoạt động Tài trợ gần đây nhất hoặc Báo cáo Phân bổ Chi tiêu Tài trợ cho khu vực của bạn. 12 13 Tìm Chỉ số Chi tiêu của Bạn 14 Tìm Chỉ số Chi tiêu của bạn Báo cáo / Màn hình biểu ngữ hữu ích khác • Báo cáo FOROLDS có thể được chạy để hiển thị tất cả chi tiết, theo chỉ mục, của các chỉ số chi tiêu Được ưu đãi và Không được ưu đãi của bạn. • Tiêu chí để chạy báo cáo là tiếp theo và là chìa khóa • Báo cáo này được tìm thấy trong thư mục con F All Campus Reports trong MyReports. • Màn hình biểu ngữ FGIBDST. Đi sâu vào các tài khoản để xem các tài liệu tạo nên chi tiết cho từng chỉ mục. 15 FOROLDS Báo cáo tiêu chí 16 Một trang từ FOROLDS Với tiêu chí trên 17 Xem chi tiết - FGIBDST 18 Xem chi tiết - FGIBDST 19 Xem chi tiết - FGIBDST 20 Xem chi tiết - FGIBDST 21 Xem chi tiết - FGIBDST 22 Xem chi tiết - FGIBDST 23 Khác Chỉ số và Phương pháp • Hướng dẫn cách lấy chỉ số Corpus, cách số chỉ mục Biểu ngữ liên quan đến số quỹ của Tổ chức và cách tìm một chỉ số khi bạn chỉ có chỉ số kia hiếm khi cần thiết, nhưng được đưa vào tài liệu phát của bạn. • Chúng tôi sẽ trình bày ngắn gọn một số điều đó ở đây. • Đối với quỹ tài trợ, các chỉ số Corpus được liệt kê bên cạnh chỉ số chi tiêu của họ trên Báo cáo Quỹ, Báo cáo Hoạt động Tài trợ 24 Báo cáo Quỹ • Hai Báo cáo Quỹ được gửi là: • Báo cáo Hoạt động Tài trợ • Được gửi hàng quý. (khoảng 2 tháng sau khi quý kết thúc) • Báo cáo Phân bổ Chi tiêu Tài trợ • Được gửi hàng năm. (thường là gần đầu tháng 25) • Các báo cáo này được gửi qua email cho các Phòng ban 26 Báo cáo hoạt động tài trợ 27 Báo cáo phân phối chi tiêu tài trợ XNUMX Xác định quỹ công ty từ biểu ngữ • Khuyến nghị: • Tìm chỉ số tài liệu trên Báo cáo quỹ • Bạn có thể tìm chỉ số tài liệu trong Biểu ngữ. Bạn cần: • Chỉ số chi tiêu tương ứng 28 Xác định quỹ Corpus 29 Chỉ số chi tiêu Sử dụng biểu mẫu biểu ngữ để nhận chương trình lập chỉ mục Sử dụng biểu ngữ biểu ngữ / xóa “P” Đặt vào trường quỹ Để nhận số tiền doanh nghiệp trong A0CC - Yêu cầu bằng tiền mặt 0990DY FGIBDST hoặc FTMACCI P3E024 FGITBAL / 3E024 Fund / 3E024 $ 70,850.39 914036 FGIBDST hoặc FTMACCI P3E044 FGITBAL / 3E044 Fund / 3E044 $ 15,838.09 Xác định Corpus Funds 30 Xác định Corpus Funds 31 Xác định Corpus Funds 32 Chi tiêu Chỉ số sử dụng Biểu ngữ Biểu mẫu Chỉ số Chương trình Sử dụng Biểu ngữ Biểu mẫu Số tiền đưa vào quỹ hoặc FTMACCI P043167E3 FGITBAL 102E3 AOCC - Khiếu nại về Chỉ số Doanh nghiệp Nhận dạng Tiền mặt • Chuyển đến FTMACCI • Đặt số quỹ cho Doanh nghiệp trong khu vực Quỹ • Khối tiếp theo • Chỉ số Corpus sẽ được hiển thị 102 Xác định Chỉ số Doanh nghiệp 33 Xác định Ý định của nhà tài trợ 34 Nhận dạng nhà tài trợ Ý định 35 Xác định Ý định của nhà tài trợ 36 Tình huống: Đó là một tuần bận rộn và bận rộn. Người quản lý của bạn đến vào sáng thứ Sáu và nói, “Chúng tôi cần sửa chiếc máy hỏng đó trong quá trình nghiên cứu và chi phí sẽ là 250,000 đô la. Vui lòng nhận PO ra ngày hôm nay. ” Cô ấy ném một đống tài liệu lên bàn của bạn liên quan đến chi phí. Người quản lý của bạn cho biết thêm, “hãy sử dụng Quỹ Tưởng niệm Jack hoặc Quỹ không được ưu đãi của Jill cho khoản chi phí này. Chọn một trong những tốt nhất; chỉ cần đảm bảo CHẮC CHẮN bạn không chi tiêu quá mức khi chọn! ” “Tôi có cuộc họp hôm nay, và sẽ gặp bạn vào thứ Hai. Sau đó, hãy cho tôi biết bạn đã sử dụng cái nào và tại sao. " 38 Chọn Cái Nào Trong Tháng Mười Một? Quỹ tưởng niệm Jack Jingle được ưu đãi • Báo cáo phân bổ chi tiêu tài trợ - năm tài chính 15 • 300,000 đô la trong năm 2015, 290,000 trong năm 2014 • Số dư vào ngày 1 tháng 2015 năm 1011 trong “80,000- Tài khoản phân phối chi tiêu của tài trợ” trong FGIBDST là XNUMX đô la • Bỏ qua số tiền thu nhập giữ lại cho bài tập này. (1900, 1901, 1903) • Không có khoản chi tiêu trong năm hiện tại trong FGIBDST Jill Jingle Non-ended Fund (Khởi động ngày 1 tháng 2015 năm 1000) • Tổng số "2016 Quà tặng Chung" Non Endowed cho năm tài chính 17, cho đến nay trong FGIBDST và khớp với FOROLDS (YTD Tháng 500) MyReport, chạy cùng ngày • 25,000 quà tặng từ $ 120,000 đến $ XNUMX, tổng trị giá $ XNUMX • Không có chi tiêu năm hiện tại trong FGIBDST • Bỏ qua số tiền thu nhập giữ lại cho bài tập này. (1900, 1901, 1903) 39 Chọn cái nào trong tháng XNUMX? Quỹ tưởng niệm Jack Jingle được ưu đãi • Báo cáo phân bổ chi tiêu tài trợ - năm tài chính 15 • 300,000 đô la trong năm 2015, 290,000 trong năm 2014 • Số dư vào ngày 1 tháng 2015 năm 1011 trong “80,000- Tài khoản phân phối chi tiêu của tài trợ” trong FGIBDST là XNUMX đô la Bạn có thể muốn thông tin nào khác? • Mẫu Thành Lập Quỹ cho biết quỹ có thể được sử dụng để làm gì? (bất cứ điều gì hữu ích cho bộ phận) • Ngân sách là gì? (FGIBDST cho biết ngân sách là $ 300,000) • Bao nhiêu phần tư Phân bổ Chi tiêu đã được phân phối? (Một; Vào tháng 80,000 với giá XNUMX đô la. $ 80x4 = $ 320K • Bỏ qua bất kỳ số tiền nào trong 10G0-Tổng quát về thu nhập tài trợ 40 Nên chọn cái nào trong tháng XNUMX? • Jill Jingle Non-endowed Fund (Khởi động ngày 1 tháng 2015 năm 1000) • Non Endowed “2016 Quà tặng Tổng quát” cho năm tài chính 17, tính đến thời điểm hiện tại trong FGIBDST và khớp trên MyReport FOROLDH (tháng 500 YTD), chạy cùng ngày • 25,000 quà tặng từ $ 120,000 đến XNUMX đô la, tổng cộng là XNUMX đô la Bạn có thể muốn thông tin gì khác? • Mẫu Thành Lập Quỹ cho biết quỹ có thể được sử dụng để làm gì? (bất cứ điều gì hữu ích cho bộ phận) • Ngân sách là gì? (FGIBDST cho biết ngân sách năm 2016 là $ 230,000. Ngân sách năm ngoái là 250,000 đô la) 41 Chọn cái nào vào tháng XNUMX? Tại sao? Quỹ tưởng niệm Jack Jingle được ưu đãi Quỹ Jill Jingle không được ưu đãi 42 Thông tin bổ sung? • Trang web của tổ chức tại https://www.unmfund.org/ • Tài liệu phát tài trợ cho LEARN Endowment của bạn có 9 phụ lục 43 Bạn nên biết ngay bây giờ • Sự khác biệt giữa quà tặng được ban tặng và không được ban tặng • Sự khác biệt giữa quà tặng và Hợp đồng hoặc Khoản tài trợ • Báo cáo của tôi đối với chạy để tìm Chỉ số chi tiêu được ưu đãi của bạn • MyReport nào để chạy để tìm Chỉ số chi tiêu không được ưu đãi của bạn • Báo cáo nền tảng: • Họ gửi gì • Tần suất họ gửi • Thông tin đó cung cấp 44 Câu hỏi của bạn là gì?

Giải thưởng phụ thông qua quy trình làm việc

Trình bày: Kate Charleston, Jason Galloway
Ngày: 09-09-2015

Bản trình bày - PDF

Hóa đơn phụ và Quy trình làm việc http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Tại sao…. QUY TẮC HƯỚNG DẪN ĐỒNG PHỤC 30 Ngày Trách nhiệm Giám sát Hạn chót http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Cách thức…. Quy trình làm việc Giao tiếp sẽ như thế nào? http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Approval Options The Department Administrator will be responsible for approving in Workflow The PI is responsible for approving the invoice http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Three options 1.Print Subaward invoice, PI manually signs 2.Electronic signature of the PI on the Subaward Invoice Approval Form 3.Attach Email approval from PI http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Adding documents to a PDF File xxxxx xxxxx 2 3 1 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg REMEMBER 30 Day Deadline Document Legitimate Delays Keep Authorization Documentation http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg C&G Accounting CIG Departmental Administrator Accounts Payable P.I. http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg How to setup a proxy to approve Subaward invoices http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Proxy 90-Day End Date Notice Grant Closeout/Extension Workflow Training http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Why…. • Tăng hiệu quả trong quá trình đóng cửa • Tuân thủ các Quy tắc Tài liệu Hướng dẫn Thống nhất • Tăng cường giao tiếp, theo dõi và trách nhiệm giải trình trong các giai đoạn khác nhau của quy trình http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1 .jpg Thông báo về ngày kết thúc trong 90 ngày • Quy trình làm việc chạy hàng đêm và kiểm tra các Khoản tiền sẽ kết thúc sau 90 ngày. • Email được gửi đến Giám đốc tài chính của Điều tra viên chính trên FTMFUND • Vị trí Quản trị viên Tài khoản 004 trên màn hình “Nhân sự” của FRAGRNT http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Tài trợ Đối chiếu Tài trợ Đối chiếu Yêu cầu Chứng nhận “Bằng cách ký vào báo cáo này, tôi xác nhận theo hiểu biết tốt nhất của mình và tin tưởng rằng báo cáo là đúng sự thật, đầy đủ và chính xác, và các khoản chi, giải ngân và nhận tiền mặt đều phục vụ cho các mục đích và mục tiêu đã đề ra trong các điều khoản và điều kiện của giải thưởng Liên bang. Tôi biết rằng bất kỳ thông tin sai lệch, hư cấu hoặc gian lận nào, hoặc bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, đều có thể khiến tôi bị phạt hình sự, dân sự hoặc hành chính vì gian lận, khai báo gian dối, tuyên bố sai sự thật hoặc các hình thức khác. (CHÚNG TA Mã đề 18, Mục 1001 và Tiêu đề 31, Mục 3729-3730 và 3801-3812). ” http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg FTMFUND -PI FRAGRNT –Acct Admin Quy trình công việc ban đầu e-mail tới AA (1) Email Quy trình công việc ban đầu tới PI (14) Gia hạn hoặc Đóng Quỹ đã được mở rộng trong Banner e-mail tới A / PI (12) E-mail đang chờ xử lý tới AA (13) Fund Extended e-mail tới AA / PI (11) E-mail tới FM (9) Tiện ích mở rộng không được chấp thuận. 4) Gia hạn hoặc Đóng e-mail Kết thúc quỹ tới AA (7) AA Quy trình làm việc cho Kết thúc AA Đóng ra Đóng e-mail cho AA / PI (1) Gia hạn Báo cáo Tiến độ với Yêu cầu Chuyển tiếp http: // hsc. un.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hscXNUMX.jpg • Là một phần của Báo cáo tài chính liên bang (FFR) trong phần Ghi chú, chúng tôi ghi nhận rằng yêu cầu chuyển tiếp sẽ được hoàn thành vào một ngày sau đó • Đó là của Bộ trách nhiệm hoàn thành yêu cầu chuyển tiếp.

Máy tính cá nhân

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 08-04-2015

Bản trình bày - PDF

Trình bày bởi: Kế toán không hạn chế HSC Laura Putz, Kiểm soát viên liên kết PCARDSPCARDS http://pcard.unm.edu/common/images/pcard-logo-new.jpg. Mua thẻ -Các khái niệm cơ bản. Nhật ký thẻ. Phân bổ thực tế. Ngoại lệ đặc biệt. Xem lại quy trình .Các vấn đề vi phạm. Quy trình làm việc CHỦ ĐỀ XEM XÉT CÁC CHIẾC TIÊU CHUẨN –– RỦI RO RỦI RO Điều tra phát hiện ra việc sử dụng sai quỹ của trường Đại học; cựu nhân viên bị bắt Đại học Vanderbilt năm 2012; số tiền là "đáng kể" Các trách nhiệm của nhân viên bao gồm việc khởi tạo và xử lý các giao dịch tài chính. Trường Đại học ngay lập tức tăng cường kiểm soát. Điều tra của Kiểm toán viên California • Một giám sát viên… đã chi thêm $ 5,000 mà không thể chứng minh rằng các khoản chi đó là dành cho mục đích của tiểu bang. • 23 nhân viên đã được trả quyền lợi đi lại $ 55,000 cho việc đi lại và các chi phí phát sinh gần nhà hoặc trụ sở chính của họ. • Calif. Viên chức đại học lãng phí 6,000 đô la cho chuyến du lịch không đúng cách; hội nghị ở Birmingham, khách sạn trong 3 ngày ở London. Anh ấy nói rằng anh ấy ở lại đó để có được giá vé máy bay tốt hơn về nhà. Lạm dụng quỹ Nhân viên nhà nước và chủ doanh nghiệp bị kết tội hối lộ. Một nhân viên nhận án tù 7 ngày, người còn lại nhận 3 năm quản chế. Chủ doanh nghiệp nhận 14 ngày tù. Kiểm soát lỏng lẻo đã góp phần vào các vụ trộm. Chương trình Thẻ mua hàng nhằm đơn giản hóa quy trình mua sắm và thanh toán, đồng thời giảm tổng chi phí mua lại. Ngoài ra, nó cung cấp cho người dùng sự linh hoạt hơn. .Hàng hóa, nguyên liệu, vật tư và thiết bị phi vốn lên đến $ 10,000 cho mỗi giao dịch. /5,000/make-slow-blog-faster.jpg http://cdn.moneycrashers.com/wp-content/uploads/2011/02/credit2012.jpg Năm 11 Kết quả PCARD STATISTICS Cơ sở Giao dịch Số lượng Giao dịch Cơ sở Chính 1 $ 14 Cơ sở Chi nhánh 105,771 45,724,175 Trung tâm Khoa học Sức khỏe 8,166 3,364,591 Tổng số tiền 62,131 USD 21,993,519 Kết quả sơ bộ năm tài chính 176,068 PCARD STATISTICS Giao dịch Cơ sở Số lượng Giao dịch Tổng phần trăm tăng $ Cơ sở chính 71,082,285 $ 15 103,247% Cơ sở chi nhánh 49,329,524 7.8 9,976% Số lượng mua hàng được kiểm soát bởi Trung tâm Khoa học sức khỏe 4,068,790 20.9 65,627% sự kết hợp của các kiểm soát bên ngoài và các Chính sách và Thủ tục nội bộ. Bộ xử lý thẻ của ngân hàng kiểm tra các tiêu chí sau cho mỗi giao dịch trước khi cho phép nhà cung cấp chấp nhận giao dịch. Trạng thái thẻ. Giới hạn đô la của giao dịch cá nhân. Giới hạn đô la hàng tháng. Số mã hàng hóa (MCC) không bị chặn. Giới hạn đô la hàng ngày. Giới hạn hàng ngày về số lượng giao dịch. Giới hạn hàng tháng về số lượng giao dịch TRÁCH NHIỆM KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRÁCH NHIỆM KIỂM SOÁT NỘI BỘ http: // splicketypubgroup.com/wp-content/uploads/2013/11/roadblock.jpg Chủ thẻ sẽ đối chiếu Nhật ký giao dịch, bảng sao kê ngân hàng và tài liệu hỗ trợ. Ví dụ về tài liệu hỗ trợ bao gồm phiếu bán hàng gốc, biên lai tính tiền, hóa đơn đã thanh toán, biểu mẫu đặt hàng và báo cáo nhận được cung cấp thông tin chi tiết đơn hàng, mô tả mặt hàng, số lượng và số tiền. Phiếu mua hàng / bản nháp bán hàng, bản fax, bản sao hoặc đơn đặt hàng trực tuyến không được hỗ trợ đầy đủ. .Mục đích kinh doanh hợp lệ là bắt buộc đối với mọi giao dịch và phải được nhập vào nhật ký NHẬT KÝ TÁI TẠO PCARD ĐĂNG NHẬP NHẬT KÝ PCARD ĐĂNG NHẬP NHẬT KÝ PCARD ĐĂNG NHẬP PCARD http://treetopsecret.com/wp-content/uploads/2014/03/ 178111159-who-what-when-where-why.jpg PCARD ĐĂNG NHẬP ĐĂNG NHẬP PCARD –– MỤC ĐÍCH HẠNH PHÚC CỦA BẠN. Thẻ có chỉ mục và tài khoản mặc định (ví dụ: 258000/3100). Tất cả các khoản phí sẽ được chuyển vào chỉ mục và tài khoản mặc định này trừ khi được phân bổ lại cho chỉ mục / tài khoản khác. Chỉ mục và tài khoản chính xác cho một khoản phí là chỉ mục / tài khoản được liệt kê trên nhật ký thẻ P cho khoản phí đó. Các khoản phí phải được phân bổ lại trong vòng 10 ngày kể từ ngày mua vào đúng chỉ mục / hoặc chúng sẽ tự động chuyển đến chỉ mục / tài khoản mặc định.Nếu việc phân bổ lại này không diễn ra kịp thời, điều tồi tệ sẽ xảy ra: .More work. Một liên danh phải được thực hiện phân bổ lại khoản phí từ chỉ mục / tài khoản mặc định thành chỉ mục / tài khoản chính xác. tuần) VISA truyền dữ liệu đến Bank of America (hàng ngày trong tuần làm việc) Dữ liệu của Bank of America tải vào Banner Finance (hàng ngày trong tuần làm việc) CÀI ĐẶT CÀI ĐẶT THẺ PCARD Chủ thẻ phân bổ lại từ mặc định thành mã chỉ mục / tài khoản thực tế trong FWAINVT (10 ngày để phân bổ lại) Đăng giao dịch trong Banner Finance để lập chỉ mục / mã tài khoản (đăng thường xuyên trong ngày làm việc) THE PCARD LOG THE PCARD LOG –– LÀM GÌ ĐỂ CÀI ĐẶT? CẦN LẠI GÌ? Ba hạng mục 1) Luôn được yêu cầu từ Văn phòng Kế toán cốt lõi và Bộ phận PCard NHU CẦU nguồn tài trợ (Chỉ số bị hạn chế hoặc Không bị hạn chế) 2) Yêu cầu từ các văn phòng Kế toán bị hạn chế và Bộ phận PCard (Chỉ số bị hạn chế) 3) Chỉ yêu cầu từ Bộ phận Pcard. NGOẠI LỆ ĐẶC BIỆT. . Tiền thưởng và giải thưởng. Quà tặng. Vật phẩm khuyến mại. Học phí, bao gồm Học phí UNM Yêu cầu đối với việc Tuân thủ chính sách và xác định xem có được phép hay không. 1 DANH MỤC 1 - ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ BẰNG KẾ TOÁN (CẢ HAI ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ BẰNG KẾ TOÁN (CẢ HAI CHỈ SỐ KHÔNG HẠN CHẾ VÀ HẠN CHẾ) CÁC CHỈ SỐ KHÔNG HẠN CHẾ VÀ HẠN CHẾ). Quảng cáo. hầu hết các hợp đồng hoặc trợ cấp đều không được phép mua một cách chung chung. CATEGORY 2 CATEGORY 2 --REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING .Agreements/Contracts .Catering Agreements/Contracts .Maintenance Contracts Required for Signature Authorization Compliance .Computers or Servers not purchased in LoboMart .Construction Projects, including mounted furniture or paid for office maintenance Required for Inventory/Property Accounting CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Copier/Fax/Printer/Scanner .Key Duplicating .Vehicle Repair .Software available for purchase through ITS and/or >$2,500 .Telephones/telecommunications Services.  Includes cell phones and cell phone service Policy/Services provided by UNM Departments CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Insurance –Policy compliance .Photos/Electronic Images to be published or reproduced -Legal considerations .3rdParty Checkout Vendors (PayPal, Google, etc.) -Internal Control .Payments to Foreign Entities –Tax reporting compliance .Services listed in the Prohibited Service List .Archeologist .Architects .Certified Public Accountants .Consultants .Contractors .Engineers .Land Surveyors .Landscape Architects .Lawyers .Legal .Management & Systems Consultants .Planners .Psychologist PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST .Medical Arts Practitioner .Researchers .Scientists .Service workers .Security Services .Teachers and other instructors .Telephone solicitors .Childcare Services .Computer consultants and programmers .Employment Services .Plumbing .Electrical repairs .Individuals or business providing typing, data entry or other clerical office duties PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST PROHIBITED SERVICES LIST REASONSPROHIBITED SERVICES LIST REASONS .IRS Compliance .1099 Reporting Complexities .Employee versus Independent Contractor .New Mexico Constitution .Legal representation of institution .NM State Audit Rule .Information Technology .HIPAA Compliance .FERPA Compliance .Services provided by UNM Departments .Routine or one time maintenance .Repairs .Technical Services .Printing .Photocopying .Duplication .Film Development APPROVED SERVICES LISTAPPROVED SERVICES LIST .Food .Promotional Items .Awards .Get approval before purchase .Improper or late reallocation DETAILS THAT TRIP YOU UPDETAILS THAT TRIP YOU UP http://www.attiglawfirm.com/wp-content/uploads/2014/05/stumble2.jpg FOOD .The department is responsible for following Policy UAP 4000-Allowable and Unallowable Expenditures .Generally, food only requires a Special Exception when purchased on a Restricted index, UNLESS .If a contract is involved, request a special exception from Pcard (http://pcard.unm.edu/) website if using an Unrestricted index .If a contract is involved, request a special exception from your Contracts and Grant office (http://pcard.unm.edu/) website if using a Restricted index .If alcohol is involved, request a special exception from Unrestricted Accounting ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONSADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONS PROMOTIONAL ITEMS .Information to provide for consideration .Item(s) being purchased .Give cost of each item .Quantity of each item .Intended recipients AWARDS .Must have an approved Award on file before requesting the Special Exception .This includes Staff and Student Awards ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL SPECIAL EXCEPTIONSEXCEPTIONS http://www.bondprinting.com/Assets/promotional-products.gif http://www.boats.com/boat-content/files/2013/12/signing-paperwork.jpg .Request approval BEFORE the purchase!! Tất cả các trường hợp ngoại lệ sau thực tế cần được giải thích. .Phân bổ phí cho các chỉ số không bị giới hạn từ các thẻ có chỉ số bị hạn chế mặc định KHÔNG ĐƯỢC PHÉP. Chỉ áp dụng cho số lượng chủ thẻ có hạn. Phân bổ thực tế các giao dịch mua Pcard kịp thời trong khoảng thời gian 10 ngày cho phép. . Hoặc sớm hơn – thay đổi ngày đăng để đẩy nhanh việc đăng lên Banner. Phân bổ các giao dịch của bạn vào đúng tài khoản chỉ mục được chỉ định trong yêu cầu. .Phần Kiểm soát Chất lượng và Đánh giá Tuân thủ. CÁC CÂU HỎI BỔ SUNG CỦA PCARD CẦN THÊM BỔ SUNG PCARD CÁC NGOẠI LỆ ĐẶC BIỆT ĐẶC BIỆT CỦA PCARD CÁC NGOẠI LỆ ĐẶC BIỆT ĐẶC BIỆT NGOẠI LỆ CỦA BỘ PHẬN PCARD. tháng: 1,100. Số lượng mỗi năm: 250. Nhân viên bộ phận thẻ: 14,000 FTE UNM PCARDHOLDER TÓM TẮT. Hoàn thành xuất sắc Nhật ký giao dịch, bao gồm các chữ ký cần thiết hỗ trợ mỗi giao dịch. Sự tồn tại và lưu giữ tài liệu hỗ trợ gốc. Đối chiếu Ngân hàng Thẻ mua Sao kê vào Nhật ký giao dịch và các biên lai hỗ trợ. Phân bổ phù hợp (chỉ mục / mã tài khoản). Mục đích kinh doanh và phê duyệt mua hàng. Thuế bán hàng không được đánh giá và thanh toán. Mua hàng phù hợp và nằm trong Chính sách của trường Đại học. Hoạt động không thường xuyên. Mua hàng gia tăng / chia nhỏ. Dịch vụ với các nhà cung cấp chưa được chấp thuận KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG A Rà soát việc tuân thủ ND KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ TUÂN THỦ. (Các) Hóa chất Nguy hiểm có được báo cáo cho Ban Quản lý Rủi ro và An toàn không? Biên lai:. Biên lai có bao gồm chi tiết mục hàng không? . Biên lai có phải là bản gốc không? (không phải fax / Bản sao / Biên lai đặt hàng trực tuyến). Có biên lai đính kèm nhưng mua hàng không ghi trên nhật ký? Các tranh chấp có được giải quyết kịp thời không? Các giao dịch Pcard có được phân bổ trong vòng 10 ngày không? . Các giao dịch mua Máy tính / Máy tính xách tay có được báo cáo với Kiểm soát khoảng không? . Có yêu cầu Ngoại lệ Đặc biệt khi được yêu cầu không? . Mua hàng du lịch có được thực hiện cho những cá nhân "không được phép" không? Các cá nhân quốc gia nước ngoài yêu cầu yêu cầu ngoại lệ. Không thể sử dụng PCard để thuê ô tô cho nhân viên không phải là nhân viên UNM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ TUÂN THỦ KIỂM SOÁT BẰNG CHỨNG VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ TUÂN THỦ Ba loại vi phạm: Cấp độ I – Lưu giữ hồ sơ người cải tiến Cấp độ II –Cung cấp / Cấm mua Cấp độ III –Cá nhân và / hoặc Hậu quả của việc Mua hàng Trái phép: Chủ thẻ có nhiều lần vi phạm có thể được yêu cầu đào tạo lại. Lịch sử không tuân thủ có thể dẫn đến việc các đặc quyền Thẻ bị chấm dứt. VI PHẠM PCARD VI PHẠM PTCARD http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. Phát hành Nhật ký giao dịch hoặc Nhật ký không được hoàn thành chính xác. Nhật ký giao dịch đã được gửi mà không có chữ ký phù hợp hoặc chữ ký không được ủy quyền. Tài liệu hỗ trợ là không được sắp xếp theo đúng thứ tự. Nhật ký giao dịch và bảng sao kê ngân hàng không có số dư. Phát hành "chuyển sang" Chỉ mục / Mã tài khoản trên Nhật ký giao dịch. Cố gắng phân bổ lại giao dịch thành Chỉ mục / mã tài khoản trái phép. Mua hóa chất nguy hiểm / vật liệu phóng xạ không được bộ phận này báo cáo cho Dịch vụ An toàn & Rủi ro MỨC ĐỘ NHIỄM TRÙNG CẤP ĐỘ I ––IMPROPER RECORD KEEPINGIMPROPER RECORDING http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. không cung cấp thông tin chi tiết đơn hàng bao gồm mô tả mặt hàng, số lượng và số tiền. tài liệu đã được thay đổi. Không nhận được tập tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày sao kê ngân hàng. Không cung cấp nguồn tài liệu hỗ trợ gốc (fax, bản sao hoặc biểu mẫu đặt hàng trực tuyến). Chủ thẻ đã rời khỏi bộ phận và Quản trị viên PCard không được thông báo đóng cửa Thẻ. Chủ thẻ đã không phản hồi các yêu cầu từ văn phòng PCard về thông tin nhà cung cấp. Nguồn cung cấp tài liệu hỗ trợ (phiếu đóng gói gốc, hóa đơn đã thanh toán hoặc biên lai đăng ký) CẤP I NHIỄM TRUYỀN CẤP I ––IMPROPER RECORD KEEPINGIMPROPER RECORDING GIỮ http : //images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. Thuế bán hàng đã được đánh giá và thanh toán và Chủ thẻ chưa yêu cầu tín dụng hoặc gửi khoản bồi hoàn cá nhân. Thẻ được sử dụng để thanh toán cho một dịch vụ không được phép. được thực hiện với số tiền hơn $ 10,000.00 mà không có sự cho phép trước của Mua hàng. Có vẻ như một cá nhân không phải là Chủ thẻ đã sử dụng Thẻ. Có vẻ như t mũ đã có một giao dịch mua tăng dần / chia nhỏ. Có vẻ như đã mua một mặt hàng bị cấm. Vé máy bay được mua cho khách du lịch trái phép CẤP II HẤP THỤ CẤP II TRUYỀN THÔNG CẤP ĐỘ II ––INCREMENTAL / CẤM / CẤM http://images.sodahead.com/ polls / 002126153 / 462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. Có vẻ như là một giao dịch mua cá nhân được thực hiện Có vẻ như là mua hàng trái phép được thực hiện Đối với các vi phạm trên:. Cần có văn bản giải trình từ Trưởng khoa, Giám đốc hoặc Chủ tịch Bộ môn bao gồm tuyên bố kỷ luật hành động. . Hủy bỏ PCard ngay lập tức và hoàn trả cá nhân ngay lập tức. Hành động kỷ luật có thể xảy ra cho đến và bao gồm cả việc chấm dứt việc làm. HẠNH PHÚC CẤP III HẤP THỤ CẤP III –– CÁ NHÂN VÀ / HOẶC CÁ NHÂN VÀ / HOẶC MUA HÀNG KHÔNG ĐƯỢC HỢP LỆNH 002126153 Không phù hợp Mục đích kinh doanh 462739198 1 Biên nhận Chi tiết 2014 2015 Nhật ký không được nộp đúng hạn 1,232 410 Thiếu yêu cầu ngoại lệ 1,207 336 Biên nhận Phát hành 821 411 Thẻ tài sản / Hàng tồn kho 796 345 THỐNG KÊ HẤP THU Thuế bán hàng 733 359 Hợp đồng bị thiếu / chưa được xem xét 643 197 Mua hàng cá nhân / Có thể có gian lận 391 120 Thiếu chữ ký 5 2014 Du lịch 2015 134 Nhật ký không được cân bằng 89 273 THỐNG KÊ HẤP THU .80 mục quy trình công việc tạo ra d –Tháng 173 năm 66. 37 đã hoàn thành (2%) .39 đang chờ xử lý (44%) .106 mục quy trình công việc được tạo –Tháng 35, 20 .6 đã hoàn thành (5%) .300,000 đang chờ xử lý (4,416%) GIAO DỊCH PCARD TRAVEL GIAO DỊCH PCARD TRAVEL GIAO DỊCH VÀ WORKFLOWAND WORKFLOW PCARD GIAO DỊCH TRAVEL VÀ GIAO DỊCH WORKFLOWPCARD TRAVEL VÀ GIAO DỊCH WORKFLOW PCARD TRAVEL VÀ GIAO DỊCH WORKFLOWPCARD TRAVEL VÀ WORKFLOW. Khi một DPI đã được tạo và “S Doc” được kết hợp, mục Quy trình công việc Pcard sẽ biến mất. .Bạn không phải làm bất cứ điều gì! Quy trình làm việc sẽ biến mất theo quy trình tự động ngay cả khi bạn không chọn Tùy chọn I. .Option I được sử dụng khi bạn chưa xử lý DPI cho chuyến đi mà nó thuộc về. DPI phải được tạo trong vòng 7 ngày. Mục quy trình công việc phải được liên kết đúng cách (được chọn từ menu thả xuống) với TÙY CHỌN SỬ DỤNG DPI LỰA CHỌN NGAY LỰA CHỌN I. Nếu Lựa chọn I được chọn và bất kỳ trường hợp nào sau đây xảy ra, quy trình làm việc sẽ quay trở lại với bạn nhiều lần, giống như câu tục ngữ Bad Penny! . LỰA CHỌN I ––THE BAD PENNYTHE BAD PENNY uk penny. Tùy chọn II được sử dụng khi một DPEZ / DPI đã được xử lý cho chuyến đi có Tài liệu S trong quy trình làm việc. .Thêm Tài liệu S vào DPI này bằng cách làm theo hướng dẫn của Tùy chọn II. .Bộ phận phải xác định tài liệu DZ nơi giao dịch đáng lẽ phải được báo cáo. .HSC phải xem xét giao dịch PCard ban đầu và DZ được chỉ định để xác nhận các mục liên quan. Hệ thống “chèn” các bản ghi trong Bản ghi Biểu ngữ DZ. SỬ DỤNG TÙY CHỌN IIUSE TÙY CHỌN II Và sau Tùy chọn II được sử dụng để xóa quy trình công việc: KHI S DOC ĐƯỢC THÊM NHƯ “TRƯỚC KHI S DOC ĐƯỢC THÊM NHƯ“ TRƯỚC - Đà TRẢ NGƯỜI KHÁC ”Đà TRẢ NGƯỜI KHÁC” Việc thêm tài liệu Travel S làm “Khoản khác được trả trước” sẽ gây ra Dòng công việc sẽ được tạo Tài liệu sẽ xuất hiện hai lần trên DPI khi bạn chọn Tùy chọn II để xóa quy trình làm việc Sử dụng tùy chọn II để xóa giao dịch và tham chiếu DPI gốc. Không tạo DPEZ XNUMX Đô la. .Không thể sử dụng cho bất kỳ chuyến du lịch nào của nhân viên –Phải sử dụng Zero $ DPEZ. –Chỉ xác định / chỉ định. Chỉ khi không được hoàn trả. Phải đính kèm tài liệu bắt buộc: bản sao biên lai gốc và các tài liệu khác như lịch phỏng vấn, tờ rơi bài giảng, v.v. LỰA CHỌN V: YÊU CẦU LỰA CHỌN V: YÊU CẦU. Trang web của bộ phận thẻ: http://pcard.unm.edu/ .Key Department Liên hệ. Chính sách và Thủ tục của PCard. Liên kết Tài liệu Đào tạo Thẻ. Và nhiều, nhiều hơn nữa !!

Giải thích Thông tư Hướng dẫn Thống nhất

Trình bày: Jason Galloway
Ngày: 05-12-2015

Bản trình bày - PDF

Hướng dẫn thống nhất – Điều này ảnh hưởng đến Trợ cấp của tôi như thế nào? Jason Galloway, Kiểm soát viên Hợp đồng HSC và Kế toán khoản tài trợ https://contemplativemammoth.files.wordpress.com/2013/02/phd050611s.gif Hướng dẫn mới • Thay thế Thông tưOMB:. A-21, Nguyên tắc xác định chi phí áp dụng cho các khoản tài trợ, hợp đồng và các thỏa thuận khác với các tổ chức giáo dục. A-110 Yêu cầu hành chính thống nhất đối với các khoản tài trợ và thỏa thuận với các tổ chức giáo dục đại học, bệnh viện và các tổ chức phi lợi nhuận khác. A-133 Kiểm toán các Tiểu bang, Chính quyền Địa phương và Tổ chức Phi lợi nhuận • 2 CFR 200, Các Yêu cầu Quản lý Thống nhất, Nguyên tắc Chi phí và Các Yêu cầu Kiểm toán cho Giải thưởng Liên bang • Có hiệu lực vào ngày 26 tháng 2014 năm XNUMX Tại sao Hướng dẫn Thống nhất? • Mục tiêu và Mục tiêu • Cải cách và hợp lý hóa hướng dẫn cho tất cả các Giải thưởng Liên bang • Để giảm bớt gánh nặng hành chính • Tăng cường giám sát • Giảm gian lận, lãng phí và lạm dụng • Loại bỏ hướng dẫn trùng lặp và mâu thuẫn • Cung cấp việc xử lý chi phí một cách nhất quán và minh bạch. • Bộ luật điện tử về quy định liên bang • Bộ luật quy định liên bang –Tiêu đề 2, Phụ đề A, Chương II, Phần 200 • Thay thế và sắp xếp hợp lý các yêu cầu từ tám thông tư tài trợ khác nhau thành một bộ quy định • Được tạo thành từ sáu phần phụ A đến F eCFR -Code của Hướng dẫn Thống nhất Quy định Liên bang • Được tạo thành từ sáu phần con:. Phần con A –Từ viết tắt và Định nghĩa. Phần phụ B – Điều khoản chung. Phần phụ C – Yêu cầu về Giải thưởng trước Liên bang và Nội dung của Giải thưởng Liên bang. Phần phụ D –Post Yêu cầu về Giải thưởng Liên bang. Phần phụ E –Các Nguyên tắc Chi phí. Phần phụ F –Yêu cầu kiểm tra A-21 vs. 2 CFR 200 –Tôi phải làm theo phương thức nào? • Các phần thưởng và phần bổ sung mới sẽ được sử dụng theo hướng dẫn mới ngay bây giờ • Xem lại các điều khoản và điều kiện giải thưởng của bạn! (HHS). Nếu giải thưởng của bạn được ghi ngày sau ngày 26 tháng 2014 năm XNUMX thì rất có thể giải thưởng sẽ theo hướng dẫn mới. Quy định cũ = 45 CFR Phần 74 hoặc Phần 92. Các quy định mới = 45 CFR Phần 75 Thay đổi về Hướng dẫn Thống nhất • Định nghĩa • “Nên” so với “Phải” • Phải = BẮT BUỘC • Nên = Các phương pháp hay nhất hoặc cách tiếp cận được khuyến nghị Giám sát dưới cấp-§200.331 • Phần này cung cấp các thủ tục giám sát chi tiết như xem xét tài chính và chương trình báo cáo, thực hiện các đánh giá tại chỗ và thu hút đánh giá viên bên ngoài thực hiện các thủ tục đã thỏa thuận để giám sát Người dưới quyền. • Đánh giá Rủi ro và lập hồ sơ về bên dưới • Xem xét các báo cáo tài chính và chương trình theo yêu cầu của UNM. PI có trách nhiệm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu theo chương trình trước khi phê duyệt hóa đơn. • Phải thực hiện thanh toán theo hóa đơn sau 30 ngày. Tôi có thể tính phí đó vào Grant của mình không? Trả lời: Tùy !! Thông tư OMB A-21 & 2 CFR 200 Phần phụ E – Nguyên tắc chi phí • Xác định tiêu chí tính phí • Xác định chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp • Thảo luận về các khoản mục chi phí đã chọn • Xác định tỷ lệ chi phí gián tiếp BAN TIÊU CHUẨN KẾ TOÁN CHI PHÍ (CASB) • 501 Tính nhất quán trong báo cáo chi phí • 502 Tính nhất quán trong phân bổ chi phí • 505 Tính toán chi phí không được phép • 506 Tính nhất quán trong kỳ kế toán chi phí A-21 Phụ lục A & 2 CFR 200.419 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tính chi phí hoặc “Các quy tắc vàng” • Phải hợp lý • Người thận trọng kiểm tra – một người hợp lý sẽ làm gì trong một tình huống tương tự? • Cần thiết cho dự án • Tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành • Tuân thủ các điều khoản và điều kiện của nhà tài trợ và giải thưởng • Phù hợp với các chính sách và thông lệ được áp dụng thống nhất cho các quỹ của Liên bang và Đại học • A-21 C.3 & 2 CFR 200.403, 200.404 Báo Kiểm tra • “Khi xem xét bất kỳ hành động kinh doanh nào, một nhân viên nên tự hỏi liệu anh ta có sẵn sàng xem nó ngay lập tức được một phóng viên thông tin và phê bình mô tả trên trang nhất của tờ báo địa phương của anh ta hay không, để vợ / chồng, con cái và bạn bè của anh ta đọc. ” -Anh E. Các yếu tố Buffett ảnh hưởng đến việc tính chi phí • Phải được cho phép • Chi phí phải tuân theo bất kỳ giới hạn hoặc loại trừ nào được quy định trong các nguyên tắc chi phí hoặc trong thỏa thuận được tài trợ về các loại hoặc số lượng chi phí. Xem A-21 C.2 (d) & 2 CFR 200.403 • Điều khoản và điều kiện của giải thưởng • Quy định chung cho các hạng mục chi phí đã chọn -A-21 Sec. J.1 –J.54 & 2 CFR 200.420 –200.475 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tính chi phí • Phải phân bổ được Hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan có thể tính phí hoặc chuyển nhượng phù hợp với lợi ích tương đối nhận được hoặc mối quan hệ công bằng khác. Chi phí phát sinh chỉ để thúc đẩy công việc, hoặc. Lợi ích chi phí cả thỏa thuận được tài trợ và công việc khác theo tỷ lệ có thể được ước tính bằng các phương pháp hợp lý, hoặc. Chi phí là cần thiết cho hoạt động chung của tổ chức & được coi là có thể chuyển nhượng một phần cho các dự án được tài trợ, và. Không chuyển chi phí từ quỹ này sang quỹ khác để bù đắp chi phí vượt quá, tránh các hạn chế về thỏa thuận hoặc vì lý do thuận tiện • A-21 C.4 & 2 CFR 200.405 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tính chi phí • Phải được xử lý một cách nhất quán - Nhất quán trong việc đề xuất, tính phí và báo cáo chi phí -Có tính liên tục trong các trường hợp tương tự như chi phí trực tiếp hoặc chi phí gián tiếp • A-21 C.2 (c), D.1, Phụ lục A & 2 CFR 200.403, 200.412, 200.413 (a) Đối xử nhất quán • §200.403 (d) nêu rõ: "Một chi phí có thể không được gán cho giải thưởng Liên bang như một chi phí trực tiếp nếu bất kỳ chi phí nào khác phát sinh cho cùng mục đích trong những trường hợp tương tự đã được phân bổ cho giải thưởng Liên bang như một chi phí gián tiếp." Chia sẻ Chi phí • §200.403 (f) nêu rõ: “Không được tính vào chi phí hoặc được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu chia sẻ chi phí hoặc phù hợp với bất kỳ chương trình do liên bang tài trợ nào khác trong giai đoạn hiện tại hoặc giai đoạn trước. Xem thêm §200.306 Chia sẻ chi phí hoặc đối sánh đoạn (b). " “Được phép” nghĩa là gì ?? • “Thực tế là một khoản chi phí được yêu cầu trong ngân sách được trao, theo yêu cầu, không đảm bảo xác định khả năng cho phép. Tổ chức có trách nhiệm trình bày các chi phí một cách nhất quán và không được bao gồm các chi phí liên quan đến tỷ lệ F&A của họ dưới dạng chi phí trực tiếp. ” Tuyên bố về Chính sách Tài trợ của -NIH Khoản này có thể được tính vào Khoản tài trợ không? • Nếu một chi phí không thể đáp ứng các tiêu chí về tính hợp lý, khả năng cho phép, khả năng phân bổ và tính nhất quán thì không được phép. • Hãy nhớ rằng, nếu nó không được phép đối với quỹ được tài trợ, thì nó không được phép đối với tài khoản chia sẻ chi phí. Định nghĩa chi phí trực tiếp 2 CFR 200.413 • Chi phí trực tiếp là những chi phí có thể được xác định cụ thể với một mục tiêu chi phí cuối cùng cụ thể, chẳng hạn như giải thưởng của Liên bang hoặc hoạt động được tài trợ nội bộ hoặc bên ngoài khác, hoặc có thể được chỉ định trực tiếp cho các hoạt động đó một cách tương đối dễ dàng với một mức độ chính xác cao. Các chi phí phát sinh cho cùng một mục đích trong các trường hợp tương tự phải được coi là chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp (F&A) một cách nhất quán. Xem thêm §200.405 Chi phí có thể phân bổ. Ví dụ về Chi phí Trực tiếp • Lương của các nhà nghiên cứu / giám đốc dự án. (bao gồm cả chi phí phúc lợi) • Vật tư phòng thí nghiệm / dự án • Du lịch • Kỹ thuật viên • Nhà ở / chăm sóc động vật Hoàn cảnh đặc biệt-Cũ • Tích lũy, phân tích, nhập dữ liệu rộng rãi • Số lượng lớn các chuyến du lịch / sắp xếp cuộc họp • Các chương trình lớn, phức tạp • Các dự án thực địa xa không thể tiếp cận các dịch vụ thông thường của bộ phận • Các dự án lớn, ví dụ: Trung tâm nghiên cứu lâm sàng tổng quát, tài trợ trung tâm, tài trợ dự án chương trình ... • Trợ cấp đào tạo • Các dự án được tài trợ không được hỗ trợ, toàn bộ hoặc một phần, bởi quỹ liên bang Hoàn cảnh đặc biệt-Mới Nếu có trường hợp đặc biệt, chi phí F&A có thể được ngân sách làm chi phí trực tiếp với điều kiện chi phí đó là:. Được phép. Được xác định cụ thể với một dự án được đề xuất và sẽ thúc đẩy công việc được đề xuất. Chi phí có thể được quy cho dự án được đề xuất một cách tương đối dễ dàng và mức độ chính xác cao Lưu ý Đặc biệt về Hỗ trợ Thư ký • A-21, Phụ lục C. Ví dụ về "các dự án lớn" trong đó lương quản trị viên hoặc nhân viên văn thư tính phí trực tiếp có thể phù hợp. • 2 CFR 200.413. Nhân viên thường được coi là chi phí gián tiếp (F&A). Tính phí trực tiếp có thể phù hợp nếu: (1) Tính toàn diện với dự án; (2) Được xác định cụ thể với dự án; và (3) Được bao gồm rõ ràng trong ngân sách hoặc với sự chấp thuận trước bằng văn bản của cơ quan Lưu ý Đặc biệt Về Thiết bị Máy tính • 2 CFR 200.453 (c). Vật liệu và nguồn cung cấp được sử dụng để thực hiện giải thưởng Liên bang có thể được tính là chi phí trực tiếp. Trong trường hợp cụ thể của các thiết bị máy tính, được phép tính phí dưới dạng chi phí trực tiếp đối với các thiết bị thiết yếu và có thể phân bổ, nhưng không chỉ dành riêng cho hiệu suất của giải thưởng Liên bang. Tài liệu! Tài liệu! Tài liệu! Tài liệu! Tại sao cần phải có tài liệu? • Kiểm toán viên sẽ mong đợi tài liệu về tất cả các giao dịch. Đặc biệt là những dự án được coi là "đặc biệt" hoặc cho các dự án lớn. • Biên lai với đầy đủ chi tiết để hỗ trợ phí • Văn bản giải thích về cách chi phí đã mang lại lợi ích cho (các) dự án • Nếu bạn rời khỏi trường đại học hoặc khoa, liệu có đủ chi tiết để tài liệu có thể tự giải thích không? Bạn đi đâu để tìm câu trả lời? • 2 CFR 200 Phần phụ E của Hướng dẫn thống nhất • Thông tư A-21 của OMB • Quy tắc / Nguyên tắc của cơ quan • Hướng dẫn cụ thể của chương trình • Tài liệu giải thưởng • Điều kiện đặc biệt • Chính sách thể chế • Tham khảo ý kiến ​​của Bộ phận giám sát tài chính và Kế toán C&G Gợi ý hữu ích –Xem Kế toán chuẩn của trường đại học Hướng dẫn sử dụng tài nguyên (SARM) http://sarm.unm.edu/ Bạn quyết định được phép hoặc không được phép… http://memecrunch.com/meme/KFPS/not-sure-if-cost-unallowable/image.jpg Nghiên cứu điển hình 1 • PI của bạn có khoản trợ cấp U-54 yêu cầu hỗ trợ rất nhiều trong việc sắp xếp việc đi lại cho các trưởng dự án từ một số trường đại học và các dự án nghiên cứu nội bộ để tham dự các cuộc họp tiến độ nửa năm một lần. PI cũng đang điều phối việc chuẩn bị và đệ trình một số ấn phẩm và lập kế hoạch cho bốn cuộc hội thảo riêng biệt liên quan đến khoản tài trợ. Bạn có nghĩ rằng anh ta có thể tính phí cho các dịch vụ hành chính / văn thư trong khoản trợ cấp không? Nghiên cứu điển hình 2 • Một PI đã mời người đồng điều tra về Grant của anh ta, (một chuyên gia trong lĩnh vực bạn đang làm việc và đến từ một trường đại học khác), nói chuyện với nhân viên / giảng viên trường đại học của bạn về khám phá độc đáo mà họ đã thực hiện. dự án của họ. Sau buổi hội thảo, PI và một số giảng viên khác ăn tối với diễn giả tại một nhà hàng địa phương trước khi họ đáp chuyến bay về nước. Khoản chi phí phát sinh có thể được tính vào Khoản nào, nếu có? CÁC PHƯƠNG PHÁP KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN • Mua các mặt hàng để làm cạn kiệt số dư không được liên kết. • Phí luân chuyển giữa các dự án. • Chỉ định các khoản phí trên cơ sở số dư còn lại để giải quyết các vấn đề tài trợ sẵn có hoặc để tránh mất số dư chuyển tiếp. CÁC PHƯƠNG PHÁP KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN • Chỉ định các khoản phí cho phần thưởng trước khi phát sinh chi phí. • Chỉ tính một khoản chi phí vào một giải thưởng duy nhất khi khoản chi đó rõ ràng đã hỗ trợ các hoạt động khác. • Áp dụng "thuế" đơn vị cho các dự án để phân bổ chi phí hành chính và văn thư. • Chuyển khoản thấu chi từ dự án được tài trợ này sang dự án được tài trợ khác mà không có sự chấp thuận rõ ràng của nhà tài trợ. Đạo luật tuyên bố sai • Theo Hoa Kỳ Đạo luật Khiếu nại Sai, những người làm việc với quỹ liên bang bị cấm “cố ý trình bày hoặc cố tình trình bày cho một viên chức hoặc nhân viên của Hoa Kỳ Chính phủ hoặc thành viên của Lực lượng vũ trang Hoa Kỳ yêu cầu thanh toán hoặc phê duyệt sai hoặc gian lận. ” (VII.J.) Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì? https://s3-us-west-1.amazonaws.com/ov-file-archive/piece/94/4/728894.0.vetjailfee1.jpg Non-Compliance can lead to: • Disallowed Costs • Reduction in Funding • Award Termination • Additional Compliance Requirements/Oversight • Sanctions • Suspension • Debarment • Criminal Penalties Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: References • 2 CFR 200 Subpart E . www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-12-26/pdf/2013-30465.pdf • Thông tư A-21 của OMB. www.whitehouse.gov/omb/circulars_a021_2004 • Đạo luật Khiếu nại Sai. www.justice.gov/civil/docs_forms/C-FRAUDS_FCA_Primer.pdf • Tạp chí New York Times – Ngày 22 tháng 2006 năm XNUMX -An Unwelcome Discovery • Tóm tắt về Kiểm toán, Dàn xếp & Điều tra của Trường Đại học Liên quan đến Các Chương trình Liên bang. www.costaccounting.org/audits • Các kết quả kiểm toán đã xuất bản Báo cáo Bên ngoài NSF. www.nsf.gov/oig/auditpubs.jsp#external • Văn phòng Dịch vụ Kiểm toán NIH. oig.hhs.gov/reports-and-publications/oas/nih.asp • Cuộc họp thường niên lần thứ 16 của NCURA dành cho FRA. Tôi có thể tính phí mặt hàng này cho một khoản tài trợ không? –Glenda A. Câu hỏi về Bullock?

DPIs - Quan điểm của người đánh giá

Trình bày: John Brandt
Ngày: 03-03-2015

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - Word

DPI - Quan điểm của Người đánh giá Mục đích của TÌM HIỂU này là giảm thời gian xử lý DPI  Nó được thiết kế để giúp bạn giảm thời gian nhận DPI của mình nhanh hơn bằng cách:  xác định các lỗi xử lý DPI phổ biến  xác định các tài nguyên hữu ích  Cung cấp mẹo và đề xuất  LEARN này không được thiết kế để dạy bạn cơ chế tạo DPI. Tất cả các hóa đơn dẫn đến số tiền được thanh toán đều có số DPI bắt đầu bằng “I”  DPEZ - Biểu mẫu “EZ” của Thanh toán Trực tiếp được tạo trong FZADPEZ. Mỗi DPEZ được tạo sẽ có một số DZ. DPEZ dẫn đến việc hoàn trả sẽ có cả số “DZ” và số “I” Văn phòng Kế toán Trung tâm đã nhận được DPI chưa? Sử dụng Cơ sở Dữ liệu Tìm kiếm Tài liệu  Có thể truy cập từ trang web Kế toán không hạn chế của Cơ sở chính [http://ua.unm.edu/]  Có thể truy cập từ trang web Kế toán không hạn chế HSC [https://login.unm.edu/cas/login?service= http://galog.unm.edu/] Điều này cho phép bạn xem liệu DPI của bạn đã được nhận và phê duyệt hay chưa, hoặc nếu có vấn đề được liệt kê cần được giải quyết Cơ sở Dữ liệu Tìm kiếm Tài liệu - Tìm nó trên trang web Main Campus Tìm kiếm Tài liệu Cơ sở dữ liệu - Tìm nó trên trang web không hạn chế HSC  Cơ sở dữ liệu tìm kiếm tài liệu - Cách sử dụng nó  Cơ sở dữ liệu tìm kiếm tài liệu - Cách sử dụng nó  Cơ sở dữ liệu tìm kiếm tài liệu - Cách sử dụng nó Theo dõi vị trí của DPI của bạn: Nếu tìm kiếm cơ sở dữ liệu hiển thị không có kết quả tìm kiếm, khi đó:  Văn phòng chính chưa nhận được DPI  Sử dụng biểu mẫu FOIAPPH (lịch sử tài liệu) để xem liệu DPI có bị từ chối hay không  Sử dụng biểu mẫu FOAAINP để xem hàng đợi hoặc hàng đợi nào vẫn cần phê duyệt; có lẽ Người phê duyệt biểu ngữ của Bộ có DPI / dự phòng  Kiểm tra với người phê duyệt Bộ của bạn, người ký DPI để xem liệu người đó có còn DPI / dự phòng HSC UA Xem xét và phê duyệt: Quy trình Phê duyệt Bức tranh Lớn - Người đánh giá tìm kiếm gì:  “ Eyeball the DPI ”để biết tính chính xác - Loại người nhận thanh toán - Hình thức thanh toán / Hoàn trả - Mã tài khoản - Ngày trở lại du lịch hoặc ngày nhận hàng - Mức công tác phí và số bữa ăn - Tính theo số dặm - Chữ ký phù hợp - Chứng từ gốc khớp với các chi phí đã liệt kê khác như Nhà trọ hoặc xe đưa đón / quy trình phê duyệt taxi - Người đánh giá tìm kiếm gì: DPI có phải chịu thuế theo hướng dẫn của Kế hoạch chịu trách nhiệm IRS của UNM không?  60 ngày được tính:  ngày mà DPI nhận được tại văn phòng chính  ngày trở lại để đi du lịch  ngày nhận hàng hóa hoặc loại khác - Phải được chấp thuận hoặc vẫn phải chịu thuế sau 60 ngày - DPI phải chịu thuế nếu vẫn còn trong hàng đợi của Sở sau 60 ngày Đề nghị xem lại hướng dẫn Kế hoạch chịu trách nhiệm tại http://ua.unm.edu/accountable-plan-requirements.html Quy trình Phê duyệt - Những gì Người đánh giá tìm kiếm:  Loại Người nhận thanh toán - Bất cứ khi nào lựa chọn là “Cá nhân nước ngoài hoặc Công ty nước ngoài, Sở KHĐT trước tiên phải đi đến Bộ phận Thuế - Gọi cho Bộ phận Thuế để được tư vấn nếu cần  Hầu hết Người được Thanh toán là: - Nhân viên UNM - Cá nhân Hoa Kỳ hoặc Quy trình Phê duyệt Công ty Hoa Kỳ - Những gì Người đánh giá tìm kiếm:  Loại Thanh toán / Hoàn trả - Chọn loại chính xác - Hầu hết các bộ phận chỉ sử dụng a một vài loại:  Đăng ký hội nghị  Phí, lệ phí  Hàng hóa  Chi phí di chuyển  Phí người tham gia  Đi lại Đề xuất xem xét Các loại thanh toán được phép trên DPEZ tại http://ua.unm.edu/dpez%20payment%20types.html Phê duyệt l Quy trình - Những gì Người đánh giá tìm kiếm:  Mã tài khoản phù hợp - Đây là tài khoản chi phí - KHÔNG sử dụng tài khoản doanh thu  Cho phép một số tính linh hoạt ở đây  Phải sử dụng một số mã tài khoản phù hợp với yêu cầu của IRS hoặc Tiểu bang, yêu cầu theo dõi hoặc báo cáo - Bán tại. - Máy tính thuộc sở hữu của UNM phải chuyển đến 3189 và Chi phí di chuyển phải chuyển đến 38L0 Đề nghị đọc Mã tài khoản đã xem lại TÌM HIỂU tại http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml Quy trình phê duyệt - Người đánh giá tìm kiếm gì:  Công tác phí tỷ lệ và bữa ăn - Xác minh tỷ lệ công tác phí là chính xác - Hawaii / Alaska / thành phố ở nước ngoài là tỷ lệ Bữa ăn địa phương cộng với tỷ lệ Sự cố tại địa phương - Xác minh số bữa ăn phù hợp với hành trình của hãng hàng không và các bữa ăn do hội nghị thanh toán đã bị trừ đi hoặc bất kỳ bữa ăn kinh doanh được phép nào được trừ vào Quy trình phê duyệt - Những gì Người đánh giá tìm kiếm:  Chữ ký phù hợp - Nếu chọn Loại Thanh toán / Hoàn trả chính xác, các dòng chữ ký chính xác sẽ được in trên DPI - Có từng dòng chữ ký trước khi chuyển tiếp Quy trình Phê duyệt - Người Đánh giá tìm kiếm những gì:  Chứng từ gốc - Bắt buộc - Nếu không có sẵn, hãy bao gồm trách nhiệm bộ phận chấp nhận bản ghi nhớ đối với bất kỳ khoản thanh toán trùng lặp nào; Bản ghi nhớ phải có chữ ký của người nhận thanh toán & Trưởng bộ phận  Biên lai của nhà hàng phải bao gồm chi tiết & danh sách những người tham dự - Nếu không có, cần có bản ghi nhớ nêu rõ không mua rượu  Yêu cầu bằng chứng thanh toán của người nhận thanh toán - Số dư bằng đồng đô la, thanh toán bằng thẻ tín dụng Nguyên nhân gây ra thời gian xử lý để tăng DPI sau khi Core Office đã nhận được DPI?  Các DPI bị từ chối vì một mục phải được thay đổi và DPI được gửi lại.  Yêu cầu thông tin bổ sung cần thiết để xác minh và phê duyệt DPI  Điều này tăng thêm thời gian để người nhận thanh toán được thanh toán - thời gian để lấy thông tin, thời gian để Core Office xem xét, v.v. Khoảng 1 trong 8 DPI nhận được tại Văn phòng chính của HSC có một số vấn đề cần được giải quyết trước khi DPI có thể được phê duyệt DPI du lịch  Bao gồm 27% DPI không hạn chế HSC bị từ chối  Sử dụng Danh sách kiểm tra du lịch  Nhận công tác phí chính xác  Giải thích bất kỳ Các mục hoặc trường hợp bất thường trong mục Mục đích Kinh doanh hoặc Thông tin bổ sung  Bao gồm tài liệu quảng cáo hoặc chương trình làm việc  Bao gồm hành trình của hãng hàng không  Bao gồm biên lai gốc & tất cả các khoản trả trước Tất cả những điều trên là cần thiết của Người đánh giá chính của Office để xác minh DPI có thể thanh toán DPI không bao giờ nhận về mặt vật lý  Có phải lý do lớn nhất tiếp theo khiến DPI không hạn chế HSC bị từ chối  Chiếm 21%, hay 1/5 DPI bị từ chối vì chúng tôi chưa bao giờ nhận được; sử dụng tìm kiếm cơ sở dữ liệu DPI và FOAAINP  Các DPI nằm trong hàng đợi phê duyệt của chúng tôi, nhưng chưa bao giờ nhận được thực tế và bị từ chối sau 10 ngày làm việc; điều này giúp cảnh báo cho bạn biết rằng chúng tôi chưa bao giờ nhận được DPI và đồng hồ Kế hoạch chịu trách nhiệm IRS 60 ngày đang tích tắc  Kiểm tra Biểu mẫu biểu ngữ GUAMESG cho thông báo Chúng tôi khuyên các bộ phận xem xét các phương thức kinh doanh của họ để giúp giảm vấn đề này Các lý do khác khiến DPI bị từ chối  Mã tài khoản sai đã được dùng; 11% hoặc 1 trong 10 DPIs  Nhận được bản sao lưu không đủ  Không đủ thời gian phản hồi để yêu cầu  Không đủ mục đích kinh doanh  Lỗi toán học hoặc ngày tháng  Sử dụng sai biểu mẫu hoặc loại người nhận thanh toán  Không cho phép thuế bán hàng  Chống lại chính sách hoặc hướng dẫn của UNM Tất cả những lý do này có thể đã ngăn chặn và giảm thời gian nhận DPI được trả tiền Xử lý Không phù hợp Đặc biệt  DPI này, cho một cá nhân hoặc công ty, phải được giữ séc để nhận.  Nếu Xử lý Đặc biệt là để “gửi tài liệu bằng séc”, thì một bản sao của tài liệu cần phải được gửi kèm với DPI Xử lý Đặc biệt Không khớp  DPI này, cho một nhân viên, cho biết nó sẽ được gửi trực tiếp.  Nó cũng nói với “tài liệu qua thư có séc”  Điều này không chính xác.

Thay đổi quy trình & quy trình công việc của Pcard

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 09-16-2014

Bản trình bày - PDF

  PcardWorkflow & thay đổi quy trình Laura Putz, Kiểm soát viên HSC ngày 16 & 17 tháng 2014 năm 14 PCardWorkflow -Topics • Thống kê • Lý thuyết quy trình công việc • Quy trình quy trình làm việc & xóa các hạng mục hiệu quả • Phần mới để hỗ trợ hiệu quả Thống kê Tổng số giao dịch PCard –FY140,000 14+ Travel PCardTransactions –FY17,000 14+ Quy trình làm việc Các giao dịch đã được xóa –FY7,900 14+ Quy trình làm việc năm 2,100 Đang chờ xử lý 13+ FY1,100 Quy trình công việc Đang chờ xử lý 13+ Mục quy trình trước năm 800 Đang chờ xử lý 15+ Quy trình làm việc năm 150 Quy trình chờ xử lý 2010+ Lý thuyết quy trình làm việc • Quy trình tự động được triển khai vào tháng 1 năm 1 để giảm nỗ lực cần thiết để điều chỉnh các giao dịch du lịch • Các giao dịch du lịch đã thu bắt đầu 2010 / 30/2009 • Hiệu quả hơn cho PCardDepartment • Trước Quy trình làm việc, bảng sao kê của Chủ thẻ không thể được phê duyệt cho đến khi xảy ra chuyến đi • Hiệu quả hơn cho các Phòng ban • Cho biết những gì chưa được đối chiếu và liên kết với DPI / DPEZ • Quy trình kiểm soát nội bộ • Nâng cao tài liệu về hồ sơ để kiểm toán Bann er View -FZADPEZ Unassociated = Giao dịch tài liệu “S” vẫn trong danh sách thả xuống loại thanh toán như một lựa chọn lựa chọn khi tạo DPEZ Khởi đầu • Quy trình làm việc hiện kích hoạt 04 ngày sau ngày giao dịch ban đầu bằng cách tạo thông báo qua e-mail cho PCardholder • Cung cấp liên kết đến quy trình dòng công việc MyUNMMenu Truy cập các giao dịch thẻ chưa được giải quyết được liệt kê Các tùy chọn để xóa các mục PCardWorkflow http://www.evolvingtimes.com/wp-content/uploads/2014/05/choices-for-deliberate-creators.jpg Tùy chọn Một Tùy chọn Hai Tùy chọn Ba Tùy chọn Bốn http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/2014/05/down-arrow.jpeg Tùy chọn Năm PCard / DPEZ Đối chiếu giao dịch mới Bố cục quy trình làm việc MỚI Tùy chọn V: Du lịch không dành cho nhân viên –Không hoàn trả • Có thể loại bỏ hầu hết yêu cầu nhà cung cấp mới • Có thể loại bỏ hầu hết các DPEZ Zero Pay • Tổng hợp tài liệu cho kiểm toán viên nội bộ / bên ngoài http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/XNUMX/XNUMX/down-arrow.jpeg Tùy chọn Năm Tùy chọn V: Yêu cầu • Không thể sử dụng cho chuyến du lịch của nhân viên mà không có khoản bồi hoàn khác –Phải không $ DPEZ • Không thể sử dụng cho bất kỳ khách du lịch nước ngoài nào –Phải sử dụng Zero $ DPEZ • Chọn Tùy chọn V thay vì thực hiện DPEZ XNUMX đô la cho: • Tuyển dụng • Diễn giả khách mời • Sinh viên • Khác –phải xác định / nêu rõ • Được phòng kế toán cốt lõi thích hợp xem xét và phê duyệt • Phải đính kèm bản sao biên lai gốc và các tài liệu khác như lịch phỏng vấn, tờ rơi bài giảng, v.v.     Lựa chọn V: Zero $ DPI Chỗ ở qua đêm cho Great Guy, Diễn giả khách mời cho PedsGrand Vòng được tổ chức vào ngày 4 tháng 15 năm 2014 –DominiciAuditorium từ 1 –3.     Đính kèm tệp Đính kèm tệp Đính kèm tệp Dễ dàng Peazy – Phải không ???       Lựa chọn V: Zero $ DPI Chỗ ở qua đêm cho Great Guy, Diễn giả khách mời cho PedsGrand Vòng được tổ chức vào ngày 4 tháng 15 năm 2014 –DominiciAuditorium từ 1 –3.     Lựa chọn IV –Không phải Du lịch truyền thống • Quy trình tự động được tạo dựa trên mã hàng hóa của người bán (MCC) của nhà cung cấp. • Giải trình ngắn gọn về chi phí / mục đích kinh doanh cần thiết. • Đã được PCardManager xem xét và phê duyệt.       Lựa chọn IV –Không phải phòng Hội thảo Du lịch truyền thống được bố trí dành cho Buổi tĩnh tâm của Bộ phận được tổ chức tại Khách sạn XYZ vào ngày 7 tháng 2014 năm 35. 18 giảng viên tham dự, XNUMX nhân viên tham dự và ba diễn giả khách mời cộng với hỗ trợ viên. Tùy chọn III –Nút Báo lại • Trì hoãn quá trình khi chuyến đi diễn ra trong tương lai. • Quy trình làm việc sẽ tạo lại sau mười ngày SAU ngày đi do PCardholder chỉ định. • Có thể xóa với quy trình xác thực dữ liệu tự động được liên kết, nhưng sẽ tiếp tục quay lại nếu không có hành động nào được thực hiện.       Tùy chọn III – Nút báo lại Tùy chọn II – Rất tiếc, tôi quên! • Bộ phải xác định tài liệu DZ nơi giao dịch đáng lẽ phải được báo cáo. • HSC phải xem xét PCardtransaction gốc và DZ được chỉ định để xác nhận các mục liên quan. • Hệ thống “chèn” các bản ghi trong Bản ghi Biểu ngữ DZ. • Có thể được sử dụng để “gửi” Zero $ DPI đến các văn phòng FSD thay vì định tuyến qua thư trong trường Tùy chọn II – Rất tiếc, tôi quên!       DZ8675309 Trước khi Đính kèm Tệp Đính kèm Tệp Đính kèm Tệp Dễ dàng Peazy – Phải không ???       Phương án II – Rất tiếc, tôi quên mất!   DZ8675309 Lựa chọn I • Bộ không phải nghiên cứu số tài liệu. Hiệu quả nhất. • Được xác nhận hàng đêm với quy trình tự động. Hiệu quả nhất. • Sẽ quay lại để xác thực Pcardholderif không thành công. • “Phương pháp hay nhất” cho các giao dịch DPEZ và PCard.       Tùy chọn Một khi Mục bị Từ chối • Nếu mục quy trình công việc bạn gửi bị từ chối hoặc bị từ chối, bạn sẽ nhận được email thông báo rằng cần phải sửa chữa. • Thông báo do hệ thống tạo ra • Văn phòng Dịch vụ Tài chính không chấp thuận • Email sẽ cho bạn biết những lý do có thể khiến quy trình làm việc không thành công. • Quay lại mục quy trình làm việc và sửa lỗi Khi Mục có Lỗi Khi Mục được trả lại Đính kèm tài liệu vào Dòng công việc Khi: • Bạn đã chọn Tùy chọn II –DPEZ đã được xử lý và tài liệu gốc cho tài liệu S bạn đang liên kết với DPI là không gắn với DPEZ ban đầu • Ví dụ: Một chiếc xe hơi cho thuê, được trả bằng Pcard, được sử dụng trong một chuyến công tác. Nó không được liên kết vào thời điểm DPI cho chuyến đi đã hoàn thành. Quét và đính kèm biên nhận xe cho thuê vào quy trình làm việc cho tài liệu S • Bạn đã chọn Tùy chọn II –DPEZ đã được xử lý và số XNUMX $ DPEZ chưa được gửi đến văn phòng FSD thích hợp • Bạn đã chọn Tùy chọn V –Non EE Zero $ DPEZ • Ví dụ : Khách sạn là chi phí duy nhất cho cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Quét và đính kèm hóa đơn cho khách sạn và hành trình của người tuyển dụng vào quy trình làm việc của khách sạn Tài liệu S Dành cho Người giám sát và Quản lý • Có thể truy vấn các mục quy trình công việc PCardReconchere • Nhập Họ của PCardHolders với ký tự “%” Kết quả truy vấn và phân tích Hỗ trợ khác Có sẵn Không thể tìm PCardStatement ban đầu, nhật ký và biên nhận? Gửi e-mail đến: Chủ thẻ HSC: HSCFinancialServices@salud.unm.edu Chủ thẻ chính / chi nhánh: Gacal@unm.edu Thông tin cần bao gồm: Tên chủ thẻ Số biểu ngữ chủ thẻ (KHÔNG phải số thẻ tín dụng) Ngày sao kê (ngày 5 tháng 2012 năm 5; Ngày 2013 tháng 92.48 năm XNUMX) Nhà cung cấp và số tiền (Doanh nghiệp, $ XNUMX) Tóm tắt • Phần V đã được thêm vào để nâng cao quy trình; DPI bằng XNUMX đô la thường có thể tránh được. • Tài liệu đã quét hiện có thể được đính kèm và nếu tài liệu được chấp nhận theo cách khác thì không cần bản gốc. • Việc gửi DPEZ kịp thời với các Giao dịch PCardtrans Giao dịch (Tài liệu S) được liên kết thích hợp sẽ loại bỏ hoặc giảm số lượng các mục Quy trình công việc để bạn xem xét. • Các mục quy trình làm việc sẽ được tạo sau 30 ngày kể từ ngày PCardposting. • Các tính năng nâng cao sẽ có sẵn để sử dụng vào ngày 6 tháng 2014 năm XNUMX.     Những câu hỏi của bạn là gì?  

Quản lý tiền mặt và danh sách tiền

Trình bày: Alana Watts
Ngày: 08-26-2014

Bản trình bày - PDF

Quản lý tiền mặt & Danh sách tiền ngày 26 & 27 tháng 2014 năm 7200 Trình bày bởi Alana Watts Giới thiệu • Chính sách Quản lý Tiền mặt 1.1 Quản lý Tiền mặt Các chủ đề được đề cập: • Tài khoản Ngân hàng UNM 1.3 Yêu cầu đào tạo Tất cả Cá nhân xử lý tiền mặt / séc VÀ Người giám sát trực tiếp của họ phải tham gia khóa học này 1.4 Tiền mặt nhỏ • Tiền mặt nhỏ và Quỹ thay đổi-phải đáp ứng các yêu cầu xử lý tiền mặt • Tiền mặt nhỏ là phương pháp ít được mong muốn nhất để thực hiện các giao dịch từ quan điểm kế toán và rủi ro bất cứ khi nào có thể XNUMX Sử dụng Tài khoản Ngân hàng UNM • Các bộ phận không được thiết lập tài khoản ngân hàng cho tổ chức.   1.5 Quà tặng cho UNM Foundation • Tất cả Quà tặng và biểu mẫu phải được chuyển đến UNM Foundation để xử lý • Không tự gửi những số tiền này • https://www.unmfund.org/unm-depositors-page/ • Người liên hệ với Foundation là Jodi Wilson Jodie .frettern @ Unfund.org, 277-5871 Lập hóa đơn • Các hóa đơn bên ngoài được lập hóa đơn thông qua Hệ thống phải thu tài khoản không dành cho sinh viên (NSAR) Phòng ban không nên tạo hóa đơn của riêng mình bên ngoài NSAR • Đảm bảo tuân thủ các quy định của Tiểu bang New Mexico để có kế toán tất cả tài khoản UNM Lập hóa đơn khoản phải thu Sử dụng mô-đun NSAR: Nâng cao doanh thu vào chỉ mục của bạn ngay lập tức Lập hóa đơn • Nếu bạn làm vậy, hãy chuyển chúng đến Kế toán không hạn chế và chúng tôi sẽ ký gửi và áp dụng thanh toán cho bạn Khoản tiền gửi 2 • Gửi tiền mặt và séc nhận được bởi ngày làm việc tiếp theo • Bộ phận Thu ngân sẵn sàng nhận tiền gửi để hỗ trợ việc tuân thủ Số tiền gửi tiền Đã nhận  Tài liệu phải được duy trì nếu cần thiết để xây dựng lại • Thông tin bảo mật thành công h vì Số An sinh Xã hội không được lưu giữ dưới bất kỳ hình thức nào Danh sách Tiền Danh sách Tiền gửi đến văn phòng Bursar phải có thông tin đầy đủ trong tất cả các trường • Nhận xét là quan trọng! Lưu ý chung: LỖI PHỔ BIẾN NHẤT: Sử dụng 07Z0-Doanh thu bán hàng khác khi nên là 07ZZ-Danh sách tiền hoàn trả cho nhân viên • Bản sao Danh sách tiền của Bộ nên bao gồm bản sao lưu Séc kèm theo Danh sách tiền • Kiểm tra # 2 dự phòng kèm theo Danh sách tiền • Kiểm tra # 1 Danh sách tiền được sao chép và đính kèm Danh sách tiền • Xác nhận rằng biên lai của Thu ngân khớp với Tổng danh sách tiền và đính kèm với bản sao Danh sách tiền: Đối chiếu biểu ngữ Xử lý thông tin thẻ tín dụng • Luật liên bang yêu cầu trường Đại học bảo vệ chống lộ và có thể bị đánh cắp tài khoản và thông tin chủ thẻ cá nhân đã được cung cấp cho UNM • Biên soạn lại thông tin được quét trước khi gửi qua email hoặc lưu để tham khảo Lập lại TẤT CẢ các Số Tài khoản Thay đổi Thẻ Tín dụng  Văn phòng củaBursar không nhận thanh toán CC • Bộ phận có thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng vẫn được phép xử lý tổng số lô của họ như quá trình kinh doanh bình thường của họ. Xử lý thẻ tín dụng • Đối với bộ sưu tập thẻ tín dụng UNM cung cấp TouchnetMarketplace Xử lý thẻ tín dụng • Touchnetis đã được sử dụng để thu các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng bởi nhiều Bộ phận UNM • Touchnetcollection được thiết lập cho bộ phận của bạn bởi Patrick Patten tại văn phòng của Bursar • Bạn sẽ được tự động gửi email mỗi lần một khoản tiền gửi bằng thẻ tín dụng sẽ được nhận • Touchnet có chức năng báo cáo cho bạn biết theo kỳ ai đã thanh toán và số tiền họ đã thanh toán bằng thẻ tín dụng • Các báo cáo TouchnetMarketplace này sẽ hỗ trợ điều chỉnh doanh thu thẻ tín dụng của bạn 3.

Cách đối chiếu các chỉ số

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 06-10-2014

Bản trình bày - PDF
Tài liệu phát tay - PDF

Các nguyên tắc cơ bản về đối chiếu chỉ mục Phần thứ nhất của Ba Chuyên gia quản lý kinh doanh Terry Shoebotham 6/10 & 11/2014 Mục lục ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH ......................... ...................................................... ... 1 TÀI KHOẢN ................................................ ...................................................... ... 1 TÀI LIỆU NGUỒN ... ...................................................... ................................. 1 CHỈ SỐ ............................................................................................... ...................................................... ...................................................... ..... 1 PHIẾU NỘI BỘ ................................................... ................................................... ... 1 MẢNH ................................................... ...................................................... ...................................................... ............ 2 SỰ TÁI TẠO CÓ Ý NGHĨA GÌ? ...................................................... ......................................... 2 DOANH THU ................................................ ................................................... ................................................... 2 MỨC ĐỘ BÁN HÀNG ................................................... ...................................................... ... 2 CHI PHÍ KHÁC ................................................... ...................................................... ...................................... 2 TỔ CHỨC TÀI LIỆU ................................................... ...................................................... .............. 2 TẠO TẬP TIN CHO MỖI CHỈ SỐ CỦA BẠN ......................................... ...................................................... .... 3 NỘI DUNG THƯ MỤC TỔ CHỨC ............................................. ...................................................... ................ 3 PHƯƠNG PHÁP KHÁC LÀ TỐT NHẤT ............................................. ...................................................... ......................... 3 ĐỂ NHẬN BIẾT MỘT CHỈ SỐ, TÔI CẦN CÓ NHỮNG GÌ? .................................................. ......... 3 BÁO CÁO ........................................................................................... ...................................................... ...................................................... . 3 THÔNG TIN DOANH THU ................................................... ...................................................... ........................... 4 P THÔNG TIN VỀ CUỘC SỐNG .............................................. ...................................................... ............................. 4 TÀI LIỆU NGUỒN ... ...................................................... ................................ 4 MẶT TIỀN ĐỎ .............................................. ...................................................... ... 4 BẠN CẦN BIẾT ĐIỀU GÌ ĐỂ NHẬN BIẾT MỘT CHỈ SỐ? ...................................... .............. 4 CÁCH NHẬN TÀI LIỆU NGUỒN ........................................... ...................................................... ........ 4 BÁO CÁO CỦA BANNER BẠN SẼ SỬ DỤNG VÀ CÁCH NHẬN ĐƯỢC CHÚNG ..................................... ... 5 CÁCH NHẬN THÔNG TIN THANH TOÁN ............................................ ...................................................... .......... 5 CÁCH NHẬN THÔNG TIN DOANH THU ............................................ ...................................................... ......... 5 TÀI KHOẢN NÀO LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA MỘT NGƯỜI ELSE ........................................... ............................. 5 BẠN NHẬN BIẾT MỘT CHỈ SỐ NHƯ THẾ NÀO? .................................................. ........................................... 5 IN BÁO CÁO KÊNH CỦA BẠN ............................................. ...................................................... ..................... 5 MỞ THƯ MỤC CHƯA XÓA CỦA BẠN ............................................. ................................................... ............... 6 SO SÁNH HAI ...................................................... ... 6 Chi phí tiền lương ... ...................................................... .................................. 6 Chi phí chung ................................................... ................................................... ................................. 6 ĐIỀU TRA TRANH CHẤP-CHI PHÍ CHUNG ............................................ ...................................... 7 TẠO TÓM TẮT TÓM TẮT CHỈ SỐ ............................................ ... 9 BÁO CÁO TỔNG HỢP ................................................... ...................................................... ..................... 9 BIỂU ĐỒ LƯU LƯỢNG-QUÁ TRÌNH TÁI TẠONDEX ........................................... ........................ 10 SƠ ĐỒ LƯU LƯỢNG - TỔ CHỨC HỒ SƠ .................... ...................................................... ......... 12 Định nghĩa và Giải thích Tài khoản - Tài khoản là bốn chữ số đại diện cho doanh thu hoặc chi phí của địa điểm được ghi trong Biểu ngữ. Ví dụ: 3100 là mã tài khoản cho Chi phí Đồ dùng Văn phòng. Bạn có thể tìm thấy danh sách các tài khoản UNM và định nghĩa của chúng tại http://ua.unm.edu/account-codes.html. Tài liệu nguồn - Đây là tài liệu gốc, hoặc bản sao của tài liệu gốc. Chúng là các tài liệu xác thực rằng một khoản chi phí đã xảy ra. Chúng có thể là biên lai của Hiệu sách UNM cho hàng hóa đã mua. Chúng có thể là Hóa đơn nội bộ từ Trung tâm dịch vụ UNM. Chúng có thể là bản sao của DPI hoặc bản sao của hóa đơn từ các nhà cung cấp bên ngoài. Họ có thể có e-mail giải thích hoặc các tài liệu khác như biểu mẫu đăng ký hội thảo đính kèm với họ. Các tài liệu nguồn khác bao gồm biên lai / báo cáo P-card, Yêu cầu mua UNM nội bộ, Yêu cầu mua, Yêu cầu mua chăn và các biểu mẫu Thanh toán không chuẩn. Danh sách này không bao gồm Chỉ số - Chỉ số là số sáu chữ số tích lũy doanh thu và chi phí, trong các tài khoản, cho một dự án nhất định. Chỉ mục có thể không bị giới hạn; chẳng hạn như một tài trợ cho Hướng dẫn & Chung. Chỉ mục có thể bị hạn chế và được liên kết với một khoản trợ cấp. Tất cả các chi phí cho một chỉ số nhất định nên được đối chiếu mỗi tháng. Mục Post -An được đăng trong Banner khi nó đã được ghi vào cơ sở dữ liệu kế toán. Chỉ các mục đã đăng mới xuất hiện trên Biểu ngữ báo cáo kế toán Tệp Nội bộ - Tệp Nội bộ là tệp bạn thiết lập để thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn. Đối với Đối chiếu Tài khoản, những thứ này sẽ hoạt động: Thư mục này đặt các bản sao của các tài liệu nguồn cho mỗi khoản chi phí cho chỉ mục đó khi các khoản chi phí này xảy ra. Đính kèm các tài liệu nguồn này vào bản đối chiếu và chuyển chúng vào Thư mục đối chiếu tài khoản vào cuối tháng. Thư mục Bảng lương - Đối với mỗi chỉ mục, hãy tạo một thư mục Manila Bảng lương. Trong thư mục này, đặt các bản sao của tất cả các báo cáo / tài liệu về Bảng lương mỗi tháng. Đính kèm chúng vào bản điều chỉnh và chuyển chúng vào Thư mục đối chiếu tài khoản vào cuối tháng. Thư mục Đối chiếu Chỉ mục - Đối với mỗi chỉ mục, hãy tạo một Thư mục Đối chiếu Chỉ mục manila. Trong thư mục này, hãy đặt gói điều chỉnh chỉ mục đã hoàn thành của bạn mỗi tháng. Điều này bao gồm:. Bản tóm tắt đối chiếu chỉ mục đã hoàn thành [xem phụ lục]. Báo cáo Chi tiết Báo cáo của Tôi [FOROLDS]. Bạn đã kiểm tra số tiền trên báo cáo này và số tiền trên tài liệu nguồn của mình khi bạn đối chiếu chỉ mục. .  Báo cáo / tài liệu trả lương. Bạn đã kiểm tra chi tiết trên báo cáo tính lương và đảm bảo rằng chi tiết này khớp với chi tiết nội bộ từ tài liệu bộ phận của bạn liên quan đến ai sẽ được tính phí và bao nhiêu phần trăm tiền lương của họ sẽ được tính vào chỉ số này. .  Các tài liệu nguồn và bất kỳ lịch trình liên quan nào được tạo trong bộ phận của bạn để chi phí. Bạn đã kiểm tra chi tiết về những điều này và trên Báo cáo Chi tiết của MyReports của bạn. Chúng được ghim lại với nhau mỗi tháng để tạo thành một gói điều chỉnh hàng tháng cho mỗi chỉ mục. Đây là gói đối chiếu chỉ mục đã hoàn thành của bạn. Điều này được nộp vào Thư mục Đối chiếu Chỉ mục của bạn mỗi tháng. Đặt nhóm các thư mục của mỗi chỉ mục trong một thư mục treo màu xanh lá cây, được dán nhãn cho chỉ mục đó. Bây giờ bạn có tất cả thông tin của mình cho mỗi chỉ mục một cách dễ dàng truy cập. PI-Điều tra viên chính. Đây là người phụ trách chính của một khoản tài trợ. Người đó có thể có nhiều khoản trợ cấp. Mỗi khoản trợ cấp có ít nhất một chỉ mục và có thể có nhiều hơn một. Hòa giải có nghĩa là gì? Đối chiếu có nghĩa là kiểm tra các chứng từ nguồn cho thấy những chi phí nào lẽ ra phải được tính vào một chỉ mục, so với những chi phí đã thực sự được tính vào chỉ mục đó. Mọi sai lệch sau đó sẽ được điều tra và sửa chữa hoặc giải thích. Việc này được thực hiện hàng tháng. Doanh thu So sánh doanh thu mà chỉ mục của bạn nhận được trong Biểu ngữ với doanh thu dự kiến ​​và điều tra bất kỳ sự khác biệt nào. Tiền lương Điều này bao gồm: 1) Đảm bảo những người (lương) được tính đại diện cho những người sẽ được tính vào chỉ số đó. 2) Đảm bảo phần trăm lương chính xác của họ đang được tính. Chi phí khác Điều này bao gồm: 1) Biết những chi phí đáng lẽ phải được tính vào chỉ số. 2) Kiểm tra xem chúng đã được tính vào chỉ mục chưa. 3) Kiểm tra để thấy rằng không có chi phí nào khác được tính vào chỉ số đó, do nhầm lẫn. 4) Tìm hiểu các khoản phí F&A và chúng nên áp dụng cho chỉ số. Tổ chức tài liệu Tổ chức tài liệu là vì lợi ích của bạn. Các tài liệu được tổ chức tốt giúp dễ dàng tìm tài liệu và hoàn thành các bản đối chiếu. Đây là một phương pháp được đề xuất: Tạo tệp cho từng Chỉ số của bạn.  Tạo một thư mục Green Pendaflex cho mỗi chỉ mục. Gắn nhãn nó với số chỉ mục và tên. .  Tạo ba thư mục manila cho mỗi chỉ mục. Gắn nhãn mỗi mục bằng số chỉ mục. Ngoài ra, hãy gắn nhãn một “Liên kết chỉ mục”, một “Tài liệu không rõ ràng” và một “Bảng lương”. Một số phòng ban cũng có thể có một cho "Doanh thu". Tổ chức nội dung thư mục.  Đối với các thư mục Chưa xác minh của bạn, bạn có thể muốn sắp xếp theo loại tài liệu, sau đó trong mỗi loại tài liệu [DPIs, Requisitions, Invoices, Other] theo số tài liệu hoặc ngày tạo. .  Đối với Thư mục Bảng lương, bạn có thể muốn sắp xếp theo ngày, ngày gần đây nhất trước tiên trong thư mục. Khi một tháng hoàn thành, bạn sẽ xóa các tài liệu bảng lương của tháng đó và ghim chúng vào Đối chiếu chỉ mục của bạn. .  Đối với thư mục Đối chiếu Chỉ mục của bạn, hãy đặt các tài liệu theo thứ tự tháng, tháng gần đây nhất đầu tiên trong thư mục. .  Bạn sẽ hoàn thành việc đối chiếu hàng tháng của mình bằng cách đính kèm tất cả các tài liệu của bạn lại với nhau. o Đầu tiên hãy đặt Tóm tắt đối chiếu chỉ mục hiển thị các mục đã đối chiếu của bạn trong tháng và cách chúng được giải quyết. o Thứ hai, đính kèm Báo cáo MyReports [FOROLDS] mà bạn đã kiểm tra bằng bút chì màu đỏ. o Thứ ba, đặt báo cáo lương của bạn, cũng đã được kiểm tra. o Thứ nhất, hãy đặt tất cả các tài liệu về nguồn gốc của bạn, theo thứ tự mà chúng đã được kiểm tra trên báo cáo.   Các phương pháp khác là tốt.  Nếu bộ phận của bạn có một phương pháp sắp xếp và lưu trữ tài liệu khác, bạn có thể sử dụng nó. Không có một cách chính xác để tổ chức thông tin. Chỉ cần làm cho thông tin dễ tìm và sử dụng. .  Điều quan trọng là các chỉ số được đối chiếu hàng tháng và mọi chênh lệch đều được giải quyết kịp thời. Để đối chiếu một Chỉ mục, tôi cần phải có những gì? Báo cáo. a.   Bạn cần bản in của những chi phí đã được tính trong Biểu ngữ, theo tài khoản, cho kỳ. Báo cáo MyReports được khuyến nghị. Chi tiết FOROLDS hoạt động tốt. Chạy báo cáo này cho tháng, SAU KHI kết thúc tháng. Lịch Đóng Cuối Tháng có thể được xem tại trang web Nguồn Dịch Vụ Tài Chính tại http://fssc.unm.edu/ hoặc bạn có thể đăng ký câu hỏi Thông tin nhanh 897. b.   Bạn có thể sử dụng bảng tính excel để hỗ trợ bạn trong việc tích lũy số Biểu ngữ theo định dạng mà bộ phận của bạn thích. Bạn vẫn phải có tài liệu Biểu ngữ để hiển thị số Biểu ngữ của bạn đến từ đâu.   Thông tin Doanh thu c.  Nếu bạn đang điều chỉnh một chỉ mục không hạn chế, bạn cần thông tin từ Quản trị viên Bộ phận của bạn về doanh thu dự kiến. Nếu bạn đang điều chỉnh một chỉ mục bị hạn chế, bạn cần một bản sao của Thông báo Tài trợ từ cơ quan tài trợ. Thông tin về Bảng lương d.  Báo cáo bảng lương cho chỉ số thể hiện mức lương thực trả cho từng tài khoản lương và phúc lợi, theo nhân viên. Báo cáo MyReports FNRSLBE theo chỉ mục sẽ cung cấp thông tin này. FNRLDST sẽ hiển thị cho bạn phần trăm phân phối của nhân viên nên có trong mỗi chỉ mục. e.  Ngân sách hoặc tài liệu nội bộ khác cho bạn biết tên của những nhân viên sẽ được tính vào chỉ mục đó và số tiền hoặc tỷ lệ tiền lương của họ sẽ được tính vào chỉ mục đó. Tài liệu Nguồn. f.   Bạn có thể cần học cách lấy một số tài liệu này, chẳng hạn như hóa đơn viễn thông hàng tháng, hóa đơn Xerox, hóa đơn trung tâm dịch vụ nội bộ, v.v. Bạn có thể cần liên hệ với người chịu trách nhiệm sản xuất hoặc phê duyệt hóa đơn để bắt đầu nhận một bản sao mỗi khi một bản được sản xuất. g.   Nếu bạn thực hiện kế toán cho bộ phận của mình, điều này có thể đơn giản như lưu một bản sao trước khi gửi bản gốc đến Văn phòng Dịch vụ Tài chính của bạn để phê duyệt và thanh toán. Cần có tài liệu nguồn cho mọi chi phí xuất hiện trên Báo cáo chi tiết biểu ngữ.   A Red Pencil h.  Bạn sẽ kiểm tra từng mục trên báo cáo bảng lương và từng tài liệu nguồn, khi bạn xác định nó trong chi tiết của báo cáo Biểu ngữ liệt kê chi phí trong tháng cho chỉ mục. Cách tốt nhất là viết tắt và ghi ngày tháng bên cạnh dấu kiểm. Bạn cần biết gì để đối chiếu một chỉ mục? Cách lấy Tài liệu Nguồn a.   Bạn cần biết ai đang tạo ra các tài liệu nội bộ [DPI, v.v.] dẫn đến các khoản phí cho chỉ mục của bạn. i.  Bạn cần lấy bản sao, hoặc bạn không thể điều chỉnh. Nếu quy trình này là mới đối với khu vực của bạn, không ai có thể biết bạn cần các bản sao. Bạn phải tìm đúng người và cho họ biết. ii.  Bạn cần bản sao của tất cả các tài liệu P-Card được sử dụng cho chỉ mục của bạn. b.   Bạn cần biết cách chạy các hóa đơn có sẵn cho bạn, chẳng hạn như Dịch vụ Mạng Truyền thông ITS (hóa đơn điện thoại nội bộ). i.  Tất cả các khoản phí phải có tài liệu. Nếu bạn không có bản ghi trong tệp của mình, bạn sẽ cần theo dõi nó để xác định xem nó đã được ghi vào chỉ mục chính xác chưa .. Bạn sẽ sử dụng Báo cáo biểu ngữ nào và cách lấy chúng c.   Đối với các chỉ số bị hạn chế hoặc không bị hạn chế, bạn có thể sử dụng báo cáo MyReports FOROLDS. Chạy sau khi kết thúc tháng. Xem trang web Nguồn Dịch vụ Tài chính http://fssc.unm.edu/ để biết lịch trình hàng tháng, hoặc đăng ký câu hỏi Thông tin nhanh 897. d.   Báo cáo biểu ngữ được tìm thấy trong MyReports. Đăng nhập qua My UNM, tab Đời sống nhân viên.   Cách lấy Thông tin về Bảng lương e.  Bạn cần biết tên của những người sẽ được tính lương vào chỉ số của bạn và số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm là bao nhiêu. i.  Quản trị viên của bạn hoặc Điều tra viên chính sẽ có thể cung cấp cho bạn thông tin này. ii.  Bạn cần biết cách lấy Báo cáo lương cơ bản [FNRSLBE], theo chỉ số và theo từng người trong mỗi chỉ mục. Mỗi bộ phận nên có một người được ủy quyền để xem các báo cáo tính lương. Báo cáo MyReports FNRLDST sẽ hiển thị cho bạn tất cả các chỉ số cho một nhân viên hoặc một mã tổ chức. Cách nhận Thông tin Doanh thu f.  Thảo luận điều này với quản trị viên của bạn. Bạn phải có thông tin này để đối chiếu các tài khoản này. Tài khoản nào là Trách nhiệm của Người khác g.  Một số tài khoản mà bạn có thể không chịu trách nhiệm đối chiếu bao gồm Thuế biểu ngữ, một số tài khoản doanh thu và F&A. Chúng nên được xem xét mỗi tháng để đảm bảo rằng số tiền là hợp lý và hợp lệ.   Làm thế nào để bạn đối chiếu một chỉ mục? Một khi bạn có thông tin bạn cần, việc điều chỉnh rất dễ dàng. Một hoặc hai lần đầu bạn có thể thấy khó khăn hơn vì nó còn mới. Một khi bạn đã có thói quen làm việc này mỗi tháng, bạn sẽ mất rất ít thời gian. Việc tổng hợp lại sẽ cho phép bạn nắm bắt được những sai lầm mắc phải trong hệ thống Biểu ngữ và sửa chữa chúng một cách nhanh chóng. In Báo cáo Biểu ngữ của bạn a.  In báo cáo chi tiết FOROLDS cuối tháng cho chỉ mục của bạn cho tháng vừa kết thúc. i.  Sau khi kết thúc tháng, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chỉ số của mình. Giải thích này giả sử bạn đang điều chỉnh sau khi kết thúc tháng. Mở thư mục chưa được xử lý của bạn b.  Trong tháng, bạn đã tích lũy nhiều tài liệu nguồn cho chỉ mục mà bạn đang điều chỉnh trong thư mục này. So sánh hai chi phí trả lương 1) Xác định những gì bạn có thể phù hợp và xóa nó. a.   Mở thư mục bảng lương của bạn. b.   So sánh tổng số của Báo cáo biểu ngữ với tổng số của báo cáo bảng lương của bạn cho chỉ số đó. Kiểm tra Báo cáo biểu ngữ cho mỗi tổng tài khoản khớp với báo cáo bảng lương. Họ nên phù hợp! c.   So sánh danh sách tên nhân viên từ bộ phận của bạn được tính vào chỉ số này, với tên trên báo cáo lương. Đánh dấu từng tên trên báo cáo Bảng lương phù hợp với danh sách của bạn. Viết ra bất kỳ tên nào bị thiếu hoặc “thừa” trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của bạn. d.  So sánh danh sách số tiền / tỷ lệ nhân viên của bạn với số tiền trên báo cáo bảng lương. Họ nên phù hợp. Viết ra bất kỳ điều nào không khớp trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của bạn. 2) Điều tra sự chênh lệch-Bảng lương. a.  Chúng tôi sẽ cho rằng tất cả các mục trong bảng lương của bạn đều khớp. Nếu không, hãy thảo luận với quản trị viên của bạn. Bạn có thể cần phải gửi tôi.  EPAF-để thay đổi vị trí / phân bổ của nhân viên ii.  A PHAREDS-để sửa lỗi trong số tiền lương đã đăng. iii.  Lưu ý rằng những điều chỉnh đối với bảng lương được thực hiện trong tháng mà bạn đang điều chỉnh sẽ khiến tổng số tiền của bạn khác với những gì bạn có thể mong đợi dựa trên báo cáo bảng lương khác. Miễn là các điều chỉnh là chính xác, điều này có thể chấp nhận được. Chi phí chung 3) Xác định những gì bạn có thể phù hợp và xóa nó. a.  Tìm mục chi phí đầu tiên ngoài bảng lương [có thể là chi phí văn phòng; tài khoản 3100]. Giả sử có hai dòng trong tài khoản này, một dòng có giá 12.52 đô la và một dòng có giá 219.18 đô la. b.   Tìm tài liệu nguồn trong Thư mục không rõ ràng của bạn cho tài khoản này. Bạn tìm thấy ba. Một chiếc có giá 12.52 đô la, một chiếc có giá 83.67 đô la và một chiếc có giá 422.12 đô la. c.   Bạn đặt dấu kiểm bên cạnh 12.52 đô la trên báo cáo Biểu ngữ của mình. Bạn đánh dấu kiểm trên tài liệu về nguồn gốc cho biết $ 12.52. Bạn viết tắt và ghi ngày tháng vào tài liệu này. Sau đó, bạn lấy nó ra khỏi thư mục Không rõ ràng, và đặt nó sang một bên để đính kèm sau này vào Gói đối chiếu chỉ mục của bạn. Một mục được đối chiếu. d.   Bạn xem tài liệu với giá $ 83.67. Bạn lưu ý rằng ngày trên tài liệu là ngày cuối cùng của tháng bạn đang đối chiếu. Do đó, bạn không ngạc nhiên rằng nó vẫn chưa được ghi lại trong Banner. Bạn đặt nó trở lại trong thư mục Không rõ ràng của bạn cho tháng tới. e.   Bạn xem tài liệu với giá $ 422.12. Bạn lưu ý rằng ở cuối hóa đơn, chi phí đang được chia thành ba chỉ số khác nhau. Một trong số này là chỉ số bạn đang điều chỉnh. Bên cạnh mỗi số chỉ mục này, là một số tiền. Tổng của ba số tiền bằng $ 422.12. Số tiền bên cạnh số chỉ mục của bạn là $ 219.18. Bạn đặt dấu kiểm bên cạnh $ 219.18 trên báo cáo Biểu ngữ của mình sau khi bạn đánh dấu chọn bằng $ 219.18 trên tài liệu nguồn, tên viết tắt và ghi ngày tháng. Sau đó, bạn lấy nó ra khỏi thư mục Không rõ ràng và đặt nó sang một bên để đính kèm sau này vào Gói đối chiếu chỉ mục của bạn. Xin chúc mừng! Bạn đã điều chỉnh tài khoản đầu tiên trong chỉ mục của mình cho tháng này! f.   Bạn tiếp tục kiểm tra các tài liệu nguồn so với các khoản phí được liệt kê trên báo cáo Biểu ngữ của bạn, cho mỗi dòng, cho mỗi tài khoản. Bạn tiếp tục đánh dấu kiểm màu đỏ trên cả tài liệu và báo cáo, khi chúng khớp với nhau. g.   Khi tài liệu nguồn không khớp với báo cáo Biểu ngữ, bạn điền vào một dòng trên Tóm tắt đối chiếu chỉ mục. h.   Nếu bạn có bất kỳ mục nào không có dấu kiểm trên báo cáo Biểu ngữ khi bạn đã xem xét tất cả các tài liệu nguồn của mình, bạn liệt kê mục đó trên một dòng trên trang Tóm lược Đối chiếu Chỉ mục. 4) Sự khác biệt được liệt kê trên Tóm tắt đối chiếu chỉ mục a.  Khi bạn hoàn tất, tất cả đều khớp chính xác, ngoại trừ ba: i.  Một số trong Banner, với giá $ 87.32 đơn giản là không có trong thư mục của bạn. Bạn không biết nó là gì hoặc nó đến từ đâu. Bạn đã liệt kê nó trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của mình. ii.  Một số trong Biểu ngữ có giá thấp hơn 03 đô la so với hóa đơn trong thư mục của bạn. Nếu không, nó khớp với chỉ mục, tài khoản và khung thời gian. Nó dành cho cùng một nhà cung cấp. Bạn đã liệt kê nó trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của mình. iii.  Một tài liệu gốc, DPI với giá $ 2,940, vẫn còn trong thư mục của bạn, mặc dù nó đã được tạo hơn một tháng trước. Bạn đã liệt kê nó trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của mình. Điều tra sự chênh lệch-Chi phí chung Có ba loại: 1) Số tiền trên Báo cáo biểu ngữ không khớp với Tài liệu nguồn 2) Số tiền trên Báo cáo biểu ngữ nhưng không có Tài liệu nguồn 3) Bạn có Tài liệu nguồn, nhưng bạn không thể tìm thấy số tiền trên Biểu ngữ Báo cáo Đây là điểm mà bạn có thể cần trợ giúp. Đừng ngần ngại yêu cầu nó. Bây giờ bạn phải tìm ra những gì cần làm đối với sự khác biệt của bạn. Trong ví dụ trên, sự khác biệt tồn tại là $ 87.32, $ 03 và $ 2,940. .  Đơn giản nhất là $ 03. Bạn đã xác định rằng khoản phí này gần như chắc chắn dành cho hóa đơn trong Thư mục chưa rõ ràng của bạn. Nó dành cho cùng một chỉ mục, cùng một tài khoản và cùng một khung thời gian. Sự khác biệt duy nhất là Banner đã trả ít hơn 03 đô la so với mức được lập hóa đơn. Có lẽ đây là một sự khác biệt phi vật chất. Đánh dấu trên hóa đơn này rằng khoản phí đã được thanh toán trong Biểu ngữ (ghi lại tháng khoản phí xuất hiện trong Biểu ngữ; tháng bạn hiện đang điều chỉnh) và được thanh toán ít hơn 03 đô la so với hóa đơn. Đánh dấu kiểm trên báo cáo Biểu ngữ của bạn, bên cạnh mục này. Xóa tài liệu nguồn khỏi thư mục Không rõ ràng của bạn và đặt nó sang một bên để đính kèm vào Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của bạn. Viết "Immaterial" trong phần ghi chú trên dòng Tóm tắt đối chiếu chỉ mục liệt kê mục này. Quản trị viên bộ phận của bạn sẽ giúp bạn quyết định mức độ chênh lệch [nói chung, ít hơn một đô la] mà bạn có thể sử dụng phương pháp này. Bạn sẽ báo cáo bất kỳ mẫu lỗi hoặc bất thường nào mà bạn tìm thấy, ngay cả khi chúng là rất nhỏ. .  Trong Biểu ngữ, nhưng không có Tài liệu Nguồn. Đây là $ 87.32. Một trong hai điều đã xảy ra. Bạn không nhận được bản sao của tài liệu nguồn, hoặc bản sao này đã bị tính phí sai vào chỉ mục của bạn. Bạn cần xác định điều nào trong số này đã xảy ra. Đi sâu vào Banner, tìm số tài liệu, kéo nó lên nếu nó nằm trong XTender và in một bản sao. Bạn cũng có thể gọi cho người khởi tạo. Yêu cầu giúp đỡ nếu bạn cần. Theo dõi tiến trình của bạn trên trang Tóm lược Đối chiếu Chỉ mục của bạn bằng cách bao gồm các ghi chú. .  Tài liệu Nguồn trong tệp Không rõ ràng nhưng không có Đăng biểu ngữ. Đây là $ 2,940. Một trong hai điều đã xảy ra. Hoặc là nó đã không được tính phí, hoặc nó đã được tính vào chỉ mục không chính xác. Bạn cần xác định điều nào trong số này đã xảy ra. Bạn có số DPI và bạn có thể kiểm tra trong Banner để xem trạng thái của nó. Nếu nó được đăng, bạn có thể tìm ra nơi. Nếu nó không được đăng, hoặc nếu nó đã bị hủy bỏ, thì cần phải điều tra thêm. Ai đó trong AP cần thêm tài liệu? Văn phòng Dịch vụ Tài chính có đang chờ một phần tài liệu bị thiếu không? Sở KHĐT có bị lạc không? Theo dõi tiến trình của bạn trên Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục của bạn bằng cách bao gồm các ghi chú. Tạo một bản tóm tắt đối chiếu chỉ mục iv.  Có một số cách để tạo Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục. Nhiều phòng ban đã phát triển tốt các quy trình cần được tuân thủ. Nếu ban quản trị bộ phận của bạn không yêu cầu định dạng cụ thể, thì phương pháp thống nhất sau sẽ hoạt động: 1.  Sử dụng mẫu Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục trên trang web Dịch vụ Tài chính dưới các biểu mẫu. Đây là một trang tính excel cho phép bạn liệt kê các chênh lệch của mình, được gọi là "các mục điều chỉnh" và giải thích trạng thái của chúng. Khi mỗi vấn đề được giải quyết, hãy thêm ghi chú giải thích cách nó được giải quyết. 2.  Gửi Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục đã hoàn thành này vào thư mục Đối chiếu Tài khoản của bạn, sau khi đính kèm nó vào báo cáo Chỉ mục FOROLDS của MyReports, báo cáo bảng lương và tài liệu nguồn Biểu ngữ đã chọn. Đây là gói đối chiếu chỉ mục mà bạn giữ cho mỗi năm tài chính, cho mỗi chỉ mục. Báo cáo được Liên kết Khi bạn đã thiết lập và chạy các tệp Đối chiếu Chỉ mục của mình, bạn có thể thấy hữu ích khi tạo các báo cáo liên quan khác. Một trong những báo cáo như vậy là báo cáo “Số dư còn lại” mà nhiều PI, Trưởng khoa và Chủ tịch thấy hữu ích. Báo cáo này được thực hiện mỗi tháng. Nhiều mẫu khác nhau được các bộ phận khác nhau sử dụng để tạo ra các báo cáo này tại UNM. Mục đích là giúp bạn thông báo nhanh chóng, dễ dàng và chính xác cho các nhân viên trong bộ phận số dư còn lại của họ là bao nhiêu (Họ còn lại bao nhiêu để chi tiêu trong năm nay cho chỉ số này), sau khi trừ đi tất cả các chi phí thực tế và dự kiến. Gặp người phụ trách chính của từng chỉ mục để xem xét báo cáo này mỗi tháng. Điều này giúp bạn có cơ hội tìm hiểu về những thay đổi trong nhân sự, hoặc những khoản chi phí mới sẽ được tính vào chỉ số trong những tháng tới. Cuộc họp hàng tháng [15 phút thường là đủ lâu] cũng cho phép nhân viên bộ phận đặt câu hỏi. Bằng cách giữ cho các đường dây liên lạc cởi mở, tất cả mọi người sẽ được hưởng lợi. Lưu đồ -Quy trình đối chiếu chỉ số Xác định chỉ số nào bạn đang đối chiếu. Báo cáo lương cho từng chỉ số. So sánh từng mục trên Báo cáo chi phí biểu ngữ của bạn với các tài liệu gốc. So sánh Con người và phần trăm Lương của họ với danh sách nhân viên bộ phận / phần trăm lương của bạn.     Lưu đồ - Các DPI của Tổ chức Tài liệu, Liên doanh, Mua lại, FNRSLBE-Hóa đơn, hiển thị đô la FNRLDST khác- hiển thị phân phối Cho mỗi tháng, được ghim lại với nhau:. Tóm tắt đối chiếu chỉ mục. FOROLDS báo cáo cho chỉ mục. (Các) Báo cáo Bảng lương trong tháng.  Các tài liệu về nguồn gốc được xóa trong tháng Đối chiếu Chỉ mục Trung gian Sử dụng Màn hình Biểu ngữ và Báo cáo MyReports Phần hai của Ba Chuyên gia Quản lý Kinh doanh Terry Shoebotham 6/10 & 11/14 Mục lục ĐÁNH GIÁ CƠ BẢN - QUÁ TRÌNH TÁI TẠO CHỈ SỐ ........ ...................................................... ....... 1 TÀI LIỆU NGUỒN ... ...................................................... ................................ 1 THÔNG TIN KẾ TOÁN CƠ BẢN: ............................................. ...................................................... ........... 1 TÌM HIỂU VÀ GIẢI QUYẾT CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ............................................ .................. 2 CÔNG CỤ THANH TOÁN ................................................... ...................................................... ....................................... 2 THÔNG TIN ĐĂNG KÝ THANH TOÁN ................................................... ...................................................... ... 2 Mã số thanh toán ................................................... ...................................................... ...................................................... 2 Mã bố trí ................................................... ...................................................... ................................ Số thứ tự 2 ... ...................................................... ............................... 3 Mã thu nhập ................................................... ...................................................... ... 3 SỬ DỤNG BÁO CÁO VÀ MÀN HÌNH THANH TOÁN ............................................ ...................................................... ..... 4 PHAREDS ................................................ ...................................................... ........................................... 4 FNRSLBE (là Hyperion FSH0001) ........................................... ...................................................... ....... 8 FNRLDSP (was Hyperion FSH0002) ..................................................................................................10 PZRORGH ...........................................................................................................................................13 RESOLVING PAYROLL DISCREPANCIES......................................................................................................14 FINDING AND RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ...............................................15 OTHER EXPENSES TOOLS ..........................................................................................................................15 OTHER EXPENSE INFORMATION ................................................................................................................16 Transactions Codes..............................................................................................................................16 FOROLDS Example.............................................................................................................................17 Banner Screens ....................................................................................................................................18 Journal Vouchers.................................................................................................................................18 Manual Journal Vouchers....................................................................................................................18 Feed Journal Documents .....................................................................................................................19 P-card invoice......................................................................................................................................19 DPEZ invoice.......................................................................................................................................20 Regular Invoice....................................................................................................................................20 Encumbrances......................................................................................................................................20 USING OTHER EXPENSE REPORTS AND SCREENS.......................................................................................21 FGIDOCR............................................................................................................................................21 FOIAPPH.............................................................................................................................................21 FOATEXT ............................................................................................................................................21 FOAAINP.............................................................................................................................................21 FAIINVE ..............................................................................................................................................21 FOIDOCH ...........................................................................................................................................21 FGIBDST .............................................................................................................................................22 FGITRND.............................................................................................................................................22 FRIGITD..............................................................................................................................................22 FRIGTRD.............................................................................................................................................22 FOROLDS............................................................................................................................................22 FGRGLDS............................................................................................................................................22 FRRGLDS ............................................................................................................................................22 RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ..........................................................................................22   Basic Review – Index Reconciliation Process Index Reconciliation Fundamentals explains the basics of index reconciliation.  Some basic definitions are repeated in the Appendix section.  Source Documents Copies of source documents are used to reconcile an index. • Chứng từ nguồn thu - Bản sao bảng kê tiền và séc - Báo cáo tiền mặt của bộ phận - Bản sao các bút toán phải thu - Bản sao hóa đơn gửi cho khách hàng - Sổ nhật ký • Chứng từ Nguồn chi - Tài liệu EPAF / PHAREDS, có thể bao gồm: • Email ủy quyền chữ ký từ cá nhân được ủy quyền, với số tiền / tên nhân sự và ngày tháng • Tài liệu về thay đổi mục đích kinh doanh - Yêu cầu DPI - Yêu cầu mua hàng / Đơn đặt hàng / Hóa đơn - Nhật ký giao dịch P-card, Bảng sao kê và hóa đơn - Hóa đơn từ các bộ phận nội bộ hoặc nhà cung cấp bên ngoài - Mục nhật ký Cơ bản Thông tin kế toán: Loại Sổ cái Tài khoản Biểu ngữ Bắt đầu với Số dư Bình thường Tăng Giảm Tài sản Tổng A Nợ Nợ TK. Nợ phải trả Chung L Cr. Cr. TS Tài sản ròng Tổng quan N Có TK Cr. Nợ TK Doanh thu hoạt động 0,1 Có TK. Cr. TS Chi phí Hoạt động 2-9 TS. TS. Cr. Các chấn động Hoạt động 2-9 Tiến sĩ Dr. Cr. Đặt chỗ Hoạt động 2-9 Tiến sĩ Dr. Cr. Tìm và Giải quyết sự chênh lệch trong Bảng lương Công cụ tính lương Khi bạn đang nghiên cứu sự khác biệt giữa những gì bạn mong đợi sẽ thấy trong Biểu ngữ và những gì thực sự được đăng trong Biểu ngữ trong khu vực tính lương, bạn sẽ sử dụng các màn hình Biểu ngữ này và báo cáo Bảng lương. Loại Tên Cho phép xem: Biểu ngữ Màn hình PHAREDS Cá nhân Nhân viên Tính phí theo công việc & chỉ số Cũng cho phép bạn phân phối lại phí lao động. Bạn cũng có thể sử dụng màn hình này để xem những thay đổi đã được thực hiện đối với việc phân bổ lao động của một nhân viên. MyReports FNRSLBE Lương Quyền lợi và Chấn thương cho Lao động Đây là nơi có thể nhìn thấy các bản phân phối và điều chỉnh bảng lương ban đầu khi chúng đã được đăng. MyReports FNRLDST Báo cáo phân bổ lao động Cung cấp thông tin phân bổ tiền lương hiện tại và tương lai. Báo cáo có thể được tạo bởi Tổ chức, Nhân viên hoặc theo Chỉ số. ePrint PZRORGH Liên hệ với nhân viên của từng tổ chức tuyển dụng. Thông tin về Bảng lương ID thanh toán Đây là mã chữ và số được gán cho mỗi kỳ trả lương. Ký tự đầu tiên cho biết nhân viên được trả lương trên cơ sở hai tuần (2) hay hàng tháng (5). Hai ký tự cuối cùng biểu thị thời gian trả lương thực tế theo quy định trên lịch trả lương. Bạn có thể tìm thấy lịch trả lương tại http://payroll.unm.edu/pay-schedules.html Ví dụ: 2R19 biểu thị mức lương thông thường cho một nhân viên theo giờ cho khoảng thời gian làm việc bắt đầu từ ngày 8/23/14 và kết thúc ngày 9/05 / 14. 5R8 đại diện cho khoản bồi thường cho tháng 2014 năm XNUMX cho một nhân viên làm công ăn lương. Mã bố trí Mã bố trí bảng lương cho biết trạng thái của các bài đăng bảng lương. Ví dụ: 60 Phân phối lại được Kế toán Trung tâm phê duyệt nhưng không được đăng lên Banner Finance (nên đăng vào ngày làm việc tiếp theo) 48 Giao dịch PHAREDS đang chờ xử lý hoặc đã hoàn thành Số thứ tự Số thứ tự được chỉ định cho mỗi quy trình tính lương: Mã sử ​​dụng 0 Phân phối lương gốc 1 Không có phân phối ban đầu 2 Đăng lại Phân phối tiền lương 3 Không có số thứ tự 2 phân phối 4 Đăng lại Phân phối tiền lương Mã thu nhập Mã thu nhập là các giá trị số có ba chữ số đại diện cho loại thu nhập đã được thanh toán. Các mã thu nhập phổ biến là: Mã Mô tả 010 Thu nhập thường xuyên 012 Thu nhập tạm thời 022 Học sinh trung học 015 Làm thêm 020 Nhân viên phục vụ nội trợ 024 Bậc thang 025 Nghiên cứu công việc của tiểu bang 027 Nghiên cứu công việc liên bang 029 Thu nhập của sinh viên thông thường 037 Sau đại học Bồi thường thêm 038 Sau đại học Khóa hè 170 Nghỉ phép năm 180 Nghỉ ốm 200 Tiền đền bù bổ sung 202 Khoản tiền khuyến khích 430 Tài trợ một phần VA 432 Tài trợ toàn bộ VA Sử dụng Báo cáo Bảng lương và Màn hình PHAREDS Màn hình Biểu ngữ này được sử dụng để thực hiện phân phối lại lao động. Bạn có thể xem mức lương của nhân viên như ban đầu được đăng và bất kỳ phân phối lại nào của mức lương đó trên màn hình này. Chuyển đến màn hình PHAREDS. Bạn phải có quyền truy cập nó để tiếp tục. Nhập hoặc tìm kiếm ID nhân viên: Chọn “Danh sách nhân viên” sẽ cho phép bạn truy vấn nhân viên của mình theo tên hoặc Id. Truy vấn này đưa ra những điều sau: Tìm và chọn người có mức lương bạn cần xem và nhấp đúp. Sau đó chọn menu thả xuống trên “ID bảng lương”: Thao tác này sẽ hiển thị màn hình sau. Nếu bất kỳ vị trí nào là 48, chúng đang chờ phân phối lại chưa được đăng. Nếu có sự phân phối lại được chấp thuận hoặc đã đăng, chúng sẽ hiển thị trên màn hình này với mức phân bổ từ 60 trở lên. Bằng cách chọn thời hạn thanh toán (nhấp đúp), bạn sẽ thấy màn hình tiếp theo. Phần “Phân bổ lao động kiếm tiền” của màn hình sẽ hiển thị các chỉ số mà kỳ trả lương hiện đang được phân phối. Khi bạn “Khối tiếp theo” thông qua PHAREDS, bạn sẽ có thể truy cập phần “Phân phối lao động thu nhập mới” để điều chỉnh nơi có thể thay đổi phân phối lương. Để Truy cập Báo cáo MyReports của Bảng lương: Đăng nhập vào MyUNM Chọn tab Đời sống Nhân viên Bạn sẽ thấy màn hình sau: Chọn MyReports để truy cập MyReports, Chọn HR Reports để truy cập các Báo cáo HR khác. FNRSLBE (là Hyperion FSH0001) Báo cáo MyReports này hiển thị cho bạn thông tin bảng lương lịch sử Từ tab MyReports Finance, hãy chọn báo cáo mong muốn. Trong ví dụ sau, FNRSLBE đã được chọn từ Báo cáo Tài chính / F Tất cả Cơ sở. Bạn chọn tháng và năm của báo cáo bạn muốn và cách bạn muốn thông tin được báo cáo. Các tùy chọn nhóm báo cáo bao gồm:. Theo chỉ mục - nhóm theo mã tài khoản. Theo chỉ mục - không phân nhóm. Theo tổ chức theo chỉ số. Theo tổ chức của nhân viên. Tên nhân viên . Tổng hợp theo Chỉ mục. Tỷ lệ rìa theo tổ chức. ID biểu ngữ Trong màn hình trên, tháng 2014 năm XNUMX đã được chọn và Báo cáo theo phương pháp được chọn là Chỉ mục. Chỉ mục 258000 đã được chọn. Trang đầu tiên của báo cáo này sau đây. Mỗi phần đại diện cho một nhân viên có mức lương được đăng lên chỉ mục đó trong tháng Hai. Ở cuối báo cáo tồn tại một phần tổng số. FNRLDSP (là Hyperion FSH0002) Khi báo cáo này được chọn, màn hình sau sẽ xuất hiện. Bạn có thể nhóm báo cáo theo Phân bổ lao động bởi:. Nhân viên . Tổ chức. Mục lục . Quỹ . Grant Trong trường hợp này, báo cáo được điều hành bởi nhân viên. Nhập tên của nhân viên vào trường tìm kiếm và chọn “tìm”. Một danh sách sẽ được hiển thị. Chọn nhân viên mong muốn và chạy báo cáo bằng cách chọn nút ở phía dưới bên trái (1). Bạn chọn tổ chức và bạn muốn thông tin do nhân viên hay tổ chức báo cáo. Trong ví dụ sau, Phân phối lao động theo tổ chức được chọn cho 258B. Đây là trang đầu tiên của báo cáo: Báo cáo này hiển thị thông tin phân bổ lao động theo nhân viên. Tỷ lệ phân bổ tiền lương được áp dụng cho chi phí tiền lương hai tuần hoặc hàng tháng để xác định số tiền được đăng cho mỗi chỉ số. Phần trăm phân phối không phải lúc nào cũng là 100% lương của nhân viên. Báo cáo này có thể hữu ích khi đối chiếu các sai sót trong phần bảng lương của một chỉ mục. Truy cập báo cáo E-Print: Để truy cập các báo cáo ePrint sau, hãy đăng nhập vào MyUNM và chuyển đến kho lưu trữ E-Print được chỉ ra bên dưới. PZRORGH Khi màn hình in e (ở trên) hiển thị báo cáo này, hãy chọn báo cáo bạn cần. Ngày chạy được hiển thị ở bên phải. Nếu bạn chọn “PDF”, bạn sẽ hiển thị một bản sao của báo cáo. “Văn bản” sẽ cho phép bạn tải xuống báo cáo và kính lúp sẽ cho phép bạn tìm kiếm. Dưới đây là trang đầu tiên của báo cáo này. Báo cáo này sẽ cung cấp cho bạn tên của Giám đốc tài chính và Nhà tư vấn tại tổ chức tuyển dụng. Thông tin này rất hữu ích nếu bạn cần biết liên hệ với ai về vấn đề tiền lương trong một tổ chức cụ thể. Bạn có thể tra cứu tổ chức của nhân viên trong thư mục trên My UNM. Giải quyết sự chênh lệch trong bảng lương Khi bạn phát hiện thấy sự khác biệt, bạn phải xác định ai có thẩm quyền sửa nó trong PHAREDS. Nói chung chỉ tổ chức tuyển dụng nhân viên mới có quyền này. Nếu nhân viên thuộc một tổ chức tuyển dụng khác, bạn sẽ liên hệ với tổ chức tuyển dụng đó và yêu cầu họ thực hiện điều chỉnh. Sử dụng báo cáo PZRORGH để tìm người liên hệ nếu cần. Nếu nhân viên có sự khác biệt thuộc về tổ chức tuyển dụng của bạn, bộ phận của bạn có thể thực hiện phân bổ lại. PHAREDS là màn hình Biểu ngữ được sử dụng để phân phối lại. Mỗi bộ phận đều có người có thẩm quyền về an ninh để thực hiện các phân phối lại này. Đảm bảo mục đích kinh doanh rõ ràng được đưa vào khi phân phối lại được nhập để có thể được phê duyệt và đăng nhanh chóng. Nếu sự phân phối lại hiển thị trên báo cáo này, nó đã được chấp thuận và đăng. Nếu nó đã bị từ chối, nó sẽ lại hiển thị là "đang chờ xử lý" trong màn hình biểu ngữ PHAREDS. Nếu nó đã được đăng, nó sẽ nằm trên báo cáo FNRSLBE và bạn sẽ thấy sự thay đổi số dư trên màn hình Biểu ngữ FRIGITD hoặc FGIBDST. Tìm và Giải quyết các chênh lệch về chi phí khác Các công cụ chi phí khác Khi bạn đang nghiên cứu sự khác biệt giữa những gì bạn mong đợi sẽ thấy trong Biểu ngữ và những gì thực sự được đăng trong Biểu ngữ trong bất kỳ lĩnh vực chi phí nào ngoài bảng lương, bạn sẽ sử dụng các màn hình Biểu ngữ này và báo cáo Hyperion. Loại Tên Cho phép xem: Màn hình biểu ngữ FGIDOCR (Tài liệu. Biểu mẫu yêu cầu truy xuất) Các tài liệu đã đăng (liên doanh, hóa đơn, trưng cầu, PO, rào cản). Cung cấp ngày tháng, mô tả ngắn và thông tin chỉ mục. Sử dụng “Tùy chọn” để truy cập màn hình văn bản Tài liệu (FOATEXT). Màn hình biểu ngữ FOATEXT (Mẫu nhập văn bản chung) Màn hình văn bản tài liệu (JV, hóa đơn, yêu cầu, PO, rào cản). Lý do đằng sau tài liệu được đăng. Màn hình biểu ngữ FOIAPPH (Biểu mẫu lịch sử phê duyệt tài liệu) Lịch sử phê duyệt cho các mục đang chờ xử lý và đã đăng. Bao gồm thông tin về các liên doanh, hóa đơn DPI, yêu cầu, PO và mã hàng rào Màn hình biểu ngữ FOAAINP (Biểu mẫu phê duyệt tài liệu) Đang chờ phê duyệt (các) liên doanh, hóa đơn DPI và yêu cầu Màn hình biểu ngữ FAIINVE (Hóa đơn / Biểu mẫu ghi có) Màn hình biểu ngữ thông tin nhà cung cấp FOIDOCH (Biểu mẫu Lịch sử Tài liệu) Thông tin lịch sử thanh toán cho séc, Hóa đơn, Yêu cầu, Đơn đặt hàng, Mã hóa. Khả năng truy cập tài liệu được quét vào Màn hình biểu ngữ Xtender FGIBDST (Tổ chức. Chồi. Biểu mẫu trạng thái) Hoạt động tóm tắt ngân sách & chỉ mục thực tế theo mã tài khoản Màn hình biểu ngữ FGITRND (Chi tiết Chuyển. Biểu mẫu hoạt động) Mã tài khoản Chi tiết hoạt động giao dịch – Năm tháng Màn hình biểu ngữ FRIGITD Cấp khởi động đến ngày Hoạt động tóm tắt Biểu ngữ Màn hình biểu ngữ FRIGTRD Cấp mã tài khoản Chi tiết Hoạt động giao dịch - Bắt đầu cho đến ngày MyReports FOROLDS Chi tiết sổ cái hoạt động & Tóm tắt (Thu nhập Stmt) MyReports FGRGLDS General Ledger Chi tiết & Tóm tắt (Bảng cân đối kế toán) MyReports FRRGLDS Sổ cái chi tiết & Tóm tắt (Bảng cân đối tài trợ) Thông tin chi phí khác Các khoản mục chi phí khác được đăng lên chỉ mục của bạn mà có thể không thuộc chỉ mục của bạn cần được nghiên cứu. Bất kỳ mục nào thuộc về chỉ mục khác phải được chuyển đến chỉ mục chính xác. Với tất cả các khoản mục chi phí, bạn sẽ sử dụng báo cáo MyReports để xem các giao dịch chi tiết đã được đăng. Đối với các tài khoản không bị giới hạn và bị hạn chế, FOROLDS thường được sử dụng. Bạn cũng có thể xem chi tiết hoạt động của Biểu ngữ từ màn hình FGITRND (chỉ số không bị hạn chế) và FRIGITD (chỉ số bị hạn chế) Mã giao dịch Bảng sau đây phác thảo các loại mục bạn có thể tìm thấy trên báo cáo chi tiết giao dịch của mình: Ví dụ bên dưới Thủ công JV Jxxxxxxx JV JE2, v.v. 2 Tài liệu nguồn cấp dữ liệu Nhật ký Bắt đầu bằng hai chữ cái, chẳng hạn như CHxxxxxx JV JFD / JFL / JFH Giao dịch PCard Sxxxxxxx INV IPNI 1 Giao dịch DPEZ Ixxxxxxx INV DP1 3 Hóa đơn thông thường Ixxxxxxx INV INEI Đặt trước yêu cầu Rxxxxxxx REQ REQ REQ REQxxxxx Thiết lập Đơn đặt hàng Pxxxxxxx PO PORD Đơn đặt hàng-Yêu cầu thanh lý Pxxxxxxx PO POLQ FOROLDS Ví dụ Báo cáo được chạy cho chỉ mục 258000 cho năm tài chính cho đến nay dưới dạng PDF. Các loại tài liệu sau được trình bày dưới đây: 1) Tài liệu hỗ trợ tài liệu PCard với nhật ký PCard 2) Tài liệu Nhật ký Thủ công 3) Màn hình biểu ngữ giao dịch hóa đơn DPEZ Xem phụ lục về màn hình biểu ngữ thường dùng và cách sử dụng / ứng dụng của chúng. Chứng từ ghi sổ Các bút toán ghi sổ bao gồm nhiều loại nghiệp vụ khác nhau, bao gồm:. Bán hàng nội bộ . Phân bổ doanh thu. Chuyển tiền giữa các chương trình. Kết chuyển chi phí của các khoản chi. Sửa lỗi . Nguồn cấp dữ liệu về bảng lương và thông tin phúc lợi Tìm thấy Phiếu Tạp chí Chưa đăng đang ở đâu trong Quy trình Phê duyệt FOAAINP sẽ hiển thị cho bạn tất cả các phê duyệt đang chờ xử lý cho một giao dịch cụ thể. Phê duyệt không được hiển thị theo thứ tự. Các bài đăng phải diễn ra theo thứ tự sau:. Hàng đợi cấp phòng ban - hàng đợi bắt đầu bằng thứ gì đó không phải là “Z”. o Cấp độ 10, o Cấp độ 20 (tùy thuộc vào yêu cầu hàng đợi phê duyệt của bộ phận). Hàng đợi Core Office - hàng đợi bắt đầu bằng “Z” o Cấp 10 o Cấp 20 (tùy thuộc vào yêu cầu phê duyệt của văn phòng chính) Phiếu Nhật ký thủ công Đặc điểm phân biệt của Phiếu ghi sổ thủ công là:. loại tài liệu bắt đầu bằng “J” theo sau là số. Người dùng khởi tạo sẽ là ID người dùng của một người. Mã lớp quy tắc sẽ là JE2 khi mục nhập được bắt đầu trong bộ phận. Các văn phòng cốt lõi có mã lớp quy tắc cụ thể cho văn phòng của họ. Mã lớp quy tắc thường được sử dụng có trong phần phụ lục. Sử dụng màn hình: FGAJVCD, FGAJVCM, FGAJVCQ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP Sửa lỗi Phiếu ghi sổ nhật ký thủ công Bạn sẽ thực hiện JV thủ công để sửa lỗi JV thủ công. Tài liệu về Tạp chí Nguồn cấp dữ liệu Các đặc điểm phân biệt của nguồn cấp dữ liệu là:. Loại tài liệu là “JV” với số ID bắt đầu bằng hai hoặc ba chữ cái thay vì “J”. . Người dùng bắt đầu thường sẽ là “FINANCEAPPWORX” hoặc “FSMLOADX”. Điều này cho biết ID hệ thống thay vì ID người dùng. . Mã lớp quy tắc thường sẽ là JFD (Nguồn cấp dữ liệu của tạp chí) hoặc JFL (giao dịch trả lương). Sử dụng màn hình: FGIDOCR Tham khảo danh sách tham chiếu Tiêu đề hàng loạt có trong phụ lục. Danh sách hiện tại được duy trì bởi FSM. Các bộ phận được yêu cầu lưu giữ tài liệu hỗ trợ cho tất cả các nguồn cấp dữ liệu được gửi đến FSM để tải lên Banner. FSM không có tài liệu hỗ trợ cho nguồn cấp dữ liệu. Sửa lỗi mục nhập Nguồn cấp dữ liệu: Bạn sẽ thực hiện một JV thủ công để sửa lỗi mục nhập nguồn cấp dữ liệu. Hóa đơn thẻ P Các đặc điểm phân biệt của hóa đơn thẻ P là:. loại tài liệu là INV. số ID tài liệu sẽ bắt đầu bằng “S”. Mã lớp quy tắc sẽ là IPNI. Không có PO hoặc yêu cầu sẽ được liên kết với hóa đơn. Không có séc sẽ được phát hành để thanh toán; khoản này được thanh toán bằng phương thức điện tử Chủ thẻ P sẽ có chứng từ cho các khoản chi tiêu này cùng với Nhật ký PCard Hàng tháng của họ. Nếu cần, Mua cũng có thể cung cấp tài liệu dự phòng về các khoản phí PCard. Chủ thẻ P lẽ ra phải phân bổ các khoản phí cho các chỉ số và tài khoản chính xác trong vòng 10 ngày kể từ ngày sao kê. Màn hình sử dụng: FWAINVT Sửa mục nhập thẻ P: Bạn sẽ thực hiện một liên doanh thủ công để sửa hóa đơn thẻ P. Hóa đơn DPEZ Các đặc điểm phân biệt của DPEZ là:.  loại tài liệu là INV.  số ID tài liệu sẽ bắt đầu bằng “I”.  Lớp quy tắc là DP1.  Không có PO hoặc Chuyển đổi sẽ được liên kết với số INV trong Màn hình sử dụng FOIDOCH: FZADPEZ, FZIDPEZ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FAIINVE Sửa hóa đơn DPEZ Bạn sẽ thực hiện JV thủ công để sửa hóa đơn DPEZ đã đăng không chính xác. Hóa đơn thông thường Các đặc điểm phân biệt của hóa đơn thông thường là:.  loại tài liệu là INV.  số ID tài liệu sẽ bắt đầu bằng “I”.  Mã lớp quy tắc là INEI.  PO hoặc Số chuyển đổi sẽ được liên kết với số INV trong FOIDOCH.  séc sẽ được phát hành để thanh toán bằng FOIDOCH o Nếu số séc bắt đầu bằng dấu “!” - thanh toán được thực hiện bằng Màn hình sử dụng chuyển khoản điện tử: FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN Sửa hóa đơn thông thường: Bạn sẽ thực hiện JV thủ công để sửa hóa đơn thông thường đã đăng không chính xác. Sự cản trở Các đặc điểm phân biệt của một sự cản trở là:.  loại tài liệu là PO hoặc REQ.  số ID tài liệu sẽ bắt đầu bằng “P” hoặc “R”.  số tiền sẽ được hiển thị trong cột "rào cản / đặt trước". Sử dụng màn hình: FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN Sửa một rào cản: Bạn sẽ sửa lại rào cản để sửa lỗi đăng không chính xác. Sử dụng Báo cáo Chi phí Khác và Màn hình FGIDOCR Truy cập tài liệu đã đăng, chẳng hạn như chứng từ tạp chí, yêu cầu mua hàng, v.v. Cung cấp ngày hoạt động và lập chỉ mục tình cảm. FGIDOCR là màn hình được sử dụng để truy cập các liên doanh đã đăng và các tài liệu đã đăng khác. Nếu một liên doanh rất lớn, bạn có thể sử dụng "nhập truy vấn" để tìm kiếm hoạt động cho chỉ mục cụ thể của mình. Nhập số tài liệu, khối tiếp theo, nhập truy vấn, nhập số chỉ mục (hoặc số tiền, hoặc loại tạp chí, v.v.), thực hiện truy vấn. Từ FGIDOCR, truy cập văn bản tài liệu bằng văn bản tài liệu menu Tùy chọn hoặc thông qua biểu mẫu FOATEXT. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc giải thích lý do đằng sau việc ghi lại liên doanh. Đây là trường bắt buộc cho tất cả các liên doanh thủ công. Tài liệu nhật ký nguồn cấp dữ liệu không có văn bản tài liệu được nhập. FOIAPPH FOIAPPH hiển thị lịch sử phê duyệt của tài liệu. Hàng đợi của bộ phận bắt đầu bằng “A”, “B” hoặc “C”. Các hàng đợi của văn phòng kế toán cốt lõi, chẳng hạn như Kế toán không hạn chế ở cơ sở chính, Kế toán không hạn chế của HSC, Văn phòng ngân sách, Hợp đồng và khoản tài trợ của cơ sở chính, và Hợp đồng và Khoản tài trợ của HSC bắt đầu bằng chữ “Z”. FOATEXT FOATEXT cung cấp quyền truy cập vào màn hình văn bản tài liệu cho các liên doanh, hóa đơn, yêu cầu, đơn đặt hàng và mã số. Cung cấp thông tin liên quan đến mục đích kinh doanh của UNM như ai / cái gì / ở đâu / khi nào / tại sao một tài liệu là tài liệu cần thiết. FOAAINP FOAAINP đã xác định sự chấp thuận đang chờ xử lý cho một liên doanh, hóa đơn, yêu cầu, PO, rào cản để đăng lên Banner Finance. FAIINVE FAIINVE cho phép bạn tìm chi tiết trên hóa đơn DPEZ, PCard hoặc thông thường. FOIDOCH Thông tin về hóa đơn (tất cả các loại), yêu cầu, PO và mã số. Thông tin có sẵn bao gồm thông tin thanh toán và liên kết số séc với giao dịch thanh toán. Nếu số séc bắt đầu bằng dấu “!”, Thì khoản thanh toán đã được thực hiện thông qua chuyển khoản điện tử. FGIBDST Ngân sách & hoạt động tóm tắt thực tế theo mã tài khoản - dựa trên hoạt động của Năm Tài chính được sử dụng cho các chỉ mục không bị giới hạn. FGITRND Hoạt động mã tài khoản giao dịch chi tiết - dựa trên Năm tài chính Hoạt động được sử dụng cho các chỉ số không bị hạn chế Hoạt động tóm tắt từ đầu đến ngày của FRIGITD Grant Inception to Date theo mã tài khoản - dựa trên hoạt động Từ đầu đến ngày được sử dụng cho các hợp đồng hạn chế và cấp FRIGTRD Hoạt động mã tài khoản giao dịch chi tiết - dựa trên Từ đầu đến nay Hoạt động được sử dụng cho các hợp đồng hạn chế và các khoản tài trợ FOROLDS Chi tiết & Tóm tắt Sổ cái Hoạt động (Tương tự Báo cáo Thu nhập) FGRGLDS Chi tiết & Tóm tắt Sổ Cái Tổng hợp (Tương tự Bảng Cân đối kế toán) FRRGLDS Chi tiết & Tóm tắt Sổ Cái Tài trợ (Bảng Cân đối Tài trợ) Giải quyết Chênh lệch Chi phí Khác Sử dụng các màn hình và báo cáo ở trên để tìm hiểu những gì đã được đăng lên tài khoản của bạn, ai đã đăng nó và tại sao nó được đăng. Khi bạn biết thông tin này, bạn có thể xác định ai sẽ sửa lỗi, nếu đó thực sự là một lỗi. Nếu bạn đang sửa chữa sự khác biệt do ai đó không phải chính bạn tạo ra, hãy thông báo cho người đã tạo ra sự khác biệt đó. Sự giao tiếp này làm giảm đáng kể việc sửa chữa trùng lặp; một của bạn và người khác cùng một lúc.     Đối chiếu chỉ mục nâng cao-Bảng lương, doanh thu và phân bổ Phần thứ ba của Ba Chuyên gia quản lý kinh doanh Terry Shoebotham 6/10 & 11/2014 Mục lục TỔNG QUAN VỀ CHỈ SỐ TÁI TẠO ................... ...................................................... ....................................... 1 QUY TRÌNH TÁI TẠO CHỈ SỐ .............................................. ...................................................... ............................... 1 BIỂU ĐỒ QUY TRÌNH TÁI TẠO CHỈ SỐ .............. ...................................................... ........................................... 2 TÌM HIỂU VÀ GIẢI QUYẾT CÁC TRANH CHẤP THANH TOÁN. ...................................................... ... 4 CÔNG CỤ THANH TOÁN ................................................... ...................................................... ...................................................... ....... 4 SỬ DỤNG BÁO CÁO THANH TOÁN ....................................... ...................................................... ...................................................... 6 Truy cập báo cáo MyReports .............................................. ...................................................... ............................... 6 FNRSLBE ................. ...................................................... ...................................................... ......................................... 8 FNRLDST - Báo cáo phân bổ lao động ... ...................................................... ...................................................... ....... 10 Báo cáo APEX về Nhân sự - Tiền lương và Phân bổ Lao động .................................. ...................................................... .... 12 Truy cập báo cáo ePrint: ............................. ...................................................... ...................................................... ... 17 PZRORGH-Tìm Giám đốc Tài chính của một Tổ chức ...................................... ....................................... 18 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP THANH TOÁN ........ ...................................................... ...................................................... .............................. 19 Lương Nhân viên Thiếu-Không được Tính vào Chỉ số ........... ...................................................... ................................ 19 Nhân viên bị tính phí sai để lập chỉ mục ............ ...................................................... ...................................................... ... 19 Phần trăm phân phối sai được tính vào chỉ mục ........................................ ...................................................... ... 19 Số tiền sai đô la được tính vào chỉ mục ........................................ ...................................................... .................. 19 KHẮC PHỤC SỰ CỐ GẮNG TÀI LIỆU ÔN TẬP ... ...................................................... ................................ 20 PHAREDS ................ ...................................................... ...................................................... ....................................... 20 LoboWeb Bảng Đời sống Nhân viên Phân phối lại Lao động .... ...................................................... ...................................... 20 Tình hình phân bổ lại lao động ....... ...................................................... ...................................................... ................ 20 THU NHẬP VÀ PHÂN PHỐI THU NHẬP ............................. ...................................................... ......... 21 THU NHẬP ...................................................... ...................................................... ...................................................... ................ 21 Thông tin chung về thu nhập .............................. ...................................................... ............................................... 21 Loại Thu nhập ................................................. ...................................................... ............................................... 21. ...................................................... ................................................... ................................................... .... 22 Thông tin phân bổ chung .......................................... ...................................................... .............................. 22 Các loại phân bổ ................ ...................................................... ................................................... ........................ 23 MẸO BỔ SUNG NS ................................................. ................................................... ... 23 HỢP ĐỒNG VÀ XÉT TUYỂN CẤP ............................................. ...................................................... ................... 23 GIỮ MỘT PHÉP CHẠY PHÉP .......................... ...................................................... ...................................................... ..25 TÌM HIỂU NGƯỜI CHỮ KÝ ĐƯỢC ỦY QUYỀN TRÊN MỘT CHỈ SỐ ...................................... ...................................................... ... 25 NGĂN CHẶN TƯƠNG LAI TƯƠNG LAI ........................................... ...................................................... ...... 26 EPAF VERSUS EPAN ............................................. ...................................................... ................................................. 26 TẠO EPAFS KHI CẦN THIẾT ............................................. ...................................................... ............................ 27 LỰA CHỌN TỔ CHỨC XÂY DỰNG .................. ...................................................... ...................................................... ...... 30 Tổng quan về đối chiếu chỉ mục Quy trình đối chiếu chỉ mục Có ba tài liệu Đối chiếu chỉ mục; đây là thứ ba. Tài liệu đầu tiên, Các nguyên tắc cơ bản về điều chỉnh chỉ mục - phần một trong ba, đề cập đến các vấn đề cơ bản về điều chỉnh chỉ mục, đặc biệt là điều chỉnh các chi phí ngoài biên chế. Tài liệu thứ hai, Đối chiếu Chỉ số Trung gian-phần XNUMX/XNUMX, đi sâu hơn, giải thích các loại tài liệu UNM, các mã liên quan, cấu trúc kế toán bao gồm các cấp quỹ và tổ chức. Một số thông tin và báo cáo bảng lương cơ bản được đề cập. Một số định nghĩa cơ bản được lặp lại trong phần Phụ lục của cả ba tài liệu. Biểu đồ sau đây cho thấy quy trình cơ bản để đối chiếu chỉ mục. Tài liệu thứ ba này, Đối chiếu Chỉ mục Nâng cao, Bảng lương, Doanh thu và Phân bổ-phần ba trong số ba, đi sâu hơn về việc kết hợp lại các chi phí trả lương và cách sử dụng báo cáo bảng lương MyReports để hoàn thành việc đối chiếu. Nó bao gồm các mẹo được thiết kế đặc biệt cho phần biên chế của việc đối chiếu chỉ mục. Tài liệu này cũng đề cập đến việc đối chiếu thu nhập và phân bổ. Tất cả ba tài liệu này có thể được truy cập và in tại: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml, trong “Đối chiếu chỉ mục”. 1 Sơ đồ quy trình đối chiếu chỉ mục Thông tin được khoanh tròn là điểm nhấn của Sổ tay hướng dẫn này. Xác định những chỉ số bạn đang điều hòa. Báo cáo lương cho từng chỉ số. So sánh Con người và phần trăm Lương & $ amts của họ với danh sách nhân viên bộ phận / phần trăm lương của bạn. Thêm vào Tóm tắt Đối chiếu Chỉ mục A Kiểm tra Hoàn thành 2 Báo cáo Đối chiếu Tài khoản Có thể nhận được Trợ giúp từ người giám sát của bạn hoặc trang web Tài nguyên Dịch vụ Tài chính tại (http://www.unm.edu/~fssc/index.html). 3 Tìm và Giải quyết sự chênh lệch trong bảng lương Công cụ tính lương Khi nghiên cứu sự khác biệt giữa những gì bạn mong đợi sẽ thấy trong Biểu ngữ và những gì thực sự được đăng trong tài khoản Bảng quảng cáo, bạn sẽ sử dụng các công cụ Biểu ngữ này: Loại Tên / Điện thoại Cho phép xem: Biểu mẫu Biểu ngữ PHAREDS Cá nhân Nhân viên Tính lương theo công việc & chỉ số. Biểu mẫu này được sử dụng để phân phối lại các khoản phí Bảng lương đã đăng. Nó không ảnh hưởng đến các bản phân phối trong tương lai. Biểu mẫu này cũng có thể được sử dụng để xem những thay đổi đã được thực hiện đối với phân phối lao động của một nhân viên. Cổng tự phục vụ UNM Đăng nhập vào MyUNM. Từ tab Tài chính, chọn (UNM của tôi) LoboWeb cho Tài chính. Bạn có thể chạy Truy vấn Sổ cái Hoạt động; từ Kết quả truy vấn, bạn có thể xem chi tiết bất kỳ mã tài khoản nào, bao gồm cả mã tài khoản trả lương. Điều này sẽ cung cấp Danh sách tài liệu; sau đó, bạn có thể xem chi tiết bất kỳ tài liệu nào để xác định nhân viên tạo nên chi phí. Giao diện Biểu mẫu Hành động Nhân sự Điện tử LoboWeb EPAF, tab Nhân viên, Biểu mẫu này được sử dụng để thay đổi phân bổ lao động trong tương lai. Lobo Web, Xử lý EPAF kịp thời sẽ làm giảm EPAF, Nhu cầu mới về PHAREDS. Nó không ảnh hưởng đến các bản phân phối EPAF đã đăng. MyReports FNRSLBE Báo cáo Quyền lợi Lao động Tiền lương và Sự cản trở Cung cấp lao động đã được đăng tải cũng như các bản phân phối lại (PHAREDS) đã được xử lý. Báo cáo này có thể được chạy theo chỉ mục, mã tổ chức hoặc nhân viên, tóm tắt hoặc chi tiết. 4 MyReports FNRLDST Báo cáo Phân bổ Lao động Liệt kê Các Phân bổ Lao động Hoạt động. Báo cáo này có thể được điều hành bởi nhân viên, chỉ số, quỹ, mã tổ chức hoặc trợ cấp. ePrint PZRORGH Liên hệ với nhân viên của từng tổ chức tuyển dụng. Có sẵn từ Kho lưu trữ Sản xuất Báo cáo Nhân sự / Bảng lương (banp) của ePrint, báo cáo này liệt kê Nhà tư vấn Nhân sự và Giám đốc Tài chính cho mỗi Mã tổ chức tuyển dụng. Quản lý Dịch vụ Tài chính 377-4550 Hỗ trợ tất cả các câu hỏi liên quan đến Tài chính. Nếu họ không thể trợ giúp, họ sẽ chuyển yêu cầu của bạn đến chuyên gia của Bộ phận Dịch vụ Tài chính. Hỗ trợ Nhân sự / Tính lương 277-4777 (HRPR) Hỗ trợ các yêu cầu BAR dành riêng cho Bảo mật Nhân sự, Điều hướng Công việc UNM, Điều hướng chấm công, Điều hướng EPAF, tìm báo cáo HR ePrint. Báo cáo HR APEX Gọi HR 277 Đây là các báo cáo lương bạn có thể tự chạy và sắp xếp, định dạng và tải xuống. Sẽ hiển thị phân phối lao động và số tiền lương. Cần đào tạo để có quyền truy cập. 5 Sử dụng Báo cáo Bảng lương Để đối chiếu bảng lương được đăng vào một chỉ mục, bạn phải biết: 1) Những người nên được đăng trên chỉ mục. 2) Phần trăm lương của họ sẽ được đăng trên chỉ mục. 3) Số tiền phải trả của họ. Thông tin này là nội bộ của bộ phận và phải có sẵn từ cấp trên của bạn. Khi bạn biết thông tin này, Báo cáo Bảng lương FNRSLBE sẽ hiển thị cho bạn, theo chỉ số, những người có mức lương đăng lên chỉ mục và số tiền đã đăng. Nó sẽ không hiển thị cho bạn phần trăm lương của họ đang đăng. Để tìm phần trăm tiền lương cho mỗi nhân viên đang đăng lên chỉ mục, bạn có thể chạy báo cáo Phân bổ Lao động Hoạt động của MyReports (FNRLDST) hoặc báo cáo Bảng lương Nhân sự APEX, được lọc theo phần trăm Lao động. Cách chạy ba báo cáo này sẽ được trình bày bên dưới. Truy cập Báo cáo MyReports Để Truy cập Báo cáo MyReports, Đăng nhập vào MyUNM Chuyển đến tab Đời sống nhân viên Chọn 6 Đăng nhập vào Báo cáo của tôi: Màn hình sau sẽ xuất hiện: Chọn thư mục F Tất cả Báo cáo Cơ sở 7 Một danh sách các báo cáo có sẵn cho bạn sẽ xuất hiện. Chúng ta sẽ xem xét FNRSLBE-Phúc lợi Lao động Tiền lương và Báo cáo Khiếu nại, và FNRLDST-Báo cáo Phân bổ Lao động. FNRSLBE Trước tiên, hãy chọn FNRSLBE - Báo cáo Quyền lợi Lao động Tiền lương và Yêu cầu để xem thông tin về bảng lương trước đây. Chúng tôi đang chọn chạy báo cáo này theo chỉ mục. Nhập chỉ mục hoặc một phần của chỉ mục và một thẻ đại diện (* hoặc%). Chọn chỉ mục mong muốn. Chọn tháng (hoặc các tháng) và năm tài chính. Chạy báo cáo bằng cách chọn dấu chữ V trỏ sang phải. Hãy nhớ chọn loại đầu ra hiển thị của bạn. 8 Tùy chọn nhóm báo cáo bao gồm:. Theo chỉ mục. Theo chỉ mục - không phân nhóm. Tổ chức - theo chỉ mục. Tổ chức - bởi nhân viên. Tên nhân viên . Tổng hợp theo chỉ mục. Tỷ lệ rìa theo tổ chức. Thử nghiệm ID biểu ngữ với các nhóm khác nhau để xem nhóm nào cung cấp cho bạn thông tin bạn cần ở định dạng tốt nhất. Đây là một người từ báo cáo trên, chạy YTD và theo chỉ số: 9 Lưu ý rằng thứ tự tháng hiển thị chuyển dạ là một chút bất thường. Hãy chắc chắn rằng bạn nhìn vào (các) dòng chính xác. Một ví dụ về cách bài đăng phân bổ lại lao động PHAREDS xuất hiện trong báo cáo lương FNRSLBE: FNRLDST - Báo cáo phân bổ lao động Báo cáo này sẽ cho bạn biết phân bổ cho bất kỳ chỉ số hoặc nhân viên nào. Để chạy báo cáo, hãy đăng nhập vào MyReports, chọn F All Campus Reports. Sau đó chọn báo cáo FNRLDST. Màn hình sau sẽ xuất hiện. Lưu ý rằng bạn có thể chạy báo cáo theo Nhân viên, Tổ chức, Chỉ số, Quỹ hoặc Trợ cấp. 10 Ở đây, báo cáo được chạy bởi nhân viên: 11 Một ký tự đại diện (* hoặc%) đã được nhập vào trường Tên nhân viên, sau đó là họ của nhân viên. Tất cả nhân viên có họ đó và số ID của họ đã được trả lại. Nhân viên chính xác sau đó đã được chọn. Báo cáo cho thấy rằng nhân viên này là một nhân viên toàn thời gian, với phân phối 32% đến chỉ số 258000 và phân phối 68% đến 485000. Tỷ lệ phân bổ tiền lương được áp dụng cho chi phí tiền lương hai tuần hoặc hàng tháng để xác định số tiền được đưa vào chỉ mục. Tỷ lệ phần trăm phân phối phải khớp với danh sách nội bộ của bạn về việc phân phối lương của từng nhân viên với chỉ số này. Trong ví dụ này, nhân viên này sẽ được phân bổ 32% lương của họ cho chỉ số 258000. Báo cáo HR APEX - Phân bổ tiền lương và lao động Để truy cập các báo cáo HR APEX, trước tiên bạn phải tham gia khóa đào tạo bắt buộc trong Trung tâm Học tập và gửi BAR cho vai trò bạn cần. Liên hệ với bộ phận nhân sự nếu bạn có thắc mắc theo số 277-5803. Sau khi bạn có quyền truy cập, hãy chọn Báo cáo Nhân sự từ MyUNM. Đăng nhập vào Báo cáo nhân sự: Chọn Đơn đăng ký nhân viên. Bây giờ bạn có thể chọn các tiêu chí bạn cần cho báo cáo của mình. Chúng tôi muốn thấy sự phân bổ lao động cho các nhân viên trong một tổ chức; 258A. Vì vậy, trước tiên chúng tôi sẽ chọn theo Tổ chức Cấp 3, Quản trị AFA VP HSC bằng cách nhấp vào mục nhập và mũi tên duy nhất di chuyển mục nhập sang bên phải. Sau đó chọn Tổ chức thích hợp, trong trường hợp này là 258A. 13 Và chạy báo cáo. Báo cáo được trả về chứa nhiều thông tin hơn mức cần thiết. Sử dụng nút Tác vụ để chọn “Chọn cột”. Chỉ chọn những cột bắt buộc. Tên, ID, Chức vụ, Chức vụ Chức vụ và% Appt đã được chọn. Di chuyển các lựa chọn từ cột bên trái sang bên phải như trước, bằng một mũi tên duy nhất. Báo cáo sẽ được hiển thị khi bạn Áp dụng các thay đổi. 14 Báo cáo sau đây đã được trả lại: 15 Bạn nhận ra rằng bạn không muốn Nhân viên về hưu. Để loại bỏ chúng, hãy chọn nút Tác vụ và Bộ lọc. Lọc theo Chức danh vị trí, chọn Toán tử “không bằng” từ trình đơn thả xuống và Biểu thức “Nhân viên đã nghỉ hưu”, và Áp dụng. 16 Bây giờ, báo cáo hiển thị cho bạn 10 Nhân viên trong lĩnh vực này và phần trăm lương hàng năm mà họ hiện đang kiếm được trong lĩnh vực này, cũng như tổng số nhân viên đang hoạt động: 10. Đây có thể là thông tin hữu ích khi bạn điều chỉnh các chỉ số của mình. Bạn cũng có thể để lại trong Số tiền lương và tính cột số tiền hàng tháng. Xem phần đào tạo bắt buộc để có quyền truy cập báo cáo để biết thêm hướng dẫn chi tiết. Truy cập báo cáo ePrint: Để truy cập các báo cáo ePrint sau, hãy đăng nhập và chuyển đến kho lưu trữ được chỉ ra bên dưới. 17 PZRORGH-Tìm Giám đốc Tài chính của một Tổ chức Báo cáo PZRORGH có sẵn trong ePrint, từ Kho lưu trữ Sản xuất Báo cáo Nhân sự / Biên chế hrp_banp (banp). Để chọn báo cáo này, hãy làm theo hướng dẫn trong phần Truy cập Báo cáo ePrint ở trên. Dưới đây là trang đầu tiên của báo cáo này. Báo cáo này sẽ cung cấp cho bạn tên của Giám đốc tài chính và Nhà tư vấn tại tổ chức tuyển dụng. Thông tin này rất hữu ích nếu bạn cần biết liên hệ với ai về vấn đề tiền lương ảnh hưởng đến chỉ số của bạn khi tổ chức tuyển dụng nhân viên là một bộ phận khác. Bạn có thể tra cứu mã tổ chức của nhân viên từ thư mục UNM trực tuyến và xác định người cần liên hệ từ báo cáo này. 18 Chênh lệch trong Bảng lương Sự khác biệt là bất kỳ trường hợp nào sau đây: Lương của Nhân viên bị Thiếu-Không được Tính vào Chỉ mục Điều này có thể xảy ra vì một số lý do. Một số điều phổ biến nhất là: 1) Chưa có ai thực hiện thay đổi phân phối lao động (ePAN) cho nhân viên mới vào bộ phận của bạn. Các khoản phí vẫn đang được phân phối cho bộ phận cũ của nhân viên. 2) Lỗi khóa. Trong quá trình tính lương, một chỉ số không chính xác đã được chốt. 3) Lưu ý rằng bạn phải có bảo mật để truy cập các báo cáo này. Chi tiết bảng lương của nhân viên sẽ không xuất hiện nếu bạn không có bảo mật để chạy các báo cáo. Nhân viên bị tính phí sai để lập chỉ mục Các lý do có thể khiến nhân viên bị tính phí sai vào chỉ số bao gồm: 1) Không ai thực hiện thay đổi phân phối lao động (ePAN) cho nhân viên, người không còn làm việc trong bộ phận của bạn. Các khoản phí vẫn đang được phân phối cho bộ phận cũ của nhân viên - của bạn. 2) Lỗi khóa. Trong quá trình tính lương, một chỉ mục không chính xác là của bạn. Tỷ lệ phần trăm phân phối sai được tính vào chỉ số 1) Không ai thực hiện thay đổi phân phối theo lao động (EPAF) cho nhân viên, người đã thay đổi phân phối theo lao động. Các khoản phí vẫn đang được phân phối theo cách phân phối cũ, hiện không chính xác. Số tiền sai đô la được tính vào chỉ mục 1) Thay đổi tiền lương của giảng viên. Mức lương của giảng viên có thể đã thay đổi. Số tiền có thể đúng, nhưng khác với những gì bạn đã mong đợi. Xác nhận với người giám sát của bạn. 2) Sinh viên Nghiên cứu Làm việc sẽ được tính theo mức lương đầy đủ thay vì mức phí vừa học vừa làm. Kinh phí học tập có thể cạn kiệt hoặc số tiền quá cao. Thông báo cho văn phòng việc làm của sinh viên. 3) Chế độ đãi ngộ đặc biệt đã được trao cho nhân viên. Số tiền có thể đúng, nhưng không phải là những gì mong đợi. 19 Hiệu chỉnh sự khác biệt Nếu bạn phát hiện thấy sự khác biệt, bạn phải xác định ai có thẩm quyền sửa nó trong PHAREDS. Tổ chức tuyển dụng nhân viên có thẩm quyền này. Nếu nhân viên thuộc một tổ chức tuyển dụng khác, bạn sẽ cần liên hệ với tổ chức tuyển dụng đó và yêu cầu họ xử lý việc điều chỉnh. Nếu cần, hãy sử dụng báo cáo ePrint PZRORGH để tìm người liên hệ. Nếu nhân viên thuộc tổ chức tuyển dụng của bạn, bộ phận của bạn có trách nhiệm xử lý việc phân phối lại. Khi phân phối lại hiển thị trên báo cáo FOROLDS, nó đã được phê duyệt và đăng. Nếu nó đã bị từ chối, các dịch vụ tài chính sẽ gửi cho người khởi tạo một email thông báo rằng nó đã bị từ chối và giải thích lý do. Giao dịch sẽ lại có trạng thái “đang chờ xử lý” ở dạng Biểu ngữ PHAREDS. Nếu giao dịch đã được đăng, bạn sẽ thấy số dư thay đổi trên Biểu ngữ biểu mẫu FRIGITD hoặc FGIBDST, nhưng các biểu mẫu này không cung cấp thông tin của nhân viên. PHAREDS Để xử lý việc phân phối lại, hãy sử dụng biểu mẫu PHAREDS. Mỗi tổ chức tuyển dụng nên có người có bảo mật để xử lý việc phân phối lại thông qua biểu mẫu Biểu ngữ PHAREDS. Để biết chi tiết về quy trình PHAREDS, bạn có thể tham gia lớp Phân bổ lại lao động FILR 100. Bạn có thể đăng ký lớp học thông qua EOD. Hướng dẫn dành cho người tham gia lớp học có trên trang web của FSSC tại http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR-100.pdf. Để có được sự bảo mật cho quy trình PHAREDS, bạn phải tham gia lớp Phân phối lại lao động FILR 100. LoboWeb Nhân viên Đời sống Tab Phân bổ lại Lao động Bây giờ bạn có thể tạo Phân phối lại Lao động trong LoboWeb bằng cách chọn Chứng nhận Nỗ lực và Phân phối lại Lao động. Quy trình này cũng được giải thích trong lớp Phân bổ lại Lao động FILR 100 và Hướng dẫn Tham gia Phân phối lại Lao động tại http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR 100.pdf. Tình trạng phân phối lại lao động Khi việc phân phối lại lao động đã được hoàn thành, nó sẽ chuyển qua các hàng đợi phê duyệt để được phê duyệt. Sau khi hoàn toàn được phê duyệt, nó sẽ được đăng trên Banner. Sẽ không có phân phối lại nào được đăng cho đến khi bạn thay đổi trạng thái thành Hoàn thành (xem Hướng dẫn dành cho người tham gia tái phân phối lao động PHAREDS). Nếu phân phối lại bị từ chối, trạng thái sẽ được chuyển trở lại thành Đang chờ xử lý. Kế toán đã từ chối PHAREDS cũng sẽ gửi một email cho biết rằng họ đã từ chối và lý do. 20 Thu nhập và Phân bổ Thu nhập Tổng hợp Thông tin Thu nhập Tổng quát Thu nhập nhận được trong các tài khoản thu nhập của bạn và cách các phòng ban phân phối thu nhập, rất khác nhau theo từng bộ phận. Bạn nên tìm hiểu những loại thu nhập mong đợi, những tài khoản nào để mong đợi họ và khi nào có thể mong đợi họ. Bạn nên điều tra thu nhập nằm trong các tài khoản bất thường đối với chỉ mục của mình hoặc các số tiền khác nhau đáng kể so với dự kiến ​​(nói chung, số tiền dự kiến ​​là số tiền được lập ngân sách). Tài khoản 07ZZ-Tổ chức hoàn trả nằm trong phần Bán hàng và Dịch vụ của tài khoản thu nhập. Tài khoản này được sử dụng để tạm giữ các khoản thanh toán mà nhân viên nhận được để hoàn trả cho việc sử dụng cá nhân. Tài khoản này phải bằng XNUMX vào cuối mỗi tháng. Nếu một nhân viên hoàn trả cho Đại học các chi phí đi lại cá nhân trên PCard, chẳng hạn như nâng hạng chỗ ngồi trên máy bay, séc được gửi vào 07ZZ-Reim vinh Holding Holding. Sau đó, số tiền được chuyển cùng với một Chứng từ Nhật ký vào tài khoản chi phí mà nó được bù trừ. Trong trường hợp hoàn trả tiền đi lại, nó sẽ được chuyển đến chỉ mục và tài khoản giữ chi phí PCard mà séc được hoàn trả. Phiếu Nhật ký sẽ ghi Nợ tài khoản doanh thu giữ khoản hoàn trả (07ZZ) và Ghi có tài khoản chi phí giữ khoản chi phí mà nhân viên đang hoàn trả. Các loại Thu nhập Bảng sau đây chứa các loại thu nhập thường thấy nhất trong các chỉ số của bộ phận chung. Nó không chứa tất cả các tài khoản doanh thu. Loại doanh thu Tài khoản Mô tả Doanh thu từ học phí 0120-01Z1 Doanh thu từ học phí Học phí dành cho sinh viên 0210-02Z1 Doanh thu từ phí được tính cho sinh viên Dịch vụ bệnh nhân 0330-03Z0 Doanh thu từ Bệnh nhân và số tiền bù đắp cho phụ cấp Trợ cấp / Hợp đồng 0410-04Z0 Doanh thu có được từ Hợp đồng hoặc Grant 21 Bán hàng / Dịch vụ 0410-07ZZ Nhóm tài khoản chiết trung này bao gồm nhiều loại thu nhập, bao gồm thu nhập từ Trung tâm Dịch vụ Nội bộ và Tài khoản giữ khoản hoàn trả 07ZZ Doanh thu Hoạt động Khác 0810-08Z1 Lĩnh vực này bao gồm các khoản thu nhập được ghi nhận khi kết thúc hợp đồng Chiếm đoạt 0710 -07D0 Doanh thu chiếm đoạt của Liên bang & Tiểu bang, bao gồm GFS và Chiếm đoạt thuế thuốc lá Quà tặng và các khoản khác 1000-1020 Nếu bạn không phải là thành viên của Tổ chức, hãy đặt câu hỏi về bất kỳ doanh thu nào trong các tài khoản này! Bạn có lẽ không nên có BẤT KỲ. Và một số loại khác mà bạn không nên có trong một chỉ mục điển hình Phân bổ Thông tin Phân bổ Chung Thu nhập phân bổ là thu nhập đã được chuyển đến chỉ mục của bạn bởi một chỉ mục khác. Có nhiều quy tắc liên quan đến phân bổ. Ở đây, chúng tôi chủ yếu quan tâm đến việc liệu bất kỳ phân bổ nào mà chỉ mục của bạn đã cho hoặc nhận được đã được lập ngân sách hay chưa. Bảng sau đây sẽ giúp bạn hiểu cách UNM định nghĩa các phân bổ khác nhau. Một phân bổ di chuyển doanh thu thực tế (không phải ngân sách) không vượt qua các Chương trình Biểu ngữ ngoại trừ trong P10 đến P14 (Chương trình hướng dẫn và chung). Việc phân bổ nói chung sẽ được thực hiện bởi văn phòng hành chính của các trường học, trường cao đẳng hoặc các sở rất lớn và sẽ không yêu cầu văn phòng ngân sách phê duyệt. Nếu một bộ phận muốn chuyển ngân sách cũng như thực tế, một mục nhập ngân sách có thể được thực hiện. 22 Các loại phân bổ Loại phân bổ Tài khoản Mô tả Phân bổ 1600-1668 Chuyển động của doanh thu trong Trường đại học để sử dụng bởi một chỉ mục khác so với nơi nó được đăng ban đầu Khi bạn xem xét phân bổ, bạn sẽ thấy một số tiền được lập ngân sách trong chỉ mục chứa phân bổ. Mặc dù các chỉ số khác nhau sẽ nhận (hoặc cung cấp) phân bổ của họ vào các thời điểm khác nhau trong năm, chúng nên được lập ngân sách và bất kỳ phân bổ nào vượt quá số ngân sách cần được xem xét và đặt câu hỏi. Các phân bổ không mong muốn (không được nhắm mục tiêu) cũng nên được điều tra. Lời khuyên Bổ sung Hợp đồng và Cân nhắc Tài trợ Không chuyển tiền lương sang một hợp đồng hoặc quỹ trợ cấp đã quá ngày kết thúc ngân sách hoặc bị chấm dứt. Hãy chắc chắn rằng thời hạn trả lương mà bạn đang di chuyển nằm trong khoảng thời gian ngân sách của quỹ. Không tạo PHAREDS trên các chỉ số mà quỹ có thời hạn mà không liên hệ với bộ phận giám sát tài chính của bạn trước. Khi một quỹ hạn chế bị chấm dứt, mặc dù việc phân phối cho biết rằng thời hạn thanh toán đang được đăng cho chỉ mục bị hạn chế đó, khoản phí sẽ không được đăng vào chỉ mục. Thay vào đó, nó sẽ được đưa lên chỉ số chi tiêu không hạn chế cho quỹ đó. Cách duy nhất để khắc phục điều này là thông báo cho Cơ quan Giám sát Tài chính trong Dịch vụ Tài chính. Giám sát Tài chính của bạn có thể mở quỹ và ngăn PHAREDS đăng các khoản phí lên chỉ số chi tiêu quá mức. 23 Để xác định khoảng thời gian ngân sách cho một quỹ hạn chế, hãy xem biểu mẫu FRMFUND. Không có kỳ hạn lương nào sau ngày 31 tháng 2004 năm XNUMX có thể được chuyển vào quỹ này. Thời kỳ ngân sách kết thúc vào ngày 31 tháng 2004 năm XNUMX. Tuy nhiên, quỹ có thời hạn không? Để xác định điều này, hãy truy cập FTMFUND, bên dưới. (Trường Ngày chấm dứt trên màn hình FRMFUND này sẽ luôn trống.) Quỹ này đã bị chấm dứt vào ngày 21 tháng 2007 năm XNUMX. Không có bất kỳ hình thức phân phối lương hoặc phí nào có thể được thực hiện đối với chỉ mục hạn chế này trừ khi ngày chấm dứt được thay đổi thành một ngày trong tương lai. 24 Giữ Bảng tính Đang chạy Một số phòng ban thấy hữu ích khi giữ một tài liệu thể hiện sự phân bổ giữa các chỉ số cho tất cả nhân viên của bạn. Bạn có thể theo dõi lương theo chỉ số cho từng tài khoản. Tìm Ai là Người ký được Ủy quyền trên một Chỉ mục Bạn có thể tìm ra ai được ủy quyền để cho phép các khoản chi trên một chỉ mục. Bạn sẽ cần biết điều này nếu bạn đang thực hiện một PHAREDS. Để tìm biểu mẫu ủy quyền chữ ký cho một chỉ mục, hãy truy cập FTMACCI cho các chỉ số không bị hạn chế hoặc FRAGRNT cho các chỉ số bị hạn chế. Trong FTMACCI chọn truy vấn (F7), nhập chỉ mục và chạy truy vấn (F8). Chọn biểu tượng Xtender. Ủy quyền chữ ký sẽ được hiển thị hoặc danh sách các tài liệu được đính kèm với chỉ mục đó sẽ được hiển thị. Nếu danh sách được hiển thị, hãy chọn tài liệu có loại tài liệu “Chữ ký”. Nếu có nhiều hơn một tài liệu có loại tài liệu “chữ ký”, hãy chọn tài liệu mới nhất bằng cách xem ngày tháng trên biểu mẫu. Đối với các chỉ số bị hạn chế cũ hơn, hãy chuyển đến FRAGRNT. Nhập số tài trợ và chọn Tiếp theo Chặn. Chọn biểu tượng Xtender. Ủy quyền chữ ký sẽ được hiển thị hoặc danh sách các tài liệu được đính kèm với chỉ mục đó sẽ được hiển thị. Nếu danh sách được hiển thị, hãy chọn tài liệu có loại tài liệu “Chữ ký”. Nếu có nhiều hơn một tài liệu có loại tài liệu “chữ ký”, hãy chọn tài liệu mới nhất bằng cách xem ngày tháng trên biểu mẫu. 25 Chỉ những người được liệt kê trong mẫu ủy quyền chữ ký hiện tại mới được phép ủy quyền chuyển chi phí vào chỉ số đó. Mục đích kinh doanh nên tham chiếu đến các sửa đổi đang được thực hiện theo thẩm quyền của ai. Ngăn chặn sự khác biệt trong tương lai EPAF và ePAN Mặc dù chúng nghe có vẻ giống nhau và cả hai đều liên quan đến phân phối lao động, nhưng EPAF và ePAN là hai thứ khác nhau. EPAF là biểu mẫu được sử dụng khi một nhân viên hiện tại đang thay đổi phân bổ lao động trong một tổ chức. Bộ phận Nhân sự không phê duyệt EPAF. Một ePAN được sử dụng nếu nhân viên là người mới, nếu họ đang thay đổi bộ phận hoặc họ được thăng chức. Bộ phận Nhân sự đăng ký trên ePAN trước khi chúng có hiệu lực. Bạn có thể tìm thấy ePan trên trang Nhân sự tại http://hr.unm.edu/forms/allforms.php. Chọn “Hình thức”, sau đó chọn “Hình thức tuyển dụng”. Bạn có thể thấy màn hình này, cho phép bạn truy cập ePAN, trong bản in màn hình sau. Khi bạn chọn biểu tượng ở ngoài cùng bên phải bên cạnh ePAN, biểu mẫu sau sẽ xuất hiện. 26 Biểu mẫu này được điền khi cần ePAN. Tạo EPAF khi cần thiết Nếu bạn đã tìm thấy lỗi trong phân phối tiền lương và đã sửa lỗi đó bằng PHAREDS, bạn có thể cần tạo EPAF hoặc ePAN để ngăn lỗi tương tự xảy ra lần nữa. Bạn phải có bảo mật gốc EPAF để truy cập EPAF. Nếu phân bổ của nhân viên không được nêu chính xác trên chỉ số chính xác trên báo cáo FOROLDS, bạn sẽ cần phải xử lý EPAF để thay đổi phân phối chi phí trả lương trong tương lai. Mặc dù điều này sẽ khắc phục sự cố trong tương lai, nhưng bạn phải sử dụng PHAREDS để sửa các lỗi hiện có. EPAF được tạo bằng cách truy cập LoboWeb từ tab Đời sống nhân viên trong cổng MyUNM. EPAF được sử dụng để thay đổi vĩnh viễn sự phân bổ lao động của một nhân viên cho các bảng lương trong tương lai. Bạn phải có Người khởi tạo thay đổi vai trò truy cập biểu ngữ EPAF để truy cập các màn hình này. 27 28 Bạn phải có bảo mật Nguồn gốc EPAF để xem liên kết EPAF (khoanh tròn) bên dưới. Chọn Biểu mẫu Hành động Nhân sự Điện tử và EPAF Mới. Màn hình sau xuất hiện. Hoàn thành việc này để những thay đổi trong tương lai sẽ xảy ra và PHAREDS sẽ không cần tiếp tục hoàn thành mỗi kỳ trả lương. 29 Lựa chọn tổ chức tuyển dụng Khi tuyển dụng nhân viên mới, hãy nhất quán với tổ chức tuyển dụng đã sử dụng. Nếu một cấp tổ chức tuyển dụng khác trong bộ phận của bạn được sử dụng, bạn có thể không nhìn thấy tất cả nhân viên khi chạy báo cáo cho tổ chức tuyển dụng hoặc bạn có thể mất khả năng sửa đổi phân bổ lao động trong quá khứ hoặc tương lai. Trừ khi có hướng dẫn khác, hãy luôn sử dụng cùng một tổ chức tuyển dụng được sử dụng cho các nhân viên khác trong chỉ mục mà nhân viên mới của bạn sẽ được tuyển dụng. 30 Phụ lục đối chiếu chỉ số Phụ lục Phụ lục Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh 6/10 & 11/2014 Mục lục PHỤ LỤC CHỈNH SỬA CHỈ SỐ ........................... ...................................................... ............... 1 MẪU TÓM TẮT TÓM TẮT CHỈ SỐ ĐÃ HOÀN THÀNH ........................................... ......................... 2 MẪU TÓM TẮT TÓM TẮT ............................................. ...................................................... ........... 3 BIỂU ĐỒ LƯU CHUYỂN-QUÁ TRÌNH TÁI TẠONDEX ........................................... .......................................... 4 DANH MỤC CÁC BÁO CÁO THU NHẬP ............................................. ...................................................... ............. 6 ĐỊNH NGHĨA .................................................................. ...................................................... ... 7 MÀN HÌNH KÊNH ĐƯỢC SỬ DỤNG THƯỜNG GẶP ............................................. ...................................................... ........ 9 MÔ TẢ MÃ LỚP QUY TẮC CỦA TÀI LIỆU ............................................ ............................................. 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO TRỰC TIẾP. ...................................................... ...................................................... ................ 12 ĐẶC ĐIỂM CỦA HÀNH TRÌNH BẢN SAO .............................. ...................................................... .......................................... 13 LỊCH THANH TOÁN NĂM 14 .... ...................................................... ...................................................... ............... 14 PHỤ LỤC XÁC NHẬN CHỈ SỐ Mẫu Bản tóm tắt đối chiếu chỉ mục đã hoàn thành - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ Chỉ số tổng hợp đối chiếu Số: 123456 Tháng đối chiếu: 4/2008 Người hoàn thành đối chiếu: Tên của bạn Tôi đã xem lại bản đối chiếu này và tin rằng nó là chính xác: Quản trị viên Phòng Điều chỉnh các Khoản mục: Ghi chú Số tiền Tài khoản 3100 87.32 Không có tài liệu. Khoản chi phí được xác định thuộc chỉ số 124356. JV 100632 đã chuyển nó đến đó vào ngày 5/21/08. 3140 .03 Bất tử. Mặc kệ. 3189 2940.00 DPI D12345 được tạo vào ngày 3/14/08. Chi phí không được đăng. Kế toán không bao giờ nhận được DPI. Bản DPI giao tận tay 5/16/08. Đăng lên Banner ngày 5/20/08. Biểu mẫu -Số chỉ số tóm tắt đối chiếu Số: Tháng Đối chiếu: Người Hoàn thành Đối chiếu: Tôi đã xem xét đối chiếu này và tin rằng nó là chính xác: Quản trị viên Bộ phận Đối chiếu Các mục: Lưu ý Số tiền Tài khoản Quy trình Đối chiếu Chỉ số Xác định các chỉ số bạn đang đối chiếu. Báo cáo lương cho từng chỉ số. So sánh từng mục trên Báo cáo chi phí biểu ngữ của bạn với các tài liệu gốc. So sánh Con người và phần trăm Lương của họ với danh sách nhân viên bộ phận / phần trăm lương của bạn. Một lý do cho sự khác biệt được tìm thấy? Nhận trợ giúp Ghi chú Sự khác biệt và cách giải quyết trên Báo cáo đối chiếu tài khoản Đã xong Ghi chú Sự khác biệt và giải quyết trên Báo cáo đối chiếu tài khoản Đã xong Danh sách Báo cáo đối chiếu Số tên Sử dụng Vị trí FOROLDS Báo cáo chi tiết sổ cái hoạt động Cung cấp chi tiết giao dịch dựa trên (các) phần tử FOPA được yêu cầu Báo cáo của tôi. Tab Tài chính, F Tất cả Báo cáo của Khuôn viên trường / FOROLDS FNRSLBE Báo cáo Quyền lợi Lao động Tiền lương & Sự cản trở Cung cấp thông tin về chi tiết bảng lương đã đăng và các quỹ bị mắc kẹt MyReports. Tab Tài chính, F Tất cả Báo cáo Cơ sở / FNRSLBE FNRLDST Báo cáo Phân bổ Lao động Cung cấp chi tiết về MyReports phân phối chỉ số bảng lương trong tương lai. Tab Tài chính, F Tất cả Báo cáo Cơ sở / Báo cáo Bổ sung FNRLDST có thể được sử dụng: Hợp đồng FRRGLDS và Báo cáo Chi tiết Sổ cái Tài trợ Được sử dụng cho Báo cáo MyReports của chỉ mục Hạn chế cho đến nay. Tab Tài chính, F Tất cả Báo cáo Cơ sở / FRRGLDS FOROLDS Báo cáo Tóm tắt Sổ cái Hoạt động Báo cáo tóm tắt hoạt động - lựa chọn tùy chọn với FOH0001 MyReports. Tab Tài chính, F Tất cả Báo cáo của Cơ sở / FOROLDS PZRORGH Thuê tổ chức Hiển thị các bên chịu trách nhiệm bằng cách thuê tổ chức hrp_banp-Hr / Báo cáo lương-Sản xuất (banp) Kho lưu trữ của ePrint. Định nghĩa Tài khoản - Tài khoản là bốn chữ số đại diện cho doanh thu hoặc chi phí của địa điểm được ghi lại trong Biểu ngữ. Ví dụ: 3100 là mã tài khoản cho Chi phí Đồ dùng Văn phòng. Bạn có thể tìm thấy danh sách các tài khoản UNM và định nghĩa của chúng tại http://ua.unm.edu/resources/oplegacctdef-12-06-13.pdf Tài liệu nguồn - Đây là tài liệu gốc hoặc bản sao của tài liệu gốc. Chúng là các tài liệu xác thực rằng một khoản chi phí đã xảy ra. Chúng có thể là biên lai của Hiệu sách UNM cho hàng hóa đã mua. Chúng có thể là Hóa đơn nội bộ từ Trung tâm dịch vụ UNM. Chúng có thể là bản sao của DPI hoặc bản sao của hóa đơn từ các nhà cung cấp bên ngoài. Họ có thể có e-mail giải thích hoặc các tài liệu khác như biểu mẫu đăng ký hội thảo đính kèm với họ. Các tài liệu nguồn khác bao gồm biên lai / báo cáo P-card, Yêu cầu mua UNM nội bộ, Yêu cầu mua, Yêu cầu mua chăn và các biểu mẫu Thanh toán không chuẩn. Danh sách này không bao gồm Chỉ số - Chỉ số là số sáu chữ số tích lũy doanh thu và chi phí, trong các tài khoản, cho một dự án nhất định. Chỉ mục có thể không bị giới hạn; chẳng hạn như một tài trợ cho Hướng dẫn & Chung. Chỉ mục có thể bị hạn chế và được liên kết với một khoản trợ cấp. Tất cả các chi phí cho một chỉ số nhất định nên được đối chiếu mỗi tháng. Mục Post -An được đăng trong Banner khi nó đã được ghi vào cơ sở dữ liệu kế toán. Chỉ các mục đã đăng mới xuất hiện trên Biểu ngữ báo cáo kế toán Tệp Nội bộ - Tệp Nội bộ là tệp bạn thiết lập để thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn. Đối với Đối chiếu Tài khoản, những thứ này sẽ hoạt động: Thư mục này đặt các bản sao của các tài liệu nguồn cho mỗi khoản chi phí cho chỉ mục đó khi các khoản chi phí này xảy ra. Đính kèm các tài liệu nguồn này vào bản đối chiếu và chuyển chúng vào Thư mục đối chiếu tài khoản vào cuối tháng. Thư mục Bảng lương - Đối với mỗi chỉ mục, hãy tạo một thư mục Manila Bảng lương. Đặt bản sao của tất cả các báo cáo tiền lương và các tài liệu khác trong thư mục này mỗi tháng. Đính kèm chúng vào bản điều chỉnh và chuyển chúng vào Thư mục đối chiếu tài khoản vào cuối tháng. Thư mục Đối chiếu Chỉ mục - Đối với mỗi chỉ mục, hãy tạo một Thư mục Đối chiếu Chỉ mục manila. Trong thư mục này, hãy đặt gói điều chỉnh chỉ mục đã hoàn thành của bạn mỗi tháng. Điều này bao gồm:. Bản tóm tắt đối chiếu chỉ mục đã hoàn thành [xem phụ lục]. Báo cáo chi tiết biểu ngữ [báo cáo chi tiết FOROLDS]. Bạn đã kiểm tra số tiền trên báo cáo này và số tiền trên tài liệu nguồn của mình khi bạn đối chiếu chỉ mục. .  Báo cáo / tài liệu trả lương. Bạn đã kiểm tra chi tiết trên báo cáo tính lương và đảm bảo rằng chi tiết này khớp với chi tiết nội bộ từ tài liệu bộ phận của bạn liên quan đến ai sẽ được tính phí và bao nhiêu phần trăm tiền lương của họ sẽ được tính vào chỉ số này. .  Các tài liệu nguồn và bất kỳ lịch trình liên quan nào được tạo trong bộ phận của bạn để chi phí. Bạn đã kiểm tra chi tiết về những điều này và trên Báo cáo biểu ngữ chi tiết của bạn. Chúng được ghim lại với nhau mỗi tháng để tạo thành một gói điều chỉnh hàng tháng cho mỗi chỉ mục. Đây là gói đối chiếu chỉ mục đã hoàn thành của bạn. Điều này được nộp vào Thư mục Đối chiếu Chỉ mục của bạn mỗi tháng. Đặt nhóm thư mục cho mỗi chỉ mục trong một thư mục treo màu xanh lá cây, được dán nhãn cho chỉ mục đó. Bây giờ bạn có tất cả thông tin của mình cho mỗi chỉ mục một cách dễ dàng truy cập. PI-Điều tra viên Chính - Đây là người phụ trách chính của một khoản tài trợ. Người đó có thể có nhiều khoản trợ cấp. Mỗi khoản trợ cấp có ít nhất một chỉ mục và có thể có nhiều hơn một. Biểu mẫu được sử dụng thường xuyên Màn hình biểu ngữ Biểu mẫu Biểu mẫu Tiêu đề Biểu mẫu Sử dụng FGAJVCD JV Biểu mẫu nhập liệu Tạo tài liệu tạp chí FGAJVCM JV Biểu mẫu nhập hàng loạt Tạo nhiều dòng tài liệu nhật ký FGAJVCQ JV Biểu mẫu nhập nhanh tạo tài liệu tạp chí FGIBAVL Tình trạng sẵn có ngân sách Biểu mẫu tra cứu số dư quỹ / tổ chức -NSF Trạng thái Từ chối FGIBDSR Biểu mẫu Tóm tắt Điều hành Tra cứu năm tài chính cho đến nay hoạt động chỉ mục (ngân sách / số tiền thực tế / bị cản trở) Biểu mẫu Trạng thái Ngân sách Tổ chức FGIBDST Tra cứu năm tài chính cho đến nay hoạt động chỉ mục (ngân sách / số tiền thực tế / bị cản trở) Biểu mẫu Yêu cầu Truy xuất Tài liệu FGIDOCR Danh sách các tài liệu đã được đăng, được sử dụng cho liên doanh, Inv, Pos, v.v. FGIJSUM JV Biểu mẫu tóm tắt Danh sách các tài liệu liên danh chưa được đăng (được phê duyệt) trong Biểu ngữ FGITBAL Sổ cái Tổng hợp Thử nghiệm Biểu mẫu Sổ cái Tổng hợp (bảng cân đối kế toán) Số dư điều hành bởi Quỹ và Tài khoản FGITRND Biểu mẫu Hoạt động Giao dịch Chi tiết Sử dụng biểu mẫu này để xem hoạt động ở cấp độ giao dịch trên các mục đạt mã tài khoản trong chỉ mục Bao gồm do số giám tuyển và mô tả ngắn Mẫu phê duyệt tài liệu FOAAINP Khả năng xem xét và phê duyệt tài liệu Tài liệu FOADOCU Theo trạng thái biểu mẫu người dùng, Loại tài liệu, Mã tài liệu, Mô tả, Ngày hoạt động, Số lượng tài liệu, Từ chối tài liệu của riêng bạn Hình thức phê duyệt người dùng FOAUAPP Biểu mẫu phê duyệt cá nhân Danh sách tài liệu được xem xét Biểu mẫu lịch sử phê duyệt FOIAPHT Lịch sử phê duyệt hoặc từ chối tài liệu của bạn Biểu mẫu truy vấn FOIAPPD Biểu mẫu truy vấn tài liệu được phê duyệt Biểu mẫu truy vấn tài liệu được phê duyệt Hiển thị các mục đang ngồi trong hàng đợi quy trình FORAPPL -có thể hữu ích khi phê duyệt bị vô hiệu hóa để điều chỉnh (sáng thứ sáu hàng tuần và vào cuối tháng) Biểu mẫu lịch sử phê duyệt tài liệu FOIAPPH Hiển thị tài liệu # và ai đã phê duyệt tài liệu đó khi (Tương tự như FOIAPHT) Biểu mẫu lịch sử tài liệu FOIDOCH Lịch sử phê duyệt cho tài liệu Biểu ngữ. FRAGRNT Biểu mẫu duy trì tài trợ Để tìm PI cho một khoản tài trợ FRIGITD Khởi đầu cho đến ngày Biểu mẫu Xem từ đầu đến nay hoạt động cho quỹ hạn chế / tài trợ FTMACCI Tài khoản Chỉ mục Mã Mã duy trì Biểu mẫu Truy vấn chỉ mục hoặc thông tin FOPA Biểu mẫu duy trì Mã Quỹ FTMFUND Người quản lý tài chính quỹ của một khoản trợ cấp FTMORGN Mã tổ chức Duy trì Biểu mẫu Tổ chức Tìm kiếm Phân cấp Quỹ FTIFNDH Biểu mẫu truy vấn Quỹ Phân cấp FTIORGH Tổ chức Phân cấp Biểu mẫu Truy vấn Tổ chức Cấu trúc Tổ chức Phân cấp Chương trình FTIPRGH Biểu mẫu Phân cấp Chương trình Truy vấn Phân cấp FRIAPPL Ứng dụng Lịch sử thanh toán Yêu cầu Biểu mẫu dành riêng cho Cấp PHATIME Biểu mẫu điện tử được sử dụng để nhập giờ cho nhân viên Không được miễn và thời gian ngoại lệ cho nhân viên được miễn. Yêu cầu vai trò nhập thời gian và đào tạo. Form and process owned by HR/PR  PHAREDS  Labor Redistribution Form  Used to redistribute Salary, Salary Redistribution role required.  Form owned by finance but process owned by HR/PR.  TGIACCD  Account Detail Query Form  Query document numbers created in Non-Student AR (NSAR) module that has been feed to Finance for posting  FAIVNDH  Vendor Detail History Form  Query Vendor Invoices by Vendor/Banner Id Number  FZADPEZ  Direct Pay EZ Form  Direct Pay DPEZ Form -Application  FZIDPEZ  Direct Pay EZ Query Form  Direct Pay EZ Query Form  FGAENCB  Encumbrance/Reservation maintenance Form  Anticipated allowable expenditures can be encumbered funds using this form  FGIENCD  Detail Encumbrance Activity Form  View detail of your encumbrances either PO encumbrance or one created by department  FGIOENC  Organizational Encumbrance List Form  Find Purchase Orders by Organization  FPARCVD  Banner Receiving Form  Used to receive goods purchased on PO's triggers AP to pay invoice  FPCRCVP  Receiving Goods PO Item Selection Form  Used indirectly, from FPARCVD  FPIPKSL  Receiver/Packing Slips Validation Form  Packing list numbers as they are associated with receivers  FPIPOHD  Purchase Order Validation Form  Quick snapshot of PO,  includes Vendor, buyer, date, status of completed and approved & amount  FPIREQN  Requisition Inquiry Document Information  Requisition Information  FTIIDEN  Entity Name/ID Search Form  Query for vender id -First letter case sensitive  FWAINVT  Purchase Card Transaction Document Info  Pcard transaction reallocation form  Document Rule Class Code Descriptions Rule Class  Rule Class  Code  Title  Code  Title  BCF  Budget Carry Forward -Encumb Roll  JAD  Journal Allocation Feed  BD01  Permanent Adopted Budget  JE16  General Journal Entry (Inter-Fund)  BD1  Permanent Adopted Budget  JE2  JE16 -Dept General Journal Entry  BD4  BD04-Temporary Budget Adjustment  JEA  GJE -Accounts Payable  BDT  Dept Budget Transfer Journal Entry  JEB  GJE -MC Budget Office  BTB  MC Budget Temporary Budget Adjust  JEC  GJE -Contracts and Grants  BTM  Bud Ofc Temp Budget Adjustment  JEF  GJE -Property Acct  CA1  Accounts Receivable Charge  JEG  GJE -General Accounting  CB1  Accounts Receivable Charge  JEH  GJE -HSC Controller  CB2  AR Charge-APPL-Different Line B  JEI  GJE -BTI  CDP  Payroll Disbursements  JEL  GJE -Payroll  CLR  Banner Clearing Payment  JEM  GJE -HSC Budget Office  CNEI  Cancel Check -Invoice w Encumbranc  JEN  GJE -Controller Office  CNNC  Cancel check -C/M w/o encumbrance  JEP  GJE -Purchasing  CNNI  Cancel Check -Invoice w/o encumb  JER  GJE -Accounts Receivable  CORD  Establish Change Order  JES  GJE -HSC Cont PST  CR2  Cash Receipts -Gen Deposits AR  JET  Dept Transfer Journal Entry  CR3  Cash Receipts -Gen Deposits BTI  JEU  GJE -Foundation  CR5  Cash Receipts -Gen Deposits Harwd  JFD  Journal Entry Feed  DEPR  DEPRECIATION RULE CLASS  JFH  Housestaff Journal Feed  DP1  Direct Pay Invoice DP-EZ  JFL  Journal Labor Feed  E090  Year End Encumbrance Roll  PA1  Accounts Receivable Payment  EC1  E100-Original Encumbrance  PCLQ  Cancel PO -Reinstate Request  EC2  E020 -Encumbrance Adjustment  PCRD  Cancel Purchase Order  EC4  Encum Liq. cho phép thay đổi -Dept POBC Mua hàng loạt Đóng ECP Encum Liq. cho phép thay đổi Mua POCL Đơn đặt hàng Đóng FPAEOCD) Cấp GRCC -Chi phí Chia sẻ POLQ Đơn đặt hàng-Yêu cầu Thanh lý Cấp GRCG -Chi phí Chia sẻ Tài trợ POPN Đơn đặt hàng Mở (FPAEOCD) Cấp GRIC -Phí chi phí gián tiếp PORD Thiết lập Đơn đặt hàng Cấp GRIR -Thu hồi chi phí gián tiếp Phân bổ lại biên chế PR1 HRS Tháng 07-Tháng 2 07 GRRV Trợ cấp-Doanh thu dự phòng PR3 HRS Phân bổ lại Bảng lương Tháng 07-Tháng XNUMX XNUMX HEEL Bảng lương-Trách nhiệm pháp lý Nhân viên PRXNUMX HRS Phân bổ lại tiền lương <Tháng XNUMX XNUMX Bảng lương HENA-Điều chỉnh nhân quyền RCQP Hủy bỏ Yêu cầu Bảng lương HENC-Bảo lưu quyền lực lương REQP Yêu cầu Bảng lương HERL -Trách nhiệm người lao động RQCL Yêu cầu đóng lại (FPAEOCD) Bảng lương HGNL -Tổng doanh thu. Không thanh lý Bảng lương HGRB -Tổng lợi ích Chi phí ICEC Hủy Thư báo ghi có w / Encumbrance ICEI Hủy hóa đơn có cản trở ICNC Hủy thư báo ghi có nếu không có cản trở ICNI Hủy hóa đơn mà không có cản trở INEC Thư báo ghi có với hóa đơn INE có cản trở ICNC Hủy hóa đơn ghi có hóa đơn không có cản trở INNI Encumbrance IPNC Zero Payment Memo IPNI Zero Payment Invoice Batch Header Reference Copy Journal Feature Khi tạo chứng từ nhật ký, bạn có thể sử dụng biểu tượng trong tiêu đề hoặc lựa chọn “sao chép” trong menu tùy chọn để sao chép chứng từ nhật ký hiện có. Chứng từ nhật ký hiện có đề cập đến một chứng từ nhật ký đang được xử lý hoặc đã được đăng. Sao chép nhật ký từ các biểu mẫu chứng từ nhật ký bằng quy trình sau. 1.   Chọn tùy chọn Sao chép Nhật ký từ menu tùy chọn hoặc nhấn biểu tượng Sao chép. 2.   Nhập số chứng từ chứng từ nhật ký nguồn. 3.   Nhập số tài liệu mới, để trống trường này hoặc nhập NEXT để tạo số tài liệu mới. 4.   Thay đổi ngày giao dịch theo yêu cầu (giá trị mặc định là ngày hiện tại). 5.   Bạn có thể đảo ngược mục nhập. Chọn hộp kiểm Reverse JV để tạo tạp chí mới có ký hiệu ngược lại với tạp chí Copy From. 6.   Tùy chọn: Chọn hộp kiểm Sao chép Văn bản để sao chép văn bản tiêu đề từ chứng từ nhật ký nguồn. 7.   Chọn OK.      

Tương tác tài chính - UH, SRMC, UNMMG

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 04-24-2014

Bản trình bày - PowerPoint

Financial interactions   University Hospital, Sandoval Regional Medical Center  and  UNM Medical Group Laura Putz, Associate Controller 4/24/14 Intercompany Invoicing  Financial Interactions routinely occur between UNM, University Hospital (UH), Sandoval Regional Medical Center (SRMC) and UNM Medical Group (UNM MG)  These interactions can involve either revenue or expense for Health Sciences Center (HSC) or Main Campus  UH, SRMC, UNMMG, UNM / HSC are related entities and these transactions must be tracked separately in order to comply with financial reporting requirements UNM HSC When HSC Bills UH UNM/HSC departments provide services and support to UH departments regularly.    Salary Agreement Contracts  HSC employee  providing UH with their services  Memorandum of Understanding (MOU)  general support  Other Agreements  space lease or flow through expenditures, such as utilities and insurance  When HSC bills UH An intercompany agreement is reached using:  Contract Director  Supporting Documentation  monthly invoices are prepared and sent to UH for payment  Non Student Accounts Receivable (NSAR) is used to produce and track invoices Salary Agreement Template  Salary Agreement Template  Salary Agreement Procedures UNM Employee  Salary Agreement Contract - HSC bills UH Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0340 – University Hospital Revenue is used Identifying the Revenue Identifying the Revenue Identifying the Revenue Travel Reimbursements UNM Hospital When UH bills HSC What they bill:  Salary Agreements  Memorandum of Understanding (MOU)  Interpreter Services  Catering Charges  Facility Charges related to Clinical Trials  X-rays  Blood tests  Lab work Salary Agreement Procedures UH Employee  When UH bills HSC  HSC department issues an internal purchase requisition When UH bills HSC When UH bills HSC Invoice numbers that begin with:  BL  are standard invoices  BM are credit adjustments When UH bills HSC Clinical Trials Billing Clinical Trials Billing  The clinical trial, not the patient is billed  Hospital guarantor number beginning with 9999 is assigned the clinical trial and used  A Referral Billing Questionnaire is completed before services can be provided at UH  The Referral Billing Questionnaire details what services can be provided and billed to the clinical trial Clinical Trials Billing  Timely UH invoice review is critical  Incorrect invoices charges must be reversed from the clinical trial  Many payers (ie: patient’s insurance company) have 90 day windows during which billing must occur  UH bills charges from the prior month.  Frequently  less than 60 days remain once the department is invoiced for UH to invoice another payer Internal Requisition- UH bills HSC Invoice - UH bills HSC General Guidelines Travel Reimbursements UH Catering Reconciliation Assistance  Unrestricted Accounting-HSC can provide reports with UH invoicing data.  Reports can be generated by  Index  Organization Level 5  Contact the HSC AR Coordinator to request reports  Invoice copies can also be obtained from the HSC AR Coordinator SRMC When HSC Bills SRMC  Memorandum of Understanding (MOU)  Salary support  general support  Other Agreements  Medical Malpractice and other insurance  Legal services  Marketing campaigns  Recruiting and Relocation expenses Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0360 – SRMC Revenue is used When HSC bills SRMC Other Reimbursed Costs  Requires pre-approval from SRMC  Minimal activity at this time  Expenses recorded in index 331135  SRMC-HSC Reimbursements  HSC AR Coordinator “sweeps” expenses and invoices SRMC NSAR SRMC Invoice Example When SRMC bills HSC What they bill:  Facility Charges related to Clinical Trials and other research projects  X-rays  Blood tests  Lab work  Invoice should be sent to Financial Services for     processing  Very little activity at this time When UNM MG bills HSC  The UNM Medical Group (UNM MG) pays for expenditures within their accounting system on behalf of a HSC department.  UNM MG lập hóa đơn cho HSC để được hoàn trả cho các khoản chi này.

Sử dụng MyReports

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 01-14-2014

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - PDF

LEARN- MyReports ngày 14 & 15 tháng 2014 năm 31 Các thay đổi về báo cáo của UNM  MyReports là công cụ báo cáo mới của chúng tôi  Nhiều Báo cáo Tài chính hiện đã có sẵn  Báo cáo Hyperion được lên lịch kết thúc vào ngày 2014 tháng 7 năm 3100 Các Báo cáo của Khuôn viên Bao gồm: Tất cả các Báo cáo của Khuôn viên Bao gồm: Các Báo cáo Cụ thể của HSC Bao gồm: Các Báo cáo Cụ thể của HSC Bao gồm: Các Báo cáo Cụ thể của HSC Bao gồm: Báo cáo của tôi - Cơ hội Đào tạo Tài chính  Trung tâm Học tập - 2 buổi học  Trang chủ Trang web MyReports - chọn ◦ Thông tin Báo cáo của Tôi ◦ Tài chính ◦ Đào tạo Tài nguyên FNRPCRD - Báo cáo giao dịch PCard  Chỉ có trong MyReports  Cách lưu báo cáo để sử dụng trong tương lai  Cách xuất dữ liệu để phân tích  Cách sử dụng bảng tổng hợp excel Truy cập báo cáo PCard Cách lưu “Báo cáo tổ chức PCard của tôi” Sau khi lưu “ Báo cáo tổ chức PCard của tôi ”Chạy PCard bởi Tổ chức Chạy báo cáo  Báo cáo này có thể được chạy theo một số cách: ◦ PDF ◦ HTML ◦ Excel Dữ liệu Excel thô: F NRPCRD bởi Org Bộ lọc Dữ liệu Excel “Phân bổ lại.” và tài khoản 2 Dữ liệu Excel: Sử dụng Bảng Pivot Dữ liệu Excel: Lọc Bảng Pivot Chạy PCard của Người khởi tạo Chạy PCard của Người khởi tạo Dữ liệu Excel thô: FNRPCRD của PCard Holder Dữ liệu Excel: được lọc theo Tài khoản Du lịch Hiểu các Mẹo và Thủ thuật Cấu trúc để Phân tích  Sử dụng UNM Sơ đồ phân cấp tài khoản ◦ Cơ cấu tổ chức ◦ Cơ cấu quỹ ◦ Cơ cấu chương trình ◦ Cơ cấu mã tài khoản Loại quỹ không hạn chế Loại quỹ hạn chế Loại tài khoản cấp 74 - Doanh thu: Tài khoản cấp 31 - Chi phí: Báo cáo tóm tắt Điều hành Báo cáo tóm tắt Quản lý Báo cáo quản lý Điều hành Chạy FOROLDs cho dịch vụ Dữ liệu thô được đối chiếu Dữ liệu được sắp xếp để phân tích Tóm tắt:  2014 ngày và đếm…  Báo cáo Hyperion sẽ không được tạo sau ngày XNUMX tháng XNUMX năm XNUMX  MyReports sẽ là phương tiện báo cáo tài chính  MyReports cho phép linh hoạt hơn trong phân tích dữ liệu và các tùy chọn đầu ra Trình diễn báo cáo tùy chọn

Đánh giá chứng nhận nỗ lực (Cơ sở chính)

Trình bày: Rosa Gonzalez-Rosenblatt
Ngày: 08-14-2013

Bản trình bày - PowerPoint

Đào tạo chứng nhận nỗ lực Rosa Gonzalez-Rosenblatt 8/14/13 UNM Chứng nhận nỗ lực Đào tạo trước khi đánh giá Nỗ lực là gì • Nỗ lực là thời gian dành cho một dự án được tài trợ, nó được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm trong tổng số các nhiệm vụ liên quan đến Đại học của nhân viên o Nỗ lực phải bằng 100% tổng tích lũy • Bao gồm các hoạt động giảng dạy và nghiên cứu • Không bao gồm bất kỳ hoạt động nào ngoài công việc liên quan đến trường Đại học o Không thể vượt quá 100% nếu làm việc trên nhiều dự án o Nó không được đo lường trên một tuần làm việc tiêu chuẩn 40 giờ, mà dựa trên thực tế thời gian làm việc. • Chính sách Chứng nhận Nỗ lực trong Sổ tay Khoa UNM Tại sao chúng tôi Chứng nhận? • Nỗ lực là một cơ chế xác nhận tiền lương và tiền công được tính cho một dự án được tài trợ liên quan đến công việc đã thực hiện và cam kết với cơ quan trong đề xuất. o UNM phải đảm bảo với Liên bang và các nhà tài trợ giải thưởng khác rằng việc phân bổ tiền lương được tính là công bằng, nhất quán và kịp thời với nỗ lực đã thực hiện. • Các hình phạt tài chính tiềm ẩn đối với việc không tuân thủ • Không cho phép chi tiêu - bộ phận sẽ chịu trách nhiệm hoàn trả các khoản phí cho cơ quan • Việc không tuân thủ trong cuộc kiểm toán A-133 - có thể ảnh hưởng đến nguồn vốn trong tương lai • Chỉ áp dụng cho những nhân viên không có bảng chấm công Quy trình chứng nhận nỗ lực • Chứng nhận báo cáo được phân phối và chứng nhận nửa năm một lần thông qua LoboWeb o Giai đoạn Đánh giá trước • 30 ngày theo lịch sau khi tạo báo cáo o Chứng nhận PI • Bắt đầu khi giai đoạn Đánh giá trước hoàn thành • Kết thúc 60 ngày theo lịch sau khi tạo báo cáo o Thông báo qua email • Gửi email ban đầu tới Chỉ Người đánh giá trước • PI sẽ nhận được một email vào cuối 30 ngày • Lời nhắc và thông báo quá hạn cũng sẽ được gửi • Đánh giá trước phải được hoàn thành trước khi có Báo cáo truy cập chứng chỉ • https://my.unm.edu/cp/home / displaylogin - để đăng nhập vào LoboWeb • Chọn tab Nhân viên - Nhấp vào Lobo Web Chọn Chứng nhận nỗ lực Chọn Đánh giá hoặc Chứng nhận Báo cáo Nhấp vào Tìm kiếm nâng cao Chọn thuộc tính để bắt đầu tìm kiếm ch Mở Hộp thả xuống Tìm kiếm - Biểu đồ Tài khoản Tìm kiếm Báo cáo để Xem lại • Chọn Thuộc tính thả xuống o Biểu đồ Tài khoản - nhập “U” Tìm kiếm Báo cáo để Đánh giá Chọn từ Danh sách Nhân viên • Đánh dấu bản ghi, nhấp đúp để xem các hành động báo cáo nỗ lực • Ghi chú Trạng thái và Trạng thái của từng nhân viên Báo cáo Nỗ lực của Nhân viên • Phân bổ tiền lương được hiển thị theo tỷ lệ phần trăm; biểu đồ hình tròn cũng hiển thị phân phối lương • Dung sai +/- 5% phần thưởng ban đầu so với effort worked Pay Period Summary • Select Pay Period Summary to view effort by pay period o If grant is not active over whole effort certification period, this is where you can view detail by month Pay Period Summary • Select Monthly – Regular link to view FOAPA detail including index Routing Queue Selecting and Adding Proxy Access Navigation Tips • Scroll Bar o Click F11 if you have multiple items listed under sponsored projects and cannot see the scroll bar • Expand the columns o Click on the line you would like to expand and drag the line to make the column larger • Sort columns o Click on the top of the column you would like to sort by, you can sort by any of the columns listed • View routing queue o Select Routing Queue link on the left panel, to view all individuals in the queue and what actions have been or need to be taken o Note: The employee name will appear on routing queue as certifier, the only time they will be required to certify is if they are also the PI • View Effort Breakdown by Pay Period   Column Definitions Status  column: • Under Review – report has been created and is available for viewing • Awaiting Certification – Pre-Reviewer has reviewed and is ready for certification • Completed – effort report has been certified and completed Locked/unlocked column: • Locked – after an effort report is completed it is locked and cannot be modified • Unlocked – effort report is available for change by members of the routing queue • Awaiting Refresh – labor re-distribution has been completed and has updated the payroll record, report needs to be updated, reviewed and certified • Changes Submitted – when request change button is clicked Tips for Reviewing Effort • Effort is reported as an average over the reporting period (may be impacted by the number of months the award is active) • Compare reported effort percentage to proposed effort in original award document • Tolerance threshold of +/- 5% • Variances that may require agency prior approval: o Absences (generally 3 months or more) o Significant reductions of the PI and/or Key Personnel effort (25% or more) o Note: It is the PI’s responsibility to work with the Pre-award office to obtain sponsor’s prior approval   E-Print and Hyperion reports • E Print reports FRROEC01 and FRROEC01-HSC • Located in the fin_banp repository o Provides a report of the effort distribution in dollar values to correspond to the percentages displayed on the effort certification reports o Displays information by Org Code, PI, and Grant • Hyperion report FRRHOZ05-Effort Certification Status • Located in the Finance Reports/Finance Production Reports o List of employees in the effort queue o Status and State of the record o Action to be taken by Org • Hyperion report FRRHOC05 • Located in the Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G folder o List of Account Administrators by Org Pre-Review Scenarios • Scenario 1 Pre-Review completed – no change necessary • Scenario 2 Pre-Reviewer needs labor re-distribution completed to update record     Scenario 1 – Complete Pre-Review • No change necessary for this employee • Click Review button to complete Pre-Review stage Scenario 2 – Record needs changes • Pre-reviewer identifies changes needed • Select Request Changes button; system prompts user to send an e-mail.  Send email to department labor re-distribution initiator (if needed), include all necessary information to complete labor re-distribution Clear Changes Requested • If Request Changes button was selected in error • Click Clear Changes to restore report to original  state to continue process Scenario 2 – Labor Re-Distribution has been requested o Status now Under Review-Changes Submitted and the Review button no longer appears. Tình huống 2 - Hoàn thành việc phân bổ lại lao động do Người khởi xướng • Việc phân bổ lại lao động do bộ phận xử lý, chưa cập nhật hồ sơ bảng lương.  

Đánh giá Chứng nhận Nỗ lực (HSC)

Trình bày: Christine Smith
Ngày: 08-13-2013

Bản trình bày - PowerPoint

Chứng nhận nỗ lực của UNM Tìm hiểu Tại sao chúng tôi chứng nhận? • Nỗ lực là một cơ chế xác nhận tiền lương và tiền công được tính cho một dự án được tài trợ liên quan đến công việc đã thực hiện và cam kết với cơ quan trong đề xuất. o UNM phải đảm bảo với Liên bang và các nhà tài trợ giải thưởng khác rằng việc phân bổ tiền lương được tính là công bằng, nhất quán và kịp thời với nỗ lực đã thực hiện. • Các hình phạt tài chính tiềm ẩn đối với việc không tuân thủ • Không cho phép chi tiêu - bộ phận sẽ chịu trách nhiệm hoàn trả các khoản phí cho cơ quan • Việc không tuân thủ trong cuộc kiểm toán A-133 - có thể ảnh hưởng đến việc cấp vốn trong tương lai • Chỉ áp dụng cho những nhân viên không có bảng chấm công Thế nào là Nỗ lực • Nỗ lực là thời gian dành cho một dự án được tài trợ, nó được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm trong tổng số các nhiệm vụ liên quan đến Đại học của nhân viên o Nỗ lực phải bằng 100% tổng tích lũy • Bao gồm giảng dạy, nghiên cứu, dịch vụ • Không bao gồm bất kỳ hoạt động nào ngoài công việc liên quan đến Đại học o Không thể vượt quá 100% nếu làm việc trên nhiều dự án o Nó không được đo lường trên một tuần làm việc tiêu chuẩn 40 giờ, mà dựa trên thời gian thực tế đã làm việc. o Ngưỡng chịu đựng +/- 5% • Thỏa thuận giải thưởng ban đầu và thời gian làm việc • Chính sách Chứng nhận Nỗ lực được phê duyệt gần đây sẽ được thêm vào Sổ tay Khoa UNM Mẹo để Đánh giá Nỗ lực • Nỗ lực được báo cáo là trung bình trong kỳ báo cáo (có thể bị ảnh hưởng bởi số tháng mà giải thưởng có hiệu lực) • So sánh tỷ lệ phần trăm nỗ lực được báo cáo với nỗ lực được đề xuất trong tài liệu giải thưởng gốc • Các khác biệt có thể yêu cầu cơ quan phê duyệt trước: o Vắng mặt (thường là 3 tháng trở lên) o Giảm đáng kể nỗ lực của PI và / hoặc của Nhân sự chính (25% trở lên) o Lưu ý: PI có trách nhiệm làm việc với Văn phòng tiền trao giải để có được sự chấp thuận trước của nhà tài trợ Quy trình chứng nhận nỗ lực • Các báo cáo được hiển thị bởi nhân viên • Các báo cáo chứng nhận được phân phối và chứng nhận nửa năm một lần thông qua LoboWeb o Pre- Giai đoạn Xem xét • 30 ngày theo lịch sau khi báo cáo được tạo o Chứng nhận PI • Bắt đầu khi giai đoạn Đánh giá trước hoàn thành • Kết thúc 60 ngày theo lịch sau khi báo cáo được tạo o Em thông báo ốm ở tất cả các giai đoạn • Dept. AA được sao chép vào email ban đầu để Đánh giá trước • PI sẽ nhận được email hàng tuần sau khi Giai đoạn Đánh giá trước kết thúc • Gửi email nhắc nhở và quá hạn (chủ tọa) hàng tuần • Đánh giá trước phải được hoàn thành trước cột Trạng thái Định nghĩa Cột Chứng nhận: • Đang xem xét - báo cáo đã được tạo và có sẵn để xem • Đang chờ chứng nhận - Người đánh giá trước đã xem xét và sẵn sàng để chứng nhận • Đã hoàn thành - báo cáo nỗ lực đã được chứng nhận và hoàn thành Cột đã khóa / mở khóa: • Đã khóa - sau khi báo cáo nỗ lực là hoàn thành nó bị khóa và không thể sửa đổi • Đã mở khóa - báo cáo nỗ lực có sẵn để thay đổi bởi các thành viên trong hàng đợi định tuyến • Đang chờ Làm mới - việc phân bổ lại lao động đã hoàn thành và đã cập nhật hồ sơ tính lương, báo cáo cần được cập nhật, xem xét và chứng nhận • Các thay đổi đã được đệ trình - khi nút yêu cầu thay đổi được nhấp vào Báo cáo nỗ lực của nhân viên • Phân bổ tiền lương được hiển thị theo tỷ lệ phần trăm; đồ thị biểu đồ hình tròn cũng hiển thị phân phối lương • Dung sai +/- 5% phần thưởng ban đầu so với nỗ lực đã hoạt động • Báo cáo in điện tử sẽ hiển thị trạng thái theo Tổ chức, PI và hoạt động tính bằng đô la Báo cáo in điện tử và Hyperion • Báo cáo in điện tử FRROEC01 và FRROEC01-HSC • Nằm trong kho lưu trữ fin_banp o Cung cấp báo cáo phân phối nỗ lực theo giá trị đô la tương ứng với tỷ lệ phần trăm hiển thị trên báo cáo chứng nhận nỗ lực o Hiển thị thông tin theo Mã tổ chức, PI và Cấp • Báo cáo Hyperion FRRHOZ05-Trạng thái chứng nhận nỗ lực • Nằm trong Báo cáo tài chính / Báo cáo sản xuất tài chính o Danh sách nhân viên trong hàng đợi nỗ lực o Trạng thái và Trạng thái của bản ghi o Hành động sẽ được thực hiện bởi Tổ chức • Báo cáo Hyperion FRRHOC05 • Nằm trong thư mục Báo cáo Tài chính / F Dept_School_College / F C&G o Danh sách Quản trị viên Tài khoản theo Tình huống Đánh giá Trước của Tổ chức • Đã hoàn thành Đánh giá trước - không cần thay đổi • Người đánh giá trước cần phân bổ lại lao động đã hoàn thành để cập nhật hồ sơ • Người đánh giá trước hoàn thành đánh giá, Người chứng nhận yêu cầu phân bổ lại lao động để cập nhật hồ sơ Lưu ý: Tất cả Người đánh giá trước phảihoàn thành đánh giá để chuyển sang Giai đoạn chứng nhận Tình huống 1 - Hoàn thành Đánh giá trước • Không cần thay đổi đối với nhân viên này • Nhấp vào nút Xem lại để hoàn thành giai đoạn Đánh giá trước • Thông báo qua email sẽ được gửi đến PI hàng tuần sau khi Giai đoạn Đánh giá trước hoàn tất Tình huống 2 - Việc phân bổ lại lao động do Người khởi xướng bắt đầu / hoàn thành • Việc phân phối lại lao động do bộ phận xử lý, chưa cập nhật hồ sơ bảng lương. Lưu ý thông báo ở góc trên bên phải Tình huống 2 - Cập nhật Báo cáo Nỗ lực • Các thay đổi đã được áp dụng và Đang chờ Làm mới, Những thay đổi này được cập nhật hàng đêm. o Có sẵn để Xem xét trước sau khi cập nhật xong o Trạng thái thay đổi thành Đang xem xét - Đã mở khóa và có thể thực hiện hành động Đánh giá Tình huống 2 - Đánh giá trước hoàn tất • Chọn nút Xem lại để hoàn thành giai đoạn này • PI sẽ nhận được thông báo qua email hàng tuần khi Giai đoạn Đánh giá trước đã kết thúc. Tình huống 3 - Người chứng nhận yêu cầu thay đổi • Nếu cần khắc phục nỗ lực sau khi Giai đoạn tiền đánh giá hoàn tất - chọn Yêu cầu thay đổi để gửi email tới nhân viên bộ phận được chỉ định o Email phải bao gồm tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành việc phân bổ lại lao động o Báo cáo hiện có sẽ được cập nhật sau khi hoàn thành phân bổ lại lao động • PI sẽ nhận được thông báo qua email hàng tuần khi Giai đoạn Tiền xét duyệt kết thúc.  

Thay đổi mua hàng

Trình bày: Bruce Cherrin
Ngày: 05-14-2013

Bản trình bày - PowerPoint

Purchasing Changes LEARN - May 14 & 15, 2013 Bruce Cherrin Chief Procurement Officer UNM Procurement Services NEW LAW SUMMARY Four (4) legislative bills affecting Procurement were passed by the New Mexico State Legislature (NMSL) this session and signed by Governor Susana Martinez NEW NMSL LAWS All Effective 6/14/13 • Senate Bill 182 • Senate Bill 266 • Senate Bill 340 • Senate Bill 443 SB 443 – The Good News Formal Bid Limits Increase to $60,000 – Changes Small Purchase Limit – Changes Informal Bid Limit SB 443 – The Good News Goods Below $10,000 or Services Below <$5,000 • Small Purchase Goods $10,000.01 to $20,000 • One Quote or Other Documentation which describes price and product    SB 443 – The Good News Goods $20,000.01 to $60,000 – 3 Quotes • The Buyer may use 1 quote in the following circumstances: • Existing Contract (UNM, GSA, SPD, etc) • Urgency – Buyer’s sole discretion • Buyer’s Experience – Buyer’s determination that 1 quote represents fair value    SB 443 – The Good News Services or Goods and Services Combined 5,000.01 to $60,000 – – Informal Bid – Existing Contract – 3 Quotes (1 /Quote for the following): • Existing Contract • Urgency • Buyer’s Experience      SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Impact on UNM Requisitioners: Fewer Purchases will be subject to the Formal Bidding Process or New Formal Sole Source Justification SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Effective 6/14/2013 SB 182 – The Bad News New “30-Day Challenge” Law for Sole Source Purchases 30 Day Waiting Period for all Sole Source Purchases, no exceptions SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Applies only to Sole Sources above Formal Bid Limits – Requires Purchasing to Post a “Notice of Intent to Award” for a Sole Source Procurement 30 days prior to the purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Form will be posted in the UNM Sunshine Portal to be viewed and challenged by other vendors SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If the 30-day waiting period elapses without a challenge, your Sole Source Purchase can then be made SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If your Sole Source is Challenged, Purchasing will follow PROTEST guidelines as posted at http://www.unm.edu/~purch/reg11.pdf and may be forced to use the Bid Process for your purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Also shifts Purchasing’s Responsibility on a Sole Source from Good Faith Effort to Due Diligence • Purchasing will have to verify the information on your Sole Source form SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Substantial Increase in  Sole Source Procurement Processing Time SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Requisitioners will need to plan well in advance of a Sole Source Purchase  • No longer a “Fast Track” method of Purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Might be faster to go out to Bid • Ex.  Sole Source Challenge on Day 29 SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • Purchasing will require more thorough documentation than in the past SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • 1-2 sentence Sole Source Justifications will no longer be adequate SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – “Per Terms of Grant” is No Longer sufficient for Sole Source Justification • Must now justify WHY it is required for Grant and why other substitutes are not acceptable SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Justification Form must consider these factors: • What is unique about it • What other vendors sell it • Why it meets your needs and others do not   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases In order to protect you from Sole Source Challenges, UNM Purchasing is currently updating our Sole Source Form to require a more thorough justification   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases 30-Day Challenge Law is effective 6/14/13 • Therefore, the last possible day to issue a Sole Source PO using FY13 funds is the day before the law is effective, Thursday, 6/13/13.   SB 182 - Tin tức đáng lo ngại? Cố ý Vi phạm Các hình phạt của Bộ luật Mua sắm: - Tội phạm ở mức độ thứ 4 khi mua hàng> 50,000 đô la - Tội nhẹ khi mua hàng <50,000 đô la SB 182 - Tin tức đáng lo ngại? Cố ý Vi phạm Bộ luật Mua sắm SB 182 - Tin tức Gây chấn động? Cố ý Vi phạm Quy tắc Đấu thầu Điều này có ý nghĩa gì với tôi với tư cách là Người điều chỉnh lại? Tôi có nên lo lắng không???   SB 182 - Tin tức đáng lo ngại? Cố ý Vi phạm Quy tắc Mua sắm Luật này sẽ KHÔNG ảnh hưởng đến Người mua hàng với điều kiện: • Đơn đặt hàng được thực hiện TRƯỚC KHI nhận hàng hóa / dịch vụ • Người yêu cầu hành động một cách thiện chí SB 182 - Tin tức đáng lo ngại? Cố ý Vi phạm Quy tắc Mua sắm - Chủ yếu sẽ liên quan đến các hành động của Người mua trong Mua hàng nhưng có thể áp dụng cho các Phòng UNM nếu họ hành động mà không mua SB 182 - Tin tức đáng lo ngại? Vụ Cố ý Vi phạm Bộ Quy tắc Đấu thầu Ví dụ về Vi phạm Cố ý: Bộ Tự mình thuê chuyên gia tư vấn (không có Bộ phận Mua hàng / PO). Lập hóa đơn trước khi PO được phát hành. - Nếu mua hàng trên 50,000 đô la - Trọng tội cấp độ 4 - Nếu mua dưới 50,000 đô la - Tội nhẹ SB 182 - Tin tức gây nhiễu loạn? Cố ý Vi phạm Bộ luật Mua sắm Các luật hình sự khác ảnh hưởng đến các Bộ phận vẫn tiếp tục có hiệu lực (Gian lận, v.v.): - Bắt cóc bất hợp pháp - Cung cấp thông tin gian dối cho Nguồn duy nhất, Hồ sơ dự thầu, v.v. SB 182 - Tin tức gây nhiễu loạn?  

Mã tài khoản chính

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 02-19-2013

Bản trình bày - PowerPoint

Mã tài khoản chính Ngày 19 và 20 tháng 2013 năm XNUMX Terry Shoebotham, Chuyên gia quản lý kinh doanh CPA Nội dung chúng tôi sẽ đề cập:  Mã tài khoản là gì  Các loại mã tài khoản cơ bản là gì  Chọn mã tài khoản cho các chứng từ của bạn  Chi phí được phép  F&A Không loại trừ Mã tài khoản Mã tài khoản so với Chỉ số  MÃ TÀI KHOẢN  Loại chi phí  CHỈ SỐ  Nơi tính phí Các loại mã tài khoản cơ bản  Mức cao nhất là “Chi phí hoạt động khác”, dành cho các mã tài khoản 20xx đến 9xxx.  Một số trong số này được sử dụng trong các tài liệu của bạn  Đó là những cái chúng ta sẽ thảo luận về Danh mục Sổ cái Hoạt động Chọn Mã tài khoản Mã tài khoản Máy tính  3140 - Phần mềm Máy tính Chung Bao gồm phần mềm (trên đĩa, được cấp phép hoặc tải xuống) cần thiết để vận hành nội bộ máy vi tính. Tất cả phần mềm máy tính đã mua đều được tính phí tại đây  3150 - Nguồn cung cấp Máy tính <$ 5,001 Phụ kiện máy tính (máy in, bàn phím, màn hình, chuột) Mã tài khoản máy tính  3180 - Thiết bị không phải vốn <$ 5,001 Máy in, IPADS cho Cư dân & Nghiên cứu sinh HSC nếu được mua bằng “Book Funds ” 3189 - Máy tính và Máy chủ <$ 5,001 Máy tính như máy tính xách tay / máy tính để bàn / máy chủ / IPAD của khoa. Không bao gồm máy in Mã tài khoản nhà máy  70C1 - Bảo hành trang bị / Hợp đồng dịch vụ  70D0 - Bảo trì sửa chữa trang bị  9020 - Phần cứng máy tính> $ 5,000 Câu hỏi của bạn cho đến nay là gì?  Câu hỏi mã tài khoản chung  Câu hỏi mã tài khoản cụ thể “F&A Excludable”?  Nguyên tắc loại trừ của F & A  Chỉ các khoản chi được phép Các khoản chi được phép loại trừ được chính sách cho phép nhưng:  chỉ mang tính chất khuyến mại  Tiếp nhận cho các nhà tài trợ, cho các nhóm nhân viên tiềm năng để quảng cáo các lợi ích của UNM, để gây quỹ  Rượu  Luôn đi trong 31B0  Không bao giờ tiếp tục một chỉ số I&G  Không bao giờ thực hiện theo Hợp đồng hoặc Chỉ số tài trợ Thực phẩm được phép? F & A có thể loại trừ, hay không? • Đối với bữa tiệc gây quỹ Được phép và Không được phép • Đối với bữa tiệc Giáng sinh Không được phép • Đối với một cuộc họp bắt buộc của tất cả các giảng viên trong bữa trưa Có thể được phép. Không loại trừ • Đối với đồ ăn nhẹ của nhân viên trong phòng giải lao Thức ăn không được phép Được phép? F & A có thể loại trừ, hay không? • Đồ ăn nhẹ cho buổi học tập / đánh giá do giảng viên tài trợ Có thể được phép. Không loại trừ • Đối với bánh nghỉ hưu cho nhân viên nghỉ hưu Không được phép • Đối với tiệc chiêu đãi cho một nhà tài trợ lớn Có thể được phép. Nguồn cung cấp / Dịch vụ Loại trừ Được phép? F & A có thể loại trừ, hay không? • Áo sơ mi đồng phục cho nhân viên điều tra OMI Được phép. Không loại trừ • Áo phông có logo UNM dành cho nhân viên bộ phận Không được phép • Được phép tặng hoa cho Lễ tốt nghiệp UNM. Loại trừ • Hoa cho một nhân viên vừa tốt nghiệp từ UNM Nguồn cung cấp / Dịch vụ Không được phép Có được phép không? F & A có thể loại trừ, hay không? • Bút có logo UNM dành cho sinh viên tương lai Được phép sử dụng. Loại trừ • Bút có logo UNM để tuyển dụng nhân viên tiềm năng Được phép.

Đánh giá C&G về các khái niệm chính (Cơ sở chính)

Trình bày: Không biết
Ngày: 12-05-2012

Bản trình bày - PowerPoint

Hợp đồng và tài trợ Bài thuyết trình về Cơ sở chính Ngày 5 tháng 2012 năm XNUMX Tổng quan về Khoa  Kế toán Hợp đồng & Tài trợ là văn phòng trung tâm chịu trách nhiệm giám sát các yêu cầu tuân thủ tài chính được quy định trong giải thưởng được tài trợ cho Trường dựa trên một đề xuất được đệ trình từ PI. Tổng quan về Bộ, tiếp theo  Diễn giải các chính sách của UNM, Liên bang, Tiểu bang và nhà tài trợ  Thiết lập giải thưởng và ngân sách trong Biểu ngữ  Giám sát các khoản chi tiêu để tuân thủ  Xem xét EPAF, Phân phối lại lao động, Mua lại, Liên doanh và DPI  Xử lý các giao dịch tiền mặt nhỏ  Tạo và gửi hóa đơn cho nhà tài trợ (bao gồm cả bộ sưu tập)  Xử lý rút thăm tự động (thanh toán)  Áp dụng thanh toán cho giải thưởng (séc và chuyển khoản)  Xem xét và xử lý các hóa đơn giải thưởng phụ (hóa đơn đến)  Tạo và theo dõi Báo cáo Nỗ lực  Xem xét và theo dõi- qua các yêu cầu do PI gửi  Gửi báo cáo tài chính  Gửi báo cáo phát minh và thiết bị / hàng tồn kho  Kết thúc giải thưởng trong Biểu ngữ và với nhà tài trợ  Trả lời các yêu cầu kiểm toán Bản ghi nhớ  Chương trình chuyển tiền lương, tiếp theo:  Điều gì KHÔNG phải tính phí  Chính sách lưu giữ Các mẫu biểu ngữ hữu ích dành riêng cho các hợp đồng và tài trợ Các mẫu biểu ngữ hữu ích Chung FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNTFTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Mục đích kinh doanh  Luôn luôn bắt buộc  Cần thiết theo hợp đồng hoặc mua hàng trợ cấp  Justilaze chi phí JV, Ngoại lệ Pcard, Mua lại hoặc Phân phối lại Lao động:  KHÔNG CHỈ “những gì tôi đã mua (hoặc phân phối lại)”  Mà CŨNG LÀ “Tại sao tôi mua (hoặc phân phối lại) nó” Ai Cái gì Ở đâu Tại sao Biện minh cho Mục đích Kinh doanh - Các ví dụ Ví dụ điển hình cho Hóa đơn :  “Mua chất phản ứng cho Dr. Smith để hoàn thành các thí nghiệm cuối cùng về khoản tài trợ để có thể hoàn thành kết luận cho khoản tài trợ. " Ví dụ yếu / Không được chấp nhận:  “Để tiêu hết số tiền tài trợ còn lại.” Mục đích kinh doanh - Ví dụ Ví dụ yếu / không thể chấp nhận cho liên doanh:  “Chuyển chi phí để sửa chỉ mục” Ví dụ hay:  “Di chuyển chuyến hàng không SW của Joe Smith (S07564) để tham dự hội thảo về chủ đề liên quan đến tài trợ, cách hydro hóa FSQ với độ chính xác cao hơn, tham dự 7 / 12-16 / 2012 vào chỉ số tài trợ ”Các hạng mục chính sách chuyển chi phí phải:  Chi phí hợp lý  Được phép đối với giải thưởng  Có thể trao giải thưởng  Được chuyển nhượng khi được xác định ◦ Tốt nhất là trong vòng 90 ngày  Lưu ý: chuyển khoản trong vòng 90 ngày qua của thời kỳ ngân sách được xem xét kỹ lưỡng ◦ Có ai đoán được tại sao không? Bản ghi nhớ 90 ngày  Bắt buộc nếu một khoản chi phí không được phân bổ hợp lý cho khoản trợ cấp trong vòng 90 ngày theo lịch kể từ ngày giao dịch ban đầu  Bao gồm Mục đích kinh doanh cho giao dịch  Bản ghi nhớ bao gồm lời giải thích - tại sao việc nhập chậm này lại xảy ra?  Đây là biện pháp phòng ngừa - giải thích cách điều này sẽ KHÔNG xảy ra nữa Chuyển khoản theo lương Cũng phải đáp ứng TẤT CẢ các yêu cầu về Chuyển chi phí! Nếu chậm hơn 90 ngày, vẫn phải ghi nhớ 90 ngày Ngoài ra:  Tổng lương phải phản ánh chính xác công việc thực hiện trong dự án  Mục đích kinh doanh phải ghi rõ tên người yêu cầu thuyên chuyển (có chữ ký của người có thẩm quyền)  Bộ phận phải duy trì tài liệu hỗ trợ trong hồ sơ của họ  Nhắc nhở: hồ sơ bảng lương bị khóa khi nỗ lực được chứng nhận Không phải tính phí gì!

C&G Rà soát các khái niệm chính (HSC)

Trình bày: Không biết
Ngày: 12-04-2012

Bản trình bày - PowerPoint

Hợp đồng và tài trợ HSC và Cơ sở chính Thuyết trình ngày 4 & 5 tháng 2012 năm XNUMX Tổng quan về Khoa  Kế toán Hợp đồng & Trợ cấp là văn phòng trung tâm chịu trách nhiệm giám sát các yêu cầu tuân thủ tài chính được quy định trong giải thưởng được tài trợ cho Trường dựa trên một đề xuất được đệ trình từ PI. Tổng quan về Bộ, tiếp theo  Diễn giải chính sách UNM, Liên bang, Tiểu bang và nhà tài trợ  Thiết lập giải thưởng và ngân sách trong Biểu ngữ  Giám sát các khoản chi tiêu để tuân thủ  Xem xét EPAF, Phân bổ lại lao động, Mua lại, Liên doanh và DPI  Xử lý các giao dịch tiền mặt lặt vặt  Tạo và gửi hóa đơn cho nhà tài trợ (bao gồm cả bộ sưu tập)  Xử lý rút thăm tự động (thanh toán)  Áp dụng thanh toán cho giải thưởng (séc và chuyển khoản)  Xem xét và xử lý hóa đơn giải thưởng phụ (hóa đơn đến)  Tạo và theo dõi Báo cáo Nỗ lực  Xem xét và theo dõi Thực hiện- qua các yêu cầu do PI gửi  Gửi báo cáo tài chính  Gửi báo cáo phát minh và thiết bị / hàng tồn kho  Kết thúc giải thưởng trong Biểu ngữ và với nhà tài trợ  Trả lời các yêu cầu kiểm toán Bản ghi nhớ  Chương trình chuyển tiền lương, tiếp theo:  Điều gì KHÔNG phải tính phí  Chính sách giữ chân  Cam kết của chúng tôi với bạn  Bản ghi nhớ khuyến khích người tham gia Các mẫu biểu ngữ hữu ích cụ thể cho các hợp đồng và tài trợCác mẫu biểu ngữ hữu ích Chung FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNT FTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRAAREV FRIBILL FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Mua hàng Mục đích kinh doanh Mục đích kinh doanh là bắt buộc đối với DPEZ, JV, Ngoại lệ Pcard, Mua lại hoặc Phân phối lại lao động:  KHÔNG CHỈ "những gì tôi đã mua (hoặc phân phối lại)"  Nhưng CŨNG "Tại sao tôi mua (hoặc phân phối lại) nó" Mục đích kinh doanh - Ví dụ Ví dụ điển hình cho Hóa đơn:  “Mua chất phản ứng cho Dr. Smith để hoàn thành các thí nghiệm cuối cùng về khoản tài trợ để có thể hoàn thành kết luận cho khoản tài trợ. " Ví dụ yếu / Không được chấp nhận:  “Để tiêu hết số tiền tài trợ còn lại.” Mục đích kinh doanh - Ví dụ Ví dụ yếu / không thể chấp nhận cho liên doanh:  “Chuyển chi phí để sửa chỉ mục” Ví dụ hay:  “Di chuyển chuyến hàng không SW của Joe Smith (S07564) để tham dự hội thảo về chủ đề liên quan đến tài trợ, cách hydro hóa FSQ với độ chính xác cao hơn, tham dự 7 / 12-16 / 2012 vào chỉ số tài trợ ”Các hạng mục chính sách chuyển chi phí phải:  Chi phí hợp lý  Được phép đối với giải thưởng  Có thể trao giải thưởng  Được chuyển nhượng khi được xác định ◦ Tốt nhất là trong vòng 90 ngày  Lưu ý: chuyển khoản trong vòng 90 ngày qua của thời kỳ ngân sách được xem xét kỹ lưỡng ◦ Có ai đoán được tại sao không? Bản ghi nhớ 90 ngày  Bắt buộc nếu một khoản chi phí không được phân bổ hợp lý cho khoản trợ cấp trong vòng 90 ngày theo lịch kể từ ngày giao dịch ban đầu  Bao gồm Mục đích kinh doanh cho giao dịch  Bản ghi nhớ bao gồm lời giải thích - tại sao việc nhập chậm này lại xảy ra?  Đây là biện pháp phòng ngừa - giải thích cách điều này sẽ KHÔNG xảy ra nữa Chuyển khoản theo lương Cũng phải đáp ứng TẤT CẢ các yêu cầu về Chuyển chi phí! Nếu chậm hơn 90 ngày, vẫn phải ghi nhớ 90 ngày Ngoài ra:  Tổng lương phải phản ánh chính xác công việc thực hiện trong dự án  Mục đích kinh doanh phải ghi rõ tên người yêu cầu thuyên chuyển (có chữ ký của người có thẩm quyền)  Bộ phận phải duy trì tài liệu hỗ trợ trong hồ sơ của họ  Nhắc nhở: hồ sơ bảng lương bị khóa khi nỗ lực được chứng nhận Không phải tính phí gì!

Lập hóa đơn không dành cho sinh viên

Trình bày: John Brandt, Stacie Hurley, Karen Diaz
Ngày: 04-17-2012

Bản trình bày - PowerPoint

Lập hóa đơn không phải dành cho sinh viên do John Brandt, Stacie Hurley và Karen Diaz trình bày vào ngày 17 & 18 tháng 2012 năm 11 Hệ thống phải thu tài khoản không dành cho sinh viên (NSAR) • Là hệ thống lập hóa đơn Kế toán không hạn chế • Được sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng bên ngoài • Khách hàng bên ngoài không thuộc UNM hệ thống trường học • Khách hàng bên ngoài thường thanh toán bằng séc, nhưng đôi khi sử dụng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc thanh toán điện tử (chuyển tiền điện tử) • Bệnh viện UNM (UNMH), UNM Medical Group (UNMMG) và Trung tâm y tế khu vực Sandoval (SRMC) được xem xét khách hàng bên ngoài Giao dịch UNMH, UNMMG và SRMC Có các giao dịch liên tục về hàng hóa và dịch vụ giữa các Phòng UNM và UNMH / UNMMG / SRMC phát sinh trên các Quỹ không hạn chế Chúng bao gồm MOU và các thỏa thuận về lương • Hàng hóa và dịch vụ, do các Phòng UNM cung cấp cho UNMH / UNMMG / SRMC , được lập hóa đơn bởi văn phòng Kế toán Không hạn chế HSC bằng cách sử dụng hệ thống NSAR • Hàng hóa và dịch vụ, do UNMH / UNMMG / SRMC cung cấp cho các Phòng UNM, được lập hóa đơn bởi văn phòng UNMH / UNMMG / SRMC thông qua FUPLOAD mỗi tháng một lần và được giao cho văn phòng Kế toán không hạn chế HSC để xử lý các Giao dịch UNMH, UNMMG và SRMC Tất cả các hóa đơn đến và đi từ Phòng UNM và UNMH / UNMMG / SRMC phải thông qua văn phòng Kế toán không hạn chế HSC Để tìm hiểu thêm về các quy trình này, xem TÌM HIỂU có tên “Tương tác tài chính - Bệnh viện và UNM” tại trang web của chúng tôi (trình bày ngày 9/09/XNUMX) http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml Bản ghi nhớ liên quan đến việc lập hóa đơn cho các đơn vị bên ngoài Phòng Thông tin quan trọng có thể không lập hóa đơn cho các đơn vị bên ngoài bên ngoài các hệ thống đã được phê duyệt này, để làm như vậy là mời Kiểm toán nội bộ UNM cắm trại trước cửa nhà của họ. Khi một bộ phận lập hóa đơn bên ngoài hệ thống đã được phê duyệt, các khoản phải thu không được đăng lên Sổ cái Biểu ngữ, không thể xác minh việc nộp tiền mặt và các tài khoản không được xác định tuổi hoặc được phép sử dụng. Hoạt động của hệ thống NSAR Hoạt động của hệ thống NSAR Hoạt động của hệ thống NSAR Top 10 Ưu điểm của việc sử dụng hệ thống NSAR • Chúng tôi đã đề cập đến việc bạn tuân thủ chính sách của UNM • Chúng tôi tạo thư nhờ thu và thực hiện dự phòng cho các tính toán tài khoản nghi ngờ và tạo các liên doanh dự phòng nợ khó đòi trên bất kỳ hóa đơn nào chưa được thu thập • Chúng tôi đăng các khoản thanh toán và xử lý danh sách tiền cho bạn • Chúng tôi in và gửi hóa đơn qua đường bưu điện, gửi các bản sao cho bạn cùng với các báo cáo cũ của bạn • Chúng tôi làm hầu hết mọi công việc cho bạn • Bạn có thể truy cập nhiều thông tin và tạo báo cáo • Bạn tuân thủ chính sách UNM • Bạn không phải đợi nhận khoản thanh toán để ghi nhận doanh thu của mình khi sử dụng NSAR • Bạn có nhiều thời gian hơn để làm các công việc khác • Bạn không phải trả phí bưu điện hoặc sao chép giấy NSAR Chu kỳ thanh toán NSAR Chu trình thanh toán Phân tách các nhiệm vụ là quan trọng đối với kiểm soát nội bộ và để tuân thủ các chính sách Kinh doanh khác nhau của UNM Ví dụ: Kế toán không hạn chế ở Cơ sở HSC: • Người giám sát kế toán cre ates mã chi tiết và ID khách hàng • Bộ phận HSC tạo hóa đơn bên ngoài không phải UNM • Điều phối viên Acctg A / R không hạn chế của HSC tạo hóa đơn cho UNMH, UNMMG và SRMC • HSC Không hạn chế Acctg A / R Coord in / quét / gửi hóa đơn • HSC Trợ lý quản trị nhận và ghi nhật ký kiểm tra • HSC Fiscal Svcs Tech đăng kiểm tra trong NSAR và tạo danh sách tiền • Thủ quỹ UNM xử lý tiền gửi cho danh sách tiền • Nhân viên Acctg không hạn chế của HSC thực hiện đối chiếu hàng ngày, cuối tháng và cuối năm chẳng hạn như nhật ký Kiểm tra trực tiếp so với danh sách tiền, NSAR Ledger vs. Sổ cái chung và lịch trình cũ Chu kỳ thanh toán NSAR Trước khi yêu cầu khách hàng mới, hãy xác định xem khách hàng này có đang thanh toán bằng cách sử dụng Quỹ liên bang Yêu cầu ID khách hàng & Mã chi tiết Số ID khách hàng là gì? • ID khách hàng được tạo để thiết lập tài khoản cho khách hàng • Số được cấp được sử dụng ở dạng Biểu ngữ TFADETL để lập hóa đơn cho khách hàng, thanh toán sau và tín dụng • Khách hàng có thể là công ty, tổ chức, cơ sở giáo dục, cá nhân, v.v. • Thông tin thanh toán để cung cấp cho Kế toán Không Hạn chế - tên khách hàng, địa chỉ thanh toán thực, người liên hệ, số điện thoại liên hệ • Xác minh thông tin là chính xác trước khi yêu cầu • Số khách hàng của HSC NSAR bắt đầu bằng “Y” và số khách hàng của Cơ sở chính NSAR bắt đầu bằng “N” • Ví dụ về số ID khách hàng sẽ được sử dụng sau này là Y01571497 Yêu cầu ID khách hàng & mã chi tiết Mã chi tiết là gì? • A detail code is needed to post an invoice into the NSAR system • A Core Office person creates the detail code in Banner • Each detail code is unique; it is used for a particular good or service, and is created with a short description • The requestor provides the index where the revenue is to be posted • It is programmed to post a transaction to a debit and a credit in the system • The debit posts as a receivable to the General Ledger (balance sheet) • The credit posts as a revenue to the Operating Ledger • Once the billing is posted in TFADETL, the Detail Code used creates the accounting entry • An example of a detail code to be used later is YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064 • Credit -  099311  07Z0  3U0064 TFADETC – Detail Code Control Form Requesting Customer IDs & Detail Codes E-mail these contacts when requesting a new customer or new detail code: HSC Unrestricted Accounting To: John Brandt – jobrandt@salud.unm.edu Cc: Stacie Hurley – shurley@salud.unm.edu Main Unrestricted Accounting To: Justin Walters – jwalters@unm.edu Cc: Karen Diaz – kdiaz01@unm.edu NSAR Billing Cycle Keying Invoices into NSAR • You must be trained on the NSAR system and have the BAR roles before you can use NSAR • HSC Departments can key non-UNM external customers • Only HSC Unrestricted Accounting keys invoices billed to UNMH, UNMMG and SRMC • All back up documents for invoices keyed by Departments, that need to be mailed with invoices, should be sent to the Unrestricted Accounting offices no later than the end of the next invoice cycle • For invoices to be billed to UNMH, UNMMG or SRMC, all backup documentation must be sent with the request to the HSC Unrestricted Accounting office before the invoice can be created Keying Invoices into NSAR After invoice is keyed into TFADETL, saved, and the session closed: • The amount billed will post as revenue to the index after night train is run • The amount billed will post as a receivable to the fund after night train is run • The billing will post on the same transaction date as the invoice was keyed, but only if the session was closed using TGACREV The following Banner screen shots illustrate how a billing transaction is posted Detail code YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064   $1,091.15 • Credit -  099311  07Z0  3U0064   $1,091.15   Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR NSAR Billing Cycle Invoices are printed, scanned and mailed • Unrestricted Accounting offices handle the printing and mailing of invoices • NSAR invoices are marked with Unrestricted Accounting offices’ return address for customers to mail payments • HSC Invoices are printed twice per month, 16th and 1st • Main Campus invoices are printed monthly on the 1st • During June, for year-end close, HSC invoices are printed 3 times per month - 11th, 21th, July 1st • Invoices are scanned, then scans are e-mailed to Departments for their files • Invoices and any backup are mailed to the customers • Copies of invoices and backup are kept in files at Unrestricted Accounting offices NSAR Billing Cycle Checks/payments are received at Unrestricted Accounting offices One employee receives payments: • A witness assists with opening the mail, and observes the handling of checks/cash • Checks/cash received are logged into a password, protected spreadsheet (check log) • Checks are date-stamped and endorsed immediately Checks and cash are put in a locked box and given to another employee, who posts payments in NSAR and creates the money list NSAR Billing Cycle Post payments and create money lists • A different employee posts the payments in the NSAR system the next working day • Any payments by wire transmittal or credit card are also posted at this time • Once payments are posted and balanced, this person creates the money list and takes it to UNM Cashier’s office that same day • The UNM Cashier’s office is responsible for making the deposit at the bank The payment will clear the Accounts Receivable amount for that particular billing as a credit and post the payment as cash in the assigned UNM Bank fund as a debit The following Banner screen shots illustrate how the payment for the previous billing transaction is shown as posted and cleared In TFADETL (billing screen), payment shows as detail code YP01 for HSC and NP01 for Main Campus Post payments and create money lists Post payments and create money lists NSAR Billing Cycle Aging reports are printed and analyzed • First business day of each month, aging reports are run and printed • Department aging reports are sent to Departments based on current billings • Reports are analyzed based on age of invoices, invoice amounts, duplications, total balances, etc.

Quy trình phê duyệt DPI

Trình bày: Stacie Hurley và Laura Putz
Ngày: 10-11-2011

Bản trình bày - PDF

  Quy trình phê duyệt DPI 10/11/2011 Stacie Hurley Điều phối viên A / R Laura Putz Giám đốc kế toán không hạn chế HSC Dịch vụ tài chính HSC Kế toán không hạn chế Dịch vụ tài chính HSC Kế toán không hạn chế Quy trình DPI 1) DPI được nhận tại Văn phòng dịch vụ tài chính HSC. 2) DPI được đăng nhập vào Cơ sở dữ liệu Access và ghi ngày tháng.     3) Khi DPI được đăng nhập vào Cơ sở dữ liệu, DPI sẽ được chỉ định cho người phê duyệt. 1 2 3 4 5 DPI Phi Du lịch C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900431509 [1] .png 1) Kiểm tra mã tài khoản- • Thường xuyên sử dụng Không -Mã tài khoản du lịch: • Sách, Tạp chí định kỳ — 3110 • Vấn đề, Phí — 31C0 • Giấy phép, Giấy phép — 8061 • Phí tham gia — 4640 • Phí hội nghị — 63A0 • Tham khảo Định nghĩa mã tài khoản: http://www.unm.edu/ ~ gacctng / resources / OpLegAcctDef% 2003-02-10.pdf 2) Kiểm tra Mục đích kinh doanh • Mô tả chi tiết và mục đích 3) Kiểm tra Chữ ký 4) Kiểm tra Dự phòng- • Không có thuế hàng hóa • Số tiền phù hợp với số DPI • Chi phí được phép (xem Chính sách 4000 / 2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm, http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 3 2 1 4 4 Tài khoản phù hợp Đăng ký Hội nghị- 63A0 1) Bản sao lưu đăng ký hội nghị phải được bao gồm với DPI. 2) Nếu hoàn tiền cho nhân viên đăng ký, Chúng tôi không thể chấp thuận cho Sở KHĐT đăng ký cho đến khi hội nghị đã được tham dự. –Nếu DPI bị từ chối: • Một e-mail sẽ được gửi tới Người yêu cầu • DPI sẽ bị Từ chối trong hàng đợi • DPI sẽ bị đăng xuất khỏi Cơ sở dữ liệu DPI • DPI sẽ được trả lại cho Bộ 3) Nếu thanh toán đăng ký trực tiếp cho hội nghị , được để xử lý DPI. Bao gồm thêm bản sao đăng ký vào thư có séc.   Tài khoản phù hợp Phí người tham gia- 4640 1) Giao thức # phải được bao gồm, nếu có. 2) Hồ sơ được duy trì trong bộ phận.     Máy tính & Máy chủ- 3189 1) Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu của HIPAA. 2) Liên hệ với bộ phận CNTT để đảm bảo rằng các yêu cầu được đáp ứng. 3) Cá nhân cần biết rằng thiết bị này là tài sản của UNM, và khi nào và nếu công việc bị chấm dứt, thiết bị này sẽ được nộp lại vì nó là tài sản của UNM.   Tài khoản phù hợp Thiết bị không vốn- 3180 1. Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu của HIPAA. 2. liên hệ với CNTT để đảm bảo rằng các yêu cầu được đáp ứng. 3.Nếu thiết bị được mua cho Cư dân bằng tiền quỹ, thiết bị đó sẽ thuộc về Cư dân và KHÔNG được gắn thẻ là tài sản UNM. Tài khoản phù hợp Hàng hóa C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900389270 [1] .wmf 1) Kiểm tra mã tài khoản- • Mã tài khoản Hàng hóa thường dùng: • Doanh nghiệp Thực phẩm-Địa phương — 31A0 • Tuyển dụng — 31M0 • Tuyển nhân viên — 31M1 • Kinh doanh Thực phẩm-Du lịch — 3860 • Thực phẩm IDC Loại trừ (Rượu) —31B0 • Tham khảo Định nghĩa mã tài khoản: http://www.unm.edu/~gacctng/ resource / OpLegAcctDef% 2003-02-10.pdf 2) Kiểm tra Mục đích Công việc • Mô tả chi tiết và mục đích 3) Kiểm tra Chữ ký 4) Kiểm tra Sao lưu- • Danh sách Người tham dự- Nếu dưới 20 người tham gia • Biên lai được chia nhỏ • Hành trình • Chi phí được phép (xem Chính sách 4000/2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm, http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 1 2 3 4 Du lịch DPI MP910216416.PNG 1 2 3 4 5 7 6 5 5 6 6 6 4 4 4 7 1) Kiểm tra mã tài khoản- • 3820-Đi lại trong nước • 3800-Đi trong nước • 3840-Đi nước ngoài 2) Kiểm tra mục đích kinh doanh- • Mô tả chi tiết và pu rpose 3) Check Signatures 4) Hotel Receipt- • Có thể dùng vào ngày trước hội nghị và ngày hôm sau. • Biên lai gốc? • Số dư bằng không trên Biên nhận? 5) Hành trình của Hãng hàng không- • Kiểm tra Ngày và Giờ Khởi hành- 1 tiếng rưỡi. trước chuyến bay nội địa, hoặc 2 giờ. trước khi đi du lịch nước ngoài • Kiểm tra Ngày và Giờ Trở về- 1 giờ sau đối với công tác phí ăn uống • Phí đặt chỗ sớm- KHÔNG THỂ HOÀN THIỆN • Biên lai gốc có số dư bằng XNUMX • Nếu thanh toán bằng P-Card, Chi phí được liệt kê trong Chi phí trả trước. tham khảo S Doc # • Nếu chi phí bỏ túi, cần được liệt kê trong Phần V. 7 6) Thông tin hội nghị- • Chương trình làm việc- Kiểm tra ngày bắt đầu và kết thúc • Ngày đi là một ngày trước hội nghị và một ngày sau • Câu hỏi bổ sung ngày • Cung cấp thông tin về chỗ ở như giá khách sạn, nếu cung cấp dịch vụ đưa đón, v.v. 7) Bữa ăn theo Điểm • Có phải là mức công tác phí chính xác đang được sử dụng • Khấu trừ các bữa ăn được cung cấp từ công tác phí hàng ngày • Khấu trừ các bữa ăn nếu thanh toán các bữa ăn khi đăng ký hội nghị • Các bữa ăn được thực hiện trong thời gian đi và về 8) Thuê xe • Biên lai gốc • Chi phí được phép- • Không có GPS • Không có bảo hiểm bổ sung • Cho thuê hợp lý 9) Khác. Chi phí • Biên lai gốc đã bao gồm các chi phí - THÔNG TIN BẮT BUỘC 1) Đi Du lịch Tiểu bang — Du lịch trong ngày — các bữa ăn được tính thuế cho nhân viên, số tiền tính thuế được ghi ở đầu DPI. 2) Hoàn trả số dặm — biểu đồ quãng đường được sử dụng trên Trang web Du lịch của UNM, nếu vị trí không có trên biểu đồ, bạn nên sử dụng đồng hồ đo quãng đường bắt đầu và kết thúc. http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4030ex_a.htm 3) Số dặm bay được hoàn - $. 50 mỗi dặm 4) Phương tiện cá nhân thay vì vé máy bay — cần phải so sánh giá trước khi đi. Ngày đi giống nhau nên được sử dụng. Số tiền thấp hơn trong số 2 sẽ là khoản hoàn trả 5) Bữa ăn Công tác trong thời gian đi du lịch — nên sử dụng mã tài khoản 3860, số tiền phải được chia nhỏ để sửa mã tài khoản. Tên các thành viên tham gia, cuộc họp có lợi như thế nào đối với UNM. Cũng nên được khấu trừ vào công tác phí ăn uống, cho mỗi du khách UNM 6) Chi phí Khác- • Dịch vụ dọn phòng / Tiền boa • không được phép, đã bao gồm trong giá công tác phí. • Internet- • Được phép, liên quan đến kinh doanh, không bao gồm phí khách sạn 7) Nếu đi cùng gia đình- chỉ hoàn trả các chi phí liên quan đến nhân viên UNM. Các khoản cần được tách biệt khỏi các khoản chi tiêu trong gia đình. 8) Nếu du lịch được thực hiện trong ngày cá nhân, chỉ những ngày được xác định ngày đi du lịch mới được hoàn tiền 9) Du lịch nước ngoài - tất cả các quy đổi tiền tệ cần phải được bao gồm và hoàn trả theo Đơn vị tiền tệ của Hoa Kỳ. 10) Công dân nước ngoài - Sở KHĐT cần thông qua Cục thuế đầu tiên là do tác động của thuế. CÁC CÂN NHẮC ĐI DU LỊCH KHÁC MỖI LỆ PHÍ Ngày 5 tháng 2011 năm XNUMX Albuquerque Journal Regents To Vote On Per Diem Tác giả James Monteleone / Journal Staff Writer Khoa tại Đại học New Mexico đã yêu cầu các quan nhiếp chính dừng việc đề xuất thay đổi công tác phí. Thay vào đó, ủy ban Tài chính và Cơ sở vật chất nhiếp chính đã đề nghị hội đồng quản trị có một cuộc bỏ phiếu cuối cùng về những thay đổi chính sách du lịch có thể xảy ra vào tuần tới. Những thay đổi đã được xem xét kể từ tháng XNUMX, sau khi các quan chức bang chỉ trích chính sách của UNM về việc thanh toán các khoản hoàn trả công tác phí cho bữa ăn theo mức liên bang. Trong những trường hợp như một chuyến đi đến Santa Fe, mức phí liên bang có thể cao hơn gấp đôi mức 30 đô la được tiểu bang cho phép.     Tỷ lệ nước ngoài theo tỷ giá theo tỷ giá Hawaii / Alaska / tỷ giá theo tỷ giá theo điểm Chọn năm tài chính chính xác. Những thay đổi trong Bữa ăn cục bộ tháng 5 + Sự cố cục bộ = Theo tỷ lệ điểm số Danh sách kiểm tra DPI: Danh sách kiểm tra DPI: DPI được phê duyệt C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE900442139 \ IJDAIHTJ \ MC1 [1]. png 2) DPI đã đăng xuất khỏi cơ sở dữ liệu DPI 3) DPI được phân tách bằng: • Du lịch • DPI khác 4) Được gói riêng 5) Được gửi đến Tài khoản Phải trả qua thư liên lạc 2) DPI được phê duyệt trước 30:XNUMX chiều sẽ thực hiện kiểm tra hàng ngày. Mọi thứ sau thời gian đó sẽ được đưa vào kiểm tra chạy ngày hôm sau DPI được phê duyệt: DPI Hàng đợi phê duyệt DPI Bị từ chối C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900432533 [1] .png Các lỗi thường gặp - Lỗi mã tài khoản - Thiếu số người tham gia / tên - Chống lại chính sách - Lỗi thông tin dự phòng - Tài liệu hội nghị / Hành trình hãng hàng không - Yêu cầu của bộ phận - DPI không đầy đủ - DPR trùng lặp - Không được xử lý - Nhân viên: Bộ phận đặc biệt - Nhân viên - Phải làm PR - Để được phê duyệt - Thông báo cho nhân viên - Lỗi chỉ mục - Thiếu thông tin - Lỗi toán học - Biên lai gốc chưa được gửi - Khác - Bộ phận đang chờ phê duyệt - Mỗi cuộc trò chuyện - Lỗi Per Diem - Lỗi mục đích - Giao thức số / Ngày truy cập Thiếu - Lỗi hàng đợi - Biên lai không chi tiết - Thuế bán hàng đối với hàng hóa - Dịch vụ đang tiếp tục - Lỗi chữ ký - Mẫu sai - Chỉ có số dư vé máy bay - Không có số dư DPI bị từ chối: 1) Email .Requestor. liên quan đến vấn đề với DPI - Mã tài khoản sai - Thiếu chi phí trả trước 2) Ghi thông tin vào nhật ký DPI (thông tin này được cập nhật hàng ngày để bộ phận xem xét) 3) Người yêu cầu có 5 ngày để cập nhật DPI hoặc thực hiện thay đổi đối với DPI, nếu không được thực hiện trong khung thời gian DPI bị Từ chối và được gửi lại cho Sở DPI với Lỗi DPI bị từ chối • Đi tới FOAAINP trong Biểu ngữ và Từ chối DPI • Hộp thông báo sẽ xuất hiện • Cung cấp mã tại sao nó bị từ chối, xem danh sách mã • Nhập thông tin bổ sung để biết lý do tại sao nó bị từ chối • Gửi E-mail tới người yêu cầu • Đăng nhập thông tin vào nhật ký DPI Công cụ DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ HSSCHXT4 \ MC900432556 [1] .png Chính sách UNM 4320A (Đang chờ sửa đổi) Trạng thái DPI trực tuyến • Truy cập Trang web Kế toán Tổng hợp: http://www.unm.edu/~gacctng/ • Cũng trên trang web Không hạn chế HSC trong phần “Tài nguyên” • Nhấp vào “ Tìm kiếm tài liệu ”• Nhấp vào“ Tìm kiếm HSC ”• Nhập DPEZ # rồi Tìm kiếm • Trạng thái i thông tin sẽ được cung cấp • Thông tin được cập nhật hàng ngày bởi Quản trị viên Không hạn chế. Trạng thái của Trợ lý trong Biểu ngữ • Đi tới FOIDOCH trong Biểu ngữ • Nhập vào INV, trong Loại tài liệu • Nhập DPI “I #”, rồi đến Khối tiếp theo • Nhấp vào bên trong Khối hóa đơn • Nhấp vào Biểu tượng Xtender (trông giống như kính lúp) • DPI là có sẵn để đánh giá 1 2 1 2 Số liệu thống kê DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ IJDAIHTJ \ MC900205594 [1] .wmf 10 lý do hàng đầu khiến DPI bị từ chối: 10) Mục đích kinh doanh của khoản chi phí này là không đầy đủ hoặc không rõ ràng. Giải thích chi phí đã mang lại lợi ích như thế nào cho UNM. Không chỉ nêu những gì đã được mua. http://xmindshare.s3.amazonaws.com/thumb/business-purpose-and-objectives-mxxxx-1282054053366.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 9) The DPI has already been submitted; the current DPI is a duplicate. http://www.seo.com/wp-content/uploads/2010/11/duplicate-content.png Top 10 reasons a DPI is denied: 8) Unallowable Sales Tax was included in the reimbursement.  UNM does not generally pay gross receipts tax or reimburse gross receipts tax when it has been paid on tangible property from non governmental agencies. (các giao dịch mua tại nhà hàng là một ngoại lệ) http://www.winner-afining.com/show-image.php?img=1006 10 lý do hàng đầu khiến DPI bị từ chối: 7) Đã chọn sai hình thức hoặc loại người nhận thanh toán. Các khoản thanh toán cho các dịch vụ được thực hiện phải theo Đơn đặt hàng. http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAE3u3ucxMPoV-VOJ3Tu7OkqE85hgx9ZC0Fawehe0TGLVMAevs9w Top 10 reasons a DPI is denied: 6) The department or originator requested that the DPI be denied.  You can deny your own DPI by using form FOADOCU in Banner. http://www.310electro.com/wp-content/uploads/2010/08/requests.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 5) Original receipts are not included with the DPI.  If any other form of documentation is used other than the original receipt, such as a credit card statement, a memo with the signed department statement assuming responsibility for duplicate payment needs to be included with the backup. http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSwLBGQgC7d8HluB0PD821PTf8QlN1ShKSsIcTQ53_FNoxoVEeuTw Top 10 reasons a DPI is denied: 4) The DPI contained a Policy violation.  - Mua rượu không được phép - hoàn trả phí hội nghị trước khi hội nghị diễn ra -đồ trang trí cho buổi tiệc -gión quà cho nhân viên -phục vụ-đăng ký chim gần một lần (đi máy bay) http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS1KjCw7qkLKp2huSwoUNAZSK9qa4Lj -aTw24wgcKh2LINNvSriaA 10 lý do hàng đầu khiến DPI bị từ chối: 3) DPI hoặc tài liệu sao lưu không được nhận tại văn phòng của chúng tôi trong vòng 10 ngày. http://avantwhat.files.wordpress.com/2011/01/late.gif Top 10 reasons a DPI is denied: 2) The incorrect account code was selected.  The account code must be within the correct account code area, and in some cases (ie: computer items) must be a particular code.   http://www.silhouettesclipart.com/images/Accounting-Clip-Arts.jpg And the #1 reason a DPI is denied: 1) The DPI involves travel.  Meal calculation errors, wrong per diem rate chosen, pre-paid items not on DPIs or pre-paid errors, lodging errors, and mileage calculation errors. http://www.tsata.com/images/travel.PNG Questions?  

Xử lý chi phí đi lại

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 10-11-2010

Bản trình bày - PDF

    Ngày 11 & 12 tháng 2010 năm 7 Trình bày bởi Terry Shoebotham Chuyên gia Quản lý Kinh doanh Xử lý Chính sách Chi phí Du lịch Cập nhật Chính sách Du lịch củaUNM được cập nhật 1/10/400. images / policy_2008.gif Câu hỏi phát sinh… http://www.themillionaireecrets.net/images/12/2008/questions.gif http://www.themillionaireecrets.net/images/12/2008/questions.gif http: / /www.themillionaireecrets.net/images/12/XNUMX/questions.gif Số dặm bay thường xuyên hơn được hoàn lại: A.Chỉ bằng số tiền của chuyến bay tương tự thấp nhất hiện có, ngay cả khi chuyến bay đó thuộc một hãng hàng không khác. B.Không bao giờ. C.Khi được bộ phận hành nghề cho phép. D.Cả A. và C.   Khi nào thì số dặm bay thường xuyên được hoàn lại? 1 dặm bay thường xuyên. (7.1.1) Việc sử dụng số dặm bay thường xuyên không phải là chi phí xuất túi thực tế và KHÔNG THỂ HOÀN LẠI.   3074_frequent_flyer_cartoon.gif Đ. Không nên mua thêm bảo hiểm từ nhà cung cấp xe cho thuê. B. Mục đích kinh doanh là tự giải thích vì khi đi máy bay, bạn cần có ô tô tại điểm đến của mình. C. Nói chung, GPS được cho phép như một phụ kiện cho thuê xe hơi nếu bộ phận thực hành cho phép bổ sung này. D. Tất cả những điều trên đều có thể áp dụng Khi thuê ô tô, 2 A. Bảo hiểm (7.3.1) Vì mục đích bảo hiểm, Bộ phận Quản lý Rủi ro của Bang New Mexico xử lý những chiếc xe do nhân viên UNM và sinh viên thuê để kinh doanh UNM như thể chúng là xe UNM. KHÔNG CÓ BẢO HIỂM THÊM NÊN MUA TỪ NGƯỜI THUÊ XE. Risk% 20Management [1] .jpg B. Mục đích kinh doanh. (7.3) Nhu cầu kinh doanh đối với chiếc xe cho thuê phải được giải thích đầy đủ trong yêu cầu hoàn trả.   http://bradplumb.com/images/benfranklin.gif   C. Hệ thống Định vị Toàn cầu (GPS) (7.3.2) Nói chung, tính năng GPS được cung cấp bởi các công ty cho thuê xe hơi không được coi là “chi phí thông thường và cần thiết” và việc thanh toán cho tính năng này bằng quỹ của trường Đại học KHÔNG ĐƯỢC PHÉP THƯỜNG XUYÊN. no_gps.jpg A.Đối với số dặm ô tô cá nhân được quy định ở mức 55 xu / dặm theo Chính sách của UNM. B.Đối với việc di chuyển bằng ô tô cá nhân sẽ luôn được hoàn trả nếu lựa chọn di chuyển bằng đường hàng không. C. Đối với tiền cước taxi có thể được hoàn lại cho việc đi lại đến và đi từ một địa điểm kinh doanh như sân bay, khách sạn, địa điểm hội nghị. D.Cả A. và C.   Hoàn trả: 3 A. Tỷ lệ hoàn trả cho ô tô cá nhân (7.4) Mỗi ​​bộ phận nên quyết định và thông báo xem họ có hoàn trả với mức thấp hơn mức tối đa của UNM hay không, hiện tại là: 50 đô la cho mỗi dặm B. OUT OF STATE MILEAGE (7.4.3) Khoản hoàn trả cho các chi phí phát sinh khi đi bằng ô tô cá nhân thay cho việc đi máy bay để đi ra khỏi tiểu bang có thể không vượt quá chi phí mà khách du lịch phải chịu nếu khách đã bay. e ngại% 20of% 20flying-saidaonline.jpg C. (7.6) Tiền cước taxi có thể được hoàn lại cho việc di chuyển đến và đi từ một địa điểm kinh doanh như sân bay, khách sạn, địa điểm hội nghị hoặc địa điểm khác cần thiết cho chuyến công tác. taxi.jpg Dịch vụ cho thuê đầy đủ dịch vụ AA với mức giá cạnh tranh B.Zipcarvehicles có sẵn để cho thuê cho doanh nghiệp Đại học C.Both A. & NS. D.UNM không cho thuê phương tiện đi lại.   UNM cung cấp: 4 A. (7.7) Trung tâm Ô tô Nhà máy Vật lý của Đại học cung cấp dịch vụ cho thuê trọn gói với mức giá cạnh tranh. Tham khảo Chính sách “Sử dụng Phương tiện Đại học” 7780, thông tin của UBPmore. guideveh_fleet.jpg UNM A.Chi phí du lịch, không bao gồm bữa ăn, có thể được mua bằng Thẻ mua hàng của trường đại học (Pcard) B.Là một giải pháp thay thế cho việc sử dụng Pcarda, khách du lịch có thể sử dụng quỹ cá nhân để thanh toán chi phí đi lại và yêu cầu hoàn trả bằng DP- Quy trình của EZ sau khi họ trở về từ Travel C.Nếu một Pcardis được sử dụng để thực hiện giao dịch mua du lịch không tuân thủ Chính sách UNM, chủ thẻ sẽ ngay lập tức hoàn trả cho Đại học khoản chi phí không được phép. D. Tất cả các câu trên đều đúng.   PcardUsử dụng và Du lịch: 5 A. CÁC THỦ TỤC THỦ TỤC: Có thể mua các chi phí du lịch, không bao gồm ăn uống bằng bữa ăn của Thẻ mua hàng của trường đại học (Pcard)-m.jpg X B. THỦ TỤC ĐẢM BẢO. Để thay thế cho việc sử dụng PCarda, khách du lịch có thể sử dụng quỹ cá nhân để thanh toán chi phí đi lại và yêu cầu hoàn trả bằng quy trình DP-EZ sau khi họ trở về từ chuyến du lịch.   money.jpg C. THỦ TỤC THỰC HIỆN. Nếu PCard được sử dụng để mua hàng du lịch không tuân thủ chính sách này, chủ thẻ phải hoàn trả ngay cho Trường các chi phí không được phép.   Fist% 20of% 20Money.gif A.Will chỉ được xem xét và ủy quyền trên cơ sở ngoại lệ. B.Không thay đổi và phải được ghi chép đầy đủ C.Tùy thuộc vào sự chấp thuận cuối cùng của DA Dịch vụ Tài chính và C.   Những Tiến Bộ Về Du Lịch 6 Câu Hỏi Để Làm Mới Trí Nhớ Của Bạn! . Đánh giá này có thể giúp bạn xử lý DPEZ của mình nhanh hơn bởi Dịch vụ Tài chính.   http://www.gwoltal.myfastmail.com/files/Elephant   The business purpose in the DPEZ should: 7 A.Include the name of the traveler and his/her destination B.Detail the travel dates of the trip C.Summarize any conference details so no conference brochure is required D.Explain who went where, why they went, how the trip furthers University business, and when the trip occurred.       Khi gửi DPEZ: 8 Đ. Gửi DPEZ tới Dịch vụ Tài chính ngay sau khi bạn hoàn thành, sau đó chuyển tiếp tài liệu khi bạn nhận được. B.Chọn “trả trước khác” cho Pcarditem. C.Không nên gửi DPEZ cho đến khi tất cả các Chuẩn bị được bao gồm. D. Văn phòng kế toán bạn chọn trong DPEZ để bù đắp các khoản tạm ứng đi lại là không quan trọng, miễn là bản thân DPEZ được chuyển tiếp đến đúng văn phòng.       Per Diem: 9 A.Công tác phí cơ bản yêu cầu biên lai lưu trú B. Công tác phí thực tế (Bữa ăn và Chi phí phát sinh) thường bao gồm cả biên lai lưu trú C. Không cho phép các bữa ăn hội nghị khi sử dụng công tác phí D. Mức công tác phí cố định là $ 115 cho tất cả du khách, mỗi 24 giờ Khi mua vé máy bay: Nên kiểm tra tối thiểu 10 AA trong ba báo giá trước khi mua B. Giá vé thấp nhất luôn là giá vé Phổ thông C. Các ưu đãi về chỗ ngồi có thể loại trừ việc sử dụng giá vé thấp nhất, miễn là vì nó được ghi nhận là phải mua vé DA “mắt đỏ”, nếu đó là giá vé thấp nhất GSA [US General Services Administration] bảng công tác phí: 11 A.I được sử dụng để xác định tỷ lệ công tác phí ăn uống ở tất cả 50 nước Hoa Kỳ B. Cột Chi phí thực tế và sự cố là cột duy nhất được sử dụng trên bảng này C.I được sử dụng để xác định công tác phí quốc tế tỷ giá D.Cả hai chi phí di chuyển A & C: 12 A.Khi liên quan đến tiền vé máy bay và ăn uống, được coi như chi phí đi lại B. Tất cả được chi vào tài khoản 38L0-Chi phí di chuyển C. Chỉ việc di chuyển đồ gia dụng của nhân viên mới thuộc về 38L0-Chi phí Di chuyển D. Chi phí săn nhà trước khi chuyển nhà được tính như một khoản chi phí tuyển dụng. Các chi phí liên quan đến việc di chuyển thực tế được tính trong 38L0-Chi phí Di chuyển.       Hoạt động kinh doanh của trường Đại học chính thức phải được thực hiện cách nơi kinh doanh lớn hơn ___ dặm để nhận được khoản bồi hoàn không phải số dặm. 13 A.25 B.50 C.20 D.10 Các giao dịch Pcardtravel có thể được phân bổ lại cho một mã chỉ mục khác bằng cách: A. Xử lý DPEZ để điều chỉnh giao dịch - phí sẽ được đăng vào chỉ mục được sử dụng trong DPEZ B.Sử dụng PcardWorkflow để liên kết giao dịch với một DPEZ đã được tạo nhưng chỉ mục và / hoặc tài khoản chính xác không được sử dụng trong DPEZ. C. Phân bổ thực tế dưới dạng Biểu ngữ FWAINVT D. Xử lý một Phiếu Nhật ký để chuyển khoản phí vào đúng chỉ mục và mã tài khoản. E.Both C & D   14     For purposes of computing the per diem allowances, travel time: 15 A.Does not include the time required to travel from the traveler’s residence to his place of employment B.Includes the time required to commute from the traveler’s home to the airport C.Includes time required to purchase sandwiches for the trip D.Includes travel time by car, even if travel by plane would have been less expensive       For commercial transportation, the traveler is allowed (for per diem purposes): 16 A.One and a half hours (1 ½) of  additional time before the scheduled departure for domestic travel B.Two hours (2) of additional time before scheduled departure for international travel C.One hour (1) after scheduled arrival home for both domestic and international travel D.All of the above       An employee may be reimbursed the cost of parking at the airport, or: 17 A.The cost of transportation to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport B.The cost of mileage to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport C.The cost of transportation to and from the airport, or reimbursement for mileage to and from the airport, if either cost is less than the cost of parking at the airport D.Only the cost of parking at the airport is an allowable expense       The preferred way to purchase airline tickets, conference fees and hotel charges is the: 18 A.Use of traveler’s personal credit card B.DPEZ form C.P-Card D.Cash       The appropriate per diem rate used by a traveler is based on: 19 A.The location of the traveler’s hotel B.The location where the business event occurred C.The location with the most reasonable per diem rate D.The location where the traveler spent the most time       A traveler’s per diem is W2 reportable when: 20 A.It is the law in the state traveled B.The traveler’s destination is in New Mexico C.The traveler has an overnight stay D.The traveler does not have an overnight stay       A “flat” per diem rate of $85.00 is reimbursed to the traveler and is: 21 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for the state of New Mexico only C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       A “flat” per diem rate of $115.00 is reimbursed to the traveler and is: 22 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for International travel and all of the U.S., except New Mexico C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       Other than using the “flat” per diem rates, a second method of reimbursing a traveler for meals and lodging is: 23 A.Actual lodging expenses plus a per diem meal reimbursement B.An amount deemed reasonable for the area C.What the department head authorizes D.All of the above       All per diem rates specified are the maximum that may be claimed unless: 24 A.The traveler’s meal qualifies as a conference meal B.The traveler chooses to submit actual receipts C.The traveler’s department authorizes  an additional amount D.All of the above       When attending a conference, which is false: 25 A.Meals included in the conference reduces meal per diem reimbursement B.Travelers must attach a copy of the conference advertisement to the DPEZ form C.Continental breakfasts provided by the conference does not require a reduction in per diem D.Conference meals cannot be reimbursed; the traveler is reimbursed at per diem rates only       The traveler left at 6am and returned the next day at 1pm. Những bữa ăn nào mà khách du lịch sẽ được hưởng? 26 A.Một bữa sáng, một bữa trưa và một bữa tối B.Hai bữa sáng, một bữa trưa và một bữa tối C.Hai bữa sáng, hai bữa trưa và một bữa tối D.Một bữa sáng, hai bữa trưa và một bữa tối nào sau đây chi phí được bao gồm trong tỷ lệ công tác phí IRS, và do đó không nên khai báo riêng?  

Sử dụng dịch vụ tự phục vụ để phân bổ lại lao động

Trình bày: Laura Putz, Alana Watts
Ngày: 09-13-2010

Bản trình bày - PDF

• Được thiết kế để “thân thiện với người dùng” • Hiện đã có chức năng Phân phối lại Lao động • Người dùng phải có vai trò BAR để Phân phối lại Lao động (KHÔNG cần vai trò mới) • Yêu cầu bảo mật cấp tổ chức (không phải yêu cầu MỚI) Lobo Web Phân phối lại Lao động Ưu điểm / Lợi ích • Nhận xét không LOẠI BỎ • Có thể xem nhận xét • Có thể thêm nhận xét bất kỳ lúc nào • Có khả năng loại bỏ giấy "ghi nhớ 90 ngày" với sự kết hợp của nhận xét và người phê duyệt "Đang bay" Nhược điểm • Hạn chế khả năng sửa nhiều kỳ thanh toán cùng một lúc • Phải nhập nhận xét riêng cho từng id thanh toán • Thời gian xử lý –có thể chậm tùy thuộc vào từng máy tính • Các vấn đề liên quan đến đăng nhập không liên tục Đề xuất thuộc tính Tiêu chí thuộc tính được khuyến nghị để hệ thống phản hồi nhanh: ID (Số biểu ngữ) ID thanh toán (5R hoặc 2R) Từ năm thanh toán ( Năm Dương lịch: 2008, 2009 0r 2010) Tìm và Thay thế • Chỉ được sử dụng để thay đổi INDEX • Nếu FUND không xuất hiện trên chỉ mục, FUND bị đóng và việc phân phối lại sẽ được chuyển đến OVEREXPEN Chỉ mục DITURE Trường này hiện có thể thay thế cho bản ghi nhớ 90 ngày. Bao gồm tất cả thông tin bắt buộc được yêu cầu trong bản ghi nhớ 90 ngày. Chính sách 2450 –90 Ngày cần có Tài liệu Ghi nhớ: • mô tả chi phí, • lý do chuyển nhượng, • giải thích về cách thức nhận giải thưởng được tài trợ hưởng lợi từ chi phí đó, • biện minh về mức chi phí cho phép để nhận giải thưởng được tài trợ, • hành động khắc phục được thực hiện để đảm bảo không cần chuyển tiền trong tương lai (nếu có), và • Sự chấp thuận của trưởng khoa, giám đốc hoặc người được chỉ định của họ và giải thích về sự chậm trễ nếu việc sửa chữa vượt quá chín mươi (90) ngày sau khi tính phí ban đầu. HSC OTF Designees Unit Designee Net ID HSLIC Marcia Sletten MTRUAX SOM Katherine Rebolledo KREBOLLE CON Penny Fishel PFISHEL COP Chelsea “Beth” Walker BWALKER Routing Queue Review Sequence 10 - FYI cho biết cần có bản ghi nhớ 90 ngày có thể có nhiều hơn một hrp_banp - Nhân sự / Báo cáo Bảng lương –Sản xuất (banp) • PZROLRO –Phân phối lại lao động theo tổ chức • PZROLRR –Phân phối lại người lao động bởi Người khởi tạo • PZROLRV –Phân phối người lao động bởi Người phê duyệt và hơn thế nữa …… .bởi Alana  Sổ cái điều hành Truy vấn • Đi sâu vào chi tiết cấp mục • Xuất sang Excel • Truy vấn sai sót • ​​Xem tài liệu • Phê duyệt tài liệu • Tạo phiếu ghi nhật ký

Biểu đồ phân cấp tài khoản UNM

Trình bày: Laura Putz
Ngày: 08-09-2010

Bản trình bày - PowerPoint

Sơ đồ phân cấp tài khoản UNM do Laura Putz trình bày ngày 9 và 10 tháng 2010 năm 11 (sửa đổi cho dự trữ 8/11/XNUMX) Cơ cấu tổ chức và phân cấp tài khoản của UNM  FOPA phân cấp và mã chỉ mục  UNM được tổ chức như thế nào cho mục đích báo cáo  Biểu đồ cấu trúc tài khoản  Dữ liệu kế toán được ghi lại và báo cáo như thế nào  Báo cáo Hyperion  Biểu mẫu Biểu ngữ Điều này có nghĩa là gì?  Bạn chạy một báo cáo Hyperion:  Nó có dữ liệu trong Biểu ngữ vào đêm hôm trước. Nếu một liên doanh được đăng ngày hôm qua và bạn chạy báo cáo hôm nay, bạn sẽ thấy liên doanh đã đăng được phản ánh trong dữ liệu cho kỳ báo cáo.  Bạn đi sâu vào Biểu mẫu biểu ngữ để xem dữ liệu báo cáo:  Dữ liệu này là những gì hiện có trong Biểu ngữ. Nếu một liên danh đã được phê duyệt và đăng cách đây một giờ, liên danh đó sẽ được phản ánh trong dữ liệu bạn đang xem. Nó sẽ KHÔNG được phản ánh trong báo cáo Hyperion của bạn cho đến ngày mai. Thứ nhất, cách cấu trúc UNM: Chỉ mục- Quay số nhanh tới FOPA Mục đích:  Tạo điều kiện thuận lợi cho hệ thống trung chuyển  Tạo điều kiện nhập dữ liệu  Báo cáo chỉ mục tới FOPA Ví dụ Chỉ mục 258000 = 3u0044258BP131 Chỉ số GNACTV 043420 = 3U0034043CTV222043E01 Chỉ số 8510V4 = 379PH0851N13BP Bạn thích chỉ số nào ??? FOPA Cơ cấu-Quỹ Quỹ  Chỉ định một pháp nhân kế toán và tài chính với một bộ tài khoản tự cân đối  Điểm kết nối giữa GL và CV  Phải có người quản lý tài chính  Được xác định bởi NGUỒN vốn của Tổ chức  Một đơn vị thường trực với nhân viên được phân công và ngân sách hoạt động  Phải có chương trình quản lý tài chính  Chỉ định các phân loại chức năng của NACUBO như: Hướng dẫn, Nghiên cứu và Dịch vụ công.  Được sử dụng chủ yếu cho hoạt động báo cáo của Bộ Giáo dục Đại học (HED)  Là một sự kiện, hội nghị, trung tâm hoặc các chỉ định khác yêu cầu theo dõi báo cáo thu nhập (doanh thu và chi phí) riêng biệt Hệ thống phân cấp quỹ  Nếu báo cáo được chạy ở cấp Quỹ 2, 3U56-HU Dịch vụ Lâm sàng Tổng quát - tất cả 13 quỹ chuyển vào quỹ này sẽ được bao gồm.  Chương trình Contra được phản ánh trong các báo cáo báo cáo dự trữ tác động ở Cấp 1 và Cấp 2.  Nếu một báo cáo được chạy ở Cấp độ Quỹ 3, Phần dư Lâm sàng 3U0029-HU - tất cả các chỉ số tổng hợp thành tập con này. Điều này sẽ KHÔNG bao gồm bất kỳ chỉ số nào trong các quỹ cấp ba khác. Hệ thống phân cấp quỹ trong biểu ngữ - FTIFNDH Báo cáo phân cấp quỹ FOPA Cơ cấu quỹ chương trình  Chỉ định một tổ chức tài chính và kế toán có bộ tài khoản tự cân đối  Điểm kết nối giữa GL và CV  Phải có tổ chức quản lý tài chính  Đơn vị thường trực với nhân viên được giao và ngân sách hoạt động  Phải có chương trình quản lý tài chính  Chỉ định các phân loại chức năng của NACUBO như: Hướng dẫn, Nghiên cứu và Dịch vụ công.  Được sử dụng chủ yếu cho báo cáo của Bộ Giáo dục Đại học (HED)  Phải phù hợp với Hoạt động lựa chọn quỹ  Là một sự kiện, hội nghị, trung tâm hoặc các chỉ định khác yêu cầu theo dõi báo cáo thu nhập (doanh thu và chi phí) riêng biệt Hệ thống phân cấp chương trình  Nếu báo cáo được chạy tại Chương trình Cấp độ 1 cho Nghiên cứu, dữ liệu cho TẤT CẢ các chỉ số có chương trình Nghiên cứu sẽ được bao gồm.  Bao gồm các chương trình tương phản nếu báo cáo do Quỹ cấp 1 hoặc 2 tạo ra  Nếu báo cáo được chạy ở Cấp chương trình 3, chỉ dữ liệu cho các chỉ số cho Chương trình hoặc Dự án cụ thể đó sẽ được đưa vào. Hệ thống phân cấp chương trình trong biểu ngữ - FTIPRGH Báo cáo phân cấp chương trình điện tử FOPA Cơ cấu tổ chức Quỹ  Chỉ định một tổ chức tài chính và kế toán có bộ tài khoản tự cân đối  Điểm kết nối giữa GL và CV  Phải có người quản lý tài chính Tổ chức  Đơn vị thường trực với nhân viên được giao và ngân sách hoạt động  Phải có người quản lý tài chính  Cấp độ 1 - 4 do tổ chức xác định  Cấp độ 5 - 8 do bộ phận quyết định Chương trình  Chỉ định các phân loại chức năng của NACUBO như: Hướng dẫn, Nghiên cứu và Dịch vụ công.  Được sử dụng chủ yếu cho hoạt động báo cáo của Bộ Giáo dục Đại học (HED)  Là một sự kiện, hội nghị, trung tâm hoặc các chỉ định khác yêu cầu theo dõi báo cáo thu nhập (doanh thu và chi phí) riêng biệt FTMORGN FTMORGN Phân tích thứ bậc tổ chức  Báo cáo chạy ở cấp Tổ chức “AF” (Cấp độ 2) sẽ có tất cả dữ liệu chỉ mục được tổng hợp vào Tổ chức AF (Trung tâm Khoa học Sức khỏe VP)  Các báo cáo chạy ở cấp độ tổ chức “997B” (Cấp độ 6) sẽ có tất cả dữ liệu chỉ mục được tổng hợp vào 997B (Cục Quản lý Nhi khoa Division) Tổ chức, là tổ chức CẤP 2 của Trung tâm Khoa học Sức khỏe VP (AF). Báo cáo phân cấp tổ chức-Cơ cấu tổ chức Quỹ hoạt động-cơ cấu FOPA  Chỉ định một tổ chức tài chính và kế toán với một bộ tài khoản tự cân đối  Điểm kết nối giữa GL và CV  Phải có người quản lý tài chính Tổ chức  Một đơn vị thường trực với nhân viên được phân công và ngân sách hoạt động  Phải có người quản lý tài chính Chương trình  Chỉ định các phân loại chức năng của NACUBO như: Hướng dẫn, Nghiên cứu và Dịch vụ công.

Xử lý các liên doanh của năm tài chính trước

Trình bày: John Brandt
Ngày: 07-19-2010

Bản trình bày - PDF

      11/3/2011 1 Xử lý các liên doanh trước Năm tài chính do John W. Brandt từ ngày 19-20 tháng 2010 năm 10 với sự hợp tác của: Văn phòng Ngân sách HSC Cơ sở chính Văn phòng ngân sách Cơ sở chính Kế toán tổng hợp HSC Kế toán và báo cáo không hạn chế Cập nhật 2011/11 3/2011/2 XNUMX Mục trình bày I. Các Công ty liên doanh trước Năm tài chính là gì II. Tìm hiểu về trữ lượng III. Vượt qua các Quỹ và / hoặc Chương trình Cấp 2 IV. Hướng dẫn Xử lý Kế toán V. Phân bổ, 8045 và Chuyển khoản VI. Kiểm tra GUAMESG trong Banner 11/3/2011 3 I. Các liên doanh trước năm tài chính là gì? Các liên doanh năm tài chính trước được sử dụng cho các giao dịch đã được đăng trong năm tài chính trước. Các liên doanh năm tài chính trước di chuyển giao dịch giữa chỉ số bị hạn chế và chỉ số không bị hạn chế có thể được xử lý bằng cách sử dụng cùng một phương pháp kế toán theo Quy tắc chuyển chi phí (UBPPM 2450 ). Các liên doanh năm tài chính trước chuyển giao dịch chỉ giữa các quỹ không bị hạn chế yêu cầu xử lý kế toán khác 11/3/2011 4 Liên danh liên doanh trong năm tài chính trước Chỉ số không hạn chế thành chỉ mục không hạn chế là Trọng tâm chính của Phiên TÌM HIỂU này. Các giao dịch có thể là chi phí hoặc doanh thu. Xử lý kế toán dựa trên các khía cạnh nhất định của các chỉ số liên quan. Xử lý kế toán sau đó dựa trên các phương pháp hay nhất được khuyến nghị Xử lý kế toán là một cây quyết định phân cấp 11/3/2011 5 II. Tìm hiểu các khoản dự trữ Phần này: 1.Đặc điểm 2. Các mục nhập dự trữ điển hình 3. 3 Mã tài khoản dự trữ 4. Phương pháp tính toán số tiền dự trữ thực có sẵn 5. Sử dụng 1903 để sửa các mục nhập trước năm tài chính 6. Doanh thu / chi phí trở thành 1900-Dự trữ 11 / 3/2011 6 Dự trữ-Đặc điểm. Thặng dư ròng hoặc thâm hụt doanh thu và chi phí vào cuối năm tài chính. Chỉ được sử dụng cho các chỉ số Không hạn chế. Năm tài chính sang năm tài chính mới. Chuyển qua mã tài khoản 1900 11/3/2011 7 Dự trữ -Đặc điểm. Có thể chuyển Dự trữ thực tế mà không cần chuyển ngân sách. Có thể lập ngân sách sau nếu cần tiền (SOM yêu cầu phê duyệt trước). Tương tự như Số dư đầu kỳ trong sổ séc của bạn 11/3/2011 8 mục Dự trữ điển hình. Từ chỉ mục này sang chỉ mục khác để bù đắp thâm hụt hoặc tài trợ cho chỉ mục khác. Để loại bỏ chỉ mục chỉ chứa số dư Dự trữ. . Các bút toán năm trước chính xác 11/3/2011 9 3 Mã tài khoản dự trữ 19xx - Là mã tài khoản doanh thu .1900 - Chỉ được sử dụng bởi FSM .1901 - Được sử dụng để chi tiêu hoặc thu hồi các khoản Dự trữ ngân sách trong năm tài chính hiện tại .1903 - Đã sử dụng để di chuyển số tiền Dự trữ 11/3/2011 10 Công thức tính số tiền Dự trữ thực có sẵn Công thức này được sử dụng khi di chuyển tiền giữa các chỉ số không bị giới hạn trong cùng các quỹ và chương trình cấp 2 Số tiền cộng + 1900 Ít hơn - 1901 số tiền Cộng + 1903 số tiền Thực có sẵn Dự trữ số tiền 11/3/2011 11 Công thức tính số tiền Dự trữ có sẵn ròng Ví dụ # 1: 1900 = $ 1,200.00 1901 = 500.00 1903 = (250.00) Cộng + $ 1,200.00 Ít hơn - 500.00 Cộng + (250.00) $ 450.00 $ 450.00 là số tiền thặng dư ròng của Khoản dự trữ có sẵn mà có thể được ghi nợ, tức là, có thể được giảm xuống để tăng (tín dụng) Dự trữ cho chỉ số nhận.       11/3/2011 12 Công thức tính số tiền dự trữ khả dụng ròng Ví dụ # 2: 1900 = $ 700.00 1901 = 500.00 1903 = (250.00) Cộng + $ 700.00 Nhỏ hơn - 500.00 Cộng + (250.00) $ (50.00) $ 50.00 là số tiền thâm hụt ròng của Dự trữ. Nó KHÔNG THỂ được ghi nợ hoặc được sử dụng để tăng số dư (tín dụng) về phía trước cho chỉ số nhận. Phải sử dụng phương pháp khác để sửa hoặc di chuyển giao dịch.       11/3/2011 13 Sử dụng 1903 để Điều chỉnh các Mục nhập Trước Năm Tài chính. Chỉ được sử dụng với các chỉ số KHÔNG HẠN CHẾ chỉ trong các quỹ và chương trình cấp 2. về 1903 .Được sử dụng sau khi các sổ sách kế toán cuối năm được đóng 1903/11/3 2011 Ví dụ # 14 - Làm thế nào Doanh thu / Chi phí trở thành 1-Dự trữ Thay đổi trong Dự trữ 1900/11/3 2011 UU Ví dụ # 15 - Doanh thu / Chi phí trở thành như thế nào 1-Các khoản dự trữ 1900/11/3 2011 III. Vượt qua các Quỹ cấp 2 và / hoặc các chương trình Do yêu cầu báo cáo của UNM, không thể sử dụng 16xx hoặc 19xx để chuyển tiền giữa các Quỹ cấp 2 và / hoặc Chương trình 1. Ví dụ: không thể sử dụng 1903 hoặc 1660 để chuyển tiền từ 3U0002 đến 3U0034, giữa 2U0224 và 2U0070, giữa 3U0034 và 2U0070, v.v. 2. Ví dụ: không thể sử dụng 1903 hoặc 1660 để di chuyển tiền giữa các chương trình P171 và P181 3. Ngoại lệ - tiền có thể được di chuyển giữa các chương trình I&G cấp 2 P09, P10, P11, P12, P13 và P14 Xem ví dụ sơ đồ sau 11/3 / 2011 17 11/3/2011 18 11/3/2011 19 11/3/2011 20 IV. Hướng dẫn xử lý kế toán 4 Kịch bản cho các liên doanh trước năm tài chính 1. Hạn chế đối với / từ Không hạn chế 2. Tên chỉ số 3. Không hạn chế thành Không hạn chế - Cùng quỹ cấp 2 và / hoặc chương trình cấp 2 4. Không hạn chế thành không hạn chế - Vượt qua quỹ cấp 2 và / hoặc chương trình cấp 2 11/3/2011 21 Hướng dẫn xử lý kế toán Trước năm tài chính Tình huống # 1 - Năm tài chính 11 Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 10 Bị hạn chế đối với / từ Chỉ mục không bị hạn chế Ví dụ: Nợ TK 160888 31S0 358Jx Có TK 160999 3100 3U0032 Được phép - theo hướng dẫn Sổ nhật ký thông thường Chỉ mục hạn chế có thể thay thế các quy tắc của Liên doanh trước Năm tài chính vì các yêu cầu chuyển chi phí liên bang. (Xem Chính sách UBPPM 2450 - Chi phí chuyển giao) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ xem ví dụ sau chuyển chi phí phòng thí nghiệm năm tài chính trước là $ 31.65. Đăng ngày 5/18/10 trong 160999 3100. 11/3/2011 22 Thay đổi về Dự trữ 11/3/2011 23 11/3/2011 24 11/3/2011 11/3/2011 26 Dự trữ 11/3/2011 27 Các khoản dự phòng 11/3/2011 28 11/3/2011 29 Nguyên tắc xử lý kế toán Trước năm tài chính Tình huống số 2 - Năm tài chính 11 Điều chỉnh các giao dịch năm tài chính 10 Cùng chỉ số không hạn chế Ví dụ: Nợ TK 497999 63A0 3U0032 Có TK 497999 3100 3U0032 Không được phép - không được chuyển chi phí năm trước hoặc doanh thu giao dịch trong cùng một chỉ mục. Chi phí gốc từ năm tài chính 10 được chuyển sang mã tài khoản 1900- Dự phòng năm tài khoản 11. Nó không còn nằm trong mã tài khoản 3100 nữa; đó là vào năm 1900. Việc phân loại lại nó trong cùng một chỉ mục từ 3100 đến 31K1 sẽ tạo ra sai sót trong chỉ mục cho năm tài chính 11. . ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Hãy xem ví dụ sau đây về lý do KHÔNG THỂ chuyển chi phí hội nghị năm tài chính trước là 2,200 đô la. Đăng 5/18/10 trong 497999 3100. 11/3/2011 30 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 31 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 32 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 33 Hướng dẫn xử lý kế toán Trước Tình huống FY # 3 - FY11 JV Điều chỉnh Giao dịch FY10 Không hạn chế thành Không hạn chế - CÙNG quỹ cấp 2 / chương trình cấp 2 Ví dụ: Nợ TK 254999 63A0 3U0032 Có TK 497999 63A0 3U0032 Được phép - sử dụng phân cấp cây quyết định sau 1) Sử dụng 1903 đến thặng dư 19xx khả dụng (+1900 - 1901 + 1903) 2) Sử dụng 1660 nếu - có sẵn để sử dụng hoặc có thể được tạo (phải có ngân sách) 3) Sử dụng 8045 khi thặng dư 19xx bằng 1660 hoặc ít hơn hoặc khi không thể sử dụng 8045 (áp dụng quy tắc 4) 11 ) Sử dụng JET / BDT - 12xx và 1903xx khi không thể sử dụng 1660, 8045 hoặc 008. Tình huống số 0 -FY1 JV Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 11 Không hạn chế thành Không hạn chế - Quỹ cấp 3 CÙNG / chương trình cấp 2011 Ví dụ # 34 - thặng dư 3xx - chuyển chi phí hội nghị năm tài chính trước là $ 11 từ 10 thành 2. Posted in FY2 on 1/19/2,200 in 497999 254999A10.   Trong năm tài chính 11, YTD, thặng dư ròng vào năm 19xx là 3,025.16 đô la trong chỉ số 497999 .1903 có thể được sử dụng để di chuyển 2,200 đô la.   11/3/2011 35 Thay đổi dự trữ Dự trữ 11/3/2011 36 Dự trữ Sử dụng ngân sách dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 37 Sử dụng dự trữ có ngân sách Thay đổi trong dự trữ Hướng dẫn xử lý kế toán Trước năm tài chính kịch bản # 3 - Năm tài chính 11 Điều chỉnh Năm tài chính 10 Số dư ròng giao dịch Kỳ hạn Cộng + 1900 $ 8,235.57 Ít hơn - 1901 2,000.00 Cộng + 1903 (3,500.00) Thực có sẵn $ 2,735.57 = thặng dư 11/3/2011 38 11/3/2011 39 11/3/2011 40 Di chuyển bằng cách sử dụng Dự trữ từ trước Tài chính năm 11/3/2011 41 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 42 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 43 Dự trữ Thay đổi dự trữ Sử dụng dự trữ có ngân sách 11/3/2011 44 ​​Hướng dẫn xử lý kế toán Tình huống trước năm tài chính # 3 - FY11 JV Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 10 Không hạn chế thành Không hạn chế - CÙNG quỹ cấp 2 / chương trình cấp 2 Ví dụ # 2 - thâm hụt 19xx, nhưng có 1660 - di chuyển chi phí thiết bị hô hấp trong năm tài chính trước là $ 5,312.50 từ 8512X3 thành 85116A. Đăng trong FY10 ngày 6/21/10 trong 8512X3 9000.   Trong năm tài chính 11, YTD, có một khoản thâm hụt ròng trong năm 19xx là 214.39 đô la trong chỉ mục 85116A. , phương pháp hay nhất là sử dụng 1660 để chuyển tiền. Nó sẽ phải được lập ngân sách, và ngân sách cũng được di chuyển vì không có ngân sách 11/3/2011 45 Dự trữ Thay đổi Dự trữ 11/3/2011 46 Dự trữ Thay đổi Dự trữ 11/3/2011 47 Dự trữ Thay đổi Dự trữ Hướng dẫn xử lý kế toán Kịch bản trước năm tài chính # 3 - Năm tài chính 11 điều chỉnh Dự trữ ròng giao dịch năm tài chính 10 Cộng thêm + 1900 $ (307.01) Ít hơn - 1901 0.00 Cộng thêm + 1903 92.62 $ ròng khả dụng (214.39) = thặng dư 11/3/2011 48 11/3/2011 49 11 / 3/2011 50 11/3/2011 51 11/3/2011 52 11/3/2011 53 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 54 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 55 Hướng dẫn xử lý kế toán Tình huống trước năm tài chính # 3 - Liên doanh năm tài chính 11 Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 10 Không hạn chế thành Không hạn chế - Quỹ cấp 2 CÙNG / chương trình cấp 2 Ví dụ # 3 - thâm hụt 19xx - chuyển chi phí hội nghị năm tài chính trước là 2,200 đô la từ 254999 thành 497999. Posted in FY10 ngày 4/12/10 trong 254999 63A0.   Trong năm tài chính 11, YTD, có mức thâm hụt ròng trong năm 19xx là 1,211.42 đô la trong chỉ mục 497999. Không có kế hoạch 1660 hoặc 16xx trong ngân sách của 497999. Không nên sử dụng 1903 hoặc 1660 trong trường hợp này. Mã tài khoản 8045 là lựa chọn tốt nhất để di chuyển chi phí; dưới 5,000 đô la và sẽ không đặt 497999 hoặc 254999 vượt quá giới hạn 20,000 đô la hàng năm. Hãy nhớ rằng, thuế Biểu ngữ không được tính vào 1903, 16xx hoặc 8045 11/3/2011 56 Dự trữ Thay đổi trong Dự trữ 11/3/2011 57 Dự trữ Thay đổi trong Dự trữ 11/3/2011 58 Dự trữ Thay đổi trong Hướng dẫn Xử lý Kế toán Dự trữ Trước năm tài chính Tình huống 3 - Năm tài chính 11 Điều chỉnh các giao dịch Năm tài chính 10 Dự trữ ròng: Cộng + 1900 $ (2,311.42) Ít hơn - 1901 0.00 Cộng thêm + 1903 1,100.00 $ ròng khả dụng (1,211.42) = thâm hụt 11/3/2011 59 11/3/2011 60 11/3/2011 61 Dự trữ ròng cho 497999 có số dư thâm hụt 11/3/2011 62 Dự trữ Thay đổi Dự trữ 11/3/2011 63 Dự trữ Thay đổi trong Ngân sách Sử dụng Dự trữ 11/3/2011 64 Hướng dẫn xử lý kế toán Trước tình huống 4 - năm tài chính 11 Điều chỉnh giao dịch năm tài chính 10 Không hạn chế thành không hạn chế - quỹ cấp 2 CROSSES / chương trình cấp 2 Ví dụ: Nợ TK 523999 3189 3U0029 Có TK 497999 3189 3U0032 Sử dụng như sauphân cấp cây quyết định 1) Sử dụng 8045 nếu đáp ứng các quy tắc - <$ 5,000 / <$ 20,000, v.v. 2) Nếu không thể sử dụng 8045, hãy sử dụng JET \ BDT - 11xx và 12xx Tham khảo: Phân bổ chuyển giao Hyperion FORH008-HSC hoặc Phân bổ chuyển giao Hyperion FBRH0Z1-Chuyển giao hoặc phân bổ Được thực hiện tại Cơ sở chính & Chi nhánh 11/3/2011 65 Hướng dẫn Xử lý Kế toán Trước năm tài chính Tình huống # 4 - Năm tài chính 11 Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 10 Không hạn chế thành Không hạn chế - quỹ cấp 2 CROSSES / chương trình cấp 2 Ví dụ # 1 - Sử dụng 8045 - chuyển sang năm tài chính trước chi phí máy tính là 1,762.50 đô la từ 497999 đến 523999. Posted in FY10 on 6/9/10 in 497999 3189.   .497999 là quỹ 3U0032 và 523999 là quỹ 3U0034, 2 quỹ cấp 2 khác nhau. Không thể sử dụng 1903 hoặc 1660 trong trường hợp này. Mã tài khoản 8045 là tùy chọn tốt nhất để di chuyển chi phí; hạn mức dưới 5,000 đô la một giao dịch 11/3/2011 66 Dự trữ Thay đổi Dự trữ 11/3/2011 67 Dự trữ 11/3/2011 68 11/3/2011 69 11/3/2011 70 Hướng dẫn Xử lý Kế toán Trước Năm Tài chính Tình huống # 4 - FY11 JV Điều chỉnh Giao dịch năm tài chính 10 Không hạn chế thành Không hạn chế - Quỹ cấp 2 CROSSES / chương trình cấp 2 Ví dụ # 2 - sử dụng mã chuyển khoản - kịch bản này chuyển hóa đơn UNMH năm tài chính trước là $ 19,150.00 từ 523999 thành 497999. Đăng trong FY10 ngày 6/28/10 trong 523999 69Z0.   .497999 là quỹ 3U0032 và 523999 là quỹ 3U0034; các quỹ cấp 2 khác nhau. Không thể sử dụng 1903 hoặc 1660 trong trường hợp này. Mã tài khoản 8045 không thể di chuyển chi phí năm tài chính 10 vì nó sẽ dẫn đến việc đẩy chỉ số 497999 vượt quá giới hạn giao dịch hàng năm $ 20,000. Chi phí $ 19,150 PY + $ 2,100 (đã được ghi nợ trong 497999 8045). Tùy chọn tốt nhất là di chuyển chi phí bằng cách sử dụng mã lớp quy tắc JET và BDT 11/3/2011 71 Dự trữ 11/3/2011 72 Dự trữ 11/3/2011 73 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 74 11/3 / 2011 75 11/3/2011 76 11/3/2011 77 11/3/2011 78 Dự trữ Thay đổi dự trữ 11/3/2011 79 Dự trữ V. Phân bổ, 8045 và Chuyển khoản 1. Phân bổ 2.8045 3. Chuyển giao 4. Chuyển giao hoặc Cây quyết định phân bổ 5. Phân bổ / Hỗ trợ chuyển giao 6. Báo cáo mẫu - Chuyển giao 7. Các mẹo khác của JV 11/3/2011 80 Phân bổ. Doanh thu liên quan đến cùng một quỹ cấp 2 và chương trình cấp 2. Doanh thu không hạn chế. Nói chung sử dụng 1660-Phân bổ Khác Chung làm cả ghi nợ và ghi có cho mục nhập này (không đúng với phân bổ lâm sàng). Nếu không được lập ngân sách, mục nhập ngân sách phải đi kèm với mục nhập phân bổ. Trang web kế toán http://www.unm.edu/~gacctng/Allocation%20JV%20Instructions.html 11/3/2011 81 8045 Nguyên tắc. Được sử dụng để ghi lại các "chuyển giao" nhỏ, không có mục tiêu giữa các chỉ mục trong các Chương trình Biểu ngữ khác nhau hoặc các Cơ sở khác nhau . net = 2. Chỉ được sử dụng một mình trong JV; không có mã tài khoản nào khác được phép Xem hướng dẫn tại trang web Kế toán Không Hạn chế Chính http://www.unm.edu/~gacctng/AC2.html 5,000/20,000/8045 11 Chuyển khoản. A Chuyển khoản di chuyển doanh thu giữa các Cơ sở hoặc Biểu ngữ. Cho phép chuyển tiền từ một Bảng quảng cáo Quỹ Cấp 3 hoặc Cấp 2011 của Chương trình sang một mục khác. Một mục chuyển được sử dụng khi mục nhập phân bổ không được phép. Yêu cầu cả mục nhập thực tế và mục ngân sách. Xem hướng dẫn tại trang web Kế toán Không Hạn chế Chính http://www.unm.edu/~gacctng/transfer.html 11/3/2011 83 11/3/2011 84. . . . . . Cây Quyết định Chuyển giao hoặc Phân bổ BẮT ĐẦU TẠI ĐÂY Chạy F Báo cáo Hyperion Tra cứu Chỉ mục. Lưu ý Dữ liệu về Quỹ và Mức Chương trình cho các chỉ số. Bạn có biết Mã Quỹ và Mã Chương trình Cho cả hai chỉ số không? PHÂN PHỐI Cả hai Mã quỹ có trong cùng một quỹ Cấp 2 không? CHUYỂN GIAO Mã chương trình có giống nhau Cho cả hai chỉ số không? Mã chương trình cấp 2 có nằm trong hướng dẫn & Chung không? CHUYỂN NHƯỢNG CHUYỂN KHOẢN Không Có Có Có Không Không Có Không 11/3/2011 85 Quỹ I&G (3U0044): P09, P10, P11, P12, P13, P14 Coi tất cả những điều này là MÃ CÙNG GIAO PHÉP giữa các mã cấp 2 của Chương trình I&G Tất cả các quỹ khác : P15, P16, P17, P18, P19, P20, P21, P22, P50, P501, P502, P503, P504 Coi mỗi cái này là MÃ CHUYỂN KHOẢN KHÁC NHAU giữa bất kỳ mã nào trong số này hoặc một trong các mã này và mã I&G Phân bổ / Chuyển giao Chương trình hỗ trợ Cấp 2 Mã báo cáo Tên Loại Mô tả Vị trí FORH008 (HSC) FBRH0Z01 (Chính / Chi nhánh- Hyperion Hyperion Cung cấp một báo cáo sẽ hiển thị loại mục nhập phân bổ / chuyển nhượng nào được sử dụng và những gì cần ghi nợ / ghi có Brio / Finance Báo cáo / F Dept_School_College Brio / Báo cáo tài chính / Báo cáo tái sản xuất tài chính F Báo cáo tra cứu chỉ số Hyperion Cho phép xác định mã quỹ và chương trình cho bất kỳ chỉ mục nào Báo cáo tài chính / tài chính / Báo cáo sản xuất tài chính / Tra cứu chỉ số F Công cụ hữu ích 11/3/2011 86 Báo cáo mẫu - Báo cáo mẫu chuyển giao HSC - Chuyển khoản chính 11/3/2011 87 11/3/2011 88 Các thủ thuật liên doanh khác Không sử dụng từ “phân bổ” trong mục chuyển khoản; sử dụng từ “chuyển giao”. Không sử dụng từ “chuyển giao” trong mục nhập phân bổ; sử dụng từ “phân bổ”. Văn bản mục mâu thuẫn với loại Phiếu ghi nhật ký bạn đang thực hiện. Văn bản mục không xác định nguồn tiền ban đầu đến từ đâu Xem Bộ trợ giúp tài chính được gọi là Thông tin nhập nhật ký bắt buộc http://hsc.unm.edu /financialservices/accounting/fiscalaidkit.shtml VI. Kiểm tra GUAMESG trong Biểu ngữ Sau đây là các ví dụ về thông báo Biểu ngữ (GUAMESG) được sử dụng khi từ chối các liên doanh trong năm tài chính trước: .9-JV bị từ chối. Năm trước, nhưng vượt qua quỹ cấp 2 và hơn $ 5,000. Sẽ phải sử dụng các lớp quy tắc JET & BDT. Liên hệ với Theresa tại SOM Dean's Office. John 5-4567 .9-TÀI LIỆU BỊ BỎ QUA Giao dịch năm trước vượt qua các quỹ cấp 2; sử dụng mã acct 8045 để ghi nợ và tín dụng. cảm ơn, Sandy 2-2080 .9-TÀI LIỆU ĐÃ BỊ XÓA. Thay đổi mã tài khoản giao dịch của năm trước trong cùng một chỉ mục không được phép, sẽ chuyển sang năm 1900. Không gửi lại liên doanh. thx, Sandy 2-2080 .9. GIẤY TỜ BỊ BỎ QUA. Giao dịch trước năm. Phải sử dụng 1903 trên cả hai mặt (CR) & (DR). Cảm ơn, Alana 2-3628 .9-GIẤY TỜ ĐÃ BỊ BỎ QUA Giao dịch trước năm; sử dụng mã acct 1903 để ghi nợ và tín dụng.    

Hiểu vị trí trong công việc biểu ngữ và UNM

Trình bày: Joyce McCarthy, Sidney Mason-Coon
Ngày: 06-15-2010

Bản trình bày - PDF

    LEARNJobs 15 & 16, 2010 UNM Logo Color- Nhân sự Hiểu biết Vị trí trong Biểu ngữ và UNMJobs Joyce McCarthy Giám đốc Điều hành Chương trình Cải tiến Quy trình Nhân sự Sidney Mason-Coon Chuyên gia Kiểm soát Vị trí Chương trình Nghị sự Kiểm soát Vị trí .Vị trí là gì? Tại sao các vị trí lại quan trọng? .Sự khác biệt giữa quản lý vị trí / kiểm soát vị trí là gì? .Làm thế nào để quản lý các vị trí của bạn? .Làm thế nào để sử dụng các vị trí trong UNMJobs?         Chức vụ là gì? . “Vị trí là một ô trên Biểu đồ tổ chức của bạn” –Điều quan trọng là các phòng ban phải phát triển một biểu đồ tổ chức để quản lý hiệu quả các phòng ban của họ. Được lập ngân sách riêng lẻ. Ví dụ về các vị trí đơn lẻ bao gồm: Quản lý chương trình, Khoa toàn thời gian và Trợ lý hành chính 2 Vị trí gộp. Trình bày một hộp lớn hơn trên Biểu đồ tổ chức có thể chứa nhiều cá nhân. Được nhắm mục tiêu dưới dạng nhóm theo loại việc làm. Ví dụ về nhóm gộp các vị trí bao gồm: TPTs, Nhân viên trực điện thoại, Nhân viên sinh viên và UNMTemps Tại sao một vị trí lại quan trọng? Vị trí được sử dụng trong Ngân sách, Tài chính, Nhân sự, Biên chế và Bảo mật –Bài toán. Chức vụ được sử dụng trong Ngân sách, Tài chính, Nhân sự, Biên chế và Bảo mật –Thiết lập Công việc (Biểu ngữ). công việc thúc đẩy nhập thời gian, hầu hết các bảo mật khác cho HR / PR Tại sao một vị trí lại quan trọng? Chìa khóa để quản lý vị trí và kiểm soát vị trí là khả năng chọn chính xác vị trí thích hợp trước khi bạn bắt đầu bất kỳ loại hành động nào.       Vị trí so với Vị trí công việc • Vị trí # • Mã tổ chức • Phân loại vị trí • Ngân sách vị trí • Cấp bậc • Cấp bậc • Phân bổ lao động • Công việc FTE • Vị trí # • Mã tổ chức • Nhân viên • Mã biểu ngữ • Mức lương công việc • Mã tổ chức • Phân bổ lao động •% bổ nhiệm • Hậu tố Vị trí trong UNMJobs. Kết hợp dữ liệu trong Biểu ngữ Vị trí và Công việc. Bao gồm tóm tắt tùy chỉnh, bằng cấp ưu tiên, câu hỏi của ứng viên. Cung cấp dữ liệu từ vị trí, công việc và tin đăng được xây dựng từ thông tin này để cho phép bạn dễ dàng đăng vị trí trong tương lai. tôi có tìm thấy vị trí của mình không? . Đầu tiên, hãy tìm trong Kho lưu trữ UNMJobs .E-Print –HR / PR –Báo cáo nhân viên hoạt động: PZROEMA –Báo cáo vị trí tuyển dụng: PZRVACR Những điều này được tìm thấy trong HRP_BANPRepository Sự khác biệt giữa Quản lý vị trí và Kiểm soát vị trí. Kiểm soát vị trí liên quan đến việc lập ngân sách cho các vị trí. .Quản lý vị trí liên quan đến tất cả các dữ liệu khác liên quan đến vị trí. . Chẳng hạn như: .Phân loại vị trí –các yêu cầu tối thiểu chính xác, mã tổ chức, bậc lương, cấp bậc điện tử Tiền đề cơ bản của Quản lý vị trí. Giữ thông tin phân loại chính xác – Phân loại –Các thang. được lấp đầy –Bạn biết khi nào cần tạo một vị trí mới. Đó có phải là một FTE bổ sung không? .Tôi có một vị trí trống sẽ không được lấp đầy và có thể được phân loại lại cho tin đăng này không?           Tiền đề cơ bản của Kiểm soát vị trí. Các cơ quan không nên thuê nhiều cá nhân hơn số tiền họ có. Các vị trí cần thiết mà các phòng ban không có ngân sách sẽ bị hủy kích hoạt hoặc phân loại lại thành các chức danh mà bạn có ngân sách. Các bộ phận nên sử dụng báo cáo để xác định những vị trí nào trong (các) tổ chức của bạn Quản lý Vị trí trong UNMJobs. Dữ liệu vị trí trong UNMJobs là kết quả những gì đã được tải vào tháng 2008 năm XNUMX và những bộ phận nào đã sửa đổi / bổ sung kể từ đó. .Làm cách nào để tôi quyết định cách tiến hành trong UNMJobs khi đăng một vị trí.         Quản lý các vị trí của bạn trong UNMJobs. Không phải tất cả các vị trí đều hiển thị trong UNMJobs nhưng nếu bạn có một vị trí trong Biểu ngữ (PZROEMA hoặc PZROVACR) không có trong UNMJobs – bạn nên chọn Hành động: “Tạo vị trí mới và yêu cầu Đăng” Hãy chắc chắn tham chiếu số vị trí của bạn có trong Biểu ngữ nhưng không có trong UNMJobs.       Quản lý các vị trí của bạn trong UNMJobs. Nếu bạn có một vị trí trống hoặc một vị trí sắp bị bỏ trống và đó là sự phân loại phù hợp, hãy sử dụng vị trí đó. .Nếu bạn không có vị trí trống hoặc sắp có vị trí trống trong phân loại phù hợp, nhưng bạn có một vị trí mà bạn không có ý định lấp đầy, hãy sử dụng vị trí đó và phân loại lại. .UNMJobs Hành động: “Sửa đổi vị trí hiện có và yêu cầu Đăng” PPT18.png PPT6D5.png PPT6D4.png Cuộn xuống PPT6DB.png PPT23.png PPT2A.png Trạng thái tương lai. Dự án đang được tiến hành để đồng bộ hóa dữ liệu vị trí trong Biểu ngữ và UNMJobs. .Đã đồng bộ hóa các ORG giữa các công việc và các vị trí. Làm việc trên việc chuyển IB / PC từ đề xuất tuyển dụng vào tin đăng. Tìm kiếm khả năng di chuyển tất cả các giao dịch qua hệ thống bằng phương thức điện tử.         Câu hỏi?    

Làm việc với Dự trữ và Chuyển tiếp Số dư

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 07-13-2009

Bản trình bày - Word
Tài liệu phát tay - PDF

   Làm việc với các thay đổi về dự trữ (tài khoản 1903) trên các chỉ số không hạn chế do Terry Shoebotham trình bày, 7/13 & 29/09 Đã sửa đổi 10/2011 do Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh soạn thảo MỤC LỤC DỰ TRỮ ............ ...................................................... ...................................................... ...................................................... ..3 TÀI KHOẢN 1900-DỰ TRỮ-LÀ GÌ? ...................................... ...................................................... ......................................... 3 TẠI SAO NÓ THAY ĐỔI CÁCH DI CHUYỂN CHI PHÍ VÀO CUỐI NĂM ...................................... ...................................................... ............. 3 CÁCH BẠN QUYẾT ĐỊNH NẾU CẦN ĐIỀU CHỈNH NHẬP HỌC ........................................ ...................................................... ..... 4 TÀI KHOẢN 1903 - THAY ĐỔI KHOẢN NHẬP KHOẢN: .......................................... ...................................................... ................................. 4 TÌM HIỂU CẤU TRÚC QUỸ ............................................. ...................................................... ... 5 TÌM HIỂU CẤU TRÚC CHƯƠNG TRÌNH .............................................. ...................................................... .................................. 6 Ngoại lệ về Hướng dẫn và Chung ............................................. ...................................................... ........................... 6 8045 NHẬP KHẨU ........................................... ...................................................... ...................................................... ................. 7 KHÔNG BẮT BUỘC NHẬP HỌC .............................................. ...................................................... ...................................................... .......... 7 THỰC HIỆN THAY ĐỔI VỚI VIỆC NHẬP KHOẢN DỰ TRỮ .......................................... ...................................................... ................................ 7 ví dụ ... ...................................................... ...................................................... ................. 8 THAY ĐỔI VỚI VIỆC NHẬP HỌC 8045 .......................................... ...................................................... ... 9 ví dụ ... ...................................................... ...................................................... ................. 9 Khi nào bạn cần phê duyệt trước ............................................. ...................................................... ....................................... 9 ĐIỀU GÌ VỀ CÁCH SỬA CHỈ SỐ HẠN CHẾ? ................................................... ...................................................... ................... 9 ĐIỀU KHIỂN VOUCHER HÀNH TRÌNH PHỔ BIẾN CẦN TRÁNH: .......................................... ...................................................... ... 10 CÁC LOẠI KHOẢN DỰ TRỮ KHÁC ......................................... ...................................................... .............................. 10 BAO GỒM MỘT ĐỊNH NGHĨA TRONG CHỈ SỐ KHÁC ............. ...................................................... ...................................................... .... 10 ví dụ ... ...................................................... ...................................................... ............... 10 ĐÓNG CỬA MỘT CHỈ SỐ .............................................. ...................................................... ...................................................... ..... 11 TÀI KHOẢN 1901 - NGÂN SÁCH SỬ DỤNG NGÂN SÁCH NHẬP KHẨU: ........................................ ...................................................... ..11 NHẬN XÉT VỀ CÁC NGÀNH NGÂN SÁCH LIÊN QUAN: .......................................... ...................................................... ... 11 LỜI KHUYÊN CHUNG NHẬP NGÂN SÁCH: ............................................ ...................................................... ...................................... 11 BẠN THỰC HIỆN CUỘC GỌI ............................................. ...................................................... ...................................................... 13 PHỤ LỤC 1-LƯU TRỮ Mà TÀI KHOẢN ........................................... ...................................................... .................... 17 PHỤ LỤC 2-HSC CẤU TRÚC QUỸ KHÔNG HẠN CHẾ ...................... ...................................................... ......................... 17 PHỤ LỤC 3-CHIẾN DỊCH CHÍNH CẤU TRÚC QUỸ KHÔNG HẠN CHẾ ................ ...................................................... .............. 22 PHỤ LỤC 4-CÁC YẾU TỐ BỀN BỈ-HƯỚNG DẪN THAM KHẢO NHANH .......................... ...................................................... .......... 33 PHỤ LỤC 5-BẠN ĐẶT CÂU TRẢ LỜI CUỘC GỌI ............................... ...................................................... ........................... 34 PHỤ LỤC 6 - CÁC NGUỒN LỰC KHÁC ................. ...................................................... .......................... ................................ 35 DỰ TRỮ Trong suốt năm tài chính, các bộ phận có doanh thu và chi phí được đăng lên các chỉ số không hạn chế khác nhau của họ . Khi các chỉ số được đối chiếu, bất kỳ chi phí nào được đăng không chính xác sẽ được chuyển từ chỉ mục không chính xác sang chỉ mục chính xác. Sau đó, cả hai chỉ số đều có chi phí được đăng một cách chính xác. Tuy nhiên, các khoản chi từ năm tài chính trước không hoạt động theo cách này. Các bộ phận đấu tranh, đặc biệt là vào đầu năm tài chính mới, để sửa chữa các mục chi phí đã được đăng không chính xác trong năm tài chính trước. Giải thích lý do tại sao các bộ phận không thể di chuyển các chi phí không hạn chế đã đăng không chính xác trực tiếp vào chỉ mục chính xác sau đây. Bạn không cần phải hiểu lời giải thích này. Bạn phải hiểu cách chính xác để di chuyển các khoản chi phí không hạn chế của năm trước đã được đăng không chính xác. Phần còn lại của Sổ tay hướng dẫn này sẽ giải thích cách chính xác để di chuyển các khoản chi phí không hạn chế đã đăng không chính xác của năm trước. TÀI KHOẢN 1900-DỰ TRỮ-LÀ GÌ? Đối với các chỉ số không bị giới hạn, số tiền còn lại [tức là các quỹ còn lại để chi tiêu] hoặc thâm hụt tiền mặt [tức là các khoản tiền bạn đã chi tiêu nhưng chưa có] vào cuối năm tài chính được chuyển tiếp trong hệ thống kế toán sang năm tài chính mới. Nó giống như số dư ban đầu trong sổ séc của bạn. Chuyển tiếp cuộn được đăng vào mã tài khoản 1900 và được gọi là dự trữ. Không thể ghi sổ nhật ký bằng mã tài khoản 1900. Các khoản dự trữ đại diện cho đô la thực tế, không phải ngân sách. Quy trình tổng kết cuối năm sử dụng Mã lớp quy tắc JBF để đăng các khoản dự trữ vào tài khoản 1900. TẠI SAO NÓ THAY ĐỔI CÁCH DI CHUYỂN CHI PHÍ VÀO CUỐI NĂM Hãy nghĩ về sổ séc của bạn. Khi bạn gửi séc, số tiền bạn phải chi sẽ tăng lên. Khi bạn viết séc, số dư sẽ nhỏ lại. Vào cuối tháng, ngân hàng của bạn sẽ lấy tất cả các khoản tiền gửi của bạn và thêm chúng vào số dư của bạn, cũng như tất cả các chi phí của bạn và trừ chúng vào số dư của bạn. Số tiền mới là số dư đầu kỳ của bạn. NĻŃƋ ĸıŀ'Ŀ ĿĭŅ ŅĻŁ ľıĭĸĵņıİ ĭIJŀıľ ŀĴı ĹĻĺŀĴ ıĺİıİ ĭĺİ ŀĴı Įĭĺķ Ĵĭİ İıŀıľĹĵĺıİ ŅĻŁľ ĺıŃ số dư đầu kỳ, ngân hàng đã gửi vào tài khoản của bạn một tấm séc trị giá $ 100 mà người khác đã viết. Họ có thể chuyển séc đó đến đúng tài khoản và tính phí 100 đô la. Họ có thể thêm lại $ 100 vào tài khoản của bạn và số dư tài khoản của bạn sẽ lớn hơn. Sau đó, bạn sẽ có số dư phù hợp hiển thị sau khi hiệu chỉnh. WĴŅ įĭĺ'ŀ UNM ĸıŀ ŅĻŁ İĻ ŀĴı ĿĭĹı ŀĴĵĺij? Cuối năm UNM phải nêu chính xác chi phí cho từng năm, cho từng lĩnh vực. Trong ví dụ trên, một khi kết thúc năm tại UNM, chi phí của bạn đã bị phóng đại lên 100 đô la. Người (ŀĴĵĺķ “ĵĺİıń”) ŃĴĻ “ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ” ĭĺİ ŃĭĿ ĺĻŀ įĴĭľijıİƋ ĴĭĿ một câu nói dưới $ 100 đã báo cáo. Điều này sẽ tiếp tục như vậy. Hiệu ứng ròng là 100 đối với UNM. Tuy nhiên, đó là một sai sót XNUMX đô la cho mỗi chỉ mục. Nhưng nếu chi phí được chuyển từ chỉ mục này sang chỉ mục khác bằng cách sử dụng tài khoản chi phí, thì sai sót sẽ bị trùng lặp trong năm mớiƎ YĻŁ ŃĻŁĸİ ĺĻŃ Ĵĭłı ĭ ĿŁĮŀľĭįŀĵĻĺ IJľĻĹ ŀĴĵĿ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĭŀ ŅĻŁ không nên có trong năm nay, và người (ŀĴĵĺķ “ ĵĺİıń ”) ai“ ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ ”ĸĭĿŀ Ņıĭľ ŃĻŁĸİ Ĵĭłı $ 100 ĻIJ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĵĿ Ņıĭľ ŀĴĭŀ ĵĿ ĺĻŀ ŀĴĵĿ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıƎ TĴĵĿ įĻŁĸİ ļŁŀ chỉ số trên (hoặc dưới) ngân sách trong năm mới, khi chúng thực sự nằm trong ngân sách. Điều này có thể đánh lừa các nhà quản lý về những gì đã được chi tiêu trong năm nay. Khi các phòng ban sửa chữa các sai sót của năm trước, họ không muốn tạo ra các sai sót của năm hiện tại. Chi phí không hạn chế của năm hiện tại được thể hiện chính xác khi các sai sót của năm trước được sửa chữa bằng cách sử dụng các mục nhập chỉ điều chỉnh ŀĴı “Įıijĵĺĺĵĺij Įĭĸĭĺįı” (hoặc Dự trữ) của ŅĻŁľ “įĴıįķĮĻĻķ” Ƌ ľĭŀĴıľ ŀĴĭĺ ŀĴı ıńļıĺĿıĿƎ WĴıĺıłıľ ŅĻŁ ĺııİ ŀĻ ĭİĶŁĿŀ ĭ ļľĵĻľ Ņıĭľ sai sót không hạn chế, bạn cần để điều chỉnh nó bằng mục nhập Dự trữ. Lưu ý rằng chúng ta không nói về hợp đồng và trợ cấp. LÀM THẾ NÀO BẠN QUYẾT ĐỊNH NẾU BẠN CẦN PHẢI ĐÚNG NHẬP KHẨU Khi điều chỉnh các chỉ số của mình cho tháng 1, bạn có thể thấy một số sai sótƎ L'Ŀ ĭĿĿŁĹı ŅĻŁ IJĵĺİ ŀĴı sau đây: 500) XNUMX đô la được tính vào chi phí đồ dùng văn phòng năm ngoái lẽ ra phải được tính để đi du lịch. Chỉ số đã chính xác. 2) 200 đô la được tính vào chi phí vật tư văn phòng lẽ ra phải được tính vào chi phí máy tính cho một chỉ số khác. Bạn có cần sửa cả hai lỗi sai không? Trả lời: Không. Hãy nghĩ đến sổ séc một lần nữa. Nếu bạn viết séc 500 đô la cho một khoản chi phí là của bạn, nó sẽ KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỐ CÂN BẮT ĐẦU CỦA BẠN trong tháng tiếp theo. Tương ứng, nếu bạn có một khoản chi phí của năm trước không được tính vào đúng tài khoản, nhưng ĐANG TRONG CHỈ SỐ ĐÚNG, thì nó không ảnh hưởng đến số dư đầu kỳ của bạn cho năm mới. Nếu nó không ảnh hưởng đến số dư đầu kỳ trong năm mới, không được phép nhập. Còn sai sót thứ hai thì sao? Có, sai sót này cần được sửa chữa. Bạn có thể sẽ sử dụng một thay đổi trong mục Dự trữ. TÀI KHOẢN 1903 -THAY ĐỔI TRONG VIỆC NHẬP KHOẢN DỰ TRỮ: Mục nhập phổ biến nhất được thực hiện cho các tài khoản Dự trữ liên quan đến việc di chuyển số dư từ chỉ số này sang chỉ số khác để bù đắp khoản thâm hụt trong chỉ mục hoặc tài trợ cho một chỉ số. Một lý do phổ biến khác cho mục Dự trữ là để đóng một chỉ mục có số dư nhưng không có hoạt động nào trong năm hiện tại; tài khoản duy nhất có số dư là 1900 trong trường hợp này. Một lý do khác cho các mục Dự trữ là để sửa các mục nhập của năm trước. Khi một sai sót được phát hiện trong một chỉ mục không hạn chế sau khi đã khóa sổ kế toán cho năm tài chính và sai sót chỉ ảnh hưởng đến các chỉ số không bị hạn chế, thì thay đổi trong mục Dự trữ là phương pháp để sửa chữa sai sót đó. Các bút toán này sử dụng tài khoản 1903 trên cả hai mặt của bút toán. Các chỉ số liên quan phải thuộc cùng Quỹ cấp 2 và Cấp 2 của Chương trình. Nếu các chỉ số không thuộc cùng một Quỹ cấp 2 và Cấp 2 của Chương trình, thông thường cần phải có một mục chuyển khoản. Xem lại các mục Chuyển khoản trong Hướng dẫn về Phiếu mua hàng Tạp chí dành cho Mục nhập Phân bổ, Chuyển nhượng và Đặt trước TÌM HIỂU từ 7/14/08, được đăng tại http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml để được hướng dẫn về các mục này. Các nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng: bạn không sử dụng tài khoản chi phí. TÌM HIỂU CẤU TRÚC QUỸ Để xác định các tài khoản sẽ sử dụng khi thực hiện bút toán điều chỉnh, bạn phải biết mỗi chỉ số nằm trong Quỹ cấp 2 nào. Nếu các chỉ số nằm trong cùng quỹ cấp 2, bạn có thể sử dụng Mục nhập thay đổi dự trữ. Nếu các chỉ số không thuộc cùng quỹ Cấp 2, bạn không thể sử dụng mục Thay đổi Dự trữ. Phụ lục 2 và 3 trình bày cấu trúc cho Cơ sở chính và HSC. Lưu ý rằng chữ số đầu tiên của số Quỹ chỉ ra khuôn viên trường. Các chi nhánh có số đầu không phải là 2 (Cơ sở chính) hoặc 3 (HSC). Lưu ý rằng để các quỹ Cấp 2 nằm trong cùng một quỹ, chúng phải có cùng mục đích cơ bản. Quỹ Giảng dạy và Quỹ Chung được nhóm lại với nhau, Nghiên cứu được nhóm lại với nhau, cũng như Giáo dục, Dịch vụ Lâm sàng, Dịch vụ Công cộng, Dịch vụ Hướng dẫn Khác, Dịch vụ Nội bộ và các lĩnh vực khác. Bạn có thể sử dụng phụ lục để xác định quỹ cấp 2 bằng cách đầu tiên tìm quỹ cấp 3 cho một chỉ mục từ biểu mẫu FTMACCI. Các quỹ 2U0005 và 2U0237 nằm trong quỹ Cấp 2 2U2G, bên dưới. Nếu các chương trình của chúng giống nhau, có thể thực hiện mục Thay đổi trong Kho dự trữ. Các quỹ 2U0224 và 2U0237 nằm trong các quỹ Cấp 2 khác nhau. Không thể thực hiện thay đổi mục nhập Dự trữ. Nếu số tiền sai sót nhỏ (<$ 5,000), mục nhập 8045 thường có thể được thực hiện để sửa các sai sót của năm trước giữa các chỉ số trong các quỹ Cấp 2 khác nhau. Phần Phụ lục 3-Cơ cấu quỹ của cơ sở chính 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery cho chương trình đặc biệt Bạn có thể xem phiên bản mới nhất của chương trình này báo cáo trong ePrint, Repository fin_banp-Finance Banner Production (banp). Tên báo cáo là Báo cáo phân cấp quỹ FGRFNDH. HIỂU BIẾT CẤU TRÚC CHƯƠNG TRÌNH Nói chung, Phụ lục 4 sẽ đủ để giúp bạn xác định xem liệu các chỉ số có ở cùng Cấp độ Chương trình 2 hay không. Để thực hiện một mục Thay đổi trong Khoản dự trữ, ngoài việc cả hai chỉ số có cùng Quỹ cấp 2, chúng còn phải có cùng Cấp chương trình 2. Khi bạn nhìn vào ŀĴı ĵĺİıń 'O! P! Ļĺ FTMACCI, bạn sẽ thấy quỹ cấp 3 của chương trình, không phải quỹ cấp 2. _N_R! LLY (ŀĴıľı ĭľı ĿĻĹı ıńįıļŀĵĻĺĿǥ) chương trình Cấp 3 sẽ bắt đầu với hai chữ số đầu tiên giống như mã Chương trình Cấp 2. Nếu bạn không chắc chắn, bạn có thể tra cứu mã chương trình trong Báo cáo phân cấp chương trình và xác định mã Cấp 2 từ mã này. Bạn cũng có thể sử dụng FTIPRGH. Xem Báo cáo phân cấp chương trình bên dưới. Nếu mã Chương trình bạn tìm thấy trong FTMACCI cho hai chỉ số là P221 và P23, chúng có cùng mã chương trình cấp 2, P22. Nếu mã chương trình là P221 và P151, chúng nằm trong các mã chương trình Cấp 2 khác nhau và không thể thực hiện mục Thay đổi Dự trữ. HƯỚNG DẪN VÀ NGOẠI LỆ CHUNG Một ngoại lệ chính đối với mã hóa chương trình Cấp 2 này tồn tại. Lưu ý trong Phụ lục 4 rằng TẤT CẢ các mã chương trình Giảng dạy và Chung cấp 2 được coi là thuộc cùng một mã chương trình Cấp 2. Điều này có nghĩa là bất kỳ quỹ Hướng dẫn và Quỹ Chung nào trong cùng một mã Quỹ Cấp 3 đều có thể có các sai sót được sửa chữa bằng mục Thay đổi trong Khoản dự trữ. Trang mẫu của Báo cáo ePrint, Mức Báo cáo Phân cấp Chương trình Bạn có thể xem phiên bản mới nhất của báo cáo ePrint này trong kho lưu trữ fin_banp-Finance Banner-Production (banp). Tên của báo cáo là FGRPRGH. 8045 ENTRIES Nếu cần một mục điều chỉnh nhỏ (<$ 5,000) và hai chỉ số không hạn chế có liên quan không thuộc cùng một Quỹ cấp 2 và / hoặc Cấp 2 của Chương trình, thì tài khoản 8045 có thể được sử dụng. Mục nhập này sẽ tránh việc sử dụng một mục chuyển khoản phức tạp hơn. 8045 được sử dụng cho cả bên ghi nợ và bên có của mục nhập. Mục nhập phải ròng bằng không. Các mục nhập 8045 được đánh giá theo các tiêu chí sau: • Các mục hàng ảnh hưởng đến bất kỳ mã tài khoản nào khác có thể không được sử dụng trong liên doanh mà mã tài khoản 8045 được sử dụng. • Có giới hạn $ 5,000 cho mỗi giao dịch và $ 20,000 mỗi năm, cho mỗi chỉ mục. Điều này có nghĩa là tổng giao dịch chứng từ không được vượt quá 10,000 đô la, 5,000 đô la cho khoản Nợ và 5,000 đô la cho khoản ghi có. • Bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào đối với các giới hạn này phải được Dịch vụ Tài chính chấp thuận trước khi nộp đơn đăng ký. • Không thể chuyển lương theo mã tài khoản 8045. [Sử dụng PZAREDS để phân bổ lại lao động.] • Không có ngân sách nào được phép cho tài khoản này. • Mã tài khoản 8045 không được sử dụng với các chỉ số bị hạn chế. • Phải có một mô tả chi tiết về loại chi phí được lập hóa đơn. KHÔNG BẮT BUỘC NHẬP VÀO Nếu có sai sót giữa các mã tài khoản trong cùng một chỉ mục, thì không cần nhập. Các bút toán dự trữ làm tăng (hoặc giảm) số dư còn lại cuối năm trước trong các chỉ số bị ảnh hưởng. Chúng không ảnh hưởng đến các tài khoản chi phí nơi các bút toán xuất hiện ban đầu. Các mục dự trữ phải được ghi chép đầy đủ để có thể xác định được mục nhập gốc đang được sửa chữa. THỰC HIỆN THAY ĐỔI VỚI MỤC LƯU TRỮ 1) Xác định đây là mục nhập đúng: a. Sai sót liên quan đến một báo cáo sai về chi phí không hạn chế của năm trước. (Hoặc bạn đang chuyển các Dự trữ vì một lý do khác.) B. Kiểm tra để đảm bảo bạn có số dư để di chuyển. c. Tất cả các chỉ số liên quan đều có cùng một Quỹ cấp 2 d. Tất cả các chỉ số liên quan có cùng Chương trình cấp 2 Bạn có thể xác định Quỹ và Chương trình cấp 2 bằng cách sử dụng phụ lục 2 đến 4. Bạn có thể xác định Chương trình cấp độ 2 bằng cách sử dụng phụ lục 4 hoặc báo cáo ePrint Báo cáo phân cấp chương trình, hoặc biểu ngữ biểu mẫu FTIPRGH. VÍ DỤ: 200 đô la được tính vào chi phí đồ dùng văn phòng trong chỉ mục 123456 mà lẽ ra phải được tính vào chi phí máy tính trong chỉ mục 654321. Cả hai chỉ số đều có cùng Quỹ cấp 2 và cùng Chương trình cấp 2. Đủ dự trữ tồn tại chỉ tiêu 654321, tài khoản 1900. Thay đổi trong mục Dự trữ sẽ có dạng như sau: Giảm "chi phí" trong chỉ mục 123456, bởi vì chi phí đó lẽ ra không được tính vào chỉ mục này. Việc giảm chi phí so với năm trước chuyển thành TĂNG trong tài khoản doanh thu, có nghĩa là bạn ghi có vào tài khoản Dự trữ Thay đổi 1903. Tăng “chi phí” trong chỉ số 654321, vì lẽ ra họ đã phải trả chi phí vào năm ngoái. Sự gia tăng chi phí so với năm trước chuyển thành KHOẢN GIẢM trong tài khoản doanh thu (họ đã chi tiêu vào năm ngoái.), Có nghĩa là bạn ghi nợ tài khoản Thay đổi 1903 trong Tài khoản Dự trữ. Cách dễ dàng hơn để nghĩ về nó: Nếu bạn cần tăng “chi phí” trong một chỉ mục, hãy ghi nợ 1903. Để giảm "chi phí", ghi có 1903. Chỉ mục bạn đang ghi nợ phải có đủ Dự trữ để loại bỏ. Lưu ý rằng bạn không sử dụng bất kỳ tài khoản chi phí nào cho mục nhập này. 1903 là một tài khoản doanh thu. Thực tế: Mục nhập này là cân bằng. 1903 mục nhập ròng bằng không. Đây là yêu cầu cho tất cả 1903 mục nhập. THỰC HIỆN THAY ĐỔI VỚI NHẬP VÀO 8045 Đôi khi cần thực hiện một mục điều chỉnh, nhưng chỉ mục cần nhận chi phí không có đủ Dự trữ để trang trải chi phí. Sau đó là gì? Khi một chỉ mục không bị giới hạn cần chuyển chi phí của năm trước vào chỉ mục và không có đủ Dự trữ, bạn sẽ thường sử dụng mã tài khoản chi phí 8045-Hỗ trợ liên bộ phận. Bạn sẽ KHÔNG sử dụng bất kỳ tài khoản chi phí nào khác. Tài khoản này có thể được sử dụng cho dù mã quỹ cấp 2 và mã cấp 2 chương trình có giống nhau hay không. VÍ DỤ: 200 đô la được tính vào chi phí đồ dùng văn phòng trong chỉ mục 123456 mà lẽ ra phải được tính vào chi phí máy tính trong chỉ mục 654321. Dự trữ đủ không tồn tại chỉ tiêu 654321, tài khoản 1900. Cả hai chỉ số có thể có hoặc không có cùng Quỹ cấp 2 và cùng Chương trình cấp 2. Mục nhập điều chỉnh sẽ có dạng như sau: Giảm "chi phí" trong chỉ tiêu 123456, bởi vì chi phí đó lẽ ra không được tính vào chỉ tiêu này. Giảm chi phí so với năm trước bằng cách ghi có vào tài khoản Hỗ trợ liên bộ 8045. Đây là một tài khoản chi phí. Không sử dụng bất kỳ tài khoản chi phí nào khác. Tăng “chi phí” trong chỉ số 654321, vì lẽ ra họ đã phải trả chi phí vào năm ngoái. Tăng chi phí so với năm trước bằng cách ghi nợ 8045-Hỗ trợ liên phòng vào tài khoản. Không sử dụng bất kỳ tài khoản chi phí nào khác. Mục nhập này là cân bằng. 8045 mục nhập ròng bằng không. Đây là yêu cầu cho tất cả 8045 mục nhập. 8045 mục có thể được sử dụng khi quỹ và / hoặc cấp chương trình KHÔNG ở cùng quỹ và / hoặc chương trình cấp 2. KHI BẠN CẦN PHẢN BIỆN TRƯỚC Bạn không cần phê duyệt trước để sửa chữa những sai sót của năm trước với mục Thay đổi trong Dự trữ. Các phòng ban trong Trường Y phải được sự chấp thuận trước cho bất kỳ loại mục nhập Dự trữ nào khác IJľĻĹ ŀĴı SOM'Ŀ _ıĭĺ'Ŀ ĻIJIJĵįıƎ GÌ VỀ CÁC CHỈ SỐ HẠN CHẾ? Với các chỉ số bị hạn chế, bạn tiếp tục di chuyển các sai sót bằng cách sử dụng tài khoản chi phí. Việc duy trì chính xác tổng chi phí hạn chế tích lũy trong các tài khoản chính xác có tầm quan trọng hơn cả. Các chỉ số bị hạn chế không có tài khoản Dự trữ 1900 và không có mục nhập nào được thực hiện đối với tài khoản Dự trữ thay đổi năm 1903 cho một chỉ mục bị hạn chế. Nếu một chỉ số bị hạn chế có liên quan, ngay cả khi chỉ số kia không bị hạn chế, hãy sử dụng các tài khoản chi phí chính xác trong cả hai chỉ số để sửa sai sót. NHỮNG ĐIỀU KHOẢNG CÁCH PHỔ BIẾN HÀNH TRÌNH CẦN TRÁNH: • Tạo mục Dự trữ vượt qua quỹ cấp 2 hoặc chương trình cấp 2. • Cố gắng di chuyển các mục sửa chữa năm trước không hạn chế trong mã tài khoản ban đầu của họ. Chúng phải được chuyển vào mã tài khoản Dự trữ [1903] dưới dạng ghi nợ và ghi có cho các chỉ số liên quan. • Các khoản ghi nợ không bằng các khoản tín dụng. • Gửi mục nhập Dự trữ thay vì chuyển chi phí của năm hiện tại vào chỉ số thích hợp. • TĴı ĵĺİıń ĭĺİ ĭįįĻŁĺŀ įĻİı IJŁĺİĿ ĭľı Įıĵĺij ĹĻłıİ “IJľĻĹ” İĻıĿ ĺĻŀ Ĵĭłı ĿŁIJIJĵįĵıĺŀ IJŁĺİĿ 1900. Số dư âm KHÔNG THỂ kết quả. CÁC LOẠI NGUỒN DỰ TRỮ KHÁC Mục nhập dự trữ được sử dụng để di chuyển số dư, do đó, chi tiêu có thể xảy ra trong các chỉ số khác. Dự trữ cũng có thể được sử dụng để làm trống một chỉ mục để nó có thể được đóng lại. BAO GỒM MỘT ĐỊNH NGHĨA TRONG CHỈ SỐ KHÁC Nếu một chỉ mục có Dự trữ âm, điều đó có nghĩa là chỉ số đó có nhiều chi phí hơn doanh thu cho năm trước. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể được yêu cầu chuyển Dự trữ từ một chỉ số lành mạnh hơn vào chỉ mục này để loại bỏ tình trạng Dự trữ âm. VÍ DỤ: Vào cuối năm, chỉ số 123456 có Dự trữ là $ 8,000. Điều này có nghĩa là Chỉ số 123456 còn lại 8,000 đô la tiền quỹ vào cuối năm, sau khi trừ đi tất cả các chi phí. Mặt khác, chỉ số 654321 có Dự trữ âm là 1,000 đô la. Bạn đã được yêu cầu sử dụng một số khoản tiền trong123456 để đưa Khoản dự trữ âm về XNUMX. Chỉ mục 654321 không có ngân sách. Chỉ mục 123456 có ngân sách cân bằng là 20,000 đô la. Không có khoản tiền Dự trữ nào được lập ngân sách vào năm 654321. Bạn không cần phải thực hiện bất kỳ mục nhập ngân sách nào. Giả sử cả hai chỉ số nằm trong cùng một quỹ cấp 2 và chương trình cấp 2, mục nhập sẽ là: Tài khoản quy tắc chỉ số (Nợ) (Có) Mã hạng Mã 123456 JE2 1903 1,000 654321 JE2 1903 1,000 Đã chuyển tiền Dự trữ vào ngân sách vào năm 654321 , số tiền ngân sách sẽ phải giảm, cả vào năm 1901 và trong một khu vực chi phí. ĐÓNG CỬA MỘT CHỈ SỐ Như đã trình bày ở trên, nếu bạn đang kết thúc một chỉ mục chỉ có số tiền Dự trữ âm 1900 (và không có chi phí), bạn loại bỏ các Khoản dự trữ với mục nhập dự trữ thay đổi 1903. Nếu chỉ mục cần đóng có một Khoản dự trữ âm, bạn sẽ ghi có chỉ số đó, sử dụng tài khoản 1903, cho số tiền chính xác trong số tiền âm của tài khoản Dự trữ 1900. Bạn sẽ ghi nợ chỉ số khác trong cùng quỹ cấp 2 và cùng chương trình cho số tiền đó. Nếu chỉ mục được kết thúc có số Dự trữ dương, bạn cũng sẽ loại bỏ các Khoản dự trữ dương với mục nhập 1903 Dự trữ. Bạn sẽ ghi nợ chỉ số đó, sử dụng tài khoản 1903, với số tiền chính xác trong tài khoản Dự trữ 1900. Bạn sẽ ghi có chỉ số khác trong cùng quỹ cấp 2 và cùng chương trình cho số tiền đó. Mục nhập này sẽ để lại cho bạn số dư ròng bằng XNUMX trong chỉ mục sẽ bị chấm dứt và sau đó bạn có thể gửi chỉ mục để chấm dứt. Hãy nhớ đưa vào văn bản chứng từ nhật ký của bạn lời giải thích lý do tại sao bạn thực hiện việc ghi sổ; để chấm dứt một chỉ mục không cần thiết. TÀI KHOẢN 1901 - SỬ DỤNG NGÂN SÁCH NHẬP KHẨU DỰ TRỮ: Cơ sở chính và Trung tâm Khoa học Y tế đã làm việc cùng nhau để phát triển Quy trình hoạt động tiêu chuẩn về dự trữ ngân sách 1901 (SOP) giải thích các nguyên tắc xử lý và đưa ra các ví dụ về các mục BD4. Có sự khác biệt nhỏ về yêu cầu giữa các cơ sở. Mỗi khu vực nên làm việc với Văn phòng Ngân sách (Cơ sở chính hoặc HSC) về các câu hỏi ngân sách cụ thể của họ và tham khảo SOP trên trang web của Cơ sở chính http://www.unm.edu/~budget/sop/. NHẬN XÉT VỀ CÁC NHẬP KHẨU NGÂN SÁCH LIÊN QUAN: • Bạn phải có số tiền thực tế để chuyển nó. Bạn không thể di chuyển nhiều hơn với mục nhập năm 1903 so với mục nhập năm 1900. Mãi mãi. • Kinh phí để di chuyển phải được lập ngân sách. (Điều này không áp dụng cho việc sửa chữa sai sót.) • Chuẩn bị các mục ngân sách cần thiết cùng lúc với việc thực hiện mục nhập thực tế. Bạn có thể sử dụng cùng một liên doanh cho cả ngân sách và các mục nhập thực tế. • Để sử dụng ngân sách Dự trữ, phải sử dụng mã tài khoản 1901. • Hãy nhớ rằng tài khoản chi phí 8060 là tài khoản mặc định; sử dụng đúng tài khoản chi phí. (Tài khoản nơi số tiền sẽ được chi tiêu ngay bây giờ, và đối với chỉ mục cho tặng, hãy hạch toán nơi khoản chi phí đã được lập ngân sách ban đầu.) • Không thể sử dụng mã tài khoản 1900 hoặc 1903 trong các mục nhập ngân sách. NHẬP KHẨU NGÂN SÁCH LỜI KHUYÊN CHUNG: • Các mục nhập ngân sách phải bằng toàn đô la. Không có xu. 11 • Ngân sách của ĵĺİıń “ijĵłĵĺij” ŀĴı IJŁĺİĿ [ŀĴĵĿ ıĺŀľŅ ĵĿ ļŁŀ ĵĺŀĻ ŀĴı JĻŁľĺĭĸ ıĺŀľŅ ŃĵŀĴ ĭ ĺıijĭŀĵłı Ŀĵijĺƌ ŀĴı sắp giảm cho các tài khoản này] phải có đủ tiền để trang trải cho mục nhập. [tức là, nếu ngân sách hiện tại là 9,000 đô la, và chi phí thực tế là 500 đô la và có 1,500 đô la cản trở, thì chỉ còn lại 7,000 đô la (9,000 - 500 - 1,500 đô la = 7,000 đô la) và chỉ 7,000 đô la có thể được di chuyển]. • HÃY NHỚ: Nếu bạn chuyển tiền ra khỏi (hoặc vào) một chỉ mục, bạn cũng phải chuyển cùng một khoản chi ra khỏi (hoặc vào) chỉ mục. Ngân sách phải được cân bằng. • Trong trường hợp các khoản Dự trữ, hãy sử dụng mã tài khoản 1901 và loại quy tắc BD4 để chuyển tiền từ chỉ mục này sang chỉ mục khác. Nếu bạn muốn chi tiêu số tiền Dự trữ không được nhắm mục tiêu có từ năm 1900, bạn phải lập ngân sách sử dụng tiền trong tài khoản mã1901. Tham khảo báo cáo Hyperion của bạn để biết ngân sách sử dụng Dự trữ hiện tại là bao nhiêu. • BẠN THỰC HIỆN CUỘC GỌI 1) Trong khi điều chỉnh hoạt động tháng 443123 cho chỉ mục bị hạn chế 500, bạn thấy khoản phí $ XNUMX không thuộc chỉ mục. Thay vào đó, nó thuộc chỉ số không hạn chế 543123. Mã tài khoản bị tính phí là 3100 và giao dịch mua là một máy in. Chỉ mục không hạn chế có $ 4,550 trong tài khoản thực tế Dự trữ 1900. a. Tôi sẽ sử dụng tài khoản Dự trữ 1900 cho chỉ số tín dụng 443123. Tôi sẽ ghi nợ tài khoản Dự trữ 1900, chỉ số 543123, chuyển chi phí. b. Tôi sẽ sử dụng Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 thành chỉ số ghi có 443123 và ghi nợ Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 543123 Chỉ mục Tài khoản Ghi nợ Có 543123 1903 $ 500.00 443123 1903 $ 500.00 c. Điều này bao gồm một chỉ mục bị hạn chế, vì vậy tôi sẽ chuyển chi phí máy in từ 443123 bằng cách ghi có vào tài khoản 3100-Văn phòng Vật tư Tổng hợp và chuyển nó vào chỉ mục không hạn chế 543123 bằng cách ghi nợ tài khoản 1903-Thay đổi trong Kho dự trữ. Chỉ mục Tài khoản Nợ Có 543123 1903 $ 500.00 443123 3100 $ 500.00 d. Điều này bao gồm một chỉ mục bị hạn chế, vì vậy tôi sẽ chuyển chi phí máy in từ 443123 bằng cách ghi có vào tài khoản 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp, và ghi nợ tài khoản 3150-Vật tư Máy tính <$ 5,000 trong chỉ mục 543123. Chỉ mục Tài khoản Nợ Có 543123 3150 $ 500.00 443123 3100 $ 500.00 2) Trong khi đối chiếu hoạt động tháng 333123 cho chỉ mục không hạn chế 500, bạn thấy khoản phí $ XNUMX không thuộc chỉ mục. Thay vào đó, nó thuộc chỉ số không hạn chế 543123. Mã tài khoản được tính phí là 3100-Office Materials General, và giao dịch mua là giấy cho máy photocopy. Cả hai chỉ số không bị giới hạn đều có $ 4,550 mỗi chỉ số trong tài khoản Dự trữ 1900. Cả hai chỉ số đều nằm trong cùng một quỹ cấp 2 và cùng một chương trình cấp 2. a. Tôi sẽ sử dụng Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 thành chỉ số ghi có 543123 và ghi nợ Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 333123 b. Vì Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 là một tài khoản doanh thu, tôi sẽ ghi nợ chỉ mục 543123 để loại bỏ doanh thu vượt quá chuyển sang do số chi phí bị thiếu và ghi có Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 333123 để tăng doanh thu chuyển tiếp của họ. Chỉ số Tài khoản Ghi nợ Có 543123 1903 $ 500.00 333123 1903 $ 500.00 3) Trong khi đối chiếu hoạt động tháng 333123 cho chỉ mục không hạn chế 500, bạn thấy khoản phí $ XNUMX tháng XNUMX không thuộc chỉ mục. Thay vào đó, nó thuộc chỉ số không hạn chế 543123. Mã tài khoản bị tính phí là 3100 và giao dịch mua là giấy cho máy photocopy. Cả hai chỉ số không bị giới hạn đều có $ 4,550 mỗi chỉ số trong tài khoản Dự trữ 1900. a. Vì Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 là một tài khoản doanh thu, tôi sẽ ghi nợ chỉ mục 543123 để loại bỏ doanh thu vượt quá chuyển sang do số chi phí bị thiếu và ghi có Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 333123 để tăng doanh thu chuyển tiếp của họ. Chỉ số Tài khoản Nợ Có 543123 1903 $ 500.00 333123 1903 $ 500.00 b. Vì đây không phải là điều chỉnh của năm trước, tôi sẽ ghi nợ tài khoản 3100 trong chỉ mục 543123 và ghi có tài khoản 3100 để loại bỏ chi phí trong chỉ mục 333123 Chỉ mục Tài khoản Nợ Có 543123 3100 $ 500.00 333123 3100 $ 500.00 4) Trong khi điều chỉnh hoạt động tháng 333123 cho chỉ mục không hạn chế 1,500 , bạn tìm thấy khoản phí XNUMX đô la không có trong chỉ mục. Thay vào đó, nó thuộc chỉ số không hạn chế 543123. Mã tài khoản được tính phí chính xác là 2020-Bảng lương. Một. Vì Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 là một tài khoản doanh thu, tôi sẽ ghi nợ chỉ mục 543123 để loại bỏ doanh thu vượt quá chuyển sang do số chi phí bị thiếu và ghi có Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 333123 để tăng doanh thu chuyển tiếp của họ. b. Vì đây là tài khoản tiền lương, tôi sẽ thực hiện PZAREDS để chuyển tiền lương đến chỉ số 543123. Tôi cũng sẽ kiểm tra báo cáo Tài chính FSH0002 của Hyperion cho nhân viên, để đảm bảo việc phân phối hiện tại là chính xác. c. Tôi sẽ xử lý một biểu mẫu Phân bổ lại lao động để chuyển lương cho nhân viên này. 5) Trong khi điều chỉnh hoạt động tháng 333123 cho chỉ mục không hạn chế 800, bạn thấy khoản phí XNUMX đô la không thuộc chỉ mục. Thay vào đó, nó thuộc chỉ số không hạn chế 543123. Mã tài khoản được tính phí chính xác là 3100-Office Chi phí Chung. Chỉ mục 333123 không có Số dư trong tài khoản 1900-Dự trữ và chỉ số 543123 có số dư âm $ 5,000 trong tài khoản 1900¬ Dự trữ. Các chỉ số đều nằm trong cùng một quỹ cấp 2 và cùng một chương trình. a. Vì Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 là một tài khoản doanh thu, tôi sẽ ghi nợ chỉ mục 543123 để loại bỏ doanh thu vượt quá chuyển sang do số chi phí bị thiếu và ghi có Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903, chỉ số 333123 để tăng doanh thu chuyển tiếp của họ. Chỉ số Tài khoản Nợ Có 543123 1903 $ 800.00 333123 1903 $ 800.00 b. Tôi sẽ ghi nợ chỉ tiêu 543123 chi phí tài khoản 3100-Chi phí văn phòng tổng hợp để chuyển số chi phí sai lệch vào chỉ tiêu này, và ghi có tài khoản 3100-Tổng chi phí văn phòng, chỉ tiêu 333123 để giảm chi phí của họ cùng một số tiền. Chỉ số TK Nợ Có 543123 3100 $ 800.00 333123 3100 $ 800.00 c. Vì tài khoản Dự trữ 1900 không có số dư dương, tôi sẽ ghi nợ chỉ tiêu 543123, tài khoản 8045-Hỗ trợ liên bộ phận để chuyển số chi phí sai lệch sang chỉ tiêu này và ghi có 8045-Hỗ trợ liên bộ phận, chỉ số 333123 để giảm chi phí của họ bằng chính số tiền này. 15 PHỤ LỤC 1-Mà TÀI KHOẢN DỰ TRỮ Mã tài khoản Tiêu đề Mô tả PHỤ LỤC 2-HSC CẤU TRÚC QUỸ KHÔNG HẠN CHẾ 3U56 HU Dịch vụ Lâm sàng Đa khoa 3U54 HU Dịch vụ Nội khoa PHỤ LỤC 3-CHIẾN DỊCH CHÍNH CẤU TRÚC QUỸ KHÔNG HẠN CHẾ Bạn có thể xem phiên bản cập nhật nhất của báo cáo này trong ePrint, Kho lưu trữ fin_banp-Finance Banner Production (banp). Tên báo cáo là Báo cáo phân cấp quỹ FGRFNDH. CẬP NHẬT 07/1/08 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U54 Internal Services 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Toán học & Thống kê 2U0116 MU Toán học & Thống kê Kyner 2U0117 Phòng khám tư vấn MU Stat 2U0118 Cửa hàng Vật lý MU 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Phí 2U0150 MU Xrd Lab 2U0232 MU Special Programme Services Level 2 2U0233 MU Banner Tax 2U0236 MU Bảo trì Thảm họa 2U0239 MU LIDAR Lab 2U0240 MU 2 PPU 0241U2 Dịch vụ môi trường MU PPD 0242U3 MU PPD Kiểm soát công việc mức 2 0243U2 MU Phát triển nhân viên và tổ chức 0244U2 MU Univ Library Internal Svcs 0245U2 MU Giáo dục thường xuyên 0246U2 MU Phòng thí nghiệm quét laser đồng bộ 0249U2 Dịch vụ máy tính của ITS 0250U2 Trung tâm dịch vụ mạng truyền thông ITS 0253U2 Dự án vốn Ofc 0254U2 0255U2 MU-Benefits 0256U2 CHTM-Hỗ trợ kỹ thuật 0258U2 A&S Biolo gy Service Centers 0260U2 EDAC Internal Services 0262U2 MU NMIRA Laboratories 5U2G MU General Student Aid 0008U2 MU Endowed Chi tiêu 0226U2 MU Student Aid 0261U2 Tribal Student Aid 55U2 MU Other 0009U2 MU Masters Of Management 0010U2 MU Santa Fe Graduate Centre 0011U4 MU Phụ lục 2 ứng viên được chấp nhận CÁC YẾU TỐ-HƯỚNG DẪN THAM KHẢO NHANH Coi như một Quỹ Cấp XNUMX của Chương trình. MÔ TẢ CHƯƠNG TRÌNH Mà TÀI KHOẢN Cấp 2 Hướng dẫn và hoạt động chung DOANH THU Bắt đầu từ việc giảng dạy và Doanh thu chung P09 Doanh thu từ học phí 01 Hướng dẫn không hạn chế Ex 10 P10 Phí sinh viên 02 Hướng dẫn được tài trợ Ex 10 P10R Phí bắt buộc dành cho sinh viên 02Z1 Hỗ trợ học tập Unrestr Ex 11 P11 Dịch vụ bệnh nhân 03 Học viện được tài trợ Hỗ trợ Restr Ex 11 P11R Trợ cấp & Hợp đồng 04 Dịch vụ dành cho sinh viên Ex 12 P12 Bán hàng & Dịch vụ 05 Sinh viên được tài trợ Srvc Restr Ex 12 P12R INTERNAL SALES Hỗ trợ tổ chức Ex 13 P13 (CHỈ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG DỊCH VỤ NỘI BỘ P18) số) Hoạt động và bảo trì Ex 13 P13 Bán hàng & Dịch vụ 07Z Doanh thu hoạt động khác 14 Sinh viên Văn hóa và Xã hội Ex 14 P07 Doanh thu trái phiếu KHÔNG HOẠT ĐỘNG 08 hoặc 15 Quán rượu không được tài trợ Svc Unrestr Ex 15 P09 Phân bổ Nhà tài trợ Phục hồi dịch vụ công Ex 16 P16R Thu nhập kiếm được enue 16 F&A Allocation 16 Internal Services Ex 10 P11 (CHỈ DÙNG TRONG Nghiên cứu P12) Phân bổ SOM Gen 17 Student Aid Unrestr Ex 17 P17 Pooled Allocation 17 Sponsored Student Aid Restr Ex 1600 P1601R (Chỉ được sử dụng bởi các tổng đài. Đối với ngân sách ban đầu) Tiền thu được từ trái phiếu UNM 1650 Phụ trợ Ex 20 P20 Phân bổ chung 1660 Chi phí nội bộ 1661 Điền kinh Ex 21 P21 (CHỈ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG Nghiên cứu P16) Rıijıĺŀ'Ŀ RıĭĸĸĻįĭŀĵĻĺ 1665 Hoạt động độc lập Ex 22 P22 Dự trữ 1900 Các chương trình thể chế khác P50 (KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG bởi Tiền gửi EVER) Nhà máy và thiết bị tài sản P501 Thay đổi số dư ngân sách 1901 Cơ quan P502 (CHỈ MỤC ĐÍCH NGÂN SÁCH) Chương trình cho vay dành cho sinh viên P503 Thay đổi khoản dự trữ 1903 Chương trình tài trợ P504 (CHỈ CHUYỂN ĐỔI BAL FWD THỰC TẾ) 20 Dự phòng ngân sách 21E31 PHỤ LỤC 99-BẠN ĐẶT CÂU TRẢ LỜI CUỘC GỌI 8045) Câu trả lời đúng là D a. Câu trả lời này không chính xác vì tài khoản Dự trữ 1900 chỉ được Quản lý hệ thống tài chính sử dụng vào cuối năm để chuyển số dư về phía trước. Các mục sửa chữa không hạn chế được thực hiện vào năm 1903¬ Thay đổi trong Kho dự trữ. Câu trả lời này cũng không chính xác vì bất kỳ mục nhập sửa chữa nào liên quan đến chỉ số hạn chế đều được thực hiện bằng cách sử dụng các tài khoản chi phí thực tế cho mục nhập, không phải mục nhập Dự trữ. b. Câu trả lời này không chính xác vì bất kỳ mục nhập sửa chữa nào liên quan đến chỉ số bị hạn chế đều được thực hiện bằng cách sử dụng các tài khoản chi phí thực tế cho mục nhập, không phải mục nhập Dự trữ. c. Câu trả lời này không chính xác vì bất kỳ mục nhập nào sử dụng Thay đổi trong tài khoản Dự trữ 1903 phải sử dụng tài khoản 1903 cho cả phần ghi nợ và ghi có của mục nhập. d. Đây là câu trả lời chính xác. Mục nhập được xóa khỏi chỉ tiêu 443123 tài khoản 3100 với một khoản ghi có, và được chi phí hợp lý bằng cách ghi nợ tài khoản 3150 vào chỉ tiêu 543123 2) Câu trả lời đúng là B a. Câu trả lời này không chính xác vì các dấu hiệu (ghi nợ / ghi có) bị đảo ngược. b. Đây là câu trả lời chính xác. Vì Dự trữ là một tài khoản doanh thu, bạn phải TÍN DỤNG chỉ số được chi tiêu không chính xác và NỢ chỉ số đáng lẽ phải nhận chi phí bằng cách sử dụng tài khoản 1903. 3) Câu trả lời đúng là B a. Câu trả lời này không chính xác vì bản điều chỉnh tháng 1903 cho chi phí tháng XNUMX không phải là bản điều chỉnh lại chi phí của năm trước. Tài khoản XNUMX được sử dụng để phục hồi năm trước, không sử dụng cho năm hiện tại. b. Đây là câu trả lời chính xác. Chi phí năm hiện tại được xóa khỏi chỉ mục không chính xác và tài khoản có ghi có, và được chuyển sang chỉ mục chính xác và tài khoản có ghi nợ. 4) Câu trả lời đúng là B a. Câu trả lời này không chính xác vì chi phí tiền lương không được chuyển theo chứng từ ghi sổ. b. Đây là câu trả lời chính xác. Chi phí lương được chuyển trong Biểu ngữ với biểu mẫu PZAREDS. c. Câu trả lời này không chính xác vì Quá trình phân bổ lại lao động kết thúc với việc thực hiện hệ thống Bảng lương vào ngày 1 tháng 2008 năm 5. XNUMX) Câu trả lời đúng là C a. Câu trả lời này không chính xác vì bạn không thể di chuyển số tiền Dự trữ không tồn tại. Nếu có Khoản dự trữ nhỏ hơn số lượng cần được xóa khỏi chỉ mục, không thể sử dụng 1903-Thay đổi Dự trữ. b. Câu trả lời này không chính xác vì tài khoản chi phí 3100 không bao giờ được sử dụng để sửa chữa một sai sót chi phí năm trước không hạn chế. NS. Đây là câu trả lời chính xác. Vì cả hai chỉ số nằm trong cùng một quỹ cấp 2 và có cùng một chương trình, và do không có số tiền Dự trữ để di chuyển và số tiền được di chuyển nhỏ (<$ 5,000), tài khoản 8045-Hỗ trợ liên bộ phận được sử dụng. Hãy nhớ rằng tổng số tiền được chuyển bằng tài khoản này không được vượt quá 20,000 đô la / năm và bất kỳ mục nhập nào cũng không được vượt quá 5,000 đô la.

Mã tài khoản đã được duyệt lại

Trình bày: John Brandt
Ngày: 05-11-2009

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - Word

  Mã tài khoản chi tiêu được kiểm tra lại bởi John Brandt 5/11/09 do Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh chuẩn bị Phối hợp với: HSC & Cơ sở chính Kế toán không hạn chế HSC & Cơ sở chính Hợp đồng & Kế toán tài trợ Kiểm soát hàng tồn kho (Dịch vụ Đại học) Kế toán thuế (Cơ sở chính Không hạn chế Kế toán 277-2018) Mua hàng (277-2036) MỤC LỤC XÁC ĐỊNH CÁC MÃ TÀI KHOẢN NÀY 3 PHÂN LOẠI CHI PHÍ - NGUYÊN TẮC HƯỚNG DẪN 3 DANH MỤC LEDGER VẬN HÀNH ĐÚNG? 3 TÌM HIỂU DANH SÁCH MÃ TÀI KHOẢN Ở ĐÂU 4 CẤU TRÚC MÃ TÀI KHOẢN CƠ BẢN 5 VĂN BẢN VÀ MỤC ĐÍCH KINH DOANH- ĐƯỢC CHI TIẾT VÀ CỤ THỂ 5 CHI PHÍ CÓ ĐƯỢC PHÉP KHÔNG? 8 sau đây là một số loại chi tiêu Ngân quỹ của trường đại học không được sử dụng cho: 8 CUNG ỨNG HOẶC DỊCH VỤ 9 CÓ PHẢI LÀ MỞ RỘNG “TIỆN ÍCH & MỞ RỘNG HÀNH CHÍNH”? 10 SINH VIÊN NƯỚC NGOÀI, KHÁCH THAM QUAN, XUẤT XỨ (LIÊN QUAN ĐẾN THUẾ) 10 CHI PHÍ ĐI CHUYỂN (LIÊN QUAN ĐẾN TƯƠNG QUAN) 11 CHI PHÍ ĐI DU LỊCH HOẶC THỰC PHẨM 11 MÁY TÍNH (HOẶC CÓ LIÊN QUAN) MỞ RỘNG 13 NỘI THẤT / CỐ ĐỊNH / THIẾT BỊ HOẶC MÃ VỐN ĐẦU TƯ 14 MÃ SỐ TÀI KHOẢN CẢI TIẾN THƯỜNG GẶP 14 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP 16 CUNG CẤP HOẶC DỊCH VỤ? 16 YÊU CẦU CỦA PCARD KIỂM SOÁT HÀNG HÓA 16 BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, HOẶC ĐỔI MỚI? 18 QUÀ TẶNG / QUÀ TẶNG / QUẢNG CÁO 18 BẠN ĐẶT CUỘC GỌI 18 PHỤ LỤC 19: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH SỬ DỤNG MÃ TÀI KHOẢN 1 PHỤ LỤC 27: KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO 2 MÃ TÀI KHOẢN CHỈ CÓ THƯ VIỆN: 32 LỚN HƠN HOẶC TƯƠNG ĐƯƠNG VỚI 32 USD VẬN HÀNH DANH MỤC LEDGER 10,000 PHỤ LỤC 32: MÃ TÀI KHOẢN THỰC PHẨM 32 PHỤ LỤC 3: BẠN THỰC HIỆN CÂU TRẢ LỜI CUỘC GỌI 36 XÁC NHẬN CÁC MÃ TÀI KHOẢN ĐÓ Nếu gần đây bạn đã xem Biểu đồ Tài khoản UNM, bạn nhận thấy rằng có rất nhiều mã tài khoản chi phí. Trong năm tài chính 4, 37 mã tài khoản, không bao gồm mã tài khoản thưởng phụ hoặc mã tài khoản trả lương, đã được sử dụng để phân loại các mặt hàng được mua bởi UNM. Bạn phải chọn mã tài khoản thích hợp nhất cho mỗi khoản chi phí mà bạn giám sát. Ví dụ: có 5 mã tài khoản cung cấp và 38 mã tài khoản du lịch, trong đó MỘT mã là tốt nhất cho bất kỳ giao dịch nhất định nào. Với nỗ lực giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, chúng tôi sẽ giải thích một số nguyên tắc hướng dẫn để chọn mã tài khoản chi tiêu phù hợp nhất. Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn chọn một mã tài khoản thường sẽ được Dịch vụ Tài chính chấp thuận. Chúng tôi cũng sẽ xem xét và thực hành sử dụng các nguyên tắc này, đặc biệt là đối với một số mã tài khoản bị lạm dụng phổ biến nhất. Nếu bạn học cách sử dụng đúng các nguyên tắc hướng dẫn này, bạn sẽ giảm đáng kể xác suất tài liệu của bạn được kế toán trung tâm trả lại cho bạn để chỉnh sửa. PHÂN LOẠI CHI PHÍ - NGUYÊN TẮC HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH ĐÚNG DANH MỤC LEDGER? Chỉ một số danh mục được sử dụng để tổ chức thông tin tài chính có trong các báo cáo Sổ cái hoạt động của Hyperion. Báo cáo Tóm tắt phân loại mã tài khoản thành Doanh thu hoặc Chi phí trong khi Báo cáo Chi tiết tổ chức các mã tài khoản theo ba loại Doanh thu, Chi phí lương và Chi phí khác. Trên cả hai báo cáo, mọi mã tài khoản có hoạt động tài chính trong khoảng thời gian đã chọn sẽ được liệt kê. Theo mục đích của Sổ tay hướng dẫn này, phần còn lại của cuộc thảo luận của chúng ta sẽ tập trung vào các mã tài khoản được phân loại là “Chi phí khác” hoặc “Chi phí hoạt động khác” (như trên Báo cáo phân cấp tài khoản ePrint). Các danh mục phụ chính được sử dụng bao gồm: Nguồn cung cấp, Đi lại, Chi phí sinh viên, Chi phí nghiên cứu, Chi phí chăm sóc bệnh nhân, Chi phí liên lạc, Dịch vụ, Bảo trì nhà máy, Tiện ích, Chi phí vốn và Chi phí khác. Các mã tài khoản cụ thể nằm trong mỗi danh mục phụ này. Nói chung, đối với các hợp đồng và khoản trợ cấp, mã tài khoản thích hợp để sử dụng sẽ là mã có chứa ngân sách đã được phê duyệt của bạn. Nguyên tắc hướng dẫn là: Chọn mã tài khoản thuộc danh mục con thích hợp nhất. Nếu chi phí của bạn liên quan đến các bữa ăn được mua cho một cuộc họp kinh doanh có sự tham dự của các nhân viên không phải UNM và giao dịch mua được thực hiện bởi một nhân viên khi đi du lịch, thì mã tài khoản bạn sử dụng phải nằm trong tiêu đề Du lịch. Nếu chi phí liên quan đến cùng một loại cuộc họp kinh doanh, nhưng là một khoản mua thực phẩm cho cuộc họp kinh doanh địa phương, chi phí đó KHÔNG nên nằm trong Du lịch, mà phải dưới Vật tư.   Trong mục Du lịch, bạn sẽ tìm thấy mã tài khoản 3860-Bữa ăn trên Xe buýt và Dịch vụ Khách sạn. Trong Nguồn cung cấp, bạn sẽ tìm thấy mã tài khoản 31A0-Thức ăn Xe buýt-Địa phương. Cách tốt nhất để quyết định sử dụng mã tài khoản nào là làm quen với cấu trúc Mã tài khoản như có trong Báo cáo phân cấp tài khoản (và các nguồn khác được liệt kê bên dưới) và sau đó thực hiện theo nguyên tắc hướng dẫn; chọn mã tài khoản thuộc danh mục phụ thích hợp nhất. Nếu giao dịch mua được kết hợp với du lịch, thì nó sẽ thuộc về nơi đó. Nếu nó không liên quan đến du lịch, nó thuộc về nguồn cung cấp. Nếu giao dịch mua là một dịch vụ (có tài liệu quảng cáo ràng buộc cho bạn) chứ không phải là hàng hóa (mua giấy được sử dụng để in tài liệu quảng cáo) thì sẽ thuộc danh mục con Dịch vụ. Có thể tìm thấy Danh mục Sổ cái Hoạt động và các gợi ý hữu ích trong Phụ lục 3. TÌM HIỂU DANH SÁCH MÃ TÀI KHOẢN Ở ĐÂU Các Định nghĩa Mã Tài khoản Sổ cái Hoạt động hiển thị tất cả các mã tài khoản đang hoạt động tại UNM, đồng thời đưa ra định nghĩa và cách sử dụng cho từng mã tài khoản. Để xem hoặc in danh sách này, hãy truy cập http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. Trang web tại http://www.unm.edu/~gacctng/ có danh sách “mã tài khoản thường dùng”. Đối với hầu hết các nhu cầu của bạn, danh sách này sẽ đủ. Nó ngắn hơn đáng kể và chứa các định nghĩa cho các mã tài khoản được liệt kê. Bạn có thể lấy danh sách tất cả các mã tài khoản bằng cách chạy báo cáo ePrint FGRACTH. Bạn có thể tìm thấy báo cáo này bằng cách đăng nhập vào ePrint, đi tới thư mục fin banp - Finance Banner - Production (banp) và chọn FGRACTH từ danh sách báo cáo trong hộp thả xuống nhỏ ở cuối trang.   Báo cáo này không đưa ra định nghĩa hoặc cách sử dụng mã tài khoản.   CẤU TRÚC MÃ TÀI KHOẢN CƠ BẢN Xin Lưu ý: Mã tài khoản thu nhập bắt đầu bằng số XNUMX hoặc một và bất kể tên là gì, chúng không được sử dụng cho chi phí. Chữ số đầu tiên của Mã tài khoản Loại Mã tài khoản 0 Doanh thu 1 Doanh thu & Chuyển khoản 2 Chi phí lao động 3 Vật tư & Đi lại 4 Chi phí sinh viên và nghiên cứu 5 Chi phí chăm sóc bệnh nhân 6 Phí liên lạc và dịch vụ (Xem phần Dịch vụ bên dưới) 7 Bảo dưỡng nhà máy (tức là sửa chữa, bảo trì, sơn; thường là một loại dịch vụ) 8 Chi phí khác, chi phí hợp đồng & tài trợ đặc biệt 9 Chi phí vốn, trái phiếu và không dùng tiền mặt hoặc lợi ích phụ Chỉ có tám danh mục phụ chi phí (những mã tài khoản bắt đầu bằng chữ số 2 - 9). Trong số này, mã tài khoản bắt đầu bằng 2 là mã tài khoản lao động, không được sử dụng cho chi phí chung. Mã tài khoản bắt đầu bằng 8 chỉ được sử dụng cho một số chi phí Hợp đồng và Tài trợ nhất định. Điều này chỉ để lại sáu danh mục phụ được sử dụng thường xuyên. Đảm bảo rằng mỗi khoản chi phí được đặt vào đúng danh mục con là bước quan trọng nhất trong việc ghi lại các khoản chi phí của bạn; tuy nhiên, lựa chọn bộ phận đôi khi xác định mã tài khoản chính xác trong danh mục con đó. Tuy nhiên, một số mã tài khoản phải được sử dụng cho các giao dịch mua cụ thể. Các mã tài khoản này sẽ được xem xét trong sách hướng dẫn này. VĂN BẢN MỤC VÀ MỤC ĐÍCH KINH DOANH- ĐƯỢC CHI TIẾT VÀ CỤ THỂ Một số tài liệu bị từ chối không phải vì chọn sai mã tài khoản mà do nội dung mục hoặc mục đích kinh doanh không giải thích đầy đủ về giao dịch để hỗ trợ việc chọn mã tài khoản. Nguyên tắc hướng dẫn ở đây là, giải thích giao dịch!  Ai (sinh viên, giảng viên, nhân viên, tên, chức danh, UNM hay không)  Cái gì (Banner ID # & ngày, sự kiện, hoạt động, mua hàng, hợp đồng)  Ở đâu (trong khuôn viên trường so với. ngoài khuôn viên trường)  Tại sao (mục đích kinh doanh) Cung cấp số tài liệu Banner gốc và ngày đăng cho bất kỳ giao dịch nào bạn đang chuyển đi nơi khác. Cung cấp tên và số điện thoại của bạn. Tài liệu của bạn sẽ KHÔNG bị từ chối nếu bạn cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết; tuy nhiên, nó có thể bị từ chối nếu bạn không cung cấp đủ. Ví dụ: Mục đích kinh doanh không đủ có thể nêu: Tham dự hội nghị y tế ở Hawaii Mục đích kinh doanh đầy đủ hơn sẽ nêu rõ: Tham dự Hội nghị Tim mạch AMA về hình ảnh tim mạch, điều này có lợi cho Dr. Smith và UNM với việc học công nghệ hình ảnh mới nhất có thể được giảng dạy trong lớp học và được sử dụng trong các hoạt động lâm sàng.   MỞ RỘNG CÓ ĐƯỢC PHÉP KHÔNG? Chính sách Kinh doanh của UNM 4000 - Các khoản chi được phép và không được phép, giải thích những gì được phép và không được phép có thể tìm thấy tại http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Những gì sau đây là một bản tóm tắt ngắn gọn để hỗ trợ bạn giải quyết một số câu hỏi phổ biến nhất phát sinh.   SAU ĐÂY LÀ MỘT SỐ LOẠI TIỀN CHI PHÍ CỦA QUỸ ĐẠI HỌC CÓ THỂ KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG CHO: Không được sử dụng quỹ của trường đại học để chi trả cho việc bảo trì và bảo dưỡng các phương tiện thuộc sở hữu tư nhân, chẳng hạn như bảo hiểm, nhiên liệu, điều chỉnh, dầu nhớt, lốp xe, giấy phép , và các sửa chữa khác, mặc dù những phương tiện này có thể được sử dụng cho việc kinh doanh của trường Đại học. Tuy nhiên, nhân viên có thể đủ điều kiện để được hoàn lại tiền trợ cấp số dặm theo chính sách đi lại của trường Đại học Việc mua quà tặng cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn ở hoa và những món quà khác bày tỏ sự cảm thông, mất mát hoặc lời chúc mừng đến giảng viên, nhân viên và sinh viên bị CẤM, trừ khi được phê duyệt bởi các trường Đại học khác đã xuất bản chính sách (ví dụ: giải thưởng dịch vụ nhân viên). Quỹ của trường đại học KHÔNG được sử dụng để mua đồ trang trí ngày lễ cho các văn phòng và tòa nhà của trường Đại học. Việc mua đồ uống giải khát văn phòng (bao gồm máy pha cà phê, thực phẩm và đồ uống) bị CẤM, ngoại trừ khi đồ uống giải khát được sử dụng chủ yếu bởi khách của trường Đại học hoặc tại các cuộc họp kinh doanh. Việc giải trí cho nhân viên của trường Đại học (ví dụ: chi phí ăn uống), ngoài việc tuân theo chính sách đi lại của trường Đại học, sẽ bị CẤM. Được phép miễn trừ khi chức năng là một sự kiện chiêu đãi bao gồm cả nhân viên của Trường và khách được mời của Trường. Theo quy định của Sở Thuế vụ (IRS), tất cả các yêu cầu hoàn trả chi phí tiếp khách hoặc yêu cầu thanh toán hóa đơn phải kèm theo danh sách các cá nhân tham dự sự kiện. Đối với các sự kiện có hơn hai mươi (20) người tham dự hoặc mở cửa cho công chúng, mô tả về chức năng và định nghĩa của khách được mời là đủ. Việc mua đồ uống có cồn bị CẤM ngoại trừ khi phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Trường, chẳng hạn như sự kiện chiêu đãi dành cho khách của Trường. Khi đồ uống có cồn được phục vụ trong khuôn viên trường, cơ quan chức năng phải được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Tổng thống. VIỆC THANH TOÁN HOẶC HOÀN LẠI CHO VIỆC MUA NƯỚC GIẢI KHÁT RƯỢU SẼ KHÔNG ĐƯỢC THỰC HIỆN TỪ CÁC KHOẢN HOẶC HỢP ĐỒNG VÀ QUỸ CẤP. Khi đồ uống có cồn được phục vụ trong khuôn viên trường, các hạn chế của trường Đại học về địa điểm và sự tham gia của sinh viên phải được tuân thủ. Khoản chi phải nhằm mục đích công cộng có lợi cho Trường.  Nếu bạn không chắc liệu một khoản chi có thể được phép hay không, hãy liên hệ với Kế toán hoặc Giám sát Tài chính TRƯỚC KHI bạn thực hiện giao dịch mua. CUNG CẤP HOẶC DỊCH VỤ Khi bạn chủ yếu mua vật liệu sẽ được sử dụng trong bộ phận, bạn đang mua nguồn cung cấp. Ví dụ: Nguồn cung cấp: Chúng tôi đã mua nguyên vật liệu. Chúng tôi đã mua giấy, keo và dây buộc đặc biệt để tạo tài liệu quảng cáo không khuyến mại. : Chúng tôi đã trả tiền cho người khác để thực hiện công việc Chúng tôi đã trả tiền cho Kinkos để in và / hoặc ràng buộc tập tài liệu của chúng tôi. chi phí của tất cả các biểu mẫu và tài liệu in không khuyến mại. Bao gồm vé và chương trình cho các sự kiện thể thao hoặc biểu diễn trên sân khấu, danh mục chương trình nghệ thuật, bản tin và tạp chí nghiên cứu, ấn phẩm dành cho sinh viên, bưu phẩm, danh thiếp, văn phòng phẩm, biểu mẫu biên nhận và các tài liệu in khác. Cũng bao gồm mọi chi phí ràng buộc liên quan. HOẶC Mã tài khoản dịch vụ thích hợp khác được bộ phận của bạn sử dụng Các dịch vụ khác 63A0-Phí hội nghị Các loại phí được trả để tham dự hội nghị. 63A1-Phí sự kiện Phí được trả để khóa một buổi biểu diễn hoặc sự kiện. Ví dụ: Sự kiện Bảo tàng Maxwell. (KHÔNG phải phí trả để tham dự hội nghị.) 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ Bảo hành thiết bị & Hợp đồng dịch vụ cho thiết bị. 70D0-Thiết bị Sửa chữa Bảo trì Gen Chi phí sửa chữa và bảo trì thiết bị UNM.   MỞ RỘNG “CƠ SỞ VÀ MỞ RỘNG HÀNH CHÍNH CÓ ĐƯỢC LOẠI TRỪ” KHÔNG? Trường Đại học được yêu cầu theo dõi riêng các chi phí "F&A Loại trừ" cho các mục đích kế toán. Cơ sở vật chất và Chi phí hành chính là những chi phí mà Chính sách UNM cho phép nhưng không được phép coi như một khoản chi phí khi UNM tính toán tỷ lệ F&A Liên bang 4 năm một lần. UNM phải tách biệt các chi phí này để chúng có thể được loại bỏ khỏi tính toán F&A khi tỷ lệ này được tính toán. Các khoản chi tiêu được Chính sách UNM cho phép nhưng chỉ mang tính khuyến mại sẽ được F&A Loại trừ. [Xem Thông tư A-21 của OMB để có giải thích chi tiết hơn.] Nếu bạn không chắc chắn liệu một khoản chi tiêu có được F&A Loại trừ hay không, hãy gọi cho kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn và hỏi. Mục đích tài khoản 31B0-Thực phẩm F&A Đồ uống có cồn được loại trừ; chi phí ăn uống để giải trí, gây quỹ và tiếp thị; và các hoạt động của sinh viên và chi phí của cựu sinh viên. 37Y0-Chi phí Cung ứng F&A Vật tư không bao gồm được sử dụng cho các hoạt động khuyến mại. 39Y0-Du lịch F&A Du lịch loại trừ liên quan đến vận động hành lang, giải trí. 6350-Exp F&A Khuyến mại Loại trừ Các mặt hàng khuyến mại, quà tặng và chi phí quảng cáo và quan hệ công chúng được thiết kế chỉ để quảng bá UNM. 69Y0-ProfessionalService Dịch vụ được loại trừ của F&A được mua cho các hoạt động hoặc hạng mục bị loại trừ của F&A. SINH VIÊN NƯỚC NGOÀI, KHÁCH THAM QUAN, XU HƯỚNG (LIÊN QUAN ĐẾN THUẾ) Nếu bạn có giao dịch liên quan đến sinh viên, du khách hoặc nhà cung cấp nước ngoài, bạn phải sử dụng một trong các mã tài khoản sau. Các mã tài khoản này đảm bảo rằng giao dịch được xem xét phù hợp cho các mục đích khấu lưu: Du lịch 3850, 4682, 4683 Giải thưởng 4021 Phí tham gia 40A1 Phí tham gia 4661 Honoraria 63E1 Dịch vụ 63V1 Tiền bản quyền 8081 Hợp đồng phụ 88XX (chỉ dành cho C&G) CHI PHÍ DI CHUYỂN (LIÊN QUAN ĐẾN RELOCATION) Chi phí di chuyển phải được sử dụng tài khoản 38L0-Chi phí di chuyển của nhân viên mới Tổng chi phí săn nhà là một khoản chi phí di chuyển không thể chuyển sang các Tài khoản Du lịch khác. Tất cả các chi phí liên quan đến việc di dời thuộc Chi phí di chuyển trong 38L0. Điều này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến các chuyến đi săn nhà, cũng như các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình chuyển nhà. Khi nghi ngờ, hãy hỏi kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn. CHI PHÍ CHUYẾN ĐI HOẶC THỰC PHẨM Chi phí thực phẩm thường thuộc về một trong các tài khoản sau: 31A0-Thực phẩm kinh doanh-Thực phẩm địa phương được tiêu thụ TẠI ĐỊA PHƯƠNG, chủ yếu của nhân viên, giảng viên và khách UNM của họ trong các tình huống bữa ăn xảy ra ngẫu nhiên với cuộc họp, bài giảng, v.v. Ví dụ: đồ uống giải khát cho nhân viên (hoặc học sinh) trong một khóa tu, hội nghị hoặc khóa đào tạo kéo dài một ngày; một bữa ăn với một thuyết khách; hoặc đồ ăn nhẹ cho các tình nguyện viên tại các sự kiện của Popejoy. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự hoặc danh sách chung gồm những người từ đâu nếu> 20. 31B0-Food IDC Gen Loại trừ Tất cả rượu. Thức ăn cho các hoạt động của sinh viên không liên quan đến hướng dẫn và thức ăn cho các hoạt động tiếp thị, giải trí, gây quỹ và quảng cáo. Sự kiện phải có sự tham gia của công chúng / cộng đồng / sinh viên. Ví dụ: giờ giao lưu BBQ với sinh viên và giảng viên, tiệc trưa với các nhà tài trợ tiềm năng, chiêu đãi phái đoàn Thương mại Brazil và bữa tối với sinh viên tốt nghiệp và diễn giả khách mời. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự, danh sách chung của những người từ đâu nếu> 20. 31M0-Chi phí Tuyển dụng Gen Thực phẩm được mua để tuyển dụng giảng viên. Cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Tài khoản không chỉ dành cho thực phẩm. 3860-Bữa ăn trên Xe buýt và Khách sạn Gen Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến kinh doanh (không bao gồm chi phí bữa ăn liên quan đến tuyển dụng) mà Nhân viên UNM phải chịu khi đi du lịch. Mã tài khoản này thuộc danh mục con Du lịch. Không có chi phí thực phẩm địa phương nào thuộc về tài khoản này. 40C0-Dịch vụ Thực phẩm Gen Thông thường là tài trợ C&G hoặc Điền kinh. Bao gồm chi phí ăn uống được hỗ trợ cụ thể bởi cơ quan tài trợ cho học sinh tham gia. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, mô tả.   Chi phí đi lại thường thuộc về một trong các tài khoản sau: 3800-Chi phí đi lại trong tiểu bang Bao gồm tất cả các chi phí đi lại trong tiểu bang mà nhân viên phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM, ngoại trừ nhân viên của Bộ thể thao. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm số dặm đi / đến sân bay, thuê phương tiện đi lại, phương tiện công cộng, tiền vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 3820-Out of State Travel Gen Bao gồm tất cả các chi phí đi lại ngoài tiểu bang mà nhân viên phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm việc đi lại của nhân viên Athletic. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 3840-Loại hình du lịch nước ngoài Bao gồm tất cả các chi phí đi lại nước ngoài mà nhân viên phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm việc đi lại của nhân viên Athletic. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 3850-Du khách nước ngoài đến UNM Travel Gen Chi phí đi lại mà một Du khách nước ngoài đến UNM (không phải nhân viên) phải chịu; bao gồm du lịch của sinh viên nước ngoài. 3860-Bữa ăn Công việc và Khách sạn Gen Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến kinh doanh (không bao gồm chi phí bữa ăn liên quan đến tuyển dụng) mà Nhân viên UNM phải chịu khi đi du lịch. Tài khoản này thuộc danh mục con Du lịch. Không có chi phí thực phẩm địa phương nào thuộc về mã tài khoản này. 38N0-Du lịch Tuyển dụng Gen Vận chuyển, chỗ ở, chi phí ăn uống cho các ứng viên đến trường UNM; có thể bao gồm vợ / chồng nếu Nhân viên tuyển dụng cho là thích hợp. 38N1-Du lịch Tuyển dụng Sinh viên Chi phí đi lại, chỗ ở, và bữa ăn cho các ứng viên đến trường UNM; có thể bao gồm vợ / chồng nếu Nhân viên tuyển dụng cho là thích hợp hoặc Các chuyến đi tuyển dụng của Điền kinh. 38P0-Travel Group Gen Bao gồm tất cả các chuyến đi theo Nhóm và học sinh / giáo viên như đi lại, chỗ ở, chi phí ăn uống. 39Y0-Du lịch IDC Không bao gồm Chi phí du lịch liên quan đến vận động hành lang, giải trí hoặc các chi phí được loại trừ IDC khác.   39Z1-Du lịch Không phải Nhân viên UNM-Không phải Người nước ngoài Bao gồm tất cả các chi phí đi lại mà các nhân viên không phải UNM phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm việc đi lại của nhân viên Bộ môn Thể thao. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 4080-Student Travel Gen Bao gồm chi phí đi lại do cơ quan tài trợ trợ cấp cụ thể. Có thể bao gồm việc đi đến một địa điểm hội nghị. Không áp dụng cho trợ cấp thể thao. MÁY TÍNH (HOẶC CÓ LIÊN QUAN) MỞ RỘNG 3189-Máy tính Tài khoản này bao gồm máy tính, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy tính để bàn PC, với đơn giá dưới $ 5,001. Lưu ý: mã tài khoản này KHÔNG BAO GỒM máy chủ, máy in và màn hình nếu được chia thành từng khoản riêng biệt. Khi mã hóa đơn đặt hàng, các hệ thống máy tính, nếu có thể, nên được chia nhỏ thành các thành phần riêng lẻ của chúng. Máy tính để bàn PC chỉ nên dành cho cpu và mã phần còn lại là 3150 (nếu có thể). Nếu các khoản phí cho màn hình và các phụ kiện khác được nêu riêng, thì các khoản phí này phải được mã hóa vào tài khoản 3150. Tuy nhiên, các hệ thống không thể chia nhỏ và có giá trên $ 5,001 được tính thành 9020-Phần cứng Máy tính> $ 5,000. Ví dụ: Một bộ phận mua một hệ thống máy tính để bàn với giá 4,000 đô la. CPU được sử dụng đến 3189. Màn hình, chuột và bàn phím được chia thành từng khoản được tính đến 3150. 3150-Nguồn cung cấp Máy tính và Máy chủ Mã tài khoản này bao gồm các phụ kiện máy tính và máy in, thiết bị ngoại vi và máy in dưới $ 5,001. Các mặt hàng như màn hình, thiết bị chống sét lan truyền, chuột, máy tính bảng, giấy máy in, mực in được sử dụng cho tài khoản này. Các máy chủ máy tính dưới $ 5,001 được sử dụng tại đây. Nếu chi phí trên $ 5,001, hãy sử dụng 9020-Phần cứng Máy tính> $ 5,000. Ví dụ: Một bộ phận mua, với giá $ 4,500, toàn bộ hệ thống máy tính bao gồm một máy in và một cây cọ thí điểm cho trưởng bộ phận. Tất cả thí điểm màn hình, chuột, bàn phím, máy in và cọ được chia thành từng khoản đều được sử dụng cho mã tài khoản 3150. CPU được sử dụng cho mã tài khoản 3189. 9020-Phần cứng máy tính> 5,000 đô la Bao gồm máy tính lớn hơn, máy chủ và hệ thống máy tính có giá hơn 5,000 đô la . 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ Đối với thỏa thuận Bảo hành hoặc Bảo trì mà HỢP ĐỒNG tồn tại.   70D0-Bảo trì sửa chữa thiết bị Tài khoản này được sử dụng cho các cuộc gọi lẻ tẻ để sửa chữa thiết bị bị hỏng hoặc trục trặc mà KHÔNG tồn tại HỢP ĐỒNG. MUA HÀNG NỘI THẤT / CỐ ĐỊNH / THIẾT BỊ 3180-Thiết bị không có vốn <$ 5,000 Mã tài khoản này dành cho thiết bị có giá mỗi món dưới $ 5,001. Ví dụ: Ghế, máy in và giá sách. 3185-C & G Non Capital Equip $ 1,000- $ 5,000 Mã tài khoản này được sử dụng cho các thiết bị phi máy tính trong Hợp đồng & Tài trợ với chi phí cho mỗi hạng mục từ $ 1,000 đến $ 5,000. Đối với việc sử dụng Quỹ hạn chế. 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 Mã tài khoản này được sử dụng cho chi phí của thiết bị và đồ nội thất được vốn hóa, với chi phí lớn hơn $ 5,000.00 cho mỗi mặt hàng. 9040-Thiết bị Không có Tiêu đề UNM Mã tài khoản này được sử dụng cho thiết bị được mua thông qua hợp đồng hoặc tài trợ với đơn giá> 5,000 đô la, trong đó quyền sở hữu thiết bị với cơ quan tài trợ. 9060-Thiết bị Chế tạo Gen Mã tài khoản này được sử dụng làm tài khoản lưu giữ cho các chi phí liên quan đến một phần thiết bị được chế tạo (xây dựng), sẽ có đơn giá> 5,000 đô la khi hoàn thành. Các chi phí này sẽ được ghi sổ Nhật ký vào Mã tài khoản vốn sau khi hoàn thành. 9300-Fixed Equipment Gen Mã tài khoản này bao gồm nguyên giá của thiết bị cố định (được lắp đặt, gắn hoặc gắn vào kết cấu tòa nhà). CÁC MÃ TÀI KHOẢN THƯỜNG GẶP Vật tư 3100-Vật tư Văn phòng Gen Bao gồm chi phí sản phẩm giấy, tài liệu viết và các vật tư khác được sử dụng trong các chức năng hành chính của văn phòng, không bán lại. Bao gồm chủ yếu là vật liệu tiêu hao, nhưng cũng bao gồm hàng tồn kho của các công cụ văn phòng giá rẻ, chẳng hạn như kim bấm. RẤT LINH HOẠT. Mã tài khoản này thường được dùng làm mã tài khoản mặc định của Thẻ P. 3140-Computer Software Gen Bao gồm phần mềm (trên đĩa, được cấp phép hoặc tải xuống) cần thiết để vận hành các máy tính nội bộ. Tất cả phần mềm máy tính đã mua đều được sử dụng tại đây. Các giao dịch mua phần mềm cực lớn sẽ được chuyển đến đúng mã tài khoản trong tiêu đề Chi tiêu vốn vào cuối năm. Hội nghị địa phương Chi phí cho các hội nghị địa phương sẽ được chia nhỏ. Các mã tài khoản sau đây thường được sử dụng: 31A0- Business Food-Local Conference. 31B0- Rượu Gen Loại trừ Thực phẩm IDC. 39Z1- Du lịch Không phải Nhân viên UNM - Không phải Du lịch nước ngoài đến sự kiện. 63A1-Phí sự kiện Phí được trả để khóa một buổi biểu diễn hoặc sự kiện. 63B1-Cho thuê Phương tiện Video, DVD, v.v. cho thuê. 7060-Chi phí Tiền thuê Cơ sở Cho thuê phòng họp. Phần mềm Phần mềm thuộc mã tài khoản 3140. Tuy nhiên, các mục sau đây không phải là phần mềm: 6310-Internet Fees Gen Services được truy cập trực tuyến, bao gồm các chương trình máy tính thuê hoặc cho thuê được sử dụng tại đây. 6315-Cơ sở dữ liệu điện tử Cơ sở dữ liệu được lưu trữ, bảo dưỡng và duy trì bởi người khác với một khoản phí được sử dụng tại đây. Chỉ sử dụng thư viện. Thiết bị so với Bảo hành và Hợp đồng Dịch vụ cho Thiết bị: Thiết bị 3180-Non Capital <$ 5,001 Sử dụng cho quỹ không hạn chế. Thiết bị với mỗi món có giá dưới $ 5,001. Ví dụ: Ghế, giá sách, máy hủy giấy, nhạc cụ ban nhạc, tủ tài liệu. 70C1- Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ Người nhận bảo hành hoặc các thỏa thuận bảo trì mà HỢP ĐỒNG tồn tại. Nó KHÔNG phải là một phần của việc mua vốn.   BẢO DƯỠNG THỰC VẬT HOẶC CẢI THIỆN VỐN Bảo trì nhà máy: Thay thế định kỳ các vật dụng bị mòn, ngay cả khi đắt tiền Ví dụ: Thay tất cả hệ thống dây điện trong một tòa nhà với giá 250,000 đô la. [Nó là sự thay thế của một mặt hàng đã bị mòn hoặc quá cũ. Nó có giá dưới 500,000 đô la.] Mã tài khoản 70xx. Gọi Kiểm soát khoảng không quảng cáo nếu không chắc chắn về mã tài khoản chính xác. Cải thiện vốn: Thiết bị mới hoặc cải tạo đắt tiền Ví dụ: Xây dựng thêm 1,000,000 đô la cho một tòa nhà, mở rộng đáng kể quy mô của nó. [Nó là một mặt hàng mới. Nó có giá hơn 500,000 đô la] Mã tài khoản 9xxx. Gọi Kiểm soát khoảng không quảng cáo nếu không chắc chắn về mã tài khoản chính xác. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP Phần này cung cấp các ví dụ mà chúng tôi thấy về các lỗi phổ biến trong việc sử dụng mã tài khoản. CUNG CẤP HAY DỊCH VỤ? Ví dụ: Một bộ phận mua 5 hộp giấy từ công ty thiết kế logo bộ phận của họ. Bài báo là nguồn cung cấp, và không được sử dụng cho mã tài khoản dịch vụ. 3100-Office Materials General là một mã tài khoản được chấp nhận. 69Z0-Dịch vụ chuyên nghiệp khác Chung, KHÔNG phải là mã tài khoản được chấp nhận. Ví dụ: Một bộ phận đã mua một thiết kế logo bộ phận mới. Thiết kế logo là một dịch vụ và không được sử dụng cho mã tài khoản cung cấp. 69Z0-Dịch vụ chuyên nghiệp khác General là một mã tài khoản được chấp nhận. 3100-Office Materials General, KHÔNG phải là mã tài khoản được chấp nhận. Hầu hết các nguồn cung cấp cơ bản không liên quan đến bệnh nhân được tính phí là 3xxx. Hầu hết các dịch vụ được tính phí đến 6xxx. Dịch vụ yêu cầu SPQ điện tử [Bảng câu hỏi dành cho nhà cung cấp dịch vụ, có tại http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] nếu nhà cung cấp không phải là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu. Cách dễ nhất để biết nhà cung cấp có phải là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu (USP) hay không là xem danh sách trên trang web Mua hàng tại http://www.unm.edu/~purch/SPQ.pdf. Nếu nhà cung cấp được liệt kê, họ là USP. Một cách khác để tìm hiểu xem nhà cung cấp có phải là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu (USP) được chỉ định hay không là sử dụng biểu mẫu FTIIDEN. Bạn có thể: • Nhập ID nhà cung cấp và truy vấn nó. • Nhấp vào biểu tượng Web Xtender. • Nếu có biểu mẫu SPQ, thì đó là USP đã được phê duyệt. • Nhấp đúp vào tài liệu SPQ để xem lại. Nếu dựa vào SPQ chung, bạn PHẢI đưa tuyên bố sau vào trường Mục đích kinh doanh / Mô tả mặt hàng chi tiết khi hoàn thành yêu cầu của bạn trong LoboMart: “Nhà cung cấp đã được phê duyệt là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu và theo hiểu biết của tôi thì không có xung đột lãi cho mỗi Hợp đồng 4325, Phần 3. ” CÁC YÊU CẦU VỀ MÁY TÍNH KIỂM SOÁT HÀNG tồn kho Khi mua máy tính với PCard, Kiểm soát Hàng tồn kho yêu cầu một số thông tin nhất định liên quan đến việc mua máy tính. Để cung cấp thông tin này, vui lòng sử dụng Biểu mẫu Mua Máy tính Kiểm soát Hàng tồn kho. Bạn có thể tìm thấy biểu mẫu này trên trang web Mua hàng tại: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Biểu mẫu web này được tự động chuyển tiếp đến Kiểm soát khoảng không quảng cáo để thẻ thiết bị có thể được cấp cho máy tính. Các vấn đề hoặc câu hỏi với biểu mẫu? Gọi Mua hàng theo số 277-2036. BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA HAY ĐỔI MỚI? Khi một công ty được thuê để thực hiện những thay đổi đáng kể trong không gian vật lý, bạn sẽ phải cải tạo. Khi một công ty được thuê chủ yếu để làm cho một không gian cũ trông đẹp hơn bằng cách sơn mới hoặc thay thế những tấm thảm đã mòn, bạn phải bảo trì. Khi các khu vực bị hư hỏng đang được sửa chữa, chẳng hạn như thay thế các tấm cửa sổ bị hỏng, hoặc thay thế các tấm trần bị võng do mái nhà bị dột gây ra, bạn phải sửa chữa. Nếu bạn nghi ngờ về mã tài khoản chính xác, hãy gọi Kiểm soát khoảng không quảng cáo, giải thích chi tiết về tình huống của bạn và yêu cầu họ cung cấp mã tài khoản chính xác. QUÀ TẶNG / QUÀ TẶNG / QUẢNG CÁO Các chi phí loại này chỉ được phát sinh để quảng bá cho Trường. Quà tặng không thể được trao cho nhân viên hoặc giảng viên. Ngoài ra, quỹ I&G không bao giờ có thể được sử dụng để mua quà tặng, quà lưu niệm hoặc quảng cáo. Nếu bất kỳ mặt hàng nào có vẻ là một món quà được mua, nó sẽ được xem xét kỹ lưỡng. Hãy rất cụ thể trong văn bản mục của bạn. Giải thích cách các mặt hàng đã mua thúc đẩy trường Đại học. Các mặt hàng này thuộc mã tài khoản Loại trừ F&A chẳng hạn như 6450 hoặc 37Y0. Sắp xếp hoa cho lễ tốt nghiệp thuộc vào năm 37Y0.   BẠN ĐẶT CUỘC GỌI 1) Dr. Smith có một tập tài liệu quảng cáo được sản xuất cho văn phòng của mình. Ông đã thuê Marty Johnson của ABC Printing để hỗ trợ thiết kế và sản xuất tài liệu đó. Bạn vừa nhận được hóa đơn của Marty có nội dung: Bạn có thể sử dụng mã tài khoản hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Mã tài khoản 3100-Tổng hợp vật tư văn phòng. Chúng tôi đã mua giấy có in trên đó. Đây là một nguồn cung cấp. B) Mã tài khoản 6370-In / Sao chép / Đóng gáy Gen. Chúng tôi đã mua thiết kế của tài liệu quảng cáo. Đây là dịch vụ bao gồm in ấn và đóng gáy. C) Mã tài khoản 6350-Không bao gồm chi phí khuyến mại F&A. Đây là một dịch vụ cho một mặt hàng F&A loại trừ. D) Mã tài khoản 55Z0- Chi phí cung cấp bệnh nhân khác. Những tài liệu quảng cáo này dành cho bệnh nhân, vì vậy chúng nằm trong danh mục Chi phí Chăm sóc Bệnh nhân.   2) Popejoy đã có một tập tài liệu giáo dục được sản xuất cho các giáo viên tiểu học để nâng cao nhận thức văn hóa về chương trình của họ. Anh ta đã thuê Van Johnson Designs, Inc. Tại sao? A) Mã tài khoản 6350-Không bao gồm chi phí khuyến mại F&A. Đây là một dịch vụ cho một mặt hàng F&A loại trừ. B) Mã tài khoản 6370-In / Sao chép / Đóng gáy Gen. Chúng tôi đã mua thiết kế của tài liệu quảng cáo. Đây là dịch vụ bao gồm in ấn và đóng gáy. C) Mã tài khoản 3100-Tổng hợp Vật tư Văn phòng. Chúng tôi đã mua nhiều giấy hơn (12,000 đô la) so với thiết kế. (2,500 đô la). Đây là một nguồn cung cấp. D) Mã tài khoản A801-Hàng tồn kho khác. Chúng tôi có rất nhiều tài liệu quảng cáo, vì vậy chúng đang được kiểm kê.   3) Dr. Red Mond cần khảo sát cho bệnh nhân của mình. Ông thuê Ralph Getty thiết kế các bản khảo sát và in chúng trong nhà. Hóa đơn viết tay của Ralph, mà Dr. Red Mond vừa cung cấp cho bạn, có nội dung: Bạn có thể sử dụng mã tài khoản nào hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) 20P0-Mức lương tạm thời Ralph là một cá nhân, không phải một doanh nghiệp. Anh ấy tạm thời được UNM thuê để thiết kế cuộc khảo sát này. B) 0280-Phí kiểm tra Chung. Những cuộc khảo sát này sẽ được sử dụng để kiểm tra các bệnh khác nhau của bệnh nhân. C) 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp. Danh mục này có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch mua văn phòng. D) Mã tài khoản 69Z0-Dịch vụ chuyên nghiệp khác. Ralph đã cung cấp một dịch vụ bằng cách thiết kế các tài liệu quảng cáo.   4) Bạn đang phân bổ lại PCard của mình trong Banner (FWAINVT). Bạn đang phân bổ lại một khoản mua hàng cho bộ phận của mình với tổng giá trị là 3,527.32 đô la. Đơn đặt hàng này dành cho nhiều thùng giấy ($ 2,006.00), hộp mực cho một số máy in ($ 892.17) và một máy photocopy mới ($ 629.15). Giấy sẽ được sử dụng cho các máy in khác nhau và máy photocopy. Công việc thường ngày của bạn bao gồm sao chép các biểu mẫu, tờ hướng dẫn và tài liệu quảng cáo cho các Bác sĩ khác nhau trong khoa của bạn. Bạn có thể sử dụng mã tài khoản hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Mã tài khoản 3100-Tổng hợp vật tư văn phòng. Đây đều là đồ dùng văn phòng. Đây là danh mục thích hợp nhất. B) Mã tài khoản 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp Giấy và Mực in. Mã tài khoản 3150-Vật tư Máy tính và Máy chủ <$ 5,001 cho máy photocopy. C) Mã tài khoản 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp Giấy và Mực in. Mã tài khoản 9530-Site Cải tiến Chung cho máy photocopy. Máy photocopy đã cải thiện đáng kể địa điểm làm việc của chúng tôi. D) Mã tài khoản 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp Giấy và Mực in. Mã tài khoản 3180-Thiết bị phi vốn <$ 5,001 cho máy photocopy.   5) Bộ phận của bạn lưu giữ hồ sơ về việc sử dụng máy photocopy và tính phí chỉ số của người dùng dựa trên số lượng bản sao được thực hiện mỗi tháng ở mức 5 xu / trang. Trong tháng 4,000 bản đã được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau. Bạn có thể sử dụng mã tài khoản doanh thu hoặc mã tài khoản nào cho các khoản phí này? Tại sao? A) Mã tài khoản doanh thu? Tôi sẽ ghi có 3100-Office Materials General cho chi phí, để giảm chi phí giấy và mực in mà chúng tôi đã sử dụng để tạo các bản sao này. B) Tôi sẽ ghi có vào mã tài khoản doanh thu của Trung tâm Dịch vụ Nội bộ mới, 0699-Các Dịch vụ Khác. C) Tôi sẽ ghi có mã tài khoản 08Z0-Linh tinh Gen. cho số lượng doanh thu nhỏ này. D) Tôi sẽ ghi có 37Z0-Chi phí cung cấp khác Nói chung, bởi vì nó hiện đang quá mức và chúng tôi vẫn cần mua thêm nguồn cung cấp bằng cách sử dụng mã tài khoản này. Bạn có thể sử dụng mã tài khoản chi phí hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi sẽ chi các bản sao này cho 3100-Office Materials General. Đây là giấy và mực. B) Tôi sẽ chi các bản sao này cho 69Z0-Tổng cục Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác. Chúng tôi đã cung cấp một dịch vụ cho các bộ phận khác bằng cách sao chép những bản sao này cho họ. C) Tôi sẽ chi phí các bản sao luận văn cho 63C0-Copying Gen. Chúng tôi đang bán các bản sao. D) Bộ phận của chúng tôi sử dụng hệ thống hàng đổi hàng. Các bản sao được bù đắp bởi một số đồ nội thất đã qua sử dụng mà họ đã cho bộ phận của chúng tôi vào tháng trước. Không cần nhập.   6) Bộ phận của bạn đã mua một máy tính để bàn có màn hình, bàn phím và chuột. Đồng thời, bạn cũng mua từ cùng một nhà cung cấp hai máy in mới. Dưới đây là hóa đơn: Bạn có thể sử dụng mã tài khoản hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi sẽ sử dụng 9020-Phần cứng Máy tính cho tất cả các khoản phí này. B) Tôi sẽ sử dụng 3189-Máy tính cho máy tính, và 3150-Nguồn cung cấp Máy tính và Máy chủ cho phần còn lại của hóa đơn. C) Vì đây là một lần mua hàng, tôi sẽ sử dụng 3189-Máy tính cho toàn bộ hóa đơn. D) Tôi sẽ sử dụng 3180-Non Capital Equipment cho tất cả các khoản phí vì tổng số tiền dưới $ 5,001.   7) Văn phòng của bạn đang được cải tạo. Một công ty bên ngoài đã được thuê để phá bỏ hai bức tường, thay thế sáu cửa sổ, trong đó có hai cửa sổ bị nứt, và thay tấm thảm cũ bằng tấm thảm mới. Họ cũng đang cung cấp 3 máy trạm mới, với chi phí $ 4,500 cho mỗi trạm. Mỗi nhà ga bao gồm các bức tường ngăn tủ ($ 1,970), hai tủ trên ($ 800 mỗi) và một tủ phía dưới ($ 450), một mặt bàn ($ 300), và một ghế ($ 180). Hóa đơn của họ như sau: Bạn có thể sử dụng mã tài khoản hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi không biết, vì vậy tôi sẽ đoán rằng 9220-Building Cải tiến Gen là chính xác. Nghe có vẻ khá hay…. B) Tôi không có ý kiến ​​gì, nên tôi sẽ chia ra tất cả, như sau: Nhân công cho: 69Z0-Dịch vụ chuyên nghiệp khác Tổng quát Phần còn lại cho: 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 (Nếu tôi nhầm, có lẽ sẽ không ai nhận ra ….) C) Tôi không biết, vì vậy tôi đã gọi cho người bạn của tôi ở một bộ phận khác có chi phí tương tự vào năm ngoái. Chúng tôi quyết định: Nhân công, cửa sổ, thảm đến 7000-Đồ đạc sửa chữa cây trồng đến 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 D) Tôi không biết, vì vậy tôi đã gọi Kiểm soát hàng tồn kho và tôi đang sử dụng nó theo cách họ nói với tôi: Lao động, cửa sổ , thảm đến 7000-Sửa chữa nhà máy Đồ nội thất mô-đun đến 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 Ghế văn phòng đến 3180 thiết bị không vốn <$ 5,001 8) Bộ phận của bạn đã mua một phần thiết bị.           Bạn có thể sử dụng mã tài khoản hoặc mã tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000, vì đây là thiết bị vốn và toàn bộ số tiền được viết hoa. B) Mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất cho mọi thứ ngoại trừ Bảo hành. Bảo hành có trong mã tài khoản 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ. Bảo hành không được viết hoa. C) Điều này thật khó chịu. Thiết bị có giá 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000, Bảo hành trong 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ, Vận chuyển trong 31D0-Vận chuyển trong nước, lắp đặt trong 63X0-Thế hệ Dịch vụ Kỹ thuật và đào tạo về Dịch vụ Hợp đồng 63T0 Tổng quan. D) Nhìn vào cái này mà tôi thấy nhức đầu. Tôi bị ốm về nhà và người giám sát của tôi đã làm gì đó với nó. Dù nó đã đi đâu, đó không phải là lỗi của tôi!   PHỤ LỤC 1: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH SỬ DỤNG MÃ TÀI KHOẢN Đại học New Mexico Mã tài khoản được sử dụng thường xuyên nhất Cơ sở chính Trang web kế toán không hạn chế tại địa chỉ: http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ Khoản hoàn trả từ Nhân viên: Doanh thu này được sử dụng khi quỹ được nhận từ một nhân viên và trong một số trường hợp từ các nguồn khác nhưng cần được áp dụng đối với khoản chi thông qua Phiếu ghi nhật ký. Phải có số dư bằng XNUMX vào cuối năm tài chính. 08Z0 Loại Doanh thu Khác: Doanh thu không được xác định cụ thể trong một mã tài khoản riêng biệt. 3100 Văn phòng Vật tư Chung: Giá thành của các sản phẩm giấy, tài liệu viết và các vật tư khác được sử dụng trong các chức năng hành chính của văn phòng, không bán lại. Bao gồm chủ yếu là vật liệu tiêu hao, nhưng cũng bao gồm hàng tồn kho của các công cụ văn phòng giá rẻ, chẳng hạn như kim bấm. 3110 Sách Tạp chí Thể loại: Tạp chí Sách, tài liệu tham khảo. Không bao gồm sách giáo khoa hoặc sách thư viện. 3131 Video Tapes: Bao gồm phương tiện VHS hoặc DVD. 3140 Computer Software Gen: Bao gồm phần mềm và đĩa được yêu cầu để vận hành máy tính nội bộ. 3150 Máy chủ & Nguồn cung cấp Máy tính <$ 5,001: Bao gồm các phụ kiện máy tính và máy in, thiết bị ngoại vi và máy in dưới $ 5,001, chẳng hạn như thiết bị chống sét lan truyền, chuột, máy tính bảng, giấy máy in và mực in. Bao gồm các máy chủ máy tính dưới $ 5,001.   3160 Vật tư Máy photocopy Gen: Bao gồm giấy, mực, các nguồn cung cấp khác được sử dụng để vận hành một máy photocopy. 3170 Nguồn cung cấp dịch vụ giám sát Gen: Bao gồm các nguồn cung cấp vệ sinh và lao động. 3180 Thiết bị phi vốn <$ 5,001: Thiết bị có giá mỗi hạng mục dưới $ 5,001. Ví dụ: Ghế, máy in, giá sách.   3185 C&G Non Capital Equip $ 1,000- $ 5,000: Thiết bị phi máy tính của C&G có giá mỗi món từ $ 1,000 đến $ 5,000. Đối với việc sử dụng Quỹ hạn chế. 3189 Máy tính <$ 5,001: Máy tính, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy tính để bàn PC, với giá thành dưới $ 5,001. Lưu ý: không bao gồm máy chủ và máy in. 31A0 Business Food-Local: Thực phẩm được tiêu thụ chủ yếu bởi khách của trường Đại học hoặc tại một cuộc họp kinh doanh mà thực phẩm là ngẫu nhiên của cuộc họp. Thức ăn ghi trong mã tài khoản này không liên quan đến du lịch. 31B0 Food F&A Loại trừ: Tất cả các khoản thanh toán cho đồ uống có cồn, miễn là chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu khác của Trường Đại học, sẽ được tính vào mã tài khoản này. Chi phí thực phẩm phát sinh trong khi giải trí, gây quỹ, các hoạt động của cựu sinh viên và tiếp thị, đồ giải khát tại văn phòng không được tiêu thụ chủ yếu bởi khách của trường đại học hoặc tại các cuộc họp kinh doanh. 31C0 Dues Thành viên Gen: Bao gồm phí thành viên trong các tổ chức như tổ chức nghề nghiệp hoặc cho các hiệp hội khu vực hoặc quốc gia. Cũng bao gồm phí cấp phép chuyên nghiệp. Thể loại Bưu chính 31K0: Bao gồm việc mua tem thư, thẻ có dán tem và phong bì, và hóa đơn nội bộ từ Bưu điện UNM cho các dịch vụ đặc biệt như thư bảo đảm. Vật tư in 31L0 Gen: Chi phí vật tư liên quan đến in ấn như mực in, giấy, thuốc nhuộm. Chi phí tuyển dụng 31M0: Bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình phỏng vấn trong khuôn viên trường, chẳng hạn như quảng cáo tuyển dụng, phí đại lý việc làm, chi phí liên lạc hoặc bữa ăn cho các thành viên ủy ban tìm kiếm phát sinh trong chuyến thăm khuôn viên trường của ứng viên (Điền kinh, tuyển dụng khoa, v.v.) UBPP 4040. Chi phí tuyển dụng nhân viên 31M1: Bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình phỏng vấn trong khuôn viên trường như quảng cáo tuyển dụng, phí đại lý việc làm, chi phí liên lạc hoặc bữa ăn cho các thành viên ủy ban tìm kiếm phát sinh trong chuyến thăm trường của ứng viên (Tuyển dụng nhân viên). 37Y0 Chi phí cung ứng F&A Loại trừ: Chi phí cung ứng được loại trừ theo Thông tư A-21 của OMB. Bao gồm nguồn cung cấp khởi đầu, chi phí hoạt động của sinh viên, hoạt động của cựu sinh viên và việc gây quỹ. 37Z0 Chi phí cung ứng khác Thể loại: Chi phí cung ứng không thể phân loại trong mã tài khoản 31xx.   3800 In State Travel Gen: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại trong tiểu bang mà nhân viên phải chịu khi đi công tác thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm chuyến đi của nhân viên Bộ môn Thể thao với mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3820 Out Of State Travel Gen: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại ngoài tiểu bang mà nhân viên phải chịu khi đi công tác thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm chuyến đi của nhân viên Bộ môn Thể thao với mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3840 Loại Du lịch Nước ngoài: Bao gồm tất cả các chi phí du lịch nước ngoài mà nhân viên phải chịu khi đi công tác thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm chuyến đi của nhân viên Bộ môn Thể thao với mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3850 Du khách nước ngoài đến UNM Travel Thể loại: Chi phí đi lại do Công dân nước ngoài (không phải nhân viên) gánh chịu. UBPP 2180. Bao gồm du lịch sinh viên nước ngoài. 3860 Bữa ăn trên Xe buýt và Khách sạn Thể loại: Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến công việc mua cho khách khi đi du lịch, không bao gồm chi phí ăn uống phát sinh trong quá trình tuyển dụng. 3880 Chi phí Xe cộ Thể loại: Khoản bồi hoàn theo số dặm cho việc sử dụng các phương tiện cá nhân để sử dụng trong thị trấn. 38L0 Chi phí Di chuyển Nhân viên Mới Thể loại: Chi phí thực tế để vận chuyển các đồ đạc, đồ đạc và đồ dùng cá nhân tức thì trong gia đình, bao gồm đóng gói, đóng thùng và bảo hiểm. UBPP 4020 38N0 Tuyển dụng Du lịch Thể loại: Vận chuyển, chỗ ở, chi phí ăn uống cho các ứng viên đến trường UNM; có thể bao gồm vợ / chồng nếu Nhân viên tuyển dụng cho là thích hợp. UBPP 4030 & 4040 39Y0 Loại trừ F&A Du lịch: Chi phí đi lại liên quan đến vận động hành lang, giải trí hoặc các chi phí được loại trừ F&A khác. Xem Thông tư A-21 của OMB.   39Z1 Du lịch Không phải Nhân viên UNM - Không phải Người nước ngoài: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại mà các nhân viên không phải UNM phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM. KHÔNG bao gồm chuyến đi của nhân viên Bộ môn Thể thao với mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, giao thông công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 6350 Khuyến mại Exp F&A: Các vật phẩm và kỷ vật khuyến mại chung không loại trừ, bao gồm mô hình, quà tặng và đồ lưu niệm; chi phí quảng cáo và quan hệ công chúng được thiết kế chỉ để quảng bá trường đại học. Thông tư OMB A-21 Mục J1. 6370 Thế hệ in ấn / sao chép / đóng gáy: Chi phí của tất cả các biểu mẫu và tài liệu được in. Bao gồm vé và chương trình cho các sự kiện thể thao hoặc biểu diễn trên sân khấu, danh mục chương trình nghệ thuật, bản tin và tạp chí nghiên cứu, ấn phẩm dành cho sinh viên, bưu phẩm, danh thiếp, văn phòng phẩm, biểu mẫu biên nhận và các tài liệu in khác. Cũng bao gồm bất kỳ chi phí ràng buộc nào có liên quan đến những điều đã đề cập trước đó.   63A0 Conference Fees Gen: Phí được trả để tham dự các hội nghị. 63A2 Seminars / Training Fees: Phí được trả để tham gia các buổi đào tạo và hoặc hội thảo.   63C0 Sao chép Gen: Chi phí của các bản sao được thực hiện bên ngoài bộ phận, không phải để bán lại (ví dụ, các bản sao do Dịch vụ Nhân bản của Trường Đại học thực hiện). 63E0 Honoraria Gen: Khoản thanh toán cho một cá nhân có thành tích đặc biệt hoặc nổi tiếng, để đổi lại sự sẵn lòng của cá nhân đó đến thăm trường Đại học và tham gia sự kiện của trường Đại học trong thời gian ngắn (chẳng hạn như diễn giả, người đánh giá, người tham gia hội thảo, v.v.) với sự hiểu biết rằng khoản thanh toán không cấu thành khoản bồi thường tương xứng với các dịch vụ thực tế được cung cấp. SPQ không bắt buộc. CÓ THỂ KHÔNG được trả cho một nhân viên. 63E1 Honoraria - Du khách nước ngoài: Khoản thanh toán cho một cá nhân có thành tích đặc biệt hoặc nổi tiếng, để đổi lại sự sẵn lòng của cá nhân đó đến thăm trường Đại học và tham gia vào một sự kiện của trường Đại học trong thời gian ngắn (chẳng hạn như diễn giả, người đánh giá, người tham gia hội thảo, v.v.) với hiểu rằng khoản thanh toán không cấu thành khoản bồi thường tương xứng với các dịch vụ thực tế được cung cấp. SPQ không bắt buộc. Chỉ cá nhân nước ngoài. CÓ THỂ KHÔNG được trả cho một nhân viên. 63V1 Phí Tư vấn - Khách nước ngoài: Cá nhân "nước ngoài" cung cấp dịch vụ tư vấn. 69Y0 Dịch vụ Chuyên nghiệp F&A: Các Dịch vụ Chuyên nghiệp Không thể loại trừ được loại trừ theo Thông tư A-21 của OMB. 69Z0 Loại Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác: Bao gồm chi phí của các dịch vụ chuyên nghiệp được cung cấp bởi một nguồn bên ngoài, ngoài khuôn viên trường, theo thỏa thuận của hợp đồng, không bao gồm các dịch vụ được chỉ định cho các mã tài khoản 63 * hoặc 69 * khác. 8045 Hỗ trợ giữa các bộ phận: Xem HSC Kế toán Không hạn chế hoặc trang web Chính để biết chính sách và thủ tục. Mã tài khoản 8045 PHẢI là bên ghi nợ VÀ bên ghi có của bất kỳ mục nhập nào được sử dụng. 8060 Chi phí Hoạt động Khác Loại: Chi phí cần thiết để tiếp tục hoạt động, không bao gồm những chi phí được xác định ở nơi khác trong biểu đồ tài khoản. 9000 Thiết bị / Nội thất> $ 5,000: Bao gồm chi phí của thiết bị và đồ nội thất được vốn hóa, với chi phí lớn hơn $ 5,000.00 cho mỗi món.   9020 Phần cứng Máy tính> 5,000 đô la: Bao gồm chi phí của máy tính và thiết bị máy tính được vốn hóa, với giá mỗi mặt hàng lớn hơn 5,000 đô la (mỗi mặt hàng sẽ là CPU và màn hình kết hợp.) Ví dụ: máy tính xách tay với chi phí> 5,000 đô la, máy tính để bàn w / một đơn vị chi phí> $ 5,000, máy chủ máy tính. Không bao gồm bảo hành, thỏa thuận bảo trì hoặc phần mềm bổ sung không cần thiết cho hoạt động của máy tính.   PHỤ LỤC 2: KIỂM SOÁT HÀNG tồn kho Câu hỏi về Kiểm soát hàng tồn kho?  Gọi: 277-7715 Email: plantfun@unm.edu Trang web: http://www.unm.edu/~plantfun/ MÃ TÀI KHOẢN CHỈ CỦA THƯ VIỆN: Các mã tài khoản sau chỉ có thể được sử dụng bởi các thư viện của Cơ sở chính, chẳng hạn như Thư viện HSC, Thư viện Zimmerman, Thư viện Giáo xứ, Thư viện Khoa học & Kỹ thuật Centennial, v.v. KHÔNG THỂ SỬ DỤNG những mã tài khoản này cho các thư viện bộ. 6312, 6313, 6314, 6315 và mã tài khoản bắt đầu bằng 91 **. THIẾT BỊ TUYỆT VỜI HƠN HOẶC TƯƠNG ĐƯƠNG 10,000 USD Bộ luật Mua sắm của Bộ Giáo dục Đại học (HED) của Tiểu bang NM quy định rằng bất kỳ MẢNH DUY NHẤT của thiết bị nào có giá mua lớn hơn hoặc bằng 10,000 USD đều phải được tính vào chỉ số quỹ nhà máy. Các phòng ban phải sử dụng chỉ số quỹ nhà máy cho loại thiết bị này. Quỹ sẽ có chữ “P” trong mô tả. Ví dụ: 2Pxxx, 3Pxxx, v.v. Mã chương trình cho chỉ mục sẽ là P501. Liên hệ với Kiểm soát khoảng không quảng cáo nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. ĐỊNH NGHĨA VỀ MÃ TÀI KHOẢN KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO (tìm thấy trong http://www.unm.edu/~plantfun/, “Bản ghi nhớ và Cập nhật”) Phòng Kiểm soát Hàng tồn kho gần đây đã nhận được các câu hỏi liên quan đến mã tài khoản nào được sử dụng để mua thiết bị và máy tính. Bản ghi nhớ này nhằm mục đích làm rõ việc sử dụng một số mã tài khoản nhất định cho các giao dịch mua này và bổ sung cho Cây quyết định mã tài khoản trang bị đính kèm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thông tin này hoặc về việc sử dụng mã tài khoản nào để mua thiết bị hoặc máy tính, vui lòng liên hệ với Kiểm soát hàng tồn kho theo số 277-7715 hoặc qua email tại plantfun@unm.edu. Mã tài khoản 3140 Phần mềm Máy tính - Mã tài khoản này được sử dụng cho các loại giao dịch sau: • Phần mềm Microsoft PowerPoint • Phần mềm Adobe Acrobat LƯU Ý: Đây chỉ là phần mềm ứng dụng được mua cho các máy tính hiện có (tức là máy tính chưa được cài đặt phần mềm khi máy đã được mua ban đầu). Mã tài khoản 3150 Vật tư Máy tính <$ 5,001 - Mã tài khoản này được sử dụng cho các loại mua hàng sau: • Máy in • Máy tính cầm tay (tức là Palm Pilots) • Máy chủ máy tính • Màn hình (chỉ màn hình thay thế) • Phụ kiện máy tính (tức là chuột, bàn phím, v.v.) được mua riêng từ toàn bộ hệ thống máy tính. LƯU Ý 1: Mỗi mặt hàng trên phải có giá riêng từ $ 5,000.00 trở xuống. CHÚ THÍCH 2: Toàn bộ hệ thống máy tính có nghĩa là có một (1) chi phí được nêu trên báo giá / đơn đặt hàng cho máy tính, màn hình và tất cả các phụ kiện. Mã tài khoản 3180 Non Capital Equipment <$ 5,001 - Mã tài khoản này được sử dụng cho các loại mua sau: • Máy fax • Máy chiếu • Thiết bị phòng thí nghiệm (máy ly tâm, cân) • Bất kỳ thiết bị nào có giá từ $ 5,000.00 trở xuống và không đáp ứng tiêu chí của bất kỳ mã tài khoản nào khác được liệt kê trong bản ghi nhớ này. Mã tài khoản 3189 Máy tính <$ 5,001 - Mã tài khoản này được sử dụng cho các loại mua hàng sau: • Máy tính để bàn (chỉ CPU) • Máy tính xách tay • Máy tính bảng LƯU Ý: Mỗi mặt hàng trên phải có giá riêng từ $ 5,000.00 trở xuống. Mã tài khoản 70C1 Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ - Mã tài khoản này được sử dụng cho các hợp đồng bảo hành hoặc dịch vụ có chi phí được nêu riêng trên đơn đặt hàng. Mã tài khoản 70E0 Bảo trì phần cứng máy tính - Mã tài khoản này được sử dụng để sửa chữa hoặc bảo trì phần cứng máy tính. Mã tài khoản 70E1 Bảo trì phần mềm máy tính - Mã tài khoản này được sử dụng để sửa chữa hoặc bảo trì phần mềm máy tính. Mã tài khoản 9000 Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 - Mã tài khoản này được sử dụng cho các giao dịch mua thiết bị / đồ nội thất có cả ba (3) đặc điểm sau: • Có thể di chuyển được • Nguyên giá của mặt hàng lớn hơn $ 5,000.00 • Tuổi thọ của mục lớn hơn một (1) năm. LƯU Ý 1: Nếu có phí vận chuyển hoặc phí lắp đặt (bất kể chi phí) liên quan đến giao dịch mua này - thì các khoản phí này cũng phải được mã hóa thành mã tài khoản 9000. LƯU Ý 2: Nếu có các nâng cấp cho một thiết bị hiện có lớn hơn $ 5,000.00 (cho mỗi lần nâng cấp riêng lẻ), thì các giao dịch mua này cũng sẽ được tính vào mã tài khoản 9000. VÍ DỤ: Nếu bạn mua 10,000 đô la ghế văn phòng và mỗi chiếc ghế có giá 50 đô la - toàn bộ chi phí mua phải được tính vào mã tài khoản 3180 vì mỗi mặt hàng riêng lẻ không có chi phí lớn hơn 5,000.00 đô la. Mã tài khoản 9020 Phần cứng Máy tính> $ 5,000 - Mã tài khoản này được sử dụng cho các máy tính và máy chủ (chỉ dành cho phần cứng) có cả ba (3) đặc điểm sau: • Có thể di chuyển được • Giá của vật phẩm lớn hơn $ 5,000.00 • Tuổi thọ của mặt hàng lớn hơn một (1) năm. LƯU Ý 1: Nếu có phí vận chuyển hoặc phí lắp đặt (bất kể chi phí) liên quan đến giao dịch mua này - thì các khoản phí này cũng phải được mã hóa thành mã tài khoản 9020. LƯU Ý 2: Nếu có các bản nâng cấp cho phần cứng máy tính hiện có lớn hơn $ 5,000.00 (cho mỗi bản nâng cấp riêng lẻ), thì các giao dịch mua này cũng sẽ được tính vào mã tài khoản 9020. VÍ DỤ: Nếu bạn mua 10 máy tính với tổng số tiền là $ 6,000 (mỗi máy tính có giá $ 600), thì toàn bộ giao dịch mua phải được tính vào mã tài khoản 3189 vì mỗi mặt hàng riêng lẻ không có chi phí lớn hơn $ 5,000.00. Mã tài khoản 9040 Thiết bị Không có Tiêu đề UNM - Mã tài khoản này được sử dụng nếu: • Thiết bị được mua theo hợp đồng hoặc khoản tài trợ nêu rõ thiết bị là tài sản của cơ quan tài trợ. • UNM sẽ không có tiêu đề đối với thiết bị được mua. • Có thể di chuyển và có tuổi thọ lớn hơn một (1) năm.   Mã tài khoản 9060 Thiết bị Chế tạo - Mã tài khoản này được sử dụng nếu: • Các bộ phận được mua cho thiết bị được chế tạo (chế tạo) tại UNM. • Tổng chi phí hoàn thành của thiết bị lớn hơn $ 5,000.00. • Phần hoàn thiện của thiết bị sẽ không phải là một phần của tòa nhà hoặc gắn liền với cấu trúc. CHÚ THÍCH 1: Mã tài khoản này không được sử dụng cho chi phí lắp ráp hoặc lắp đặt liên quan đến một mặt hàng không được chế tạo tại UNM. LƯU Ý 2: Khi dự án chế tạo (thiết bị) hoàn tất, vui lòng thông báo cho Bộ phận kiểm soát hàng tồn kho để chúng tôi có thể tận dụng phần thiết bị này. VÍ DỤ: Một bộ phận mua các bộ phận được sử dụng để chế tạo một bộ phận của thiết bị phòng thí nghiệm sẽ được sử dụng để tiến hành các thí nghiệm. Giá của các bộ phận này sẽ được tính vào mã tài khoản này. Mã tài khoản 9300 Thiết bị cố định - Mã tài khoản này được sử dụng cho các loại mua hàng sau: • Hệ thống HVAC • Hệ thống báo động • Hệ thống phun nước chữa cháy. LƯU Ý: Thiết bị này được cố định và không thể di chuyển được. Mã tài khoản này được sử dụng cho thiết bị được gắn vào một phần của tòa nhà.   PHỤ LỤC 3: CÁC DANH MỤC ĐÈN LED VẬN HÀNH Đây là các Hạng mục mà chi phí của bạn phải giảm một cách chính xác. Lưu ý rằng trong một số trường hợp (hầu hết đều được ghi chú trong tài liệu này), các khoản chi phí cũng phải nằm trong một mã tài khoản cụ thể. Vào những thời điểm khác, bộ phận có thể chọn một mã tài khoản TRONG VÒNG LOẠI ĐÚNG mà họ muốn giảm chi phí. Hạng mục Ghi chú Lương Phân phối lại vào cùng một mã tài khoản. Quyền lợi trong Bảng lương Sẽ được phân phối lại cho cùng một mã tài khoản. Nguồn cung cấp Cẩn thận với các chi phí liên quan đến máy tính. Du lịch Cẩn thận với du khách nước ngoài. Tất cả chi phí di chuyển PHẢI nằm trong 38L0. Chi phí sinh viên Chi phí nghiên cứu Chi phí chăm sóc bệnh nhân Phí liên lạc Dịch vụ Bảo trì nhà máy Giữ các bảo hành tách biệt với sửa chữa. Tiện ích Chi phí khác Chi phí hợp đồng tài trợ đặc biệt Chủ yếu là tất cả những người nhận giải thưởng phụ. Chi tiêu vốn Khi nghi ngờ, hãy gọi Kiểm soát hàng tồn kho. Gợi ý hữu ích để mã hóa các khoản chi tiêu mới: 1) Đọc mô tả mã tài khoản. 2) Xem xét các khoản chi trước đây có tương tự không. Bộ phận của bạn đang sử dụng mã tài khoản nào? 3) Gọi cho kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn nếu có nghi ngờ. PHỤ LỤC 4: MÃ TÀI KHOẢN THỰC PHẨM Mã tài khoản Mô tả Mục đích 31A0 Thực phẩm kinh doanh-Thực phẩm địa phương được tiêu thụ TẠI ĐỊA PHƯƠNG, chủ yếu bởi nhân viên, giảng viên và khách UNM của họ trong các tình huống bữa ăn xảy ra ngẫu nhiên với cuộc họp, bài giảng, v.v. Ví dụ: đồ uống giải khát cho nhân viên (hoặc sinh viên) trong một khóa tu dài ngày, hội nghị hoặc buổi đào tạo, một bữa ăn với một diễn giả khách mời, đồ ăn nhẹ cho tình nguyện viên tại các sự kiện của Popejoy. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự, hoặc danh sách chung gồm những người từ đâu nếu> 20. 31B0 Thực phẩm F&A Loại trừ Tất cả rượu. Thức ăn cho các hoạt động của sinh viên (không liên quan đến hướng dẫn), và các hoạt động tiếp thị, giải trí, gây quỹ và quảng cáo. Sự kiện có sự tham gia của công chúng / cộng đồng / sinh viên. Ví dụ: giờ giao lưu BBQ với sinh viên và giảng viên; tiệc trưa với các nhà tài trợ tiềm năng, chiêu đãi phái đoàn Thương mại Brazil; ăn tối với sinh viên tốt nghiệp và diễn giả khách mời. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự, danh sách chung của những người từ đâu nếu> 20. 3800, 3820, 3840, v.v. Công tác phí đi lại hoặc chi phí ăn uống thực tế cho một khách du lịch, bao gồm cả phương tiện đi lại, khách sạn, v.v. 3860 Business Meals and Hospitality Gen Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến kinh doanh mua cho khách trong khi ĐI DU LỊCH, không bao gồm các bữa ăn khi tuyển dụng. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Chi phí tuyển dụng 31M0 / Khoa Thực phẩm mua cho việc tuyển dụng của giảng viên. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Không chỉ dành cho thực phẩm. Chi phí tuyển dụng 31M1 / Nhân viên Thực phẩm mua cho việc tuyển dụng nhân viên. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Không chỉ dành cho thực phẩm. 40C0 Dịch vụ Thực phẩm Các khoản tài trợ C&G của Học sinh, thông thường, hoặc Điền kinh: Chi phí ăn uống được cơ quan tài trợ trợ cấp cụ thể cho học sinh tham gia. Vui lòng cung cấp tên, mô tả. Cũng được sử dụng cho thực phẩm chăm sóc ban ngày. 4640 Khuyến khích người tham gia C&G cấp, thông thường, hoặc Nghiên cứu: Thực phẩm được cung cấp như một "phần thưởng hoặc quà tặng" cho việc tham gia vào một nghiên cứu hoặc thử nghiệm. Vui lòng cung cấp tên, mô tả.   PHỤ LỤC 5: BẠN ĐẶT CÂU TRẢ LỜI CUỘC GỌI 1) Tài liệu quảng cáo được đặt hàng và cung cấp bởi một công ty bên ngoài, ABC Printing. • Một mã tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng. • Mã tài khoản tốt nhất là 6350-Không thể loại trừ Chi phí khuyến mại F&A. Lựa chọn có thể chấp nhận sẽ là 69Y0-Dịch vụ Chuyên nghiệp F&A Loại trừ. Đây là Chi phí được Loại trừ của F&A trong danh mục dịch vụ. Đây là những mã tài khoản F&A duy nhất có thể loại trừ trong danh mục Dịch vụ. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh mã tài khoản đã chọn. 2) Tài liệu quảng cáo được đặt hàng và cung cấp bởi một công ty bên ngoài, Van Johnson Designs, Inc. • Một mã tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng. • Tùy thuộc vào ngân sách của hạng mục này, cách xử lý thông thường của Dr. Bộ phận của Barstow và các chi tiết liên quan khác, mã tài khoản chính xác có thể là một trong những mã sau: 6370-In ấn / Sao chép / Đóng gáy Gen, 63L0-Sắp xếp kiểu in Gen, 63L1-Thiết kế Đồ họa Gen, 63X0-Dịch vụ Kỹ thuật Gen, hoặc 69Z0-Chuyên nghiệp Khác Dịch vụ. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh mã tài khoản đã chọn. 3) Thiết kế khảo sát do một người bên ngoài đặt hàng và cung cấp. Khảo sát được sản xuất tại nhà bởi Dr. Bộ phận của Mond Đỏ. • Mã tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng để thanh toán cho Ralph. • Tùy thuộc vào ngân sách của hạng mục này, cách xử lý thông thường của Dr. Bộ phận của Red Mond và các chi tiết liên quan khác, mã tài khoản chính xác cho chi phí thiết kế của Ralph có thể là một trong số sau: 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen, hoặc 69Z0-Other Professional Services. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh các mã tài khoản đã chọn. 4) Đây là Chi phí Vật tư và Thiết bị. • Mã tài khoản hoặc các mã tài khoản trong khu vực Nguồn cung cấp sẽ được sử dụng cho giấy và mực in, chẳng hạn như 3100-Office Materials General. • Mã tài khoản 3180-Thiết bị không vốn <$ 9 sẽ được sử dụng để chi phí cho máy photocopy. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh các mã tài khoản đã chọn. 5) Đây là những phân bổ trung tâm dịch vụ nội bộ nhỏ (100,000 USD / năm). Xem thêm hướng dẫn của Trung tâm Dịch vụ Nội bộ để biết thêm thông tin tại: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Mã tài khoản doanh thu là 0699 • Mã tài khoản chi phí là 63C0-Sao chép Gen • Lưu ý rằng bạn KHÔNG sử dụng 3100-Đồ dùng văn phòng làm mã tài khoản chi phí của bạn. Đây là mã tài khoản cung cấp và bạn đã cung cấp một dịch vụ. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh các mã tài khoản đã chọn. Đề cập rằng đây là một phân bổ trung tâm dịch vụ nội bộ nhỏ. 6) Đây là khoản mua một máy tính dưới $ 5,001 và một máy in. Các mục được chia thành từng mục trong biên lai. • Máy tính (1,200 đô la) sẽ được tiêu tốn dưới 3189-Máy tính • Hai máy in (750 đô la) và màn hình (400 đô la) sẽ được tiêu tốn dưới 3150-Nguồn cung cấp Máy tính và Máy chủ <5,001 đô la. • Bao gồm nội dung mục thích hợp để xác minh các mã tài khoản đã chọn. 7) Đây là việc mua đồ tân trang văn phòng, ghế và đồ nội thất kiểu mô-đun. • Nhân công, cửa sổ và thảm sẽ được tính vào mã tài khoản 7000 Bảo trì Sửa chữa Nhà máy vì chi phí không tổng $ 500,000 trở lên và không cấu thành một dự án lớn. • Tủ, mặt bàn, ghế và tủ, là đồ nội thất kiểu mô-đun, sẽ được tính vào mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000, vì chi phí kết hợp là> $ 5,000. Nếu chi phí kết hợp nhỏ hơn 5,000 đô la, chúng sẽ được chi cho 3180 thiết bị phi vốn <5,000 đô la. • Ba chiếc ghế văn phòng sẽ được tính cho một mã tài khoản vật tư như 3180 thiết bị không phải vốn <$ 5,000, vì chúng nhỏ hơn $ 5,000. 8) Đây là khoản mua thiết bị lớn hơn $ 5,001. Thiết bị này phải được viết hoa. • Gizmo sẽ được tính vào mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> 5,000 đô la • Vận chuyển, Lắp đặt và đào tạo nhân viên cũng sẽ được viết hoa trong mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> 5,000 đô la • Bảo hành sẽ được tính vào mã tài khoản 70C1- Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ, vì bảo hành không được viết hoa.  

Tránh NSF thông qua lập ngân sách phù hợp

Trình bày: Norma Allen
Ngày: 02-09-2009

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - Word

  Tránh NSF thông qua lập ngân sách phù hợp Trình bày bởi Norma Allen 2/9/09 (cập nhật dự phòng 11/8/11) do Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh chuẩn bị Với sự hỗ trợ chính từ: Văn phòng Kế hoạch, Ngân sách và Phân tích Ngân sách và Quản trị HSC MỤC LỤC NSF KIỂM TRA 3 AI VÀ ĐIỀU GÌ BỊ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TỪ CHỐI CỦA NSF? 3 BANNER TÍNH NSF NHƯ THẾ NÀO? 3 GIAO DỊCH PHỤ THUỘC KIỂM TRA NSF: 3 GIAO DỊCH KHÔNG PHỤ THUỘC KIỂM TRA NSF: 4 MÃ TÀI KHOẢN KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN NSF 4 CÁCH NÓI BẠN ĐANG Ở TÌNH TRẠNG NSF 4 CHỈ SỐ NSF: 4 CÔNG CỤ HỖ TRỢ BẠN KIỂM TRA NSF BAO GỒM: 6 CÁCH THỰC HIỆN TRÁNH CÁC TÌNH HUỐNG NSF 12 BIỆN PHÁP TÁC ĐỘNG CÓ THỂ THỰC HIỆN ĐỂ TRÁNH NSF: 12 SỰ CỐ GẮN CỦA NSF 13 TÔI CÓ THỂ PO CỦA PO CÓ TỐC ĐỘ HƠN MỘT NĂM FISCAL KHÔNG? 13 PHÂN PHỐI LAO ĐỘNG CỦA TÔI CÓ HIỆN TẠI VÀ CHÍNH XÁC KHÔNG? 13 CÁC CHI PHÍ CỦA TÔI CÓ ĐƯỢC TÍNH PHÍ CHÍNH HÃNG KHÔNG? 14 TÔI CÓ CHI TIẾT DỰ TRỮ KHÔNG NGÂN SÁCH KHÔNG? 14 CÓ BẤT KỲ GIAO DỊCH PENDING NÀO CẦN ĐƯỢC MUA TỪ HỆ THỐNG BANNER KHÔNG? 15 ĐIỀU KIỆN NSF CÓ ĐỐI VỚI CHỈ SỐ KHÁC TRONG TỔ CHỨC CỦA TÔI KHÔNG? 16 MẸO VỀ NGÂN SÁCH 16 CHỈ SỐ PHẢI CÂN BẰNG 16 SỬ DỤNG TOÀN BỘ NGÂN SÁCH 18 NGÂN SÁCH BỔ SUNG PHẢI CÓ ĐỂ CHUYỂN 18 KHÔNG THỂ TẠO CÂN BẰNG TÀI KHOẢN CHI PHÍ TIÊU CỰC VỚI DOANH SỐ NGÂN SÁCH 18 SỬ DỤNG TOÀN BỘ DOANH THU LÂM SÀNG 19 NGÂN SÁCH BỔ SUNG PHẢI CÓ ĐỂ CHUYỂN 19 KHÔNG THỂ TẠO CÂN BẰNG TÀI KHOẢN CHI PHÍ TIÊU CỰC VỚI DOANH SỐ NGÂN SÁCH 20 DÙNG THU NHẬP LÂM SÀNG MỚI 20 PHỤ LỤC TIỀN TỆ 21 PHỤ LỤC CHỈ SỐ PHẢI TRẢ LẠI CARRY FORWARD 21 NHẬN FAMILIAR VỚI TÌM HIỂU HƯỚNG DẪN & UNM CHÍNH CHIẾN DỊCH NGÂN SÁCH WEB TRANG 22 BÁO CÁO GIÚP VỚI NGÂN SÁCH & NSF 22 NGÂN SÁCH Ở CHỈ SỐ CẤP 22 HƯỚNG DẪN THAM KHẢO NHANH 23 NGƯỜI 1 TRANG WEB 24 KHÁC 2 PHỤ LỤC 26 PHỤ LỤC XNUMX PHỤ LỤC KHÁC -BÁO CÁO HYPERION MỚI XNUMX NSF KIỂM TRA AI VÀ ĐIỀU GÌ BỊ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TỪ CHỐI CỦA NSF? Khi Tổ chức cấp 5 ở trạng thái Không đủ quỹ (NSF), các giao dịch như liên doanh, DP-EZ và Chuyển đổi sẽ bị từ chối trong khi đơn vị này từ chối hành động sửa chữa. Cụ thể, NSF được thiết lập để từ chối trong Biểu ngữ đối với: 1. Tổ chức cấp 5 và Quỹ cấp 3 sử dụng quỹ I&G. 2. Tổ chức Cấp 5 và Quỹ Cấp 3 sử dụng các chỉ số Nghiên cứu không hạn chế. 3. Tổ chức cấp 5 và Quỹ Cấp 3 sử dụng các chỉ số Dịch vụ công không hạn chế bao gồm các chỉ số nền tảng không được ưu đãi .. 4. Điền kinh ở Cấp độ Tổ chức 6 Lưu ý đối với HSC: đối với Cao đẳng Điều dưỡng, Cao đẳng Dược, Trung tâm Tin học Thư viện Khoa học Y tế và Cơ quan Quản lý HSC ngoài Ban Tổ chức Cấp 5 và Cấp 3 Kiểm tra biểu ngữ, Dịch vụ Tài chính HSC kiểm tra thủ công cho trạng thái NSF ở cấp chỉ mục. BANNER TÍNH NSF NHƯ THẾ NÀO? Biểu ngữ sử dụng công thức bên dưới để tính toán ngân sách sẵn có để chi tiêu của bạn. Nếu một số âm được tính, bạn đang ở NSF. Điều này có nghĩa là nếu có lỗi trong bất kỳ mục nào trong công thức, bạn có thể vô tình ở trong NSF. Mỗi phần của công thức phải tạo ra một số chính xác để NSF hoạt động chính xác. Tổng ngân sách chi phí tích lũy Ít hơn: Tài chính YTD Thực tế Ít hơn: Cam kết tài chính YTD (bao gồm / đặt trước) Ít hơn: Giao dịch đang chờ xử lý [Điều này không bao gồm PR nội bộ] = Ngân sách có sẵn cho các GIAO DỊCH Chi tiêu CHỊU KIỂM TRA NSF: Tất cả các tài liệu được khởi tạo trong Biểu ngữ, bao gồm: - Phiếu Tạp chí - Hóa đơn - Phiếu mua hàng từ LoboMart - Đơn đặt hàng - Mã số chung - Phân bổ lại thẻ P CÁC GIAO DỊCH KHÔNG PHỤ THUỘC KIỂM TRA NSF: Bất kỳ nguồn cấp dữ liệu nào vào Biểu ngữ: - Bảng lương - Thẻ P - Biểu ngữ thuế - Viễn thông - Nguồn cấp bán hàng nội bộ, chẳng hạn như Hiệu sách, v.v. Xin lưu ý: các giao dịch không được kiểm tra NSF có thể khiến đơn vị bị thâm hụt nếu không có đủ ngân sách để tài trợ cho giao dịch. Đối chiếu các nguồn cấp dữ liệu của bạn từ Biểu ngữ hàng tháng. MÃ TÀI KHOẢN KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN NSF Việc di chuyển các khoản tiền được lập ngân sách từ mã tài khoản này sang mã tài khoản khác trong chỉ mục hoặc quỹ cấp 3 hoặc cấp tổ chức 5 sẽ không bao giờ làm giảm trạng thái NSF. Các thay đổi phải được thực hiện như được chỉ ra trong sách hướng dẫn này. CÁCH NÓI BẠN ĐANG Ở TRONG CÁC CHỈ SỐ TÌNH TRẠNG NSF CỦA NSF: • Người khởi xướng tài liệu sẽ thấy thông báo lỗi trong khi cố gắng hoàn thành tài liệu nếu tổ chức đã ở trong tình trạng NSF (không đủ ngân sách để tài trợ cho giao dịch thực tế). Bạn không thể hoàn thành DPEZ và yêu cầu trong Biểu ngữ nếu tổ chức đã ở trong điều kiện NSF. Bạn có thể hoàn thành các liên doanh nếu tổ chức của bạn thuộc NSF. Tuy nhiên, các liên doanh này sẽ được chuyển đến Hàng đợi NSF. Nếu tất cả các dòng trong biểu mẫu tóm tắt liên doanh có chỉ báo “P” bật, chúng có thể đăng được. Chỉ báo “E” có nghĩa là có lỗi và liên doanh sẽ không đăng. Chỉ báo “N” có nghĩa là NSF và JV sẽ được chuyển đến hàng đợi NSF. • Nếu tổ chức chi tiêu thâm hụt trong khi tài liệu đang chờ phê duyệt, tài liệu sẽ được chuyển đến hàng đợi phê duyệt của NSF sau khi phê duyệt thông thường. • Người khởi xướng có thể theo dõi tài liệu để đảm bảo nó được đăng (FOAAINP) • Nếu tài liệu bị tạm ngưng do NSF, nó sẽ nằm trong hàng đợi “NSF-Over Budget”.   Lưu ý rằng khi thực hiện mục nhập liên doanh cho một chỉ mục trong quỹ NSF cấp 3, bạn sẽ nhận được thông báo sau và Trạng thái sẽ là “N”. Điều này cảnh báo bạn về trạng thái NSF. Biểu ngữ sẽ không cho phép bạn xử lý các liên doanh hoặc DPI nếu điều kiện NSF tồn tại.     CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ BẠN KIỂM TRA NSF BAO GỒM: Có thể tìm thấy Báo cáo Hyperion tại: - Báo cáo Hyperion FOH0003: Báo cáo Chi tiết & Tóm tắt Ngân sách. Báo cáo này có thể được tìm thấy trong thư mục Báo cáo Sản xuất Tài chính. Nếu bạn truy vấn với tùy chọn Chi tiết, báo cáo sẽ hiển thị cho bạn các số tài liệu đang chờ xử lý riêng lẻ đang dự trữ số dư khả dụng. Nếu bạn chọn tùy chọn Department Deficit, tất cả các tổ chức cấp 5 có trong NSF sẽ được in ra, cho phép bạn xác định chỉ số nào chịu trách nhiệm về vấn đề NSF. Để tìm tổ chức cấp 5 của bạn, nếu bạn chỉ biết phần đầu của mã, hãy nhập phần đầu, sau đó là dấu%. Sau đó chọn “Tìm”. Tất cả các mã tổ chức cấp 5 có phần đầu đó sẽ được liệt kê. Chọn một trong những chính xác. Ở đây, 997A đã được chọn. Bây giờ chúng ta sẽ tạo một danh sách các quỹ bị thâm hụt cho 997A: Nhi khoa Cấp 5. Sau khi bạn (1) "Chọn Giá trị" và chọn từ (2) "Báo cáo Có sẵn", hãy nhấp vào (3) "Tạo Báo cáo".   Đây là trang 6 và 7 của báo cáo. Trong ví dụ này, bạn có thể thấy rằng trong Quỹ 3U0007, Tổ chức 997A bị thâm hụt ở Cấp độ tổ chức 5, cấp độ quỹ 3 đối với quỹ 3U0007. Nếu bạn chọn Xem, rồi chọn Danh mục phần, một menu ở bên trái sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể xem thông tin bạn đã chạy (trong trường hợp này là 997A, Mức 5) ở các định dạng khác nhau mà không cần chạy lại báo cáo. Đây là một ví dụ về báo cáo tóm tắt điều hành. - Báo cáo Hyperion FSH0002: Báo cáo phân bổ lao động. Bạn có thể tìm thấy báo cáo này trong thư mục Báo cáo Sản xuất Tài chính và sẽ cho phép bạn xác minh xem liệu phân bổ lao động của tổ chức có hiện tại và chính xác hay không. - Biểu mẫu FGIBAVL, Biểu mẫu Trạng thái Khả dụng Ngân sách - cho phép bạn truy vấn theo mã chỉ mục hoặc tổ hợp Quỹ / Tổ chức cụ thể và kiểm tra số dư khả dụng ở cấp tổ chức 5 và quỹ. FGIBAVL hiển thị cho bạn Số dư Khả dụng Để truy vấn, hãy chọn F7, nhập số Quỹ và Tổ chức, rồi chọn F8. Quỹ cho ví dụ này là 3U0007, một quỹ cấp 3. Đây là kết quả mà chúng tôi đã xem xét trên trang 6 & 7 của báo cáo FORH0003, trong ví dụ trước. Tổ chức Cấp 5 là 997A, từ truy vấn báo cáo ban đầu của chúng tôi.   FGIBAVL, một Biểu mẫu, sẽ hiển thị cho bạn trong một dòng số dư khả dụng ở cấp tổ chức 5 cho quỹ cấp 3 này. Trong trường hợp này, chúng tôi đang kiểm tra quỹ 3U0007, được hiển thị ở trên và trên các trang thứ 6 và 7 của báo cáo FOH0003 được sử dụng trong ví dụ trên. Bạn có thể thấy rằng quỹ này đã được lập ngân sách 1,515 đô la, và cho đến nay trong năm tài chính này đã chi 3,189.27 đô la. Không có cam kết nào, vì vậy quỹ 3U0007 dành cho Tổ chức Nhi khoa Cấp độ 5 (997A) bị thâm hụt chi tiêu 1,674.27 đô la. - Biểu mẫu biểu ngữ FGIBDST, Biểu mẫu trạng thái ngân sách tổ chức - cho phép bạn truy vấn theo mã chỉ mục và kiểm tra số dư khả dụng. FGIBDST hiển thị cho bạn Số dư Khả dụng cho một chỉ số hoặc quỹ. Nhập số chỉ mục và chọn “khối tiếp theo”.   Chỉ mục trong ví dụ này giống chỉ mục trên trang 6 & 7 của báo cáo FORH0003, trong ví dụ trước. Điều này cung cấp cho bạn một bảng phân tích tài khoản. Các tài khoản chi phí [-428.44, -1537.98, 308.72, -16.57 = 1,674.27] cộng vào cùng một tổng số.   Bằng cách bỏ chọn hộp "Bao gồm các tài khoản doanh thu", biểu mẫu này sẽ cung cấp cho bạn kết quả về quỹ như bên dưới: Một lần nữa, số dư khả dụng cho thấy quỹ cấp 3 3U0007 đang bị thâm hụt 1,674.27 đô la. CÁCH TRÁNH CÁC TÌNH HUỐNG NSF CÁC BIỆN PHÁP TÁC ĐỘNG CÓ THỂ THỰC HIỆN ĐỂ TRÁNH NSF: - Ngân sách chính xác trong Banner tất cả các chỉ số không hạn chế hiện tại của bạn. - Đối chiếu kịp thời tất cả các chỉ số để xác minh rằng các khoản chi là đầy đủ và chính xác (đặc biệt là các giao dịch được tải lên hệ thống biểu ngữ vượt qua sự phê duyệt của kế toán trung tâm). - Vì tiền lương chiếm khoảng 80% ngân sách, nên xác minh phân bổ lao động và điều chỉnh các thay đổi tiền lương một cách kịp thời. - Quy trình Phân phối lại lao động thay đổi kịp thời. - Xem xét các Đơn đặt hàng còn tồn đọng về nhu cầu và sự phù hợp. - Xử lý mọi Sửa đổi PO cần thiết một cách kịp thời. - Gia hạn các Đơn đặt hàng chính trên cơ sở năm tài chính. - Thanh lý rào cản thủ công ngay sau khi giao dịch hoàn tất / đăng lên Banner. [Điều này KHÔNG xảy ra “tự động”!] - Số tiền Dự trữ Ngân sách mà đơn vị dự định chi tiêu trong năm tài chính hiện tại. - Dọn dẹp mọi giao dịch đang chờ xử lý khỏi hệ thống Banner đã được khởi tạo nhưng không còn dự định hoàn thành. TROUBLE SHOOTING NSF TÔI CÓ THỂ PO CỦA PO CÓ THỂ HƠN MỘT NĂM FISCAL KHÔNG? Banner xem xét số tiền còn lại trên một đơn đặt hàng và giả định rằng số tiền đó sẽ được chi tiêu trong năm tài chính hiện tại. Ví dụ: Bạn có một đơn đặt hàng năm năm với giá 5,000 đô la và dự định chi 1,000 đô la mỗi năm và chỉ ngân sách 1,000 đô la trong Biểu ngữ. Biểu ngữ trừ toàn bộ 5,000 đô la khỏi ngân sách của bạn, khiến bạn bị bội chi 4,000 đô la. Sửa đổi đơn đặt hàng nhiều năm bằng biểu mẫu Sửa đổi PO. Mỗi đơn đặt hàng phải phản ánh những gì sẽ được chi tiêu trong năm tài chính hiện tại. Phối hợp các nỗ lực của bạn với Mua hàng. Đơn đặt hàng ban đầu của bạn phải có đủ số tiền để cho phép Mua hàng nhằm tránh mua hàng gia tăng, hành vi này là bất hợp pháp theo mã tiểu bang. Sau khi đơn đặt hàng ban đầu của bạn, với số tiền đầy đủ, bạn có thể sửa đổi nó để chỉ bao gồm phần năm hiện tại. PHÂN PHỐI LAO ĐỘNG CỦA TÔI CÓ HIỆN TẠI VÀ CHÍNH XÁC KHÔNG? Đối chiếu các chỉ số của bạn hàng tháng. Phân bổ lao động có thể được cập nhật bằng EPAF mà bạn sẽ truy cập thông qua Loboweb. Sau khi EPAF được phê duyệt và đăng, phân bổ lao động sẽ được đăng một cách chính xác cho các bảng lương trong tương lai. Để tạo EPAF, bạn phải tham gia khóa học EPAF-BAN HRP EP 101 được cung cấp qua Trung tâm Học tập và gửi BAR có tên “Khởi nguồn EPAF Phân phối Lao động” để tạo EPAF ở Loboweb. Encumbrances cho bảng lương được điều chỉnh khi được đăng, vì vậy bạn có thể không thấy điều chỉnh của mình ngay lập tức. Phân bổ lại lao động được thực hiện với PZAREDS. Đây là cách bạn chỉnh sửa lao động đã đăng không có trong chỉ mục chính xác. PZAREDS là một biểu mẫu Banner mà bạn truy cập từ bên trong Banner. Bạn phải đã tham gia khóa học PZAREDS được cung cấp qua Trung tâm Học tập và gửi BAR có tên “Phân phối lại lao động của Bộ” để truy cập PZAREDS trong Biểu ngữ. Khi PZAREDS của bạn được đăng, các giao dịch không chính xác sẽ được chuyển cùng với các lợi ích liên quan đến chỉ mục chính xác. Xin lưu ý rằng việc phân bổ lại lao động KHÔNG ảnh hưởng đến các rào cản.   CHI PHÍ CỦA TÔI CÓ ĐƯỢC TÍNH PHÍ CHÍNH HÃNG KHÔNG? Đối chiếu các chỉ số của bạn hàng tháng. Xem TÌM HIỂU được đăng tại http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml có tiêu đề, Nguyên tắc cơ bản đối chiếu chỉ mục và Đối chiếu chỉ mục trung gian để được hỗ trợ hoặc Trung tâm hỗ trợ dịch vụ tài chính trong Banner Bytes: http: // www. un.edu ~ fssc / bannerbyte.html để được hỗ trợ. Đặc biệt lưu ý: • Nguồn cấp dữ liệu biểu ngữ. Họ sẽ đăng cho dù bạn có ở NSF hay không. Điều này bao gồm phí ITS (Viễn thông). Họ có thể đưa bạn vào NSF. TÔI CÓ ĐANG CHI TIẾT CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG KHÔNG NGÂN SÁCH KHÔNG? Bất kỳ khoản dự trữ nào (quỹ chưa được chi tiêu từ năm trước) mà bạn muốn chi tiêu trong năm hiện tại phải được lập ngân sách. Nếu bạn có một số tiền dự trữ được lập ngân sách, nó sẽ nằm trong tài khoản 1901. Ngay cả khi bạn có một khoản dự trữ thực tế lớn trong tài khoản 1900, bạn cũng không nên chi tiêu nó trừ khi nó được lập ngân sách trong tài khoản 1901. Nếu bạn chi tiêu các khoản dự trữ không có mục tiêu, bạn có nguy cơ đưa quỹ Biểu ngữ Cấp 3 của mình vào NSF. Nếu cần, hãy gửi bản sửa đổi ngân sách, ghi lại cách bạn sẽ chi tiêu các khoản dự trữ. Để gửi bản sửa đổi ngân sách, bạn sẽ nộp một chứng từ nhật ký với loại tạp chí BD4. Sau khi chứng từ tạp chí này được phê duyệt và đăng, mục nhập sẽ giảm trạng thái NSF của bạn.   CÓ BẤT KỲ GIAO DỊCH PENDING NÀO CẦN ĐƯỢC MUA TỪ HỆ THỐNG BANNER KHÔNG? Khi tính NSF, Biểu ngữ trừ tất cả các liên doanh, DPEZ và Chuyển đổi mua hàng chưa thanh toán. Biểu ngữ trừ những thứ này cho dù chúng được đăng hay đang chờ xử lý. Nếu bạn có tài liệu sẽ không bao giờ được đăng, hãy xóa chúng. Tài liệu để thanh lọc Biểu mẫu để sử dụng Cách thanh lọc Phiếu ghi sổ Nhật ký FGAJVCQ Ghi / Xóa, hai lần Xóa hồ sơ DPEZ FZADPEZ, hai lần Yêu cầu mua hàng Phần 1 FOADOCU Xóa hoặc “tự từ chối” yêu cầu mua hàng đã hoàn thành. Lưu ý: điều này chỉ dành cho các yêu cầu đang chờ xử lý mà chưa nhận được hành động cuối cùng trong việc mua hàng. Hành động này có thể được thực hiện nếu tài liệu CHƯA được chuyển đổi thành ĐƠN ĐẶT HÀNG MUA. http://www.unm.edu/~purch/ Purchasing Requisition Part 2 LoboMart Remove purchase requisition request if not completed for approval routing in Banner.   ĐIỀU KIỆN NSF CÓ ĐỐI VỚI CHỈ SỐ KHÁC TRONG TỔ CHỨC CỦA TÔI KHÔNG? Nếu chỉ mục của bạn không có trong NSF, nhưng bạn đang nhận được các chỉ số NSF, thì một chỉ số khác trong tổ chức của bạn có thể là nguyên nhân. Kiểm tra số dư khả dụng của bộ phận của bạn bằng Biểu mẫu biểu ngữ FGIBDSR, Biểu mẫu tóm tắt điều hành. Biểu mẫu này cho phép bạn truy vấn theo Tổ chức cụ thể để kiểm tra số dư khả dụng. Nếu toàn bộ tổ chức của bạn là NSF, tất cả các chỉ số trong tổ chức sẽ ở trạng thái NSF. Thảo luận tình hình với cấp trên của bạn. BUDGET TIPS INDICES MUST STAY BALANCED 1) In any BD4 or BDT entry that you prepare, you need to make sure that the indices "stay balanced" on all indices whose budgets will be changed by your JV.  To "stay balanced", the sum of the budget adjustments to the revenue account codes (including 1901) must equal the sum of the budget adjustments to the expenditure account codes for each index.  (As is required when entering original budgets, Revenues must equal Expenditures on every index.) 2)  If you are wanting to increase the overall amount you are allowed to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to that index will be entered as positive (+) amounts; and the resulting sum of your revenue budget adjustments must equal the sum of your expenditure budget adjustments.  (Much of the confusion that I have encountered when reviewing JV's has to do with initiators wanting to offset positive revenue adjustments on an index with negative expenditure adjustments on the same index, or vice versa, which does not keep the index in balance.)  Conversely, if you are wanting to decrease the overall amount you will be able to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to the index will be entered as negative (-) amounts; and the resulting sum of the revenue budget adjustments must equal the sum of the expenditure budget adjustments.   Here are a couple of examples:  To increase the overall amount you can spend from an index by using carried forward balance, the JV would be structured like this:         BD4   043XXX  1901   $2,000 (+)        BD4   043XXX  3100   $1,000 (+)        BD4   043XXX 3820   $500  (+)        BD4   043XXX 8060   $500  (+) To decrease the overall amount you can spend from an index if, for instance, anticipated revenue has decreased, the JV would look like this:             BD4  043XXX 07Z0   $100,000  (-)         BD4  043XXX 2000   $  75,000  (-)          BD4  043XXX 21J0   $  25,000  (-)        To move budget from one index to another, here is an example of how the JV might look:         BD4   043XXX 0381 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XXX 69Z0 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XX1 0381 $100,000 (+) (Receiving Index)         BD4   043XX1 3100 $  50,000 (+) (Receiving Index)     BD4  043XX1 3820  $50,000 (+) (Receiving Index)  In each of these three examples, all indices have "stayed balanced" - the sum of the adjustments made to revenue account budgets equals the sum of the adjustments made to expenditure account budgets on each index.  You also can have a budget revision entry that has only revenue account adjustments or only expenditure account adjustments.  However, in this case, the entries must net to zero when summed.  For example, if you are wanting to reclassify $1,000 of revenue to account 0380 that was originally budgeted to account 0310, the JV would look like this:           BD4 043XXX 0390 $1,000  (-)        BD4 043XXX 0380 $1,000  (+) Similarly, if you are wanting to increase the amount you can spend from account 3820 by reducing the amount you had originally budgeted to 3100, the JV would look like this:    BD4 043XXX 3100 $1,000  (-)   BD4  043XXX 3820 $1,000  (+) In each of these two cases, the indices "stays balanced".   The sum of the revenue adjustments in the first example is zero, and since there are no adjustments to expenditure account codes, the index stays in balance.  Similarly in the second example, there are no revenue adjustments, and the sum of the expenditure adjustments is zero, keeping the index in balance. SỬ DỤNG TOÀN BỘ ĐÔ LA 3) Tất cả các mục ngân sách (mã lớp quy tắc BD4 hoặc BDT) phải được nhập bằng cách sử dụng toàn bộ đô la và không có xu. (Quy tắc này cũng có thể áp dụng khi nhập ngân sách ban đầu - vui lòng không lấy xu nào!) NGÂN SÁCH BỔ SUNG PHẢI CÓ ĐỂ CHUYỂN 4) Nếu bạn muốn chuyển ngân sách từ chỉ mục này sang chỉ mục khác, trước tiên bạn phải xác định xem có sẵn ngân sách thích hợp không có thể được giảm trên chỉ số "cho". Công thức để tính toán "ngân sách khả dụng" trên một chỉ số là: Tổng Ngân sách Chi tiêu Tích lũy Ít hơn Chi tiêu Tài chính YTD Thực tế Ít hơn Chi tiêu Tài chính YTD Tăng Giảm Các Giao dịch Chi tiêu Đang chờ Xử lý. Nếu bạn thấy rằng không có đủ "ngân sách khả dụng" để cho phép giảm ngân sách trên chỉ mục "cho" của mình, trước tiên bạn có thể cần phải chuyển các khoản phí từ chỉ mục "cho" của mình sang một chỉ mục khác để giải phóng "ngân sách khả dụng".          Một cách nhanh chóng để xác định số tiền có sẵn từ một chỉ mục tới là chuyển đến Biểu mẫu FGIBDST. Nhập số chỉ mục "cho" của bạn, rồi bỏ chọn hộp "Bao gồm tài khoản doanh thu". Sau khi làm điều này, sau đó nhấn nút "Khối tiếp theo". Số tiền ở cuối biểu mẫu trong "Số dư khả dụng" là "ngân sách khả dụng" của bạn trước bất kỳ Giao dịch chi tiêu đang chờ xử lý nào. Khấu trừ bất kỳ giao dịch chi tiêu đang chờ xử lý nào từ số tiền "Số dư khả dụng" để chuyển đến "ngân sách khả dụng" của bạn có thể được chuyển sang chỉ mục khác. (Cũng có một báo cáo ở Hyperion được gọi là: FOH0003 & 4 Báo cáo Chi tiết & Tóm tắt Ngân sách có thể hỗ trợ bạn xác định xem một chỉ mục có đủ ngân sách khả dụng có thể được chuyển sang chỉ mục khác hay không. Giải thích về các tính năng của báo cáo đó được đính kèm tại mặt sau của các mẹo này.) KHÔNG THỂ TẠO CÂN BẰNG TÀI KHOẢN TIÊU CỰC CHI PHÍ VỚI CÁC NGÀNH NGÂN SÁCH 5) Các điều chỉnh đối với ngân sách tài khoản Chi tiêu không thể dẫn đến số tiền âm. (Điều này cũng đúng khi chuẩn bị ngân sách ban đầu vào mùa xuân - Ngân sách chi tiêu không thể được nhập dưới dạng số âm.) Nếu bạn muốn giảm số tiền ngân sách chi tiêu trên một chỉ mục, trước tiên bạn cần phải nhìn vào số tiền hiện được ngân sách cho khoản chi đó mã tài khoản (tham khảo mẫu Banner FGIBDST). Ví dụ: nếu bạn chỉ có ngân sách 1,000 đô la cho tài khoản 3100 trên một trong các chỉ số của mình, bạn không thể nhập liên doanh BD4 làm giảm ngân sách của tài khoản 3100 trên chỉ mục đó đi 1,500 đô la. Làm như vậy sẽ khiến ngân sách cho tài khoản 3100 phản ánh số tiền âm (-500.00 đô la), điều này sẽ khiến liên doanh của bạn bị từ chối. Nếu hiện tại bạn không có ngân sách nào cho mã tài khoản chi tiêu trong một chỉ mục, bạn không nên gửi một liên doanh phản ánh việc giảm mã tài khoản đó trên chỉ mục đó. Ngoài ra, các khoản chi tiêu thực tế, các khoản bao gồm và các giao dịch đang chờ xử lý làm giảm ngân sách khả dụng ở cấp mã tài khoản cho mỗi chỉ mục. Nếu trên mã tài khoản 2000 của một trong các chỉ số của bạn, bạn có ngân sách 100,000 đô la và bạn có 15,000 đô la trong Khoản thực tế từ đầu năm tài chính và 85,000 đô la trong Mã tài khoản, thì không thể giảm ngân sách cho mã tài khoản 2000 vì ngân sách khả dụng cho mã tài khoản này trên chỉ mục này là đã bằng không (100,000 đô la giảm 15,000 đô la trừ 85,000 đô la = 0 đô la). TÀI KHOẢN DOANH THU LÂM SÀNG MỚI 6) Doanh thu khám bệnh phải được phân bổ sử dụng các tài khoản 0381 (trước đây là 0311), 0391 (trước đây là 0321), 0341 hoặc 0351. Nếu phân phối đô la FOM ban đầu được tạo trong tài khoản 0380 (trước đây là 0310) hoặc 0390 (trước đây là 0320) từ chỉ số FOM này sang chỉ số FOM khác (trong đó các khoản tiền được liên kết với mỗi chỉ số đều cuộn lên đến Quỹ cấp 2 3U41 - HU UPA), mã tài khoản thích hợp để sử dụng cho bản phân phối này sẽ là 0381 (trước đây là 0311) hoặc 0391 (trước đây là 0321). Nếu phân phối đô la UH ban đầu được tạo trong tài khoản 0340 từ chỉ số UH này sang chỉ số UH khác (trong đó tiền được liên kết với mỗi chỉ số đều cuộn lên đến Quỹ cấp 2 3U42 - HU UNMH), mã tài khoản thích hợp để sử dụng cho phân phối này sẽ được 0341. Lý do đằng sau việc sử dụng 0381, 0391 và 0341 như đã chỉ dẫn ở trên là việc này tuân theo nguyên tắc hướng dẫn ban đầu là phân phối lại các loại kinh phí này từ Bộ phận này sang Bộ phận khác (hoặc Bộ phận này đến Bộ phận khác) và giữ nguyên nguồn kinh phí đúng với nguồn gốc của nó cho mục đích báo cáo . Các mục phân bổ doanh thu lâm sàng này có thể vượt quỹ nếu có. Dưới đây là một ví dụ minh họa các yêu cầu trên: BD4 043XXX 0381 $ 25,000 (-) (Cho chỉ mục) BD4 043XXX 69Z0 $ 25,000 (-) (Cho chỉ mục) BD4 043XX2 0381 $ 25,000 (+) (Chỉ mục nhận) BD4 043XX2 3100 $ 25,000 (+) (Chỉ số nhận) Trong ví dụ này, tổng các khoản tăng và giảm trong 0381 bằng 50,000, các khoản tăng và giảm trong tài khoản chi phí bằng 50,000 và tổng các khoản tăng và giảm trong liên doanh bằng 0 ($ -XNUMX + $ + XNUMX = $ XNUMX). SỐ TIỀN PHẢI KHÔNG TỚI 7) Khi phân bổ ngân sách từ chỉ mục này sang chỉ mục khác, số tiền "đã cho" từ một chỉ mục, sử dụng mã tài khoản bắt đầu bằng "16" (1600, 1610, 1620, 1660, v.v.) phải được bù đắp đô la cho đô la với số tiền "đã nhận" vào một chỉ mục khác sử dụng các mã tài khoản "16XX" tương tự, để tất cả các mục nhập vào các mã tài khoản tương ứng này trong liên doanh của bạn sẽ bằng không. Đây là một ví dụ minh họa các yêu cầu của đoạn văn trên: BD4 043XXX 1660 $ 10,000 (-) (Chỉ số cho) BD4 043XXX 3100 $ 10,000 (-) (Chỉ mục cho) BD4 043XX1 1660 $ 10,000 (+) (Chỉ mục nhận) BD4 043XX1 3820 $ 10,000 (+ ) (Chỉ số nhận) Trong ví dụ này, nếu bạn thêm $ -10,000 giảm trên chỉ mục 043XXX tài khoản 1660 vào $ + 10,000 tăng trên chỉ mục 043XX1 tài khoản 1660, tổng số 1660 điều chỉnh này trong liên doanh bằng không. YÊU CẦU PHÊ DUYỆT TRƯỚC ĐỐI VỚI NGÂN SÁCH BỔ SUNG SỬ DỤNG CỬA HÀNG TRƯỚC 8) Năm nay (FY09), Trường Y đã yêu cầu các khoa yêu cầu phê duyệt trước trước khi lập ngân sách sử dụng bổ sung chuyển tiếp. Các bộ phận được yêu cầu giải thích yêu cầu của họ về việc sử dụng ngân sách chuyển tiếp không được ngân sách (hoặc được phép ngân sách) trong mùa ngân sách vào tháng Tư. Yêu cầu phải ở dạng bản ghi nhớ hoặc e-mail và phải xác định: các chỉ số cụ thể liên quan, số tiền chuyển tiếp theo chỉ mục mà bạn nghĩ rằng bộ phận của bạn chắc chắn sẽ chi tiêu trong năm tài chính09 nếu yêu cầu được chấp thuận, lý do bạn cần chi tiêu chuyển tiếp (nói cách khác là số tiền chuyển tiếp sẽ được sử dụng để làm gì) và tại sao khoản chi tiêu mà bạn đang yêu cầu không thể được chi tiêu từ doanh thu của năm hiện tại. Chúng tôi sẽ không thể cho phép tất cả các số dư chuyển tiếp được lập ngân sách và do đó yêu cầu bạn xem xét cẩn thận tất cả các chỉ số của mình để xem liệu có các lựa chọn khác để đạt được những gì bạn cần trong năm tài chính09 mà không cần lập ngân sách bổ sung cho chuyển tiếp hay không . TÌM HIỂU GIA ĐÌNH VỚI CÁC HƯỚNG DẪN TÌM HIỂU & TRANG WEB NGÂN SÁCH CHIẾN DỊCH CHÍNH CỦA UNM TRANG 9) Dịch vụ Tài chính gần đây đã tạo ra một tài liệu thảo luận về việc phân bổ, chuyển nhượng và di chuyển các khoản dự trữ bằng cách sử dụng tài khoản 1903. (TÌM HIỂU Journal Voucher Hướng dẫn về Dự trữ, Phân bổ và Chuyển Khoản được trình bày vào tháng 2008 XNUMX. Có thể tìm thấy tài liệu này trên Trang web Kế toán Không Hạn chế, HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml hoặc tại trang web của Trung tâm Hỗ trợ Dịch vụ Tài chính (FSSC) dưới Banner Bytes: http: / /www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. Chọn tùy chọn Word.) Nó thảo luận chi tiết các thủ tục bạn cần tuân theo khi chuẩn bị bất kỳ loại liên doanh nào. Điều rất quan trọng là bạn phải làm quen với các quy tắc và thủ tục có trong tài liệu này vì các quy tắc trong tài liệu này sẽ cần phải được tuân thủ khi thực hiện các dự báo giữa năm của bạn vào tháng Giêng và ngân sách năm tài chính 10 của bạn sau đó vào mùa xuân. 10) Trên trang web của Văn phòng Kế hoạch, Ngân sách và Phân tích Cơ sở Chính của UNM, tại địa chỉ http://www.unm.edu/~budget/, chọn vùng SOP màu xám. Điều này sẽ cho bạn thấy nhiều quy trình vận hành tiêu chuẩn ngân sách hiện tại. Để có được hướng dẫn chi tiết hơn về việc sử dụng các mục nhập BD4 và BDT, hãy xem Hướng dẫn về Phiếu thưởng Tạp chí LEARN dành cho Các mục Dự trữ, Phân bổ & Chuyển nhượng được đăng trên Trang web Kế toán và Báo cáo Không hạn chế tại http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/ learning.shtml hoặc tại trang web của Trung tâm Hỗ trợ Dịch vụ Tài chính (FSSC) theo Banner Bytes: http://www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. Chọn tùy chọn Word.) Sổ tay hướng dẫn này đi vào chi tiết đáng kể giải thích các nguyên tắc để thực hiện các mục nhập này.   BÁO CÁO GIÚP VỚI BUDGET & NSF FOH0003 & 4 Báo cáo chi tiết & tóm tắt về ngân sách: Mục đích: Cung cấp thông tin tóm tắt và chi tiết về tính sẵn có của ngân sách có thể được sử dụng để phân tích và khắc phục sự cố ngân sách của tổ chức. Liên kết với FGIBAVL trong Biểu ngữ gốc trên Internet. Cập nhật về tính toán NSF cho năm FY09: Có hơn 80 quỹ (nghiên cứu không hạn chế, dịch vụ công không hạn chế, hướng dẫn & nói chung, và điền kinh) hiện đã được thiết lập để từ chối vì ngân sách khả dụng. Việc tính toán đầu tiên xem xét cấp độ tổ chức 5, sau đó cấp quỹ cấp độ 3 để tính toán khả năng ngân sách. Mô tả báo cáo: Báo cáo tóm tắt điều hành: Được nhóm theo tổ chức cấp 3 (nếu được chọn), sau đó theo cấp tổ chức 5, sau đó cấp vốn, sau đó cấp tổ chức 6 để cung cấp tổng phụ của ngân sách sẵn có sẽ ràng buộc với BANP. Báo cáo tóm tắt của Bộ phận: Được nhóm theo tổ chức cấp 5, sau đó là quỹ, sau đó là các tổ chức cấp thấp hơn (6, 7 và 8) để cung cấp chi tiết hơn một chút so với báo cáo Tóm tắt điều hành. Báo cáo này được viết chủ yếu cho các bộ phận rất lớn mà không cần phải tham khảo ngay báo cáo chi tiết để phân tích. Báo cáo chi tiết bộ phận: Được nhóm theo tổ chức cấp 5, sau đó là quỹ, sau đó là các tổ chức cấp dưới (6,7,8) rồi lập chỉ mục, sau đó là mã tài khoản để cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt cho việc phân tích khả năng ngân sách. Mục đích chính của báo cáo này là cung cấp chi tiết về những gì có trong cột "cam kết chưa được đăng", vì thông tin đó không có sẵn thông qua bất kỳ hình thức nào trong Biểu ngữ gốc trên Internet. Báo cáo thâm hụt của Bộ: Giống như Báo cáo chi tiết của Bộ, nhưng được sắp xếp theo số dư còn lại theo thứ tự giảm dần, để các chỉ số trong tổ chức / quỹ bị thâm hụt sẽ hiển thị trước tiên. Điều này có thể hữu ích khi khắc phục sự cố tình huống không đủ tiền trong một tổ chức. NGÂN SÁCH Ở MỨC CHỈ SỐ Mỗi chỉ số mà bạn định chi ngân quỹ nên có những khoản chi phí đó và một khoản doanh thu tương ứng được lập ngân sách trong chỉ số đó. NGƯỜI HƯỚNG DẪN THAM KHẢO NHANH Câu hỏi về ngân sách: Cơ sở chính: …………………………………………………………………………………………………… 277- Cơ sở 6465 HSC: ……………… .. ………………………………………………………………………………… .. 272-2885 Kế toán không hạn chế Câu hỏi: Cơ sở chính: …………………………………………………………………………………………………… 277-2018 Cơ sở HSC:… ………………………………………………………………………………………………… 272-6264 Câu hỏi vướng mắc về Bảng lương: Trung tâm Hỗ trợ Dịch vụ Tài chính:… ………………… ... ……………………………………… .. ……… 277-3457 Câu hỏi của EPAF: Trung tâm hỗ trợ HRPR …………………………… ……………………………………………………………. 277-4777 TRANG WEB Lập ngân sách HSC: http://hsc.unm.edu/about/budget/ Lập ngân sách cho cơ sở chính: http://www.unm.edu/~budget/ Kế toán không hạn chế HSC: http://hsc.unm. edu / financialservices / kế toán / Kế toán không hạn chế Chính: http://www.unm.edu/~gacctng/ Kế toán Hợp đồng & Trợ cấp HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/ Kế toán Hợp đồng & Trợ cấp Chính: http : //www.unm.edu/~cgacctng/ Trung tâm Hỗ trợ Dịch vụ Tài chính: http://www.unm.edu/~fssc/index.html Thông tin Nhanh: http://fastinfo.unm.edu/v0508/index. php Tài liệu HỌC KHÁC: Cơ sở HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml (bao gồm Lịch trình TÌM HIỂU về các chủ đề sắp tới, sách hướng dẫn trước đây và các bài thuyết trình Power Point trong quá khứ) Cơ sở chính: http: // www. un.edu/~fssc/index.html (chọn “Byte Banner” ở bên trái. Bạn sẽ tìm thấy nhiều bản trình bày, bao gồm cả bản trình bày LEARN) Trung tâm Hỗ trợ Dịch vụ Tài chính: [http://www.unm.edu/~fssc/ index.html] Các byte biểu ngữ- chứa nhiều Bản trình bày hữu ích, bao gồmtất cả các bài thuyết trình của LEARN Trợ giúp công việc- hữu ích “cách thực hiện”, để hoàn thành các công việc cụ thể về Tài chính Hướng dẫn dành cho người tham gia- các hướng dẫn mới nhất được sử dụng trong các lớp học EOD Biểu mẫu- liên kết trực tiếp đến Biểu mẫu Dịch vụ Tài chính Trợ giúp ITS: http://its.unm.edu/ support / index.html trang web này liệt kê số điện thoại của bộ phận trợ giúp tại Cơ sở chính, Cơ sở HSC, Bệnh viện và những nơi khác. Nó có một liên kết trực tiếp đến Fast Info. Nó liệt kê một số cách khác để nhận hỗ trợ kỹ thuật, tất cả đều có trên trang chính.   PHỤ LỤC 1- CÁC HÌNH THỨC KÊNH HỮU ÍCH KHÁC - Biểu mẫu FGIBDSR, Biểu mẫu Tóm tắt Điều hành - sẽ hiển thị ngân sách theo thực tế và tính khả dụng theo nhiều cách khác nhau theo chỉ mục, quỹ, tổ chức, v.v. Nếu bạn chọn hộp "Bao gồm các tài khoản doanh thu" (xem bên dưới), bạn có thể thấy ngân sách và hoạt động được điều chỉnh từ năm đến nay cho tài khoản doanh thu và tài khoản dự trữ. Bạn có thể xem chi tiết trên trang này. Quỹ 3U0007 [bao gồm các tài khoản doanh thu]: Rõ ràng là nếu số tiền không được nhắm mục tiêu vào năm 1900 được lập ngân sách, điều này sẽ đưa Quỹ thoát khỏi thâm hụt. Hãy nhớ rằng trừ khi ngân sách chuyển tiếp được lập ngân sách, bạn không thể chi tiêu nó.   Nếu bạn bỏ chọn hộp "Bao gồm các Tài khoản Doanh thu" (xem bên dưới), sẽ chỉ truy vấn các khoản chi cho chi phí được lập ngân sách. Bạn có thể thấy rõ ở đây rằng chỉ số này đang thâm hụt $ 1,674.27; Ngân sách Điều chỉnh ít hơn Hoạt động YTD ít hơn số tiền Cam kết, hiển thị trong cột Số dư Có sẵn. Quỹ 3U0007 [không bao gồm tài khoản doanh thu]: Xin lưu ý rằng không phải lúc nào kết quả cũng được trả về ngay lập tức vì hình thức này đòi hỏi nhiều tài nguyên.   PHỤ LỤC 2-BÁO CÁO HYPERION MỚI Tại thời điểm hoàn thành thủ công này, báo cáo này chưa được xuất bản vào thư mục Sản xuất Tài chính, nhưng nó sẽ sớm được xuất bản. Tên có thể thay đổi một chút. Báo cáo này được thiết kế đặc biệt để giúp các bộ phận xem và phân tích các tình huống NSF.

Mã tài khoản Primer

Trình bày: John Brandt
Ngày: 12-12-2008

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - Word

  Mã tài khoản Primer do John Brandt trình bày 12/12/08 do Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh soạn thảo Phối hợp với: HSC & Cơ sở chính Kế toán không hạn chế HSC & Cơ sở chính Hợp đồng & Kế toán tài trợ Kế toán tài sản (277-7715 plantfund@unm.edu) Thuế Kế toán (277-2018) Mua hàng (277-2036) MỤC LỤC PHÂN LOẠI CÁC MÃ 3 PHÂN LOẠI CHI PHÍ - NGUYÊN TẮC HƯỚNG DẪN 3 CHI PHÍ CÓ ĐƯỢC PHÉP KHÔNG? 3 Không được sử dụng quỹ của trường đại học cho các loại chi tiêu sau đây. 3 MỞ RỘNG “CƠ SỞ VÀ MỞ RỘNG HÀNH CHÍNH CÓ ĐƯỢC LOẠI TRỪ” KHÔNG? 4 DANH MỤC LEDGER VẬN HÀNH ĐÚNG? 4 Nơi tìm Mã tài khoản Danh sách 5 Cấu trúc tài khoản cơ bản 6 MÃ TÀI KHOẢN THƯỜNG GẶP 7 CUNG CẤP HOẶC DỊCH VỤ? CÂU TRẢ LỜI HƯỚNG DẪN LỰA CHỌN MÃ TÀI KHOẢN 7 BẢO DƯỠNG CÂY HAY CẢI TIẾN VỐN? TRẢ LỜI HƯỚNG DẪN LỰA CHỌN TÀI KHOẢN. 8 LỖI THƯỜNG GẶP 9 3189-MÁY TÍNH 9 3150-CUNG CẤP VÀ MÁY CHỦ MÁY TÍNH 9 THIẾT BỊ- BẢO HÀNH HAY BẢO DƯỠNG? 9 CUNG CẤP HAY DỊCH VỤ? 9 MỨC THUẾ LIÊN QUAN: 10 Sinh viên nước ngoài, Du khách, Người bán hàng 10 Chi phí Di chuyển 10 YÊU CẦU KẾ TOÁN TÀI SẢN CỦA PCARD 10 BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, HAY ĐỔI MỚI? 10 QUÀ TẶNG / QUÀ TẶNG / QUẢNG CÁO 11 MỤC ĐÍCH VÀ MỤC ĐÍCH KINH DOANH- ĐƯỢC CHI TIẾT VÀ CỤ THỂ 11 BẠN ĐẶT GỌI 12 PHỤ LỤC 1: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH SỬ DỤNG MÃ TÀI KHOẢN 20 PHỤ LỤC 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN 25 TÀI KHOẢN CHỈ CÒN THƯ VIỆN VỚI 25 USD 10,000 ĐỊNH NGHĨA MÃ TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỞ HỮU 25 PHỤ LỤC 25: HOẠT ĐỘNG DANH MỤC LEDGER 3 PHỤ LỤC 29: TÀI KHOẢN THỰC PHẨM 4 PHỤ LỤC 30: BẠN THỰC HIỆN CÂU HỎI GỌI 5 XÁC NHẬN CÁC MÃ ĐÓ Nếu gần đây bạn đã nhìn vào Biểu đồ UNM của các tài khoản, bạn nhận thấy rằng có một nhiều mã tài khoản chi phí. Trong năm tài chính 31, 2008 mã, không bao gồm mã thưởng phụ hoặc mã bảng lương, đã được sử dụng để phân loại các mặt hàng được mua bởi UNM. Bạn phải chọn mã thích hợp nhất cho mỗi khoản chi phí mà bạn giám sát. Điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có 291 mã cung cấp. Trong khu vực Du lịch, có 50 mã, trong đó MỘT mã là tốt nhất cho bất kỳ giao dịch nhất định nào. Với nỗ lực giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, chúng tôi sẽ giải thích một số nguyên tắc hướng dẫn để chọn mã tài khoản chi tiêu phù hợp nhất. Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn chọn một mã thường sẽ được Dịch vụ Tài chính chấp thuận. Chúng tôi cũng sẽ xem xét và thực hành sử dụng các nguyên tắc này, đặc biệt là đối với một số mã bị lạm dụng phổ biến nhất. Nếu bạn học cách sử dụng đúng các nguyên tắc hướng dẫn này, bạn sẽ giảm đáng kể số lượng tài liệu bị từ chối mà bạn gặp phải. PHÂN LOẠI CHI PHÍ - NGUYÊN TẮC HƯỚNG DẪN CÓ ĐƯỢC PHÉP CHI PHÍ KHÔNG? Chính sách Kinh doanh của UNM 4000 - Các khoản chi được phép và không được phép, giải thích những gì được phép và không được phép. Điều này được tìm thấy tại http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Những gì sau đây là một bản tóm tắt ngắn gọn để hỗ trợ bạn giải quyết một số câu hỏi phổ biến nhất phát sinh.   QUỸ ĐẠI HỌC CÓ THỂ KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG CHO CÁC LOẠI CHI PHÍ SAU ĐÂY. Quỹ của trường đại học KHÔNG được sử dụng để chi trả cho việc bảo trì và bảo dưỡng các phương tiện thuộc sở hữu tư nhân, chẳng hạn như bảo hiểm, nhiên liệu, điều chỉnh, chất bôi trơn, lốp xe, giấy phép và các sửa chữa khác, mặc dù những phương tiện này có thể được sử dụng cho hoạt động kinh doanh của trường Đại học. Tuy nhiên, nhân viên có thể đủ điều kiện để được hoàn lại tiền trợ cấp số dặm theo chính sách đi lại của trường Đại học Việc mua quà tặng cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn ở hoa và những món quà khác bày tỏ sự cảm thông, mất mát hoặc lời chúc mừng đến giảng viên, nhân viên và sinh viên bị CẤM, trừ khi được phê duyệt bởi các trường Đại học khác đã xuất bản chính sách (ví dụ: giải thưởng dịch vụ nhân viên). Quỹ của trường đại học KHÔNG được sử dụng để mua đồ trang trí ngày lễ cho các văn phòng và tòa nhà của trường Đại học. Việc mua đồ uống giải khát văn phòng (bao gồm máy pha cà phê, thực phẩm và đồ uống) bị CẤM, ngoại trừ khi đồ uống giải khát được sử dụng chủ yếu bởi khách của trường Đại học hoặc tại các cuộc họp kinh doanh. Việc giải trí cho nhân viên của trường Đại học (ví dụ: chi phí ăn uống), ngoài việc tuân theo chính sách đi lại của trường Đại học, sẽ bị CẤM. Được phép miễn trừ khi chức năng là một sự kiện chiêu đãi bao gồm cả nhân viên của Trường và khách được mời của Trường. Theo quy định của Sở Thuế vụ (IRS), tất cả các yêu cầu hoàn trả chi phí tiếp khách hoặc yêu cầu thanh toán hóa đơn phải kèm theo danh sách các cá nhân tham dự sự kiện. Đối với các sự kiện có hơn hai mươi (20) người tham dự hoặc mở cửa cho công chúng, mô tả về chức năng và định nghĩa của khách được mời là đủ. Việc mua đồ uống có cồn bị CẤM ngoại trừ khi phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Trường, chẳng hạn như sự kiện chiêu đãi dành cho khách của Trường. Khi đồ uống có cồn được phục vụ trong khuôn viên trường, cơ quan chức năng phải được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Tổng thống. VIỆC THANH TOÁN HOẶC HOÀN LẠI CHO VIỆC MUA NƯỚC GIẢI KHÁT RƯỢU SẼ KHÔNG ĐƯỢC THỰC HIỆN TỪ CÁC KHOẢN HOẶC HỢP ĐỒNG VÀ QUỸ CẤP. Khi đồ uống có cồn được phục vụ trong khuôn viên trường, các hạn chế của trường Đại học về địa điểm và sự tham gia của sinh viên phải được tuân thủ. Việc mua bảo hiểm nhân rộng bảo hiểm Đại học (ví dụ, bảo hiểm quản lý rủi ro đối với thiết bị của trường Đại học) ĐƯỢC CẤM. MỞ RỘNG “CƠ SỞ VÀ MỞ RỘNG HÀNH CHÍNH CÓ ĐƯỢC LOẠI TRỪ” KHÔNG? Trường Đại học được yêu cầu theo dõi riêng các chi phí "F&A Loại trừ" cho các mục đích kế toán. Cơ sở vật chất và Chi phí hành chính là những khoản chi phí mà Chính sách UNM cho phép, không được phép coi như một khoản chi phí khi UNM tính toán tỷ lệ F&A Liên bang 4 năm một lần. UNM phải tách biệt các chi phí này để chúng có thể được loại bỏ khỏi tính toán F&A khi tỷ lệ này được tính toán. Các khoản chi tiêu được Chính sách UNM cho phép nhưng chỉ mang tính chất khuyến mại sẽ được F&A Loại trừ. [Xem Thông tư Liên bang A-21 để được giải thích chi tiết hơn.] Nếu bạn không chắc chắn liệu một khoản chi có được F&A Loại trừ hay không, hãy gọi cho kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn và hỏi. Mục đích tài khoản 31B0-Đồ uống có cồn loại trừ F&A Food. Chi phí thực phẩm để giải trí, gây quỹ và tiếp thị. Hoạt động của Sinh viên và Chi phí của Cựu sinh viên. 37Y0-Chi phí Cung ứng F&A Vật tư không bao gồm được sử dụng cho các hoạt động khuyến mại. 39Y0-Du lịch F&A Du lịch loại trừ liên quan đến vận động hành lang, giải trí. 6350-Khuyến mại Exp F&A Gen Loại trừ Các vật phẩm, quà tặng khuyến mại và chi phí quảng cáo và quan hệ công chúng được thiết kế chỉ để quảng bá Trường đại học. 69Y0-Dịch vụ Chuyên nghiệp F&A Các dịch vụ loại trừ được mua cho các hoạt động hoặc hạng mục bị loại trừ của F&A. VẬN HÀNH ĐÚNG DANH MỤC LEDGER? Chỉ một số danh mục được sử dụng để tổ chức thông tin tài chính có trong báo cáo Sổ cái hoạt động của Hyperion: Trên Báo cáo Tóm tắt, các mã tài khoản riêng lẻ được phân loại là Doanh thu hoặc Chi phí, trong khi Báo cáo Chi tiết tổ chức các mã tài khoản theo ba loại Doanh thu, Chi phí lương và Khác Chi phí. Trên cả hai báo cáo, mọi mã tài khoản có hoạt động tài chính trong khoảng thời gian đã chọn sẽ được liệt kê. Đối với mục đích của Bản sơ khai này, phần còn lại của cuộc thảo luận của chúng ta sẽ tập trung vào các mã tài khoản được phân loại là “Chi phí khác, hoặc“ Chi phí hoạt động khác ”(như trên Báo cáo phân cấp tài khoản ePrint). Các danh mục phụ chính được sử dụng bao gồm: Nguồn cung cấp, Đi lại, Chi phí sinh viên, Chi phí nghiên cứu, Chi phí chăm sóc bệnh nhân, Chi phí liên lạc, Dịch vụ, Bảo trì nhà máy, Tiện ích, Chi phí vốn và Chi phí khác. Trong mỗi danh mục phụ này có mã tài khoản cụ thể. Nói chung, đối với các hợp đồng và khoản trợ cấp, mã tài khoản thích hợp để sử dụng sẽ là mã có chứa ngân sách đã được phê duyệt của bạn. Nguyên tắc hướng dẫn là: Chọn mã tài khoản thuộc danh mục phù hợp nhất. Nếu chi phí của bạn liên quan đến các bữa ăn được mua cho một cuộc họp kinh doanh có sự tham dự của nhân viên không phải UNM và việc mua được thực hiện bởi một nhân viên khi đi du lịch, mã bạn sử dụng phải nằm trong tiêu đề Du lịch. Nếu chi phí liên quan đến cùng một loại cuộc họp kinh doanh, nhưng là một khoản mua sắm cho cuộc họp kinh doanh địa phương, chi phí đó KHÔNG nên nằm trong Du lịch, mà phải dưới Vật tư. Trong mục Du lịch, bạn sẽ tìm thấy mã 3860-Bữa ăn trên xe buýt và ngành Khách sạn. Trong Nguồn cung cấp, bạn sẽ tìm thấy mã 31A0-Thức ăn trên xe buýt-Địa phương. Cách tốt nhất để quyết định sử dụng mã tài khoản nào là làm quen với cấu trúc Mã tài khoản như có trong Báo cáo phân cấp tài khoản (và các nguồn khác được liệt kê bên dưới) và sau đó thực hiện theo nguyên tắc hướng dẫn. Nếu giao dịch mua được kết hợp với du lịch, thì nó sẽ thuộc về nơi đó. Nếu nó không liên quan đến du lịch, nó thuộc về nguồn cung cấp. Nếu giao dịch mua là một dịch vụ (có tài liệu quảng cáo ràng buộc cho bạn) chứ không phải là hàng hóa (mua giấy được sử dụng để in tài liệu quảng cáo) thì sẽ thuộc danh mục con Dịch vụ. Có thể tìm thấy Danh mục Sổ cái Hoạt động và các gợi ý hữu ích trong Phụ lục 3. TÌM HIỂU DANH SÁCH MÃ TÀI KHOẢN Ở ĐÂU Định nghĩa Mã Tài khoản Sổ cái Hoạt động hiển thị tất cả các tài khoản đang hoạt động tại UNM, đồng thời đưa ra định nghĩa và cách sử dụng cho từng tài khoản. Để xem hoặc in danh sách này, hãy truy cập http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. Trang web tại http://www.unm.edu/~gacctng/ có danh sách “mã tài khoản thường dùng”. Đối với hầu hết các nhu cầu của bạn, danh sách này sẽ đủ. Nó ngắn hơn đáng kể và chứa các định nghĩa cho các tài khoản được liệt kê. Bạn có thể lấy danh sách tất cả các mã tài khoản bằng cách chạy báo cáo ePrint FGRACTH. Bạn có thể tìm thấy báo cáo này bằng cách đăng nhập vào ePrint, đi tới thư mục fin banp - Finance Banner - Production (banp) và chọn FGRACTH từ danh sách báo cáo trong hộp thả xuống nhỏ ở cuối trang.   Báo cáo này không đưa ra định nghĩa hoặc cách sử dụng cho các tài khoản. CẤU TRÚC TÀI KHOẢN CƠ BẢN Lưu ý rằng tài khoản thu nhập bắt đầu bằng số không. Bất kể tên gọi là gì, chúng không được sử dụng để chi tiêu. Chữ số đầu tiên của Mã tài khoản Loại tài khoản 0 Thu nhập 1 Thu nhập & Chuyển khoản 2 Chi phí lao động 3 Vật tư & Đi lại 4 Chi phí sinh viên và nghiên cứu 5 Chi phí chăm sóc bệnh nhân 6 Phí thông tin và dịch vụ (Xem phần Dịch vụ bên dưới) 7 Bảo trì nhà máy (nghĩa là: sửa chữa, bảo trì, bức tranh. Thường là một loại dịch vụ.) 8 Chi phí khác, Chi phí hợp đồng & tài trợ đặc biệt 9 Chi phí vốn, trái phiếu và không dùng tiền mặt Dịch vụ là thứ được thực hiện cho bộ phận của bạn với một khoản phí. Chúng có thể bao gồm một thành phần “hàng hóa”, nhưng chủ yếu không phải là một “thứ”. Một ví dụ sẽ là dịch vụ in ấn. Có, bạn kết thúc với tài liệu in, nhưng thứ chính được mua là dịch vụ in giấy, không phải giấy. Khó khăn thường xuyên gặp phải trong lĩnh vực này. Nếu bạn nghi ngờ, hãy gọi cho kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn, giải thích tình hình và để họ giúp bạn chọn một tài khoản. CÁC MÃ TÀI KHOẢN THƯỜNG GẶP Vật tư 3100-Vật tư Văn phòng Gen Bao gồm chi phí sản phẩm giấy, tài liệu viết và các vật tư khác được sử dụng trong các chức năng hành chính của văn phòng, không bán lại. Bao gồm chủ yếu là vật liệu tiêu hao, nhưng cũng bao gồm hàng tồn kho của các công cụ văn phòng giá rẻ, chẳng hạn như kim bấm. RẤT LINH HOẠT. Tài khoản này thường được sử dụng làm tài khoản mặc định Pcard. 3140-Computer Software Gen Bao gồm phần mềm trên đĩa, được cấp phép hoặc tải xuống được yêu cầu để vận hành máy tính nội bộ. Hầu hết phần mềm máy tính được sử dụng ở đây. Ngoại lệ duy nhất sẽ là các giao dịch mua phần mềm cực kỳ lớn, không thể được coi là Nguồn cung cấp, nhưng do quy mô và thời gian tồn tại của chúng, phải được chi tiêu theo Tiêu đề chi tiêu vốn. 3150-Nguồn cung cấp & Máy chủ Máy tính <$ 5,001 Bao gồm các phụ kiện máy tính và máy in, thiết bị ngoại vi và máy in dưới $ 5,001, chẳng hạn như màn hình, thiết bị chống sét lan truyền, chuột, máy tính bảng, giấy máy in, mực in. Bao gồm các máy chủ máy tính dưới $ 5,001. Nếu chi phí trên $ 5,001, hãy xem tiêu đề Chi tiêu vốn. 3189-Máy tính <$ 5,001 Máy tính, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy tính để bàn PC, với một đơn vị có giá dưới $ 5,001. Lưu ý: loại trừ máy chủ và máy in, đồng thời giám sát nếu được chia thành từng khoản riêng biệt. Khi mã hóa đơn đặt hàng, các hệ thống máy tính, nếu có thể, nên được chia nhỏ thành các thành phần riêng lẻ của chúng. Nếu các khoản phí cho màn hình và các phụ kiện khác được nêu riêng, thì các khoản phí này phải được mã hóa vào tài khoản 3150. Tuy nhiên, nếu không thể chia nhỏ hệ thống và chi phí trên $ 5,001, hãy xem tiêu đề Chi tiêu vốn. 3180 Thiết bị Không Vốn <$ 5,001 Sử dụng cho các quỹ không hạn chế. Thiết bị với mỗi món có giá dưới $ 5,001. Ví dụ: Ghế, giá sách, máy hủy giấy, nhạc cụ ban nhạc, tủ tài liệu. CUNG CẤP HAY DỊCH VỤ? CÂU TRẢ LỜI HƯỚNG DẪN LỰA CHỌN MÃ TÀI KHOẢN Nguồn cung cấp: Chúng tôi đã mua nguyên vật liệu. Ví dụ- chúng tôi đã mua giấy, keo dán và dây buộc đặc biệt để tạo tài liệu quảng cáo không khuyến mại Sử dụng: 31G0-Vật tư ràng buộc Gen Vật liệu được sử dụng để giữ các tờ rơi, sổ tay, v.v. HOẶC 3100-Vật tư văn phòng Gen HOẶC Tài khoản cung cấp khác được sử dụng bởi bộ phận của bạn Dịch vụ: Chúng tôi đã trả tiền cho người khác để thực hiện công việc Ví dụ- Chúng tôi trả tiền cho Kinkos để in và / hoặc ràng buộc tài liệu quảng cáo của chúng tôi. Chi phí của tất cả các biểu mẫu và tài liệu in không khuyến mại. Bao gồm vé và chương trình cho các sự kiện thể thao hoặc biểu diễn trên sân khấu, danh mục chương trình nghệ thuật, bản tin và tạp chí nghiên cứu, ấn phẩm dành cho sinh viên, bưu phẩm, danh thiếp, văn phòng phẩm, biểu mẫu biên nhận và các tài liệu in khác. Cũng bao gồm mọi chi phí ràng buộc liên quan. HOẶC Tài khoản dịch vụ thích hợp khác được bộ phận của bạn sử dụng Các dịch vụ khác 63A0-Phí hội nghị Các loại phí được trả để tham dự hội nghị. 63A1-Phí sự kiện Phí được trả để khóa một buổi biểu diễn hoặc sự kiện. Ví dụ: Sự kiện Bảo tàng Maxwell. (KHÔNG phải phí trả để tham dự hội nghị.) 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ Bảo hành thiết bị & Hợp đồng dịch vụ cho thiết bị. 70D0-Thiết bị Sửa chữa Bảo trì Gen Chi phí sửa chữa và bảo trì thiết bị UNM. BẢO DƯỠNG CÂY HAY CẢI THIỆN VỐN? TRẢ LỜI HƯỚNG DẪN LỰA CHỌN TÀI KHOẢN. Bảo trì Nhà máy: Thay thế định kỳ các đồ bị mòn, ngay cả khi đắt tiền Ví dụ- Chúng tôi đang thay thế tất cả hệ thống dây điện trong tòa nhà của chúng tôi với giá 250,000 đô la. [Nó là sự thay thế của một mặt hàng đã bị mòn hoặc quá cũ. Nó có giá dưới 500,000 đô la.] Tài khoản 70xx. Gọi cho Kế toán tài sản nếu không chắc chắn về tài khoản chính xác. Cải thiện vốn: Thiết bị mới hoặc cải tạo đắt tiền Ví dụ- Chúng tôi đang xây dựng thêm 1,000,000 đô la cho tòa nhà của mình, mở rộng đáng kể quy mô của tòa nhà. [Đó là một hạng mục mới. Nó có giá hơn 500,000 đô la] tài khoản 9xxx. Gọi cho Kế toán tài sản nếu không chắc chắn về tài khoản chính xác. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP Phần này cung cấp các ví dụ mà chúng tôi thấy về các lỗi phổ biến trong việc sử dụng mã tài khoản. 3189-MÁY TÍNH Một bộ phận đã mua một hệ thống máy tính để bàn với giá 4,000 đô la. Toàn bộ hệ thống máy tính đã được sử dụng theo mã tài khoản 3189. Chỉ có CPU nên được sử dụng đến 3189. Màn hình, chuột và bàn phím nên được sử dụng dưới 3150. 3150-CUNG CẤP VÀ MÁY CHỦ MÁY TÍNH Một bộ phận đã mua, với giá 5,000 đô la, toàn bộ một máy tính hệ thống bao gồm một máy in và một cây cọ thí điểm cho trưởng bộ phận. Tất cả mọi thứ ngoại trừ thử nghiệm lòng bàn tay đã được thử nghiệm theo mã tài khoản 3189. Thử nghiệm thử nghiệm lòng bàn tay đã được thử nghiệm theo mã tài khoản 3150. Chỉ CPU nên được sử dụng cho mã tài khoản 3189. Màn hình, chuột, bàn phím, máy in và thử nghiệm lòng bàn tay đều phải được đã chi theo mã tài khoản 3150. THIẾT BỊ- BẢO HÀNH HAY BẢO DƯỠNG? 70C1-Thỏa thuận bảo hành hoặc bảo trì. HỢP ĐỒNG. 70D0-Sửa chữa. Các cuộc gọi lẻ tẻ để sửa chữa các thiết bị bị hỏng hoặc trục trặc. KHÔNG HỢP ĐỒNG. CUNG CẤP HAY DỊCH VỤ? Một bộ phận đã mua 5 hộp giấy từ công ty thiết kế logo bộ phận của họ và sử dụng chúng cho 69Z0-Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác, Tổng quát. Bài báo là một nguồn cung cấp, và không nên được sử dụng cho tài khoản dịch vụ. Một bộ phận đã mua một thiết kế logo bộ phận mới và tiêu tốn chi phí theo 3100-Vật tư văn phòng General. Thiết kế logo là một dịch vụ và không được sử dụng cho tài khoản cung ứng. Hầu hết các nguồn cung cấp cơ bản được tính phí là 3xxx. Hầu hết các dịch vụ được tính phí là 6xxx. Dịch vụ yêu cầu SPQ [Bảng câu hỏi dành cho nhà cung cấp dịch vụ, có tại http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] nếu nhà cung cấp không phải là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu. Để tìm hiểu xem nhà cung cấp có phải là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu (USP) được chỉ định hay không, hãy sử dụng biểu mẫu FTIIDEN. Bạn có thể: • nhập ID nhà cung cấp và truy vấn nó. • Nhấp vào biểu tượng Web Xtender. • Nếu có biểu mẫu SPQ, thì đó là USP đã được phê duyệt. • Nhấp đúp vào tài liệu SPQ để xem lại. Nếu dựa vào SPQ chung, bạn PHẢI đưa tuyên bố sau vào trường Mục đích kinh doanh / Mô tả mặt hàng chi tiết khi hoàn thành yêu cầu của bạn trong LoboMart: “Nhà cung cấp đã được phê duyệt là Nhà cung cấp dịch vụ toàn cầu và theo hiểu biết của tôi thì không có xung đột lãi cho mỗi Hợp đồng 4325, Phần 3. ” LIÊN QUAN ĐẾN THUẾ: SINH VIÊN NƯỚC NGOÀI, NGƯỜI THAM QUAN, NGƯỜI XUẤT SẮC Nếu bạn có giao dịch liên quan đến sinh viên, du khách hoặc nhà cung cấp nước ngoài, bạn phải sử dụng một trong các mã tài khoản sau. Các mã tài khoản này gắn cờ đánh giá phù hợp cho các mục đích khấu lưu: Du lịch 3850,4682,4683 Giải thưởng 4021 Phí tham gia 40A1 Phí 4661 Honoraria 63E1 Dịch vụ 63V1 Tiền bản quyền 8081 Hợp đồng phụ 88XX (chỉ dành cho C&G) CHI PHÍ DI CHUYỂN Chi phí di chuyển phải được chi bằng tài khoản 38L0-Mới Chi phí di chuyển của nhân viên. Săn nhà là một khoản chi phí di chuyển không thể được tính vào các Tài khoản Du lịch khác. Khi nghi ngờ, hãy hỏi kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn. CÁC YÊU CẦU VỀ MÁY TÍNH KẾ TOÁN TÀI SẢN Khi mua một máy tính có Pcard, Kế toán Tài sản yêu cầu một số thông tin nhất định liên quan đến việc mua máy tính. Để cung cấp thông tin này, vui lòng sử dụng Mẫu Mua Máy tính Kế toán Tài sản. Bạn có thể tìm thấy biểu mẫu này trên trang web Mua hàng tại: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Biểu mẫu web này được tự động chuyển tiếp đến Kế toán tài sản để thẻ thiết bị có thể được cấp cho máy tính. Các vấn đề hoặc câu hỏi với biểu mẫu? Gọi Mua hàng theo số 277-2036. BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA HAY ĐỔI MỚI? Khi một công ty được thuê để thực hiện những thay đổi đáng kể trong không gian vật lý, bạn sẽ phải cải tạo. Khi một công ty được thuê chủ yếu để làm cho một không gian cũ trông đẹp hơn bằng cách sơn mới hoặc thay thế những tấm thảm đã mòn, bạn phải bảo trì. Khi các khu vực bị hư hỏng đang được sửa chữa, chẳng hạn như thay thế các tấm cửa sổ bị hỏng, hoặc thay thế các tấm gạch trần bị võng do mái nhà bị dột, bạn phải sửa chữa. Nếu bạn nghi ngờ về tài khoản chính xác, hãy gọi Kế toán tài sản, giải thích chi tiết về tình huống của bạn và yêu cầu họ cung cấp tài khoản chính xác. QUÀ TẶNG / QUÀ TẶNG / QUẢNG CÁO Các chi phí loại này chỉ được phát sinh để quảng bá cho Trường. Quà tặng không được dành cho nhân viên hoặc giảng viên, hoặc những người nói bên ngoài, ngay cả khi quà tặng có lợi cho Trường. Ngoài ra, quỹ I&G không bao giờ có thể được sử dụng để mua quà tặng, quà lưu niệm hoặc quảng cáo. Nếu bất kỳ mặt hàng nào trong số này được mua, nó sẽ được xem xét kỹ lưỡng. Hãy rất cụ thể trong văn bản mục của bạn. Giải thích cách các mặt hàng đã mua thúc đẩy trường Đại học. Những mặt hàng này thuộc tài khoản F&A Loại trừ, chẳng hạn như 6450 hoặc 37Y0. Sắp xếp hoa cho lễ tốt nghiệp thuộc năm 37Y0. VĂN BẢN MỤC VÀ MỤC ĐÍCH KINH DOANH- ĐƯỢC CHI TIẾT VÀ CỤ THỂ Nhiều tài liệu bị từ chối không phải do bạn chọn sai mã tài khoản, mà vì nội dung mục hoặc mục đích kinh doanh của bạn không giải thích đầy đủ về giao dịch để hỗ trợ cho việc lựa chọn mã tài khoản của bạn. Nguyên tắc hướng dẫn ở đây là, Giải thích giao dịch!  Ai (sinh viên, giảng viên, nhân viên, tên, chức danh, UNM hay không)  Cái gì (sự kiện, hoạt động, mua bán, hợp đồng)  Khi nào (ngày)  Ở đâu (trong khuôn viên trường so với ngoài khuôn viên trường)  Tại sao (mục đích kinh doanh) Cung cấp bản gốc Biểu ngữ số tài liệu và ngày đăng cho bất kỳ giao dịch nào bạn đang chuyển đi nơi khác. Cung cấp tên và số điện thoại của bạn. Tài liệu của bạn sẽ KHÔNG bị từ chối nếu bạn cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết. Nó có thể bị từ chối nếu bạn không cung cấp đủ. Ví dụ: bạn đã gửi DPI cho một giao dịch mua tấm thảm Oriental với giá 2,000 đô la. Bạn chọn tài khoản 31T1-Bộ và Phong cảnh. Mục đích kinh doanh của bạn là “Tấm thảm phương Đông”. DPI này có thể sẽ bị thẩm vấn và có thể bị từ chối trong quá trình đó. Tuy nhiên, nếu bạn đã viết trong lĩnh vực mục đích kinh doanh, “Tấm thảm phương Đông đã ngân sách cho việc sản xuất rạp hát The King and I do Dr. Bài ABC của Howser thuộc hạng Nhà hát và được sử dụng làm Phong cảnh trong vở kịch ”DPI của bạn có thể sẽ được chấp thuận mà không có bất kỳ câu hỏi hoặc sự chậm trễ nào. Điều này cũng đúng đối với văn bản khoản mục khi chuyển chi phí bằng chứng từ nhật ký. Hãy cụ thể và chi tiết. BẠN ĐẶT CUỘC GỌI 1) Dr. Smith có một tập tài liệu quảng cáo được sản xuất cho văn phòng của mình. Ông đã thuê Marty Johnson của ABC Printing để hỗ trợ thiết kế và sản xuất tài liệu. Bạn vừa nhận được hóa đơn của Marty có nội dung: Bạn có thể sử dụng tài khoản hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tài khoản 3100-Tổng hợp vật tư văn phòng. Chúng tôi đã mua giấy có in trên đó. Đây là nguồn cung cấp B) Tài khoản 6370-In / Sao chép / Đóng gáy Gen. Chúng tôi đã mua thiết kế của tài liệu quảng cáo. Đây là dịch vụ bao gồm in ấn và đóng gáy. C) Tài khoản 6350-Chi phí khuyến mại F&A được loại trừ. Đây là dịch vụ cho một mặt hàng không được F&A loại trừ D) Tài khoản 55Z0- Chi phí cung cấp thuốc cho bệnh nhân khác. Những tài liệu quảng cáo này dành cho bệnh nhân, vì vậy chúng nằm trong danh mục Chi phí Chăm sóc Bệnh nhân.   2) Popejoy đã có một tập tài liệu giáo dục được sản xuất cho các giáo viên tiểu học để nâng cao nhận thức văn hóa về chương trình của họ. Anh ấy đã thuê VanJohnson Designs, Inc. Tại sao? A) Tài khoản 6350-Chi phí khuyến mại F&A được loại trừ. Đây là một dịch vụ cho một mặt hàng được loại trừ theo F&A B) Tài khoản 6370-In / Sao chép / Đóng gáy Gen. Chúng tôi đã mua bản thiết kế của tờ rơi quảng cáo. Đây là dịch vụ bao gồm in ấn và đóng gáy. C) Tài khoản 3100-Tổng hợp vật tư văn phòng. Chúng tôi đã mua nhiều giấy hơn (12,000 đô la) so với thiết kế (2,500 đô la). Đây là một nguồn cung cấp. D) Tài khoản A801-Hàng tồn kho khác. Chúng tôi có rất nhiều tài liệu quảng cáo, vì vậy chúng đang được kiểm kê.   3) Dr. RedMond cần khảo sát cho bệnh nhân của mình. Ông thuê Ralph Getty thiết kế các bản khảo sát và in chúng trong nhà. Hóa đơn viết tay của Ralph, mà Dr. RedMond vừa cung cấp cho bạn nội dung: Bạn có thể sử dụng tài khoản nào hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) 20P0-Lương tạm thời Tướng Ralph là một cá nhân, không phải doanh nghiệp. Anh ấy tạm thời được UNM thuê để thiết kế cuộc khảo sát này. B) 0280-Phí kiểm tra Chung. Những cuộc khảo sát này sẽ được sử dụng để kiểm tra các bệnh khác nhau của bệnh nhân. C) 3100-Vật tư Văn phòng Tổng hợp. Danh mục này có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch mua văn phòng. D) Tài khoản 69Z0-Các dịch vụ chuyên nghiệp khác. Ralph đã cung cấp một dịch vụ bằng cách thiết kế các tài liệu quảng cáo.   4) Bạn đang phân bổ lại PCard của mình trong Banner. (FWAINVT). Bạn đang phân bổ lại một khoản mua hàng cho bộ phận của mình với tổng giá trị là 3,527.32 đô la. Đơn đặt hàng này dành cho nhiều thùng giấy ($ 2,006.00), hộp mực cho một số máy in ($ 892.17) và một máy photocopy mới ($ 629.15). Giấy sẽ được sử dụng cho các máy in khác nhau và máy photocopy. Công việc thường ngày của bạn bao gồm sao chép các biểu mẫu, tờ hướng dẫn và tài liệu quảng cáo cho các Bác sĩ khác nhau trong khoa của bạn. Bạn có thể sử dụng tài khoản hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tài khoản 3100-Tổng hợp vật tư văn phòng. Đây đều là đồ dùng văn phòng. Đây là danh mục thích hợp nhất. B) Tài khoản 3100-Vật tư văn phòng Tổng hợp giấy và mực in. Tài khoản 3150-Vật tư máy tính và Máy chủ <$ 5,001 cho máy photocopy. C) Tài khoản 3100-Vật tư văn phòng Tổng hợp giấy và mực in. Tài khoản 9530-Tổng quát về cải tiến địa điểm cho máy photocopy. Máy photocopy đã cải thiện đáng kể địa điểm làm việc của chúng tôi. D) Tài khoản 3100-Vật tư văn phòng Tổng hợp giấy và mực in. Tài khoản 3180-Thiết bị phi vốn <$ 5,001 cho máy photocopy.   5) Bộ phận của bạn lưu giữ hồ sơ về việc sử dụng máy photocopy và tính phí chỉ số của người dùng dựa trên số lượng bản sao được thực hiện mỗi tháng ở mức 5 xu / trang. 4,000 bản đã được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau trong tháng này. Bạn có thể sử dụng tài khoản doanh thu hoặc tài khoản nào cho những khoản phí này? Tại sao? A) Tài khoản doanh thu? Tôi sẽ ghi có 3100-Office Materials General cho chi phí, để giảm chi phí giấy và mực in mà chúng tôi đã sử dụng để tạo các bản sao này. B) Tôi sẽ ghi có vào tài khoản doanh thu của Trung tâm Dịch vụ Nội bộ mới, 0699-Các Dịch vụ Khác. C) Tôi sẽ ghi có vào tài khoản 08Z0-Linh tinh Gen. cho số lượng doanh thu nhỏ này. D) Tôi sẽ ghi có 37Z0-Chi phí cung cấp khác Nói chung, bởi vì nó hiện đang quá mức và chúng tôi vẫn cần mua thêm nguồn cung cấp bằng cách sử dụng tài khoản này. Bạn có thể sử dụng tài khoản chi phí hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi sẽ chi các bản sao này cho 3100-Office Materials General. Đây là giấy và mực. B) Tôi sẽ chi các bản sao này cho 69Z0-Tổng cục Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác. Chúng tôi đã cung cấp một dịch vụ cho các bộ phận khác bằng cách sao chép những bản sao này cho họ. C) Tôi sẽ chi phí các bản sao luận văn cho 63C0-Copying Gen. Chúng tôi đang bán các bản sao. D) Bộ phận của chúng tôi sử dụng hệ thống hàng đổi hàng. Các bản sao được bù đắp bởi một số đồ nội thất đã qua sử dụng mà họ đã cho bộ phận của chúng tôi vào tháng trước. Không cần nhập.   6) Bộ phận của bạn đã mua một máy tính để bàn có màn hình, bàn phím và chuột. Đồng thời, bạn cũng mua từ cùng một nhà cung cấp hai máy in mới. Hóa đơn bên dưới: Bạn có thể sử dụng tài khoản nào hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi sẽ sử dụng 9020-Phần cứng Máy tính cho tất cả các khoản phí này. B) Tôi sẽ sử dụng 3189-Máy tính cho máy tính, và 3150-Nguồn cung cấp Máy tính và Máy chủ cho phần còn lại của hóa đơn. C) Vì đây là một lần mua hàng, tôi sẽ sử dụng 3189-Máy tính cho toàn bộ hóa đơn. D) Tôi sẽ sử dụng 3180-Non Capital Equipment cho tất cả các khoản phí vì tổng số tiền dưới $ 5,001.   7) Văn phòng của bạn đang được cải tạo. Một công ty bên ngoài đã được thuê để phá bỏ hai bức tường, thay thế sáu cửa sổ, trong đó có hai cửa sổ bị nứt, và thay tấm thảm cũ bằng tấm thảm mới. Họ cũng đang cung cấp 3 máy trạm mới, với chi phí $ 4,500 cho mỗi trạm. Mỗi nhà ga bao gồm các bức tường ngăn tủ ($ 1,970), hai tủ trên ($ 800 mỗi) và một tủ phía dưới ($ 450), một mặt bàn ($ 300) và một ghế ($ 180). Hóa đơn của họ như sau: Bạn có thể sử dụng tài khoản hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? A) Tôi không biết, vì vậy tôi sẽ đoán rằng 9220-Building Cải tiến Gen là chính xác. Nghe có vẻ khá hay… B) Tôi không có ý kiến, vì vậy tôi sẽ chia ra tất cả, như sau: Nhân công cho: 69Z0-Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác Tổng quát Phần còn lại cho: 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 (Nếu tôi sai, có lẽ sẽ không ai để ý…) C) Tôi không biết, vì vậy tôi đã gọi cho người bạn của tôi ở một bộ phận khác có chi phí tương tự vào năm ngoái. Chúng tôi quyết định: Nhân công, cửa sổ, thảm đến 7000-Sửa chữa thực vật Nội thất đến 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 D) Tôi không biết nên gọi cho Kế toán tài sản, và tôi đang sử dụng nó theo cách họ nói với tôi: Lao động, cửa sổ , thảm đến 7000-Sửa chữa nhà máy Đồ nội thất mô-đun đến 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 Ghế văn phòng đến 3180 thiết bị không vốn <$ 5,001 8) Bộ phận của bạn đã mua một phần thiết bị.             Bạn có thể sử dụng tài khoản hoặc tài khoản nào để thanh toán các khoản phí này? Tại sao? Tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000, vì đây là thiết bị vốn và toàn bộ số tiền được viết hoa. Tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất cho mọi thứ ngoại trừ Bảo hành. Bảo hành nằm trong tài khoản 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ. Bảo hành không được viết hoa. Thật là khó chịu. Thiết bị có giá 9000-Thiết bị / Nội thất> $ 5,000, Bảo hành trong 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ, Vận chuyển trong 31D0-Vận chuyển trong nước, lắp đặt trong 63X0-Technical Services Gen và đào tạo về Dịch vụ hợp đồng 63T0 Tổng quan. Nhìn cái này mà tôi thấy nhức đầu. Tôi bị ốm về nhà và người giám sát của tôi đã làm gì đó với nó. Dù nó đã đi đâu, đó không phải là lỗi của tôi!   PHỤ LỤC 1: ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH SỬ DỤNG MÃ TÀI KHOẢN Đại học New Mexico Mã tài khoản được sử dụng thường xuyên nhất Trang web kế toán tổng hợp tại địa chỉ: http://www.unm.edu/~gacctng/07ZZ Tiền bồi hoàn từ Nhân viên: Doanh thu này được sử dụng khi nhận tiền từ một nhân viên và trong một số trường hợp từ các nguồn khác nhưng cần được áp dụng đối với khoản chi thông qua Phiếu ghi nhật ký. Phải có số dư bằng XNUMX vào cuối năm tài chính. 08Z0 Loại Doanh thu Khác: Doanh thu không được xác định cụ thể trong một mã tài khoản riêng biệt. 3100 Văn phòng Vật tư Chung: Giá thành của các sản phẩm giấy, tài liệu viết và các vật tư khác được sử dụng trong các chức năng hành chính của văn phòng, không bán lại. Bao gồm chủ yếu là vật liệu tiêu hao, nhưng cũng bao gồm hàng tồn kho của các công cụ văn phòng giá rẻ, chẳng hạn như kim bấm. 3110 Sách Tạp chí Thể loại: Tạp chí Sách, tài liệu tham khảo. Không bao gồm sách giáo khoa hoặc sách thư viện. 3131 Video Tapes: Bao gồm phương tiện VHS hoặc DVD. 3140 Computer Software Gen: Bao gồm phần mềm và đĩa được yêu cầu để vận hành máy tính nội bộ. 3150 Máy chủ & Nguồn cung cấp Máy tính <$ 5,001: Bao gồm các phụ kiện máy tính và máy in, thiết bị ngoại vi và máy in dưới $ 5,001, chẳng hạn như thiết bị chống sét lan truyền, chuột, máy tính bảng, giấy máy in và mực in. Bao gồm các máy chủ máy tính dưới $ 5,001.   3160 Nguồn cung cấp Máy photocopy Gen: Bao gồm giấy, mực, các nguồn cung cấp khác được sử dụng để vận hành máy photocopy 3170 Nguồn cung cấp Lưu ký Gen: Bao gồm các nguồn cung cấp vệ sinh và lao động. 3180 Thiết bị phi vốn <$ 5,001: Thiết bị có mỗi hạng mục có giá dưới $ 5,001. Ví dụ: Ghế, Máy in, Giá sách 3185 C&G Non Capital Equip $ 1,000- $ 5,000: C&G Thiết bị phi máy tính với mỗi món có giá từ $ 1,000 đến $ 5,000. Đối với việc sử dụng Quỹ hạn chế. 3189 Máy tính <$ 5,001: Máy tính, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy tính để bàn PC, với giá thành dưới $ 5,001. Lưu ý: không bao gồm máy chủ và máy in. 31A0 Business Food-Local: Thực phẩm được tiêu thụ chủ yếu bởi khách của trường Đại học, hoặc tại một cuộc họp kinh doanh, nơi mà thức ăn là ngẫu nhiên của cuộc họp. Thức ăn ghi trong mã tài khoản này không liên quan đến du lịch. 31B0 Food F&A Loại trừ: Tất cả các khoản thanh toán cho đồ uống có cồn, miễn là chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu khác của Trường Đại học, sẽ được tính vào mã tài khoản này. Chi phí thực phẩm phát sinh trong khi giải trí, gây quỹ, các hoạt động của cựu sinh viên và tiếp thị, đồ giải khát tại văn phòng không được tiêu thụ chủ yếu bởi khách của trường đại học hoặc tại các cuộc họp kinh doanh. 31C0 Dues Thành viên Gen: Bao gồm, phí thành viên trong các tổ chức như tổ chức nghề nghiệp, hiệp hội khu vực hoặc quốc gia. Cũng bao gồm phí cấp phép chuyên nghiệp. Thể loại Bưu chính 31K0: Bao gồm việc mua tem thư, thẻ có dán tem và phong bì, và hóa đơn nội bộ từ Bưu điện UNM cho các dịch vụ đặc biệt như thư bảo đảm. Vật tư in 31L0 Gen: Chi phí vật tư liên quan đến in ấn như mực, giấy, khuôn. Chi phí tuyển dụng 31M0 Loại: Bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình phỏng vấn tại Khuôn viên trường như quảng cáo "cần trợ giúp", đại lý việc làm, chi phí liên lạc, chi phí ăn uống cho ủy ban tìm kiếm phát sinh trong chuyến thăm khuôn viên trường, (Vận động viên, Khoa, v.v.) UBPP 4040 31M1 Tuyển dụng nhân viên Chi phí: Bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình phỏng vấn Tại trường, chẳng hạn như quảng cáo "cần trợ giúp", cơ quan tuyển dụng, chi phí liên lạc, bữa ăn cho ủy ban tìm kiếm phát sinh trong chuyến thăm khuôn viên trường, (Tuyển dụng nhân viên) 37Y0 Chi phí Cung ứng F&A Loại trừ: Chi phí cung ứng bị loại trừ theo Thông tư Liên bang A-21. Đồ dùng khởi công, chi phí hoạt động của sinh viên, hoạt động của cựu sinh viên; Gây quỹ 37Z0 Chi phí cung ứng khác Gen: Chi phí cung ứng không thể phân loại trong mã tài khoản 31xx.   3800 In State Travel Gen: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại trong Bang mà nhân viên phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM KHÔNG bao gồm việc nhân viên của Bộ thể thao đi du lịch cho mục đích do thám, tuyển dụng hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, phương tiện công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3820 Out Of State Travel Gen: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại Out Of State mà nhân viên phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM KHÔNG bao gồm việc nhân viên của Bộ thể thao đi du lịch vì mục đích do thám, tuyển dụng hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên . Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, phương tiện công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3840 Loại hình du lịch nước ngoài: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại nước ngoài mà nhân viên phải chịu khi đi công tác thay mặt cho UNM KHÔNG bao gồm việc nhân viên của Bộ thể thao đi du lịch vì mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc du lịch theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm đến / từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, phương tiện công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. UBPP 4030 3850 Khách nước ngoài đến UNM Travel Thể loại: Chi phí đi lại do Công dân nước ngoài (không phải nhân viên) gánh chịu. UBPP 2180. Bao gồm du lịch của sinh viên. 3860 Bữa ăn trên Xe buýt và Khách sạn Thể loại: Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến công việc mua cho khách khi đi du lịch, không bao gồm chi phí ăn uống phát sinh trong quá trình tuyển dụng. 3880 Chi phí Xe cộ Thể loại: Khoản bồi hoàn theo dặm cho việc sử dụng phương tiện cá nhân để sử dụng trong thị trấn 38L0 Chi phí di chuyển cho nhân viên mới Thể loại: Chi phí thực tế để vận chuyển đồ đạc, đồ đạc và đồ dùng cá nhân tức thì của gia đình, bao gồm đóng gói, đóng thùng và bảo hiểm. UBPP 4020 38N0 Tuyển dụng Du lịch Thể loại: Vận chuyển, chỗ ở, chi phí ăn uống cho các ứng viên đi đến khuôn viên UNM có thể bao gồm vợ / chồng nếu Nhân viên tuyển dụng cho là phù hợp. UBPP 4030 & 4040 39Y0 Loại trừ F&A Du lịch: Chi phí đi lại liên quan đến vận động hành lang, giải trí hoặc các chi phí được loại trừ F&A khác. Xem Thông tư Liên bang A-21. 39Z1 Du lịch Không phải UNM Nhân viên Không phải Người nước ngoài: Bao gồm tất cả các chi phí đi lại mà nhân viên Non UNM phải chịu khi đi du lịch thay mặt cho UNM KHÔNG bao gồm việc nhân viên Bộ môn Thể thao đi du lịch với mục đích do thám, tuyển dụng, hoặc đi theo nhóm, hoặc chi phí di chuyển hoặc tái định cư của nhân viên. Các chi phí được phép cụ thể bao gồm: số dặm (đến / đi từ sân bay, thuê phương tiện đi lại, vận chuyển công cộng, giá vé, phí đậu xe, chỗ ở, ăn uống và các khoản khác. chi phí du lịch. 6350 Khuyến mại Exp F&A: Các mặt hàng và kỷ vật khuyến mại không loại trừ, bao gồm mô hình, quà tặng và đồ lưu niệm; chi phí quảng cáo và quan hệ công chúng được thiết kế chỉ để quảng bá trường đại học. Thông tư liên bang A-21 Mục J1. 6370 Thế hệ in ấn / sao chép / đóng gáy: Chi phí của tất cả các biểu mẫu và tài liệu được in. Bao gồm vé và chương trình cho các sự kiện thể thao hoặc biểu diễn trên sân khấu, danh mục chương trình nghệ thuật, bản tin và tạp chí nghiên cứu, ấn phẩm dành cho sinh viên, bưu phẩm, danh thiếp, văn phòng phẩm, biểu mẫu biên nhận và các tài liệu in khác. Cũng bao gồm bất kỳ chi phí ràng buộc nào có liên quan đến những điều đã đề cập trước đó.   63A0 Conference Fees Gen: Phí được trả để tham dự các hội nghị. 63A2 Seminars / Training Fees: Phí được trả để tham gia các buổi đào tạo và hoặc hội thảo.   63C0 Sao chép Gen: Chi phí của các bản sao được thực hiện bên ngoài bộ phận, không phải để bán lại (ví dụ, các bản sao do Dịch vụ Nhân bản của Trường Đại học thực hiện). 63E0 Honoraria Gen: Khoản thanh toán cho một cá nhân có thành tích đặc biệt hoặc nổi tiếng, để đổi lại sự sẵn lòng của cá nhân đó đến thăm trường Đại học và tham gia sự kiện của trường Đại học trong thời gian ngắn (chẳng hạn như diễn giả, người đánh giá, người tham gia hội thảo, v.v.), với hiểu rằng khoản thanh toán không cấu thành khoản bồi thường tương xứng với các dịch vụ thực tế được cung cấp. SPQ không bắt buộc. CÓ THỂ KHÔNG được trả cho một nhân viên. 63E1 Honoraria - Du khách nước ngoài: Khoản thanh toán cho một cá nhân có thành tích đặc biệt hoặc nổi tiếng, để đổi lại sự sẵn lòng của cá nhân đó đến thăm trường Đại học và tham gia sự kiện của trường Đại học trong thời gian ngắn (chẳng hạn như diễn giả, người đánh giá, người tham gia hội thảo, v.v.), với sự hiểu biết rằng khoản thanh toán không cấu thành khoản bồi thường tương xứng với các dịch vụ thực tế được cung cấp. SPQ không bắt buộc. Chỉ cá nhân nước ngoài. CÓ THỂ KHÔNG được trả cho một nhân viên. 63V1 Phí tư vấn - Khách nước ngoài: Cá nhân "nước ngoài" cung cấp dịch vụ tư vấn Dịch vụ chuyên nghiệp 69Y0 F&A: Dịch vụ chuyên nghiệp không bao gồm được loại trừ theo A-21. 69Z0 Loại Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác: Bao gồm chi phí của các dịch vụ chuyên nghiệp được cung cấp bởi một nguồn bên ngoài, ngoài khuôn viên trường, theo thỏa thuận của hợp đồng, ngoại trừ những dịch vụ được chỉ định cho các mã tài khoản 63 * hoặc 69 * khác. 8045 Hỗ trợ giữa các bộ phận: Xem trang web Kế toán Tổng hợp để biết chính sách và thủ tục. Mã tài khoản 8045 PHẢI là bên ghi nợ VÀ bên ghi có của bất kỳ mục nhập nào được sử dụng. 8060 Chi phí Hoạt động Khác Loại: Chi phí cần thiết để tiếp tục hoạt động, không bao gồm những chi phí được xác định ở nơi khác trong biểu đồ tài khoản. 9000 Thiết bị / Nội thất> $ 5,000: Bao gồm chi phí của thiết bị và đồ nội thất được vốn hóa, với chi phí lớn hơn $ 5,000.00 cho mỗi món.   9020 Phần cứng Máy tính> 5,000 đô la: Bao gồm chi phí của máy tính và thiết bị máy tính được vốn hóa, với giá mỗi mặt hàng lớn hơn 5,000 đô la (mỗi mặt hàng sẽ là CPU và màn hình kết hợp.) Ví dụ: máy tính xách tay với chi phí> 5,000 đô la, máy tính để bàn w / một đơn vị chi phí> $ 5,000, máy chủ máy tính. Không bao gồm bảo hành, thỏa thuận bảo trì hoặc phần mềm bổ sung không cần thiết cho hoạt động của máy tính.   PHỤ LỤC 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN Câu hỏi kế toán tài sản?  Gọi: 277-7715 Email: plantfun@unm.edu Trang web: http://www.unm.edu/~plantfun/ TÀI KHOẢN CHỈ CỦA THƯ VIỆN: Các tài khoản sau chỉ có thể được sử dụng bởi các thư viện chính, chẳng hạn như Thư viện HSC, Thư viện Zimmerman, Thư viện Giáo xứ, Thư viện Kỹ thuật Trung tâm, v.v. KHÔNG THỂ SỬ DỤNG Các tài khoản này cho các thư viện bộ. 6312,6313,6314,6315, các tài khoản bắt đầu bằng 91 ** THIẾT BỊ LỚN HƠN HOẶC TƯƠNG ĐƯƠNG 10,000 USD Bộ luật Mua sắm của Bộ Giáo dục Đại học (HED) của Bang yêu cầu rằng bất kỳ MẢNG DUY NHẤT nào của thiết bị có giá mua lớn hơn hoặc bằng 10,000 USD phải được tính vào chỉ số quỹ thực vật. Các phòng ban phải sử dụng chỉ số quỹ nhà máy cho loại thiết bị này. Quỹ sẽ có chữ “P” trong mô tả. Ví dụ: 2Pxxx, 3Pxxx, v.v. Mã chương trình cho chỉ mục sẽ là P501. Liên hệ với Kế toán tài sản nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. ĐỊNH NGHĨA MÃ TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỞ HỮU (tìm thấy trong http://www.unm.edu/~plantfun/, “Bản ghi nhớ và Cập nhật”) Phòng Kế toán Tài sản gần đây đã nhận được các câu hỏi liên quan đến việc sử dụng tài khoản nào để mua thiết bị và máy tính. Bản ghi nhớ này nhằm mục đích làm rõ việc sử dụng một số tài khoản nhất định cho các giao dịch mua này và bổ sung vào Cây quyết định mã tài khoản trang bị đính kèm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thông tin này hoặc về việc sử dụng tài khoản nào để mua thiết bị hoặc máy tính, vui lòng liên hệ với Kế toán tài sản theo số 277-7715 hoặc qua email tại plantfun@unm.edu. Tài khoản 3140 Phần mềm Máy tính - Tài khoản này được sử dụng cho các loại mua hàng sau: • Phần mềm Microsoft PowerPoint • Phần mềm Adobe Acrobat LƯU Ý: Đây chỉ là phần mềm ứng dụng được mua cho các máy tính hiện có (tức là máy tính chưa được cài đặt phần mềm khi máy được mua ban đầu). Tài khoản 3150 Vật tư Máy tính <$ 5,001 - Tài khoản này được sử dụng cho các loại mua hàng sau: • Máy in • Máy tính cầm tay (tức là Palm Pilots) • Máy chủ máy tính • Màn hình (chỉ màn hình thay thế) • Phụ kiện máy tính (tức là chuột, bàn phím, v.v.) được mua riêng từ toàn bộ hệ thống máy tính. LƯU Ý 1: Mỗi mặt hàng trên phải có giá riêng từ $ 5,000.00 trở xuống. CHÚ THÍCH 2: Toàn bộ hệ thống máy tính có nghĩa là có một (1) chi phí được nêu trên báo giá / đơn đặt hàng cho máy tính, màn hình và tất cả các phụ kiện. Tài khoản 3180 Thiết bị phi vốn <$ 5,001 - Tài khoản này được sử dụng cho các loại mua sau: • Máy fax • Máy chiếu • Thiết bị phòng thí nghiệm (máy ly tâm, cân) • Bất kỳ thiết bị nào có nguyên giá từ $ 5,000.00 trở xuống và không đáp ứng các tiêu chí của bất kỳ tài khoản nào khác được liệt kê trong bản ghi nhớ này. Tài khoản 3189 Máy tính <$ 5,001 - Tài khoản này được sử dụng cho các loại mua sau: • Máy tính để bàn (chỉ CPU) • Máy tính xách tay • Máy tính bảng LƯU Ý: Mỗi mặt hàng trên phải có giá riêng từ $ 5,000.00 trở xuống. Tài khoản 70C1 Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ - Tài khoản này được sử dụng cho các hợp đồng bảo hành hoặc dịch vụ có chi phí được nêu riêng trên đơn đặt hàng. Tài khoản 70E0 Bảo trì phần cứng máy tính - Tài khoản này được sử dụng để sửa chữa hoặc bảo trì phần cứng máy tính. Tài khoản 70E1 Bảo trì phần mềm máy tính - Tài khoản này được sử dụng để sửa chữa hoặc bảo trì phần mềm máy tính. Tài khoản 9000 Thiết bị / Nội thất> $ 5,000 - Tài khoản này được sử dụng để mua thiết bị / đồ đạc có cả ba (3) đặc điểm sau: • Có thể di chuyển được • Nguyên giá của mặt hàng đó lớn hơn $ 5,000.00 • Tuổi thọ của mặt hàng đó lớn hơn một (1) năm. LƯU Ý 1: Nếu có phí vận chuyển hoặc phí lắp đặt (bất kể chi phí) liên quan đến giao dịch mua này - thì những khoản phí này cũng phải được mã hóa vào tài khoản 9000. LƯU Ý 2: Nếu có các nâng cấp cho một thiết bị hiện có lớn hơn $ 5,000.00 (cho mỗi lần nâng cấp riêng lẻ), thì các giao dịch mua này cũng sẽ được tính vào tài khoản 9000. VÍ DỤ: Nếu bạn mua 10,000 đô la ghế văn phòng và mỗi chiếc ghế có giá 50 đô la - toàn bộ chi phí mua phải được tính vào tài khoản 3180 vì mỗi món hàng riêng lẻ không có chi phí lớn hơn 5,000.00 đô la. Tài khoản 9020 Phần cứng Máy tính> $ 5,000 - Tài khoản này được sử dụng cho các máy tính và máy chủ (chỉ dành cho phần cứng) có cả ba (3) đặc điểm sau: • Có thể di chuyển được • Nguyên giá của vật phẩm lớn hơn $ 5,000.00 • Tuổi thọ của mặt hàng lớn hơn một (1) năm. LƯU Ý 1: Nếu có phí vận chuyển hoặc phí lắp đặt (bất kể chi phí) liên quan đến giao dịch mua này - thì những khoản phí này cũng phải được mã hóa vào tài khoản 9020. LƯU Ý 2: Nếu có các bản nâng cấp cho phần cứng máy tính hiện có lớn hơn $ 5,000.00 (cho mỗi bản nâng cấp riêng lẻ), thì các giao dịch mua này cũng sẽ được tính vào tài khoản 9020. VÍ DỤ: Nếu bạn mua 10 máy tính với tổng giá trị là 6,000 đô la (mỗi máy tính có giá 600 đô la) - toàn bộ chi phí mua hàng phải được tính vào tài khoản 3189 vì mỗi mặt hàng riêng lẻ không có chi phí lớn hơn 5,000.00 đô la. Tài khoản 9040 Thiết bị Không có Tiêu đề UNM - Tài khoản này được sử dụng nếu: • Thiết bị được mua theo hợp đồng hoặc khoản tài trợ có quy định rằng thiết bị là tài sản của cơ quan tài trợ. • UNM sẽ không có tiêu đề đối với thiết bị được mua. • Có thể di chuyển và có tuổi thọ lớn hơn một (1) năm.   Tài khoản 9060 Thiết bị Chế tạo - Tài khoản này được sử dụng nếu: • Các bộ phận được mua cho thiết bị được chế tạo (chế tạo) tại UNM. • Tổng chi phí hoàn thành của thiết bị lớn hơn $ 5,000.00. • Phần hoàn thiện của thiết bị sẽ không phải là một phần của tòa nhà hoặc gắn liền với cấu trúc. CHÚ THÍCH 1: Tài khoản này không được sử dụng cho chi phí lắp ráp hoặc lắp đặt liên quan đến một mặt hàng không được chế tạo tại UNM. LƯU Ý 2: Khi dự án chế tạo (thiết bị) hoàn tất - vui lòng thông báo cho Bộ phận Kế toán Tài sản để chúng tôi có thể tận dụng phần thiết bị này. VÍ DỤ: Một bộ phận mua các bộ phận được sử dụng để chế tạo một bộ phận của thiết bị phòng thí nghiệm sẽ được sử dụng để tiến hành các thí nghiệm. Giá của các bộ phận này sẽ được tính vào tài khoản này. Tài khoản 9300 Thiết bị cố định - Tài khoản này được sử dụng cho các loại mua sau: • Hệ thống HVAC • Hệ thống báo động • Hệ thống phun nước chữa cháy. LƯU Ý: Thiết bị này được cố định và không thể di chuyển được. Tài khoản này được sử dụng cho các thiết bị được gắn vào một phần của tòa nhà.   PHỤ LỤC 3: CÁC DANH MỤC ĐÈN LED VẬN HÀNH Đây là các Hạng mục mà chi phí của bạn phải giảm một cách chính xác. Lưu ý rằng trong một số trường hợp (hầu hết đều được ghi chú trong tài liệu này), các khoản chi phí cũng phải nằm trong một mã tài khoản cụ thể. Vào những thời điểm khác, bộ phận có thể chọn một mã tài khoản TRONG VÒNG LOẠI ĐÚNG mà họ muốn giảm chi phí. Hạng mục Lưu ý Tiền lương Phân phối lại cho cùng một tài khoản Bảng lương Quyền lợi Sẽ được phân phối lại cho cùng một tài khoản Nguồn cung cấp Cẩn thận với các chi phí liên quan đến máy tính Đi du lịch Cẩn thận với khách nước ngoài. Tất cả chi phí di chuyển PHẢI nằm trong 38L0 Chi phí sinh viên Chi phí nghiên cứu Chi phí chăm sóc bệnh nhân Chi phí thông tin liên lạc Dịch vụ Bảo trì nhà máy Giữ bảo hành tách biệt với sửa chữa Tiện ích khác Chi phí hợp đồng tài trợ đặc biệt Chủ yếu là tất cả các bên nhận phụ Chi phí vốn Khi có nghi ngờ, hãy gọi cho Kế toán tài sản Gợi ý hữu ích để mã hóa các khoản chi mới: 1) Đọc mô tả mã tài khoản. 2) Xem xét các chi phí trước đây có tương tự không. Bộ phận của bạn đã và đang sử dụng tài khoản nào? 3) Gọi cho kế toán hoặc giám sát tài chính của bạn nếu có nghi ngờ. PHỤ LỤC 4: TÀI KHOẢN THỰC PHẨM Mã tài khoản Mô tả Mục đích 31A0 Thực phẩm kinh doanh-Thực phẩm địa phương được tiêu thụ TẠI ĐỊA PHƯƠNG, chủ yếu bởi nhân viên, giảng viên và khách UNM của họ trong các tình huống bữa ăn xảy ra ngẫu nhiên với cuộc họp, bài giảng, v.v. Ví dụ: đồ uống giải khát cho nhân viên (hoặc sinh viên) trong một khóa tu dài ngày, hội nghị hoặc buổi đào tạo, một bữa ăn với một diễn giả khách mời, đồ ăn nhẹ cho tình nguyện viên tại các sự kiện của Popejoy. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự, hoặc danh sách chung gồm những người từ đâu nếu> 20. 31B0 Thực phẩm F&A Loại trừ Tất cả rượu. Thức ăn cho các hoạt động của sinh viên (không liên quan đến hướng dẫn), và các hoạt động tiếp thị, giải trí, gây quỹ và quảng cáo. Sự kiện có sự tham gia của công chúng / cộng đồng / sinh viên. Ví dụ: giờ giao lưu BBQ với sinh viên và giảng viên; tiệc trưa với các nhà tài trợ tiềm năng, chiêu đãi phái đoàn Thương mại Brazil; ăn tối với sinh viên tốt nghiệp và diễn giả khách mời. Vui lòng cung cấp danh sách chi tiết với tên, công ty, chức danh công việc nếu <20 người tham dự, danh sách chung của những người từ đâu nếu> 20. 3800, 3820, 3840, v.v. Công tác phí đi lại hoặc chi phí ăn uống thực tế cho một khách du lịch, bao gồm cả phương tiện đi lại, khách sạn, v.v. 3860 Business Meals and Hospitality Gen Tất cả các chi phí ăn uống liên quan đến kinh doanh mua cho khách trong khi ĐI DU LỊCH, không bao gồm các bữa ăn khi tuyển dụng. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Chi phí tuyển dụng 31M0 / Khoa Thực phẩm mua cho việc tuyển dụng của giảng viên. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Không chỉ dành cho thực phẩm. Chi phí tuyển dụng 31M1 / Nhân viên Thực phẩm mua cho việc tuyển dụng nhân viên. Vui lòng cung cấp tên, công ty, chức danh công việc. Không chỉ dành cho thực phẩm. 40C0 Dịch vụ Thực phẩm Các khoản tài trợ C&G của Học sinh, thông thường, hoặc Điền kinh: Chi phí ăn uống được cơ quan tài trợ trợ cấp cụ thể cho học sinh tham gia. Vui lòng cung cấp tên, mô tả. Cũng được sử dụng cho thực phẩm chăm sóc ban ngày. 4640 Khuyến khích người tham gia C&G cấp, thông thường, hoặc Nghiên cứu: Thực phẩm được cung cấp như một "phần thưởng hoặc quà tặng" cho việc tham gia vào một nghiên cứu hoặc thử nghiệm. Vui lòng cung cấp tên, mô tả.   PHỤ LỤC 5: BẠN ĐẶT CÂU TRẢ LỜI CUỘC GỌI 1) Tài liệu quảng cáo được đặt hàng và cung cấp bởi một công ty bên ngoài, ABC Printing. • Một tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng. • Tài khoản tốt nhất là 6350-Chi phí khuyến mại F&A Loại trừ. Một lựa chọn được chấp nhận sẽ là 69Y0-Dịch vụ Chuyên nghiệp F&A Loại trừ. Đây là Chi phí được Loại trừ của F&A trong danh mục dịch vụ. Đây là những tài khoản F&A duy nhất có thể loại trừ trong danh mục Dịch vụ. • Bao gồm văn bản mục thích hợp để xác minh tài khoản đã chọn. 2) Tài liệu quảng cáo được đặt hàng và cung cấp bởi một công ty bên ngoài, Van Johnson Designs, Inc. • Một tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng. • Tùy thuộc vào ngân sách của hạng mục này, cách xử lý thông thường của Dr. Bộ phận của Barstow và các chi tiết liên quan khác, tài khoản chính xác có thể là một trong những tài khoản sau: 6370-In / Sao chép / Đóng gáy Gen, 63L0-Sắp xếp kiểu in Gen, 63L1-Thiết kế Đồ họa Gen, 63X0-Dịch vụ Kỹ thuật Gen, hoặc 69Z0-Các Dịch vụ Chuyên nghiệp Khác . • Bao gồm văn bản mục thích hợp để xác minh tài khoản đã chọn. 3) Thiết kế khảo sát do một người bên ngoài đặt hàng và cung cấp. Khảo sát được sản xuất tại nhà bởi Dr. Bộ phận của RedMond. • Một tài khoản dịch vụ sẽ được sử dụng để thanh toán cho Ralph. • Tùy thuộc vào ngân sách của hạng mục này, cách xử lý thông thường của Dr. Bộ phận của RedMond và các chi tiết liên quan khác, tài khoản chính xác cho chi phí thiết kế của Ralph có thể là một trong những tài khoản sau: 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen, hoặc 69Z0-Other Professional Services. • Bao gồm văn bản mục thích hợp để điều chỉnh các tài khoản đã chọn. 4) Đây là Chi phí Vật tư và Thiết bị. • Một tài khoản hoặc các tài khoản trong khu vực Nguồn cung cấp sẽ được sử dụng cho giấy và mực in, chẳng hạn như 3100-Office Materials General. • Tài khoản 3180-Thiết bị không vốn <$ 9 sẽ được sử dụng để chi phí cho máy photocopy. • Bao gồm văn bản mục thích hợp để điều chỉnh các tài khoản đã chọn. 5) Đây là những phân bổ trung tâm dịch vụ nội bộ nhỏ (, $ 100,000 / năm). Xem thêm hướng dẫn của Trung tâm Dịch vụ Nội bộ để biết thêm thông tin tại: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Tài khoản doanh thu là 0699 • Tài khoản chi phí là 63C0-Sao chép Gen • Lưu ý rằng bạn KHÔNG sử dụng 3100 -Nguồn cung cấp Văn phòng như tài khoản chi phí của bạn. Đây là tài khoản cung cấp và bạn đã cung cấp một dịch vụ. • Bao gồm văn bản mục thích hợp để điều chỉnh các tài khoản đã chọn. Đề cập rằng đây là một phân bổ trung tâm dịch vụ nội bộ nhỏ. 6) Đây là khoản mua một máy tính dưới $ 5,001 và một máy in. Các mục được chia thành từng mục trong biên lai. • Máy tính (1,200 đô la) sẽ được tiêu tốn dưới 3189-Máy tính • Hai máy in (750 đô la) và màn hình (400 đô la) sẽ được tiêu tốn dưới 3150-Nguồn cung cấp Máy tính và Máy chủ <5,001 đô la. • Bao gồm văn bản mục thích hợp để điều chỉnh các tài khoản đã chọn. 7) Đây là việc mua đồ tân trang văn phòng, ghế và đồ nội thất kiểu mô-đun. • Nhân công, cửa sổ và thảm sẽ được tính vào tài khoản 7000 Bảo trì Sửa chữa Nhà máy vì chi phí không tổng cộng 500,000 đô la trở lên và không cấu thành một dự án lớn. • Tủ, mặt bàn, ghế và tủ, là đồ nội thất kiểu mô-đun, sẽ được tính vào tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> 5,000 đô la, vì tổng chi phí> 5,000 đô la. Nếu chi phí kết hợp nhỏ hơn 5,000 đô la, chúng sẽ được chi cho 3180 thiết bị phi vốn <5,000 đô la. • Ba chiếc ghế văn phòng sẽ được tính vào tài khoản vật tư như 3180 thiết bị không phải vốn <$ 5,000, vì chúng ít hơn $ 5,000. 8) Đây là khoản mua thiết bị lớn hơn $ 5,001. Thiết bị này phải được viết hoa. • Gizmo sẽ được tính vào mã tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> 5,000 đô la • Vận chuyển, Lắp đặt và đào tạo nhân viên cũng sẽ được vốn hóa vào tài khoản 9000-Thiết bị / Nội thất> 5,000 đô la • Bảo hành sẽ được tính trong tài khoản 70C1-Bảo hành thiết bị / Hợp đồng dịch vụ, vì bảo hành không được viết hoa.

Cấp đóng cửa

Trình bày: Jessica Rosen
Ngày: 10-13-2008

Bản trình bày - Word
Bản trình bày - PowerPoint

  Bản tóm tắt tài trợ do Jessica Rosen trình bày 10/13/08 do Terry Shoebotham Chuyên gia quản lý kinh doanh chuẩn bị Phối hợp với: HSC Hợp đồng & Kế toán tài trợ Cơ sở chính Hợp đồng & Kế toán tài trợ Mục lục Tài trợ so với Khóa sổ quỹ 3 Kết thúc tài trợ là gì? 3 Đóng Quỹ là gì? 4 Tại sao phải đóng một khoản tài trợ hoặc quỹ ngay sau khi nó kết thúc? 4 Quy trình quy trình làm việc 6 Sự khác biệt về việc đóng tài trợ: Cơ sở chính và Bộ phận đóng tài trợ của HSC 6 Nhiệm vụ của Bộ phận đóng tài trợ 7 Khoản tài trợ hay quỹ đã kết thúc? 7 Các khoản chi đúng và đầy đủ 7 Có bị lỗ không? 8 Hoàn thành các báo cáo / tài liệu liên quan 8 Biểu mẫu đối chiếu gửi tới Kế toán Hợp đồng và Tài trợ 8 Còn F&A thì sao? 8 Đã đóng cửa chưa? 8 Văn phòng kế toán hợp đồng và tài trợ Các nhiệm vụ của khoản tài trợ Khóa sổ 10 Quy trình một lần 10 Khóa sổ bắt đầu với Biểu mẫu đối chiếu đã trả lại của bạn 11 Danh sách kiểm tra 11 Loại bỏ các chi phí không được phép 11 Điều chỉnh F&A nếu cần 11 Ghi lại số dư hoặc khoản lỗ 11 Đóng khoản tài trợ hoặc quỹ 12 Phụ lục 1A - Đã hoàn thành Biểu mẫu đối chiếu HSC 13 Màn hình liên quan 14 Phụ lục 1B - Mẫu đối chiếu cơ sở chính đã hoàn thành 16 Màn hình liên quan 18 Phụ lục 2 - Biểu ngữ xác nhận Kết thúc màn hình 22 Phụ lục 3A-Bộ phận kiểm tra 27 Phụ lục 3B-Hợp đồng & Danh sách tài trợ 28 Tài trợ so với Đóng quỹ Sự khác biệt là gì giữa một khoản trợ cấp và một quỹ? Cấu trúc kế toán sau đây sẽ giúp bạn thấy sự khác biệt: Mã tài trợ XXXXX Quỹ 1 Chỉ số 1 Chỉ số 2 Quỹ 2 Chỉ số 1 Quỹ 3 Chỉ số 1 Chỉ số 2 Chỉ số 3 Khóa tài trợ là gì? Kết thúc tài trợ bao gồm việc hoàn thành và xem xét tất cả các hoạt động trên một khoản tài trợ đã hoàn thành, bao gồm: • hoàn thành chương trình • Báo cáo tiến độ và hoàn thành tài liệu bắt buộc khác • Bảng đối chiếu kế toán và kết thúc o cho mỗi chỉ số o trong mỗi quỹ cho toàn bộ khoản tài trợ. Khi một khoản tài trợ bị đóng, tất cả các quỹ và chỉ số cho khoản tài trợ đó đều bị đóng. Tất cả chi tiêu cho khoản tài trợ sẽ chấm dứt kể từ ngày kết thúc giai đoạn dự án cho khoản tài trợ, bạn có thể thấy điều này trong màn hình Biểu ngữ FRAGRNT. Các chi phí tiếp tục được chuyển ra khỏi khoản trợ cấp. Mã tài trợ XXXXX-Trạng thái “C” Quỹ 1-FROE Chỉ số 1 đóng Chỉ số đóng 2 Quỹ đóng 2-FROE Chỉ số 1 đóng Quỹ 3-FROE Chỉ số 1 đóng Chỉ số 2 đóng Chỉ số 3 đã đóng Tất cả các báo cáo và tài liệu khác là quá hạn. Khi khoản tài trợ bị đóng, trạng thái của khoản tài trợ thay đổi thành “C” (đã đóng) trong FRAGRNT.   Khóa sổ quỹ là gì? Sự khác biệt giữa quỹ và khóa tài trợ là gì? Sau đây là sự khác biệt: Mã tài trợ XXXXX-Trạng thái “A” Quỹ 1 Chỉ số FROE 1-Chỉ mục đóng 2 Quỹ đóng 2 Chỉ mục 1 Quỹ 3 Chỉ số 1 Chỉ số 2 Chỉ số 3 Một khoản tài trợ có thể yêu cầu một quỹ mới cho mỗi năm hoạt động, hoặc cho các giai đoạn khác, tùy thuộc vào yêu cầu tài trợ. Nói chung, khi một khoản trợ cấp yêu cầu một quỹ mới, quỹ cũ sẽ bị đóng. Khoản trợ cấp, tuy nhiên, vẫn mở. Một quỹ mới với chỉ số mới sẽ được cấp cho khoản tài trợ tiếp tục này. Kể từ ngày bắt đầu thành lập quỹ mới, tất cả các chi phí cho khoản tài trợ sẽ được tính vào quỹ mới. Tất cả các chi phí định kỳ cũng sẽ được chuyển vào quỹ mới.   Quỹ / chỉ số cũ không còn được sử dụng cho các khoản phí trong tương lai. Có thể có các mục đối chiếu cần được chuyển vào hoặc chuyển ra khỏi các chỉ số cũ trước khi quỹ có thể được đóng. Một Mẫu đối chiếu được hoàn thành bởi bộ phận cho các chỉ số trong quỹ đóng và quỹ đã đóng. Khi quỹ cũ bị đóng, màn hình FRAGRNT trong Biểu ngữ sẽ KHÔNG cho biết “C” (đã đóng) cho khoản tài trợ. Trạng thái sẽ vẫn là “A” (hoạt động). Khi quỹ cũ bị đóng, màn hình FTMFUND trong Biểu ngữ sẽ cho biết việc đóng đã hoàn tất bởi “FROE” xảy ra trong tiêu đề của quỹ. Ngày đóng quỹ và số tiền đã đóng quỹ cũng sẽ xuất hiện trong trường tiêu đề. Số dư trong tài khoản A0CC, Khiếu nại bằng tiền mặt, sẽ bằng không. Các báo cáo và các tài liệu khác tiếp tục đến hạn. Tại sao phải đóng một khoản tài trợ hoặc quỹ ngay sau khi nó kết thúc? Có một số lý do khiến các bộ phận phải đóng các khoản tài trợ và quỹ trong vòng 60 ngày sau ngày kết thúc, nhưng điều quan trọng nhất đối với các bộ phận là nó sẽ làm giảm khối lượng công việc của bạn. Khi tất cả các khoản tiền trong một khoản trợ cấp bị đóng, các khoản phí không thể vô tình đánh vào khoản tài trợ đó. Bạn không còn cần phải xem xét các chỉ số của khoản trợ cấp hàng tháng hoặc di chuyển các chi phí sai sót. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn cũng sẽ duy trì các điều khoản tốt hơn với nhà tài trợ của bạn. Khi bạn tuân thủ các điều khoản tài trợ của mình, nhận thức của nhà tài trợ về bộ là tốt. Lý do quan trọng nhất để UNM đóng các khoản tài trợ kịp thời là để tuân thủ các quy định của Liên bang yêu cầu các khoản tài trợ phải đóng trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc.   Quy trình quy trình làm việc Quy trình đóng tài trợ là một hệ thống tự động được lập trình để gửi email đến những người cụ thể tại các điểm khác nhau trong quá trình khóa sổ. Quy trình làm việc cũng tự động thực hiện các thay đổi kết thúc đối với Biểu ngữ khi một số tác vụ nhất định được hoàn thành. Quy trình làm việc diễn ra trực tiếp trên tất cả các cơ sở 9/30/08. Bạn có thể tìm thấy Quy trình làm việc trên màn hình MyUNM của mình: Quy trình làm việc được thiết kế để tăng hiệu quả trong quá trình kết thúc cho Người điều tra chính, bộ phận, Bộ phận giải thưởng trước và các bộ phận Hợp đồng và Tài trợ. Quy trình làm việc tăng cường giao tiếp, theo dõi và trách nhiệm giải trình trong các giai đoạn khác nhau của quy trình. Sự khác biệt của Đóng tài trợ: Cơ sở chính và HSC Không có sự khác biệt về quy trình trong Khóa sổ tài trợ giữa các cơ sở. Quy trình làm việc giống nhau đối với cả HSC và Cơ sở chính. Đóng một khoản trợ cấp hoặc quỹ tại Cơ sở chính hoặc trong khuôn viên HSC liên quan đến các hoạt động tương tự của bộ phận. Đối với các văn phòng Kế toán cốt lõi, có một số thay đổi về thủ tục, nhưng chúng không ảnh hưởng đến các phòng ban. Nhiệm vụ của Ban đóng tài trợ Có một số bước bạn cần thực hiện để đóng tài trợ hoặc quỹ của mình một cách nhanh chóng và chính xác. Khoản trợ cấp hay quỹ đã kết thúc? Khi bạn nhận được email quy trình làm việc cho biết quỹ của bạn sắp hết, bạn cần xác định xem điều này có chính xác hay không. Có nhiều cách để xác định thời điểm tài trợ hoặc quỹ của bạn kết thúc. Dưới đây là một số: • Đọc Thông báo về Giải thưởng Tài trợ của bạn. Điều này sẽ cho bạn biết khi khoản tài trợ kết thúc. • Nếu bạn có giải thưởng SNAP [Quy trình đăng ký hợp lý không cạnh tranh], quỹ sẽ được gia hạn nếu khoản trợ cấp không kết thúc. • Đối với các khoản trợ cấp của Trung tâm Khoa học Sức khỏe, hãy tìm trong FRAGRNT dưới tab Người dùng xác định. Nó có thể nói “có thẩm quyền mở rộng”, “không có thẩm quyền mở rộng”, LOC hoặc “Khoảng thời gian ngân sách cần chỉ mục mới” • Thảo luận với PI của bạn để xác định trạng thái • Hỏi Người giám sát tài chính của bạn. Đảm bảo rằng bạn, Giám sát tài chính của bạn, bộ phận Trước khi trao giải và Người điều tra chính hiểu liệu khoản tài trợ đang kết thúc, quỹ đang kết thúc hay một hoặc cả hai đều KHÔNG kết thúc. Nếu khoản tài trợ vẫn tiếp tục, nhưng quỹ đã kết thúc: • Tìm hiểu trạng thái của quỹ mới để nhận khoản trợ cấp. Bạn sẽ cần quỹ mới với chỉ số mới để khoản tài trợ tiếp tục mà không bị gián đoạn. Nếu cần, hãy gửi Biểu mẫu Yêu cầu Chi tiêu Quỹ (RTSF). • Chuyển tất cả các chi phí định kỳ, như tiền lương, P-Cards, hoặc phí ITS (điện thoại) vào chỉ mục của quỹ mới với ngày có hiệu lực chính xác càng sớm càng tốt. Bạn cũng có thể cần điều chỉnh Thứ tự Thường trực CRLS cho các PO nội bộ của Nguồn cung cấp Phòng thí nghiệm Trung tâm. Đảm bảo rằng điều này tương ứng với ngày bắt đầu của giải thưởng mới. • Xem xét tất cả các chi phí trong quỹ và chuyển vào hoặc chuyển ra bất kỳ khoản chi phí nào cần phải chuyển đi. Nếu bạn đang điều chỉnh chỉ mục của mình hàng tháng, đây sẽ là một nhiệm vụ đơn giản. Nếu khoản trợ cấp sắp kết thúc: • Chuyển tất cả các chi phí định kỳ, như tiền lương, P-Cards, hoặc phí ITS (điện thoại) sang một chỉ mục mới, với ngày có hiệu lực chính xác. Đừng quên điều chỉnh Thứ tự Thường trực CRLS cho các PO nội bộ của Nguồn cung cấp Phòng thí nghiệm Trung tâm. • Loại bỏ tất cả các vật cản không sử dụng ngay khi bạn xác định rằng chúng sẽ không cần thiết. • Xem xét tất cả các chi phí trong quỹ và chuyển vào hoặc chuyển ra bất kỳ khoản chi phí nào cần phải chuyển đi. Nếu bạn đang điều chỉnh chỉ mục của mình hàng tháng, đây sẽ là một nhiệm vụ đơn giản. Các khoản chi có đúng và đầy đủ không? Khi các chi phí chính xác trong FRIGITD, sử dụng quy trình làm việc, hãy trả lại Biểu mẫu đối chiếu đã hoàn chỉnh trước ngày đến hạn. Liệu có bị lỗ không? Để tránh thua lỗ, không để chi phí trực tiếp chi tiết đơn hàng của bạn trên khoản hoàn trả chi phí vượt quá ngân sách chi phí trực tiếp chi tiết đơn hàng của bạn. Chi phí trực tiếp là tất cả các khoản chi trong tất cả các tài khoản ngoại trừ tài khoản 89Z0-F & A Chi phí. Ngoại lệ duy nhất đối với quy tắc này là nếu bạn đã lập ngân sách cho các khoản chi loại trừ và thay vào đó chuyển các chi phí không loại trừ vào khoản trợ cấp. Điều này có thể khiến F&A của bạn tăng vượt quá mức ngân sách dành cho F&A. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể đang làm điều này, hãy tính toán thay đổi F&A của bạn hoặc yêu cầu Người giám sát tài chính của bạn giúp đỡ. Với hợp đồng Phí dịch vụ, doanh thu của bạn phụ thuộc vào các dịch vụ được cung cấp. Nếu chi phí vượt quá doanh thu này, bạn sẽ bị lỗ. Các chi phí trực tiếp cho việc đối chiếu mà bạn gửi đến phải khớp với các chi phí trực tiếp trong Biểu ngữ. Chờ cho đến khi các chứng từ nhật ký của bạn có chi phí di chuyển đã được gửi đi và các sai sót của bạn được xóa [bằng XNUMX]. Biểu mẫu đối chiếu của bạn, sau khi được ký, cho biết bạn đã xem xét các giao dịch chi phí trên khoản trợ cấp và xác nhận chúng là chính xác. Kế toán Hợp đồng và Tài trợ không chịu trách nhiệm bắt lỗi; bạn là. Các báo cáo / tài liệu liên quan có đầy đủ không? • PI nộp báo cáo tiến độ trực tiếp cho nhà tài trợ • Các tài liệu khác được nộp theo yêu cầu • Quản trị viên Tài khoản ghi lại rằng điều này đã được thực hiện trong quy trình làm việc. • Giám sát Tài chính gửi Biểu mẫu Đối chiếu và biểu mẫu bằng sáng chế nếu có thể áp dụng cho bộ để hoàn thành. Mẫu Đối chiếu đã được hoàn thành chính xác và được gửi đến Kế toán Hợp đồng và Tài trợ chưa? Mẫu đối chiếu phải được hoàn thành và gửi lại cho bộ phận Kế toán Hợp đồng và Tài trợ của bạn trước ngày đến hạn. Số chi phí trực tiếp trên biểu mẫu này PHẢI khớp với số chi phí trực tiếp trong hệ thống kế toán Biểu ngữ trước khi đóng quỹ. Tất cả các chi phí phải được sửa chữa và nộp trước khi hoàn thành và gửi lại biểu mẫu này. Tất cả các rào cản phải được xóa khỏi khoản trợ cấp trước khi gửi lại biểu mẫu này. Còn F&A thì sao? Khi Biểu mẫu đối chiếu của bạn đã được trả lại, Kế toán Hợp đồng và Tài trợ sẽ thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cần thiết nào đối với F&A. Nếu chi phí trực tiếp chi tiết đơn hàng thực tế của bạn cho khoản tài trợ hoàn trả chi phí không vượt quá chi phí trực tiếp chi tiết đơn hàng được lập ngân sách, bạn sẽ không bị lỗ khi Kế toán Hợp đồng và Trợ cấp điều chỉnh F&A của mình. Nó đã đóng cửa chưa? Khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ khóa sổ của mình, bạn sẽ muốn biết khi nào Kế toán Hợp đồng và Trợ cấp đã hoàn thành việc khóa sổ. Điều này rất dễ kiểm tra. Dưới đây là hai màn hình Biểu ngữ sẽ hiển thị cho bạn nếu Khoản tài trợ hoặc Quỹ bị đóng. Nếu toàn bộ Khoản tài trợ (không chỉ một quỹ trong Khoản tài trợ) được cho là bị đóng, bạn có thể xem FRAGRNT và FGITBAL. Nếu hộp Trạng thái là “C” (đã đóng) và Tài khoản A0CC, Khiếu nại bằng tiền mặt, có số dư bằng 0, khoản trợ cấp sẽ bị đóng. Bạn có thể thấy tài khoản AXNUMXCC trên FGITBAL, hoặc bất kỳ Màn hình Biểu ngữ nào hiển thị các tài khoản Bảng Cân đối. Nếu trạng thái vẫn là “A” (hoạt động), nó chưa bị đóng. Một hoặc nhiều quỹ có thể bị đóng nhưng nếu bất kỳ quỹ nào đang hoạt động, khoản tài trợ sẽ hiển thị trạng thái hoạt động.   Khoản trợ cấp này đã đóng.   Nếu chỉ có một quỹ của Khoản tài trợ được cho là phải đóng, bạn có thể thấy điều này trên một số màn hình. Một trong những màn hình như vậy là FGITBAL. Nếu “FROE” và một số tiền và ngày tháng xuất hiện sau quỹ và tài khoản A0CC, Khiếu nại về Tiền mặt có số dư bằng XNUMX, quỹ đã bị đóng. Nếu quỹ bị đóng, bạn sẽ luôn thấy mô tả “FROE” với số tiền và ngày đóng trong tên quỹ trên bất kỳ màn hình nào hiển thị thông tin này. Điều này đúng cho dù toàn bộ khoản trợ cấp đã được đóng hay chỉ quỹ đó. Văn phòng Kế toán Hợp đồng và Tài trợ Các nhiệm vụ Đóng một lần Quy trình Một chạm Kế toán Tài trợ và Hợp đồng HSC sử dụng quy trình “Một lần chạm” bất cứ khi nào có thể để đóng một khoản trợ cấp. “Một lần chạm” có nghĩa là tất cả thông tin cần thiết được thu thập và tệp chỉ được chạm một lần. Tất cả các công việc kết thúc được hoàn thành trong một phiên. Khái niệm này rất đơn giản và bạn cũng có thể sử dụng nó. • Thực hiện tái liên kết hàng tháng đối với mỗi khoản trợ cấp. Giải quyết mọi vấn đề hàng tháng. • Giữ tất cả thông tin tài trợ của bạn được sắp xếp và cập nhật trong một thư mục. • Khi ngày kết thúc Trợ cấp đến gần, hãy chủ động chuyển tất cả các khoản phí định kỳ, bao gồm phí trả lương và phí điện thoại, sang một chỉ mục mới với một ngày chính xác trong tương lai. • Sau khi tài trợ kết thúc, hãy chọn biểu mẫu Điều chỉnh MỘT LẦN. Hoàn thành biểu mẫu và gửi lại ngay lập tức. Cho phép hoàn thành công việc. Khóa sổ bắt đầu với Biểu mẫu đối chiếu đã trả lại của bạn Nói chung quá trình khóa sổ không thực sự bắt đầu trong Kế toán Hợp đồng và Trợ cấp cho đến khi bạn gửi lại biểu mẫu này. Gửi lại biểu mẫu này ngay lập tức sẽ giúp Kế toán Hợp đồng và Tài trợ đóng khoản trợ cấp của bạn một cách nhanh chóng. Danh sách kiểm tra Một số Phòng ban đã phát triển Danh sách kiểm tra khóa sổ của riêng họ. Phụ lục 3A đã tổng hợp những ý tưởng tốt nhất hiện đang được một số bộ phận sử dụng. Bạn có thể thấy danh sách kiểm tra của bộ phận này hữu ích. Sửa đổi nó để phù hợp với nhu cầu của bộ phận của bạn. Bạn sẽ tìm thấy biểu mẫu này, Danh sách kiểm tra kết thúc của Bộ phận, được đăng trên cả trang web Kế toán Hợp đồng và Tài trợ trong “Biểu mẫu”. URL HSC là http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/forms.shtml. URL của Cơ sở chính là http://www.unm.edu/~cgacctng/forms.html. Kế toán Hợp đồng và Tài trợ có một danh sách kiểm tra chi tiết để nhân viên của họ sử dụng trong khi đóng các khoản tài trợ. Bạn có thể xem nhiều bước mà họ thực hiện trong Phụ lục 3B. Loại bỏ Hợp đồng chi phí không được phép và Kế toán tài trợ không chịu trách nhiệm tìm kiếm các khoản chi phí không được phép tính vào khoản trợ cấp của bạn. Bộ phận, dưới sự hướng dẫn của Điều tra viên chính, có trách nhiệm đảm bảo rằng chỉ những chi phí cho phép mới được tính vào khoản tài trợ. Tuy nhiên, Kế toán Hợp đồng và Tài trợ sẽ xem xét chi phí tài trợ của bạn cho hợp lý. Nếu nhận thấy bất kỳ khoản chi phí nào có vẻ không được phép, bộ phận giám sát tài chính của bạn sẽ hỏi bạn về chúng. Nếu họ không được phép, bạn sẽ được yêu cầu chuyển họ khỏi khoản trợ cấp. Số tiền mà nhà tài trợ đã trả có thể được trả lại cho nhà tài trợ. Hãy chắc chắn rằng điều này không xảy ra với bạn. Đối chiếu các khoản trợ cấp của bạn hàng tháng và không để các khoản chi phí không được phép len lỏi vào. Sửa F&A nếu cần Tính F&A là chủ đề của lớp khác. Giám sát tài chính của bạn sẽ kiểm tra F&A của bạn và sửa nó, nếu cần, vào thời điểm này trong quá trình khóa sổ. Đừng cho rằng F&A của bạn là chính xác trừ khi bạn biết chính xác cách tính toán nó. Nếu chi phí trực tiếp thực tế của bạn không vượt quá chi phí trực tiếp được lập ngân sách, bạn sẽ không bị lỗ khi Kế toán Hợp đồng và Trợ cấp điều chỉnh F&A của bạn. Ghi lại số dư hoặc khoản lỗ còn lại Sau khi bạn đã xác nhận các chi phí trên khoản trợ cấp là chính xác và Bộ phận Giám sát Tài chính của bạn đã điều chỉnh F&A, Bộ phận Giám sát Tài chính sẽ xem xét số dư trong các tài khoản tài chính trợ cấp. Nếu có số dư còn lại (thu được) mà bộ phận của bạn được phép giữ, nó sẽ được chuyển sang chỉ mục không hạn chế được xác định bởi bộ phận của bạn. Các khoản lỗ được ghi nhận vào quỹ tài trợ như một khoản lỗ. Khoản lỗ được hạch toán vào tài khoản 8600 và chỉ tiêu sử dụng là chỉ tiêu không hạn chế do bộ phận cung cấp. Đóng Khoản tài trợ hoặc Quỹ Khi tất cả các mục nhập của bạn được ghi lại, giám sát tài chính của bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả doanh thu nợ đã được thu thập và tài khoản A0CC, Khiếu nại về Tiền mặt có số dư bằng không. Ngay sau thời điểm này, Bộ Giám sát Tài chính của bạn sẽ đóng khoản trợ cấp hoặc quỹ. Khi mỗi quỹ trong khoản tài trợ của bạn bị đóng, tên của quỹ sẽ được thay đổi. Tên của tất cả các quỹ đã đóng đều bắt đầu bằng “FROE” và theo sau là số tiền doanh thu nhận được trong quỹ này và ngày đóng quỹ. Bạn có thể thấy sự thay đổi này trên bất kỳ màn hình Biểu ngữ nào hiển thị tên quỹ. Một số màn hình này là FTMFUND, FGITBAL và FGITBSR. Khi tất cả các khoản tiền trong một khoản tài trợ bị đóng, khoản tài trợ đó sẽ tự đóng lại. Trạng thái của khoản tài trợ trong FRAGRNT được thay đổi thành “C” (đã đóng). Tài khoản A0CC, Khiếu nại về tiền mặt có số dư bằng không. Phụ lục 1A - Mẫu đối chiếu HSC đã hoàn thành X Các màn hình liên quan Lưu ý rằng F&A được để cho văn phòng chính hoàn thành trong bản đối chiếu ở trên. Tổng trên (đỏ) KHÔNG khớp với tổng Biểu ngữ bên dưới (đỏ). Tuy nhiên, nếu bạn nhìn vào chi tiết đối chiếu (màu xanh lục), thì tổng chi phí trực tiếp trong bản đối chiếu [$ 26,348.79] CÓ khớp với tổng chi phí trực tiếp của Biểu ngữ (màu xanh lục), từng dòng một. Sự khác biệt duy nhất là F&A. LƯU Ý QUAN TRỌNG: Hãy nhớ rằng nếu Chi phí Trực tiếp Thực tế của bạn [$ 26,348.79, bên dưới] không vượt quá Ngân sách Chi phí Trực tiếp [$ 29,763, bên dưới], bạn sẽ không bị lỗ khi F&A được điều chỉnh. Chi phí Trực tiếp là tất cả các chi phí ngoại trừ F&A.       FGITBAL sẽ hiển thị cho bạn số dư tài trợ. Lưu ý rằng quỹ đã đóng. Tài khoản A0C, Yêu cầu về Tiền mặt bằng không. Tên quỹ bây giờ ghi, “FROE…” Phụ lục 1B - Đã hoàn thành Mẫu đối chiếu Cơ sở chính Chữ ký ở dưới cùng cho biết xác nhận của bộ rằng tất cả các khoản phí đều đúng.     Lưu ý rằng bảng tính này liệt kê các khoản phí sẽ được chuyển khỏi khoản trợ cấp. Nó cung cấp các số nhận dạng để có thể xác định được giao dịch ban đầu.   Các màn hình liên quan Để xác định quỹ nào đang bị đóng, hãy truy cập FTMACCI. Chọn “Nhập truy vấn”. Nhập chỉ số [màu xanh lá cây]. Chọn “Thực thi truy vấn”. Điều này cho bạn biết quỹ đang bị đóng là 272H1, trên khoản trợ cấp 2R72H.   Bây giờ bạn có thể đến FRIGITD và xem chi phí của quỹ này như thế nào. Chọn hộp "Tóm tắt Quỹ".   Bây giờ hãy chọn Tiếp theo Chặn.   Lưu ý rằng quỹ 272H1 được đánh dấu ở phần trên cùng của màn hình. Điều này cho thấy chi phí ở nửa dưới của màn hình là chi phí 272H1.   Bạn có thể biết được điều gì khi nhìn vào ngân sách và hoạt động hiện tại được nêu cho khoản tài trợ này? 1) Tổng chi phí ÍT HƠN tổng ngân sách (xem Tổng số tiền ròng được khoanh tròn là $ 288.54). Khoản trợ cấp không được chi quá mức. Vẫn còn Số dư khả dụng là $ 288.54, có thể đã được chi tiêu nhưng không. [red] 2) Sau khi Văn phòng Kế toán Hợp đồng và Tài trợ đã thu thập tất cả doanh thu chưa thanh toán và xác minh rằng các tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán là chính xác (không), họ sẽ đóng khoản tài trợ. Không phải tất cả các khoản trợ cấp có số dư còn lại đều dẫn đến số dư còn lại (“lợi nhuận”) cho bộ phận. Các khoản trợ cấp hoàn trả chi phí không bao giờ dẫn đến số dư còn lại (“lợi nhuận”). Nhiều loại tài trợ khác cũng không mang lại lợi ích cho bộ. Yêu cầu Giám sát tài chính của bạn giải thích nếu bạn nghĩ rằng bạn nên nhận được số dư còn lại và đã không nhận được.     Quỹ này có bị đóng không? Để xác định điều này, chúng tôi đi đến FGITBAL. Quỹ có bị đóng không?   Trả lời: Không. Có hai cách bạn có thể xác định quỹ vẫn mở từ màn hình này. 1) Tên quỹ không ghi “FROE” với số tiền và ngày tháng. Nó vẫn có tên quỹ bình thường, “MR-Native Language Tribal 2006-2007” [red] 2) Tài khoản A0CC, Khiếu nại về Tiền mặt không có số dư bằng XNUMX.   Phụ lục 2 - Xác nhận đóng biểu ngữ Màn hình FRAGRNT Xác nhận đóng - Toàn bộ Khoản tài trợ Lưu ý rằng bạn cũng phải kiểm tra để đảm bảo tài khoản A0CC, Khiếu nại trên Tiền mặt có số dư bằng XNUMX [màn hình FGITBAL].  FRIGITD - kiểm tra các khối “Tóm tắt quỹ”, chọn Khối tiếp theo FRIGITD hiển thị Bốn quỹ: Chuyển đến FTMFUND. Chọn Nhập Truy vấn [hoặc F7], và đặt quỹ đầu tiên vào khối Quỹ Chọn Thực hiện Truy vấn [hoặc F8]. Lưu ý Tiêu đề có nội dung “FROE”, và ngày chấm dứt là một ngày trước. Bạn có thể lặp lại cho mỗi chỉ mục. Nếu quỹ chưa đóng, bạn vẫn có thể biết liệu quỹ có hoạt động hay không bằng cách xem ngày chấm dứt hoạt động [màu xanh lá cây]. Nếu ngày chấm dứt TRƯỚC ngày hôm nay, quỹ không hoạt động. Bạn có thể kiểm tra số dư A0CC, Yêu cầu tiền mặt bằng FGITBAL, như được hiển thị trước đó. Nó là số không. Phụ lục 3A-Danh sách kiểm tra Tài trợ / Hợp đồng của Bộ _____________ Điều tra viên chính __________________________ Quỹ ____________________ Phòng Closer _________________________________ Chỉ mục ____________________ Đã hoàn thành (ký tên và ghi ngày) _______________________ Ngày kết thúc _________________ Đã đánh giá (ký tên & ghi ngày) ____________________________ Ban đầu Khi hoàn thành Ngày hoàn thành Khi hoàn thành Nhận xét Khoản tài trợ hay hợp đồng đã kết thúc? Quỹ có đang đóng không? Nếu quỹ (nhưng không phải khoản tài trợ hoặc hợp đồng) đang đóng, thì quỹ / chỉ số mới có được thiết lập không? Tất cả các khoản phí định kỳ sẽ được chuyển khỏi khoản tài trợ / hợp đồng với đúng ngày có hiệu lực (bao gồm cả Viễn thông / ITS). Tất cả các chi phí đều là chi phí tài trợ / hợp đồng chính xác. Mọi khoản phí không chính xác đã được chuyển đi. Không có khoản tài trợ / phí hợp đồng chính xác nào bị thiếu. Mọi khoản phí còn thiếu đã được chuyển vào đúng quỹ tài trợ. Tất cả các rào cản đều bằng không. PI đã xác nhận rằng tất cả các báo cáo Tiến độ đã được nộp. Tất cả các tài liệu cần thiết khác đã được hoàn thành (liệt kê dưới phần bình luận). Biểu mẫu Khiếu nại đã được hoàn thành và được gửi đến Văn phòng Kế toán Hợp đồng và Tài trợ. (Chỉ dành cho HSC) chi phí trực tiếp khớp với chi phí trực tiếp của Banner. Xác nhận khoản tài trợ / hợp đồng hoặc quỹ đã được Văn phòng cốt lõi đóng. Phụ lục 3B-Danh sách kiểm tra Hợp đồng & Tài trợ (Được Cơ quan Giám sát Tài chính sử dụng để đóng một khoản tài trợ hoặc quỹ) PHỤ LỤC 4A– Bảng đối chiếu của cơ sở chính Đại học New Mexico Kế toán Hợp đồng & Tài trợ MSC01 1245 Điện thoại: 277-4721 Fax: 277-8567 Bản chốt hợp đồng & tài trợ Đối chiếu Mã tài trợ: Mã quỹ: Số chỉ mục: Cơ quan cấp vốn: Ngày kết thúc: Người điều tra chính: Theo hồ sơ của chúng tôi, khoản tài trợ tham chiếu ở trên đã kết thúc. Vui lòng hoàn thành, ký tên và gửi lại Bản đối chiếu Kết thúc Hợp đồng & Khoản tài trợ này trước _______________________________________________. Nếu bạn không trả lời trước ngày này, Kế toán Hợp đồng & Tài trợ sẽ tiến hành đóng khoản tài trợ / quỹ / chỉ mục OMB nêu trên Thông tư A-110, Sec. D.71 yêu cầu các Quỹ Liên bang phải đóng trong vòng 90 ngày kể từ Ngày Kết thúc Kỳ Ngân sách của họ. Hãy tận dụng cơ hội này để hỗ trợ Kế toán Hợp đồng & Tài trợ. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến biểu mẫu này, vui lòng liên hệ với Giám sát tài chính của bạn theo số điện thoại ở trên. Nếu cần thay đổi, vui lòng xử lý các Biểu mẫu Phân phối lại Kế thừa hoặc Phân bổ Lao động (PZAREDS) thích hợp cho bất kỳ chi phí lương và / hoặc chứng từ nhật ký cho các chi phí khác trong Banner Finance. Nếu cần, vui lòng gửi bất kỳ bản ghi nhớ 90 ngày nào có đối chiếu khóa sổ. Vui lòng liệt kê bất kỳ khoản phí nào chưa được ghi trong Biểu ngữ (FRIGITD) ở Cột A. Vui lòng liệt kê bất kỳ khoản nào đã được chuyển đi và chưa được ghi trong Biểu ngữ (FRIGITD) ở Cột B. (A) (B) Các khoản phí bổ sung Trong khoản phí bổ sung. 1. _____________________________________ 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ 5. _____________________________________ Ngoài ra, bắt buộc đối với khóa sổ là bất kỳ mục nào được kiểm tra dưới đây: ________ Tài liệu chia sẻ chi phí (bằng hiện vật, đối sánh bên thứ ba, v.v.) ________ Chứng nhận PI / tài liệu theo yêu cầu của cơ quan ________ Sửa đổi PO để hủy bỏ hoặc chuyển các cam kết mở chưa thanh toán ________ Khác: ___________________________________________________ Nếu có, hãy chuyển số dư / lỗ còn lại sang Chỉ mục biểu ngữ: __________________________________ Người lập: _______________________________________________________ Ngày: _______________ Với tư cách là PI, tôi xác nhận rằng tất cả các khoản chi được báo cáo ở trên là cho các mục đích thích hợp và phù hợp với thỏa thuận được tài trợ. Trên các chỉ số hoàn trả chi phí, đây sẽ là số tiền cuối cùng trên hóa đơn. Không có thay đổi nào khác được ủy quyền bởi bộ ngoài những thay đổi được đề cập ở trên. Chứng nhận PI: ______________________________________________________ Ngày: _______________ PHỤ LỤC 4B- HSC Bảng đối chiếu HỢP ĐỒNG HOẶC CẤP ĐÓNG-OUT TÁI TÁI TẠO QUAY LẠI CHO FSD BẰNG CÁCH: Quay lại: MSC09 5220 Mã tài trợ: Mã quỹ: Tài khoản FRS # NA Tổng Ngân sách: Ngày kết thúc: Cơ quan được mở rộng? (kiểm tra nếu có) Cơ quan cấp vốn: Người điều tra chính: Người quản lý tài khoản: Bộ phận: Phần này do Bộ phận hoàn thành Ngày của FRIGITD Bản ghi màn hình: Đính kèm bản sao của màn hình Banner FRIGITD ("Grant Inception To Date").   Dự án ABCD Điều chỉnh hàng năm Tổng số Giải thích cuối cùng về (Ví dụ; sử dụng những gì trên FRIGITD) Số tiền tính đến (Bổ sung / Điều chỉnh chi phí Mã hành động Mô tả 1/0/00 Các khoản giảm trừ) 2000 Mức lương của giảng viên $ - 2020 Mức lương của quản trị viên $ - 2040 Lương kỹ thuật viên $ - 20A0 GA TA RA PA Sal $ - 20F0 Lương Housestaff $ - 20J0 Lương sinh viên $ - 20L0 Nghiên cứu việc làm liên bang $ - 20P0 Lương tạm thời $ - 21E0 Miễn giảm học phí $ - 21J0 Quyền lợi khác $ - 3100 Đồ dùng văn phòng $ - 3150 Máy tính Nguồn cung cấp $ - 3180 Thiết bị phi vốn $ - 31K0 Tổng bưu phí $ - 31M0 Re Chi phí tuyển dụng $ - 3800 $ Đi lại - 4600 Chi phí động vật $ - 4640 Khuyến khích người tham gia $ - 50E0 Phòng thí nghiệm / Vật tư y tế $ - 55Z0 Bệnh nhân khác Exp $ - 63C0 Sao chép $ - 70D0 Cho thuê thiết bị $ - 8060 Chi phí vận hành khác $ - 9000 Thiết bị - Nội thất $ - 9020 Thiết bị - Máy tính $ - 89Z0 F&A $ - Được HSC FSD xác minh TỔNG 0.00 0.00 0.00 Nếu có, hãy chuyển số dư / lỗ còn lại sang Chỉ mục biểu ngữ: ___________________ Bản đối chiếu phải được trả lại và các khoản phí được chuyển vào / chuyển khỏi Quỹ đến hạn ngày được chỉ định ở trên. Ngày đến hạn là 60 ngày sau Ngày Kết thúc Thời hạn Ngân sách của Quỹ, trừ khi các yêu cầu của cơ quan nghiêm ngặt hơn. OMB Thông tư A-110, Phần D.71 yêu cầu các Quỹ Liên bang phải đóng trong vòng 90 ngày kể từ Ngày Kết thúc Kỳ Ngân sách của họ. Được chuẩn bị bởi: Dept Account Administrator Ngày: Với tư cách là PI, tôi xác nhận rằng tất cả các khoản chi tiêu được báo cáo ở trên là cho các mục đích thích hợp và phù hợp với các thỏa thuận được nêu trong đơn đăng ký và các tài liệu giải thưởng. Trên các chỉ số Hoàn trả Chi phí, đây sẽ là số tiền cuối cùng trên hóa đơn. Không có thay đổi nào được bộ phận cho phép hơn so với hình trên.     

Hướng dẫn sử dụng phiếu tạp chí

Trình bày: Terry Shoebotham
Ngày: 07-14-2008

Bản trình bày - PowerPoint
Tài liệu phát tay - PDF

Sổ nhật ký Chứng từ Hướng dẫn cho Các mục Dự trữ, Phân bổ và Chuyển nhượng Chuyên gia Quản lý Kinh doanh Terry Shoebotham Cộng tác với: Văn phòng Ngân sách Cơ sở chính Văn phòng Ngân sách Cơ sở Chính Cơ sở chính Kế toán Tổng hợp HSC Kế toán và Báo cáo Không hạn chế 7/14/08 Cập nhật 10/2011 Mục lục Định nghĩa Hữu ích Điều khoản & Mục: .............................................. ... 3 Mục nhập Phân bổ: .............................................. ................................................... ......................... 3 Mục chuyển nhượng: .............................................. ................................................... .......................... 3 Chuyển nhượng Quỹ Nhà máy: ............................................. ................................................... ................... 3 1900 -Phản hồi: ............................................. ................................................... ........................... 4 1903 - Thay đổi mục nhập dự trữ: .......................................... ...................................................... .. 4 1901 - Sử dụng dự trữ có mục tiêu: .......................................... ...................................................... . 4 8045 - Các mục hỗ trợ giữa các bộ phận ............................................ ...................................... 5 Nhắc nhở về Mục nhập Ngân sách Có liên quan: ............................................ ... 5 FORH008 Phân bổ chuyển tiền HSC, một báo cáo của Hyperion: ........................................ .................. 6 Chuyển giao vs. Phân bổ: Cách kể ............................................. ... 6 Cách thực hiện mục nhập: ........................................... ...................................................... .................. 6 Mục nhập dự trữ: .............................................. ...................................................... ........................... 6 Mục nhập Phân bổ: .............................................. ................................................... ......................... 8 Mục chuyển nhượng: .............................................. ...................................................... ... 9 8045 Mục nhập hỗ trợ giữa các bộ phận: ............................................ ... 10 Mục nhập Ngân sách: .............................................. ...................................................... .......................... 10 Sai lầm trên Phiếu ghi sổ Nhật ký thường gặp cần tránh: .......................................... .............................. 12 Lưu đồ - Chuyển giao hay Phân bổ? .................................................. ........................................... 13 Phụ lục 1-Ngoại lệ đối với mục nhập phân bổ ........................................... ......................................... 14 Mã tài khoản dự trữ .............................................. ...................................................... ........... 15 Mã tài khoản cấp phát .............................................. ...................................................... ........ 15 Chuyển khoản Mã tài khoản .............................................. ...................................................... ........... 16 Mã tài khoản phân bổ doanh thu lâm sàng ............................................ ............................... 19 Phụ lục 3-Cơ cấu quỹ không hạn chế HSC .......................................... .................................. 20 Cơ sở chính Cơ cấu quỹ không hạn chế ............................................ ...................................... 23 Phụ lục 4-Các yếu tố FOAPAL ............................................ ...................................................... .... 29 Phụ lục 5-FORH008A - Chuyển giao ........................................... ...................................................... 30 FORH008A-Phân bổ .............................................. ...................................................... ............... 31 Phụ lục 6 - Phiếu chuyển tiền cho nhà máy của -HSC ......................................... ................................... 32 Phụ lục 7 - Danh sách kiểm tra các mục đặt trước / phân bổ / chuyển nhượng ...................................... ......... 33 Định nghĩa của Điều khoản & Mục hữu ích: Mục nhập Phân bổ: Các mục nhập phân bổ thường được sử dụng để di chuyển kinh phí thực tế từ một chỉ mục để giúp hỗ trợ chỉ mục khác. Các mục phân bổ phải được lập ngân sách; hoặc trong ngân sách ban đầu hoặc là một bản sửa đổi ngân sách. Nó được sử dụng giữa các chỉ số trong cùng một Quỹ cấp 2. Nó được sử dụng để chuyển doanh thu phi lâm sàng đến các khoa. Mục nhập phân bổ sử dụng tài khoản phân bổ thu nhập và không ảnh hưởng trực tiếp đến Dự trữ. Chương trình cấp 2 phải giống nhau, có một số ngoại lệ [xem Phụ lục 1]. Các mục nhập phân bổ KHÔNG xuyên qua các trường. Nếu số tiền chưa được lập ngân sách, thì cũng phải chuẩn bị một mục nhập ngân sách. Danh sách các mã tài khoản phân bổ xem tại Phụ lục 2. Danh sách các Quỹ có thể được tìm thấy trong Phụ lục 3. Các mục phân bổ sẽ sử dụng mã tài khoản phân bổ trong phạm vi 1600-1666 [xem Phụ lục 2]. Người tạo Phiếu đăng ký phải đảm bảo vai trò bảo mật của “Nhà báo cấp bộ” nếu không họ không thể hoàn thành mục nhập. Sử dụng mã lớp quy tắc BD4 cho các mục nhập ngân sách phân bổ và JE2 cho mục nhập kinh phí thực tế. Mục chuyển nhượng: Mục nhập chuyển nhượng được sử dụng khi mục nhập phân bổ không được phép. Nó được sử dụng để di chuyển tài trợ giữa các Chương trình Biểu ngữ [tức là I&G, Dịch vụ Công cộng, v.v.] hoặc giữa các cơ sở. Nó cho phép chuyển tiền từ một Quỹ Biểu ngữ Cấp 2 hoặc Cấp độ Chương trình 2 sang Cấp Quỹ Cấp 2 hoặc Cấp độ Chương trình 2 khác. Tất cả các khoản chuyển giao phải được lập ngân sách; trong ngân sách ban đầu hoặc ngân sách đã sửa đổi. Hạn chót cho tất cả các mục ngân sách liên quan đến chuyển khoản là ngày 31 tháng XNUMX. Sau ngày này, không thể thực hiện chuyển tiền không có mục tiêu. Các mục chuyển khoản sẽ sử dụng mã tài khoản chuyển khoản trong khoảng 1100 - 12T0 [xem Phụ lục 2]. Người tạo Phiếu Nhật ký phải có vai trò bảo mật “Người chuyển của Bộ phận” nếu không họ không thể hoàn thành việc nhập. Mã lớp quy tắc BDT phải được sử dụng để chuyển ngân sách. Gọi cho văn phòng ngân sách chính của bạn trước khi thử một trong những điều này. Chuyển quỹ nhà máy: Khi chuyển tiền cho quỹ nhà máy trên HSC, bạn phải điền vào biểu mẫu quỹ nhà máy trong Phụ lục 6 hoặc trên trang web của Văn phòng ngân sách HSC [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget. shtml] trong “Biểu mẫu Văn phòng Ngân sách HSC”. Biểu mẫu này phải được ký như đã nêu trước khi chuyển nhượng được chấp thuận. 1900-Dự phòng: Đối với các chỉ số không bị giới hạn, số tiền còn lại [tức là các quỹ còn lại để chi tiêu] hoặc thâm hụt tiền mặt [tức là các khoản tiền bạn đã chi tiêu nhưng chưa có] vào cuối năm tài chính được chuyển tiếp trong hệ thống kế toán sang tài khóa mới năm. Đây là số tiền Dự trữ trong năm. Nó giống với số dư ban đầu trong sổ séc của bạn. Chuyển tiếp này là một mục nhập do hệ thống tạo ra được thực hiện bởi Quản lý Hệ thống Tài chính (FSM) trong tài khoản 1900. Không thể ghi nhật ký bằng mã tài khoản 1900. Dự trữ đại diện cho đô la thực tế, không phải ngân sách. Mã lớp quy tắc JBF được FSM sử dụng để chuyển thặng dư hoặc thâm hụt thực tế cuối năm này trong tất cả các chỉ số không bị hạn chế. 1903 - Thay đổi mục nhập Dự trữ: Mục nhập phổ biến nhất được thực hiện cho tài khoản Dự trữ liên quan đến sự di chuyển số dư từ chỉ số này sang chỉ số khác để bù đắp thâm hụt trong chỉ mục hoặc tài trợ cho một chỉ số. Một lý do phổ biến khác cho mục Dự trữ là để đóng một chỉ mục có số dư nhưng không có hoạt động nào trong năm hiện tại; tài khoản duy nhất có số dư là 1900 trong trường hợp này. Một lý do khác cho các mục Dự trữ là để sửa các mục nhập của năm trước. Khi lỗi được tìm thấy trong chỉ mục không hạn chế sau khi đã đóng sổ sách kế toán cho năm tài chính mà chỉ ảnh hưởng đến các chỉ số không bị hạn chế, thì thay đổi mục nhập Dự trữ là phương pháp được sử dụng để sửa lỗi. Các bút toán này sử dụng tài khoản 1903 trên cả hai mặt của bút toán. Các chỉ số liên quan phải thuộc cùng Quỹ cấp 2 và Cấp 2 của Chương trình. Nếu có lỗi xảy ra giữa các mã tài khoản trong cùng một chỉ mục thì không cần nhập. Các bút toán này làm tăng (hoặc giảm) số dư còn lại cuối năm trước trong các chỉ số bị ảnh hưởng. Chúng không ảnh hưởng đến các tài khoản chi phí nơi các bút toán xuất hiện ban đầu. Các mục nhập này phải được ghi chép đầy đủ để có thể xác định được mục nhập gốc đang được sửa chữa. 1901 -Sử dụng có mục tiêu các khoản dự trữ: Nguồn kinh phí dự trữ dự kiến ​​sẽ được chi trong năm tài chính hiện tại được lập ngân sách trong mã tài khoản1901. Mã lớp quy tắc BD4 được sử dụng để điều chỉnh ngân sách. Các khoản Dự trữ âm, hoặc việc cắt giảm quỹ chi tiêu trong năm hiện tại để bù đắp thâm hụt, cũng phải được giải quyết trong ngân sách sử dụng mã tài khoản 1901. 8045 - Mục nhập Hỗ trợ giữa các bộ phận Đôi khi có thể sử dụng các mục nhập này khi không thể sử dụng các mục nhập Phân bổ và Dự trữ. Các mục này sẽ tránh việc sử dụng một mục chuyển phức tạp hơn. Đối với các bút toán phân bổ, chuyển nhượng và Dự trữ, phải sử dụng cùng một mã tài khoản [8045 trong các bút toán này] cho cả bên ghi nợ và ghi có của bút toán. Mục nhập phải ròng bằng không. Ngoài ra: .  Các mục hàng ảnh hưởng đến bất kỳ mã tài khoản nào khác không được sử dụng trong liên doanh mà mã tài khoản 8045 được sử dụng. .  Có giới hạn 5,000 đô la cho mỗi giao dịch và 20,000 đô la mỗi năm cho mỗi chỉ mục. Điều này có nghĩa là tổng giao dịch chứng từ không được vượt quá 10,000 đô la, 5,000 đô la cho khoản Nợ và 5,000 đô la cho khoản ghi có. .  Bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào đối với các giới hạn này phải được Kế toán Trung tâm chấp thuận trước khi gửi một mục nhập. . Không thể chuyển lương theo mã tài khoản 8045. . Không có ngân sách nào được phép cho tài khoản này. . Mã tài khoản 8045 không được sử dụng với các chỉ số bị hạn chế. . Phải có một mô tả chi tiết về loại chi phí được lập hóa đơn, như đúng với các bút toán phân bổ, chuyển nhượng và Dự trữ. . Mã tài khoản 8045 không thể được sử dụng để mua hàng trên Thị trường cao hơn. . Mã tài khoản 8045 không thể được sử dụng để phân bổ lại các giao dịch P-Card. Các mục nhập Ngân sách có Liên quan Nhắc nhở: DÀNH CHO CÁC NGÀNH CHUYỂN KHOẢN:. Trường mô tả cho mọi chuỗi liên doanh phải bao gồm chỉ số bù đắp và mã tài khoản là tập ký tự đầu tiên trong trường. . Tất cả các mục nhập phải đơn giản và không phức tạp. . Văn bản tài liệu bắt buộc phải được cung cấp. . NÓI CHUNG: . Kinh phí để di chuyển phải được lập ngân sách. Nếu không có trong ngân sách ban đầu, hãy chuẩn bị các mục ngân sách cần thiết cùng lúc với mục nhập phân bổ hoặc điều chuyển thực tế. Để sử dụng Ngân sách dự trữ, phải sử dụng mã tài khoản 1901. Chỉ phần Dự trữ thực tế mà bạn dự kiến ​​chi tiêu trong năm tài chính hiện tại mới được lập ngân sách trong mã tài khoản 1901. Sử dụng mã lớp quy tắc BD4 cho các mục dự trữ và phân bổ ngân sách. Sử dụng mã lớp quy tắc BDT cho các mục nhập ngân sách chuyển khoản. Sử dụng báo cáo FORH008 để xác định mục nhập ngân sách chính xác cho các khoản chuyển nhượng và phân bổ. Hãy nhớ rằng tài khoản chi phí 8060 là một mặc định của báo cáo; sử dụng đúng tài khoản chi phí. Không thể sử dụng mã tài khoản 1900 hoặc 1903 trong các mục nhập ngân sách.  Dự trữ âm cũng phải được giải quyết trong ngân sách sử dụng 1901 và sẽ làm giảm tổng doanh thu và chi phí được lập ngân sách FORH008 HSC Transfers Allocation, một báo cáo Hyperion: Báo cáo này sẽ giúp bạn xác định loại mục nhập cần thiết, phân bổ hoặc chuyển nhượng. Báo cáo này rất cần thiết vì nó cung cấp cho bạn mô tả cần thiết cho các mục chuyển. Nó sẽ hiển thị cho bạn chỉ mục / tài khoản nào để sử dụng cho cả đô la và ngân sách thực tế. Nó sẽ cho bạn biết liệu mục nhập phải là mục nhập chuyển nhượng hay phân bổ, hay mục nhập đó không được phép. Nó được đặt tại Brio / Finance Reports / F Dept_School_College / F HSC / FORH008 trong Hyperion Directory của bạn. Chuyển giao vs. Phân bổ: Cách nói Sự di chuyển tiền giữa các chương trình, chẳng hạn như giữa các chương trình Giáo dục và chương trình Nghiên cứu, là một sự chuyển giao. Các chuyển động trong các chương trình, chẳng hạn như chuyển quỹ Giáo dục và Tổng quát từ chương trình Hướng dẫn Điều dưỡng và Tổng quát tại HSC sang chương trình Hướng dẫn Dược và Tổng quát tại HSC, là một khoản phân bổ. Cấu trúc kế toán được UNM sử dụng sẽ giúp bạn xác định loại giao dịch nào bạn đang dự tính và báo cáo FORH008 sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị mục nhập. Làm thế nào để thực hiện các mục nhập: Mục nhập dự trữ:. Các mục này di chuyển doanh thu từ chỉ mục này sang chỉ mục khác. . Những mục này cũng được thực hiện để sửa các lỗi năm trước được tìm thấy sau khi kết thúc năm học. . Mục dự trữ CHỈ được sử dụng khi tất cả các chỉ số bị ảnh hưởng không bị giới hạn. . Xác định xem đây có phải là mục nhập chính xác để thực hiện hay không: o Bạn có đang di chuyển doanh thu là Khoản dự trữ không? Nếu vậy, đô la thực tế sẽ được ghi vào tài khoản 1900. Nếu được lập ngân sách, nó sẽ được ghi vào tài khoản 1901. o Có phải tất cả các chỉ số đều tham gia vào cùng một Quỹ cấp 2 và cấp 2 của Chương trình không? .  Bạn sẽ chuyển tiền với tài khoản 1903. Mục nhập sẽ có 1903 cho cả ghi nợ và ghi có, do đó, tổng hoạt động cho mã tài khoản bằng không. Cả hai mặt của mục Dự trữ sẽ luôn sử dụng mã tài khoản1903. Họ sẽ luôn luôn không ra 1903. .  Ví dụ: Mary Smith đã phát hiện thấy lỗi mua thiết bị trị giá 14,000 đô la ở một trong các chỉ số không bị hạn chế của cô ấy. Nó đã được tạo sai chỉ mục không hạn chế [34xxxx] trong năm trước. Cô ấy muốn sửa cả hai chỉ số liên quan bằng cách chuyển chi phí sang đúng chỉ số không hạn chế, 21xxxx. Cả hai chỉ số đều nằm trong cùng Quỹ cấp 2 và Chương trình cấp 2. .  Tài khoản dự trữ: o Tìm ra chỉ số nào có quá nhiều tiền. Trong trường hợp này, Chỉ số 34xxxx có 14,000 đô la quá nhiều chi phí. Họ đang thiếu 14,000 đô la tiền trong tài khoản Dự trữ của họ. Nếu chi phí được hạch toán hợp lý trong năm trước, họ sẽ có thêm 14,000 đô la tài trợ để chuyển tiếp. 14,000 USD tiền mặt hợp pháp này thuộc về chỉ số 34xxxx, vì họ là những người thực sự trả tiền cho thiết bị bị lỗi. o Tính toán những gì còn lại trong tài khoản Dự trữ của chỉ số phải từ bỏ quỹ: • Để tính toán những gì còn lại trong tài khoản Dự trữ, hãy lấy tổng của 1900 và 1903. Ví dụ: nếu có 20,000 đô la trong chỉ mục 21xxxx, mã tài khoản1900, nhưng mã tài khoản 1903 có - 8,000 đô la, bạn còn lại 12,000 đô la trong mã tài khoản Dự trữ mà bạn có thể di chuyển [20,000 đô la - 8,000 đô la = 12,000 đô la] Lưu ý rằng dấu +/- trên mã tài khoản doanh thu ngược lại với dấu +/- trên mã tài khoản chi phí. Số dư 12,000 đô la này đại diện cho số tiền có thể được chi tiêu. Số dư vãng lai năm 21xxxx: Quy tắc chỉ số Tài khoản Ghi nợ Mã hạng Tín dụng Mã o 21xxxx JE2 1900 20,000 o 21xxxx JE2 1903 8,000. o Giá trị ròng của hai mã tài khoản: 12,000 o Bạn cần chuyển 14,000 đô la. Số tiền này cao hơn 2,000 đô la so với số tiền bạn có trong các mã tài khoản liên quan đến Dự trữ. • Đầu tiên, chuyển 12,000 đô la mà bạn có trong tài khoản Dự trữ. .  Chỉ mục ghi nợ 21xxxx, mã tài khoản 1903, cho 12,000 [bạn có 8,000 đô la trong đó để bắt đầu]. Bây giờ bạn sẽ thêm - 12,000 đô la, tổng cộng là - 20,000 đô la khi Phiếu đăng ký được đăng. Con số này tương đương với 20,000 đô la bạn có vào năm 1900. Đây là số tiền nhiều nhất bạn có thể chuyển từ mã tài khoản này. Ghi có chỉ số nhận doanh thu là 12,000 đô la. .  Chuyển 2,000 đô la còn lại mà bạn cần chuyển bằng một mục nhập phân bổ. Quy tắc chỉ số Tài khoản Ghi nợ Mã hạng Tín dụng o 21xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1903 12,000 o Ảnh hưởng của việc ghi vào mã tài khoản: 0 Lưu ý rằng ghi nợ và ghi có cho mục nhập này vào năm 1903 dẫn đến việc chuyển vào hoặc chuyển ra "bằng không" đô la của tài khoản. Điều này phải luôn đúng với mục nhập Dự trữ, phân bổ hoặc 8045. Ảnh hưởng của bút toán đối với chỉ tiêu 21xxxx: Chỉ số Mã tài khoản Nợ Có o 21xxxx 1900 20,000 [hiện có] o 21xxxx 1903 8,000 [hiện có] o 21xxxx 1903 12,000 [bút toán này] o Số tiền còn lại trong mã tài khoản Dự trữ: $ 0 Ảnh hưởng của bút toán đối với chỉ tiêu 34xxxx : Chỉ số Mã tài khoản Nợ Có o 34xxxx 1900 o 34xxxx 1903 12,000 o Số tiền chuyển đến 34xxxx: 12,000 $ Đầu vào Phân bổ :.  Xác định xem đây có phải là mục nhập chính xác để thực hiện hay không: o Bạn đang di chuyển doanh thu đang được phân bổ trong cùng Quỹ cấp 2 và Cấp 2 của Chương trình, nhưng sang các chỉ số khác nhau. o Bạn đang chuyển tiền không có trong mã tài khoản Dự trữ. o Nếu bạn đang chuyển doanh thu lâm sàng sang một chỉ số phòng ban phụ, hãy xem phụ lục 2 -Mã tài khoản phân bổ doanh thu lâm sàng và giải thích liên quan. .  Thông thường, bạn sẽ sử dụng mã tài khoản 1660 làm cả ghi nợ và ghi có cho mục nhập này. Tìm trong danh sách mã tài khoản [xem phụ lục 2] ở các mã tài khoản khác. Chọn mã tài khoản tương ứng với loại kinh phí được cấp. . Mục nhập của bạn sẽ luôn làm cho tổng hoạt động của mã tài khoản bằng không. . Chỉ mục (không phải tài khoản) có số đô la bạn muốn phân bổ, còn lại bằng đô la ngân sách chưa sử dụng không? . Trong ví dụ trên, bạn sẽ ghi nợ tài khoản 21xxxx mã1660 là $ 2,000. Bạn sẽ ghi có chỉ mục nhận được khoản tài trợ là 2,000 đô la. Quy tắc chỉ số Tài khoản Nợ ghi Nợ Mã hạng Tín dụng o 21xxxx JE2 1660 2,000 o 34xxxx JE2 1660 2,000 o Ảnh hưởng của bút toán đối với tài khoản: 0 Tổng ảnh hưởng của hai bút toán này đối với cả hai chỉ số: Quy tắc chỉ số Tài khoản Ghi nợ Mã hạng Tín dụng o 21xxxx JE2 1903 12,000 o 21xxxx JE2 1660 2,000.   Quy tắc chỉ mục Tài khoản Ghi nợ Mã hạng Tín dụng o 34xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1660 2,000 Cần có ít nhất 2,000 đô la trong phân bổ ngân sách và các quỹ chưa sử dụng trong chỉ mục 21xxxx; nếu không thì không thể thực hiện phần phân bổ của mục nhập này. Lưu ý rằng KHÔNG CÓ TÀI KHOẢN CHI PHÍ nào bị ảnh hưởng, mặc dù đây là khoản điều chỉnh chi phí so với năm trước. Chuyển mục nhập:.  Xác định xem đây có phải là mục nhập chính xác để thực hiện hay không. o Bạn có đang chuyển đô la đang được phân bổ cho một Quỹ cấp 2 và / hoặc Chương trình cấp 2 khác không? Sau đó, bạn sẽ thực hiện một mục chuyển khoản. o Bạn sẽ sử dụng mã tài khoản chuyển khoản, trong khoảng từ 11xx đến 12xx. .  Sử dụng mã tài khoản thích hợp để thực hiện mục nhập. Không thể thực hiện các mục chuyển tiếp hoặc phân bổ ngân sách vượt qua mã Quỹ cấp 2 và / hoặc mã cấp 2 của Chương trình. Ví dụ: VP bộ phận nghiên cứu của Mary Smith đã đồng ý hỗ trợ một dự án tiếp cận lâm sàng với 5,000 đô la tài trợ. Nguồn tài trợ VP sẽ đến từ Chỉ số 406009, Quỹ 3U0023, Chương trình P161. Dự án tiếp cận lâm sàng được thực hiện bởi Khoa Gia đình và Y học cộng đồng Chỉ số 160010, Quỹ 3U0029, Chương trình P171. Khoản hỗ trợ này không nằm trong ngân sách đã nộp ban đầu. . Chạy báo cáo FORH008 cho hai chỉ số. Thực hiện theo các hướng dẫn báo cáo để thực hiện mục nhập. Sử dụng chính xác văn bản mô tả được in trên báo cáo. . Mục nhập: Thực tế: Quy tắc chỉ số Tài khoản Ghi nợ Có JV Loại ngắn Mã Mã Mã hàng Mô tả 406009 JET 11E0 5,000 160025-11C0 160025 JET 11C0 5,000. 406009-11E0 Ngân sách: Tài khoản Quy tắc Chỉ mục (-) Chồi (+) Chồi JV Ngắn Mã Lớp Mã Mô tả Giảm Tăng 406009 BDT 11E0 -5,000 160025-11C0 406009 BDT 8060 * -5,000 160025-8060 * 160025 BDT 11C0 5,000 406009-11E0 160025 BDT 8060 * 5,000. 406009-8060 * * lưu ý rằng 8060 là mã tài khoản mặc định. Sử dụng mã tài khoản thích hợp tại đây. 8045 Mục hỗ trợ giữa các bộ phận:.  Giới hạn cho 8045 mục nhập là $ 20,000 / năm cho mỗi chỉ mục. Không có mục nhập nào có thể vượt quá $ 5,000. .  Đôi khi các khoản tiền cần phải được chuyển đi, nhưng chúng không thể được thực hiện bằng mục Dự trữ hoặc Phân bổ. Chúng đủ nhỏ để nằm trong các nguyên tắc 8045. Khi điều này xảy ra, đôi khi bạn có thể thực hiện mục 8045-Bộ phận hỗ trợ giữa các bộ phận, thay vì chuyển khoản. .  Điều này đôi khi sẽ xảy ra khi bạn điều chỉnh các giao dịch của năm trước. .  Ví dụ: Roger Jones có Chỉ số 49xxx3, Quỹ 3U0023; Chương trình P161 cần được đóng. Nó có số dư lỗ hiện tại là $ 87.52. Nó không thể được đóng cho đến khi số dư chỉ mục bằng không. Bộ mong muốn đóng chỉ số bằng cách tài trợ cho khoản thâm hụt bằng quỹ chủ tịch bộ phận không hạn chế trong Chỉ mục 49xxx7, Quỹ 3U0303, Chương trình P171. Chỉ số chủ tịch bộ phận nằm trong Chương trình và Quỹ cấp 2 khác với chỉ số cần đóng cửa. .  Roger nộp mục sau: Chỉ mục Tài khoản Nợ Có o 49xxx7 8045 87.52 o 49xxx3 8045 87.52. Điều này đưa số dư 49xxx3 về XNUMX và chỉ mục có thể bị đóng. Mục Ngân sách:. Các mục ngân sách phải bằng toàn bộ đô la. Không có xu. . Chỉ số “cấp” tiền [bút toán ghi nợ này được đưa vào mục Nhật ký với dấu âm; ngân sách sắp giảm cho tài khoản này] phải có đủ tiền để trang trải mục nhập. [tức là, nếu ngân sách hiện tại là 9,000 đô la, và chi phí thực tế là 500 đô la và có 1,500 đô la cản trở, thì chỉ còn lại 7,000 đô la (9,000 - 500 - 1,500 đô la = 7,000 đô la) và chỉ 7,000 đô la có thể được di chuyển]. .  HÃY NHỚ: Nếu bạn chuyển tiền ra khỏi (hoặc vào) một chỉ mục, bạn cũng phải chuyển cùng một khoản chi ra khỏi (hoặc vào) chỉ mục. Ngân sách phải được cân bằng. .  Trong trường hợp các khoản Dự trữ, hãy sử dụng mã tài khoản 1901 và loại quy tắc BD4 để chuyển tiền từ chỉ mục này sang chỉ mục khác. Nếu bạn muốn chi tiêu số tiền Dự trữ không được nhắm mục tiêu có từ năm 1900, bạn phải lập ngân sách sử dụng tiền trong tài khoản mã1901. Tham khảo báo cáo Hyperion của bạn để biết ngân sách sử dụng Dự trữ hiện tại là bao nhiêu. .  Trong trường hợp Số tiền phân bổ sử dụng mã tài khoản 16xx, hãy sử dụng mã tài khoản CÙNG với mã lớp quy tắc BD4 để chuyển đủ ngân sách cho mục nhập. Bạn muốn chuyển 3,000 đô la chi phí thực tế của năm trước vào chỉ mục dưới dạng mục nhập phân bổ. Bạn vẫn dự đoán khoản chi phí 2,000 đô la được dự trù ban đầu sẽ xảy ra vào cuối năm. Bạn PHẢI chuyển 1,000 đô la tiền ngân sách để trang trải 3,000 đô la chi phí mà bạn đang di chuyển. 1,000 đô la được thêm vào 2,000 đô la hiện tại sẽ bằng 3,000 đô la bạn đang chuyển vào. Bạn NÊN chuyển 3,000 đô la tiền ngân sách để trang trải toàn bộ 3,000 đô la chi phí và cho phép giữ nguyên số tiền ngân sách 2,000 đô la hiện tại. Khoản tiền này sẽ trang trải 2,000 đô la chi phí dự kiến ​​vào cuối năm nay. .  Trong trường hợp Chuyển khoản sử dụng mã tài khoản 11xx đến 12xx, hãy sử dụng mã tài khoản phù hợp với mã lớp quy tắc BDT để chuyển đủ ngân sách cho mục nhập. Sử dụng báo cáo FORH008 để xác định cách nhập ngân sách của bạn. .  Hạn chót cho tất cả các mục ngân sách liên quan đến chuyển giao là ngày 31 tháng 1 Ví dụ 25,000: Một Bộ có Dự trữ thực tế trong chỉ số Dịch vụ Công là $ 15,000. Họ dự định chi XNUMX đô la trong số dư trong năm tài chính hiện tại. Mục nhập ngân sách, sử dụng Mã lớp quy tắc BD4, sẽ được hoàn thành như sau: Chỉ mục Mã tài khoản Tăng Giảm 3-XXXXX 1901 +15,000 Tăng doanh thu 3-XXXXX 3100 + 5,000 3-XXXXX 3820 + 2,000 Chi phí cũng tăng 15,000 đô la 3-XXXXX 8060 + 8,000 Ví dụ 2: Một Bộ có Dự trữ thực tế âm trong chỉ số Dịch vụ Công là - 15,000 đô la. Họ có kế hoạch bù đắp $ 5,000 thâm hụt đó trong năm tài chính hiện tại. Mục nhập ngân sách, sử dụng Mã phân loại quy tắc BD4, sẽ được hoàn thành như sau: Chỉ mục Mã tài khoản tăng Giảm 3-XXXXX 1901 Doanh thu giảm -5,000 3-XXXXX 3100 -4,000 3-XXXXX 3820 Giảm chi phí -1,000 trên 5,000 đô la Sai lầm trong phiếu ghi sổ Nhật ký chung tránh: .  Không sử dụng “phân bổ” trong văn bản của một mục nhật ký chuyển nhượng. .  Không sử dụng "chuyển nhượng" trong văn bản của một mục nhập nhật ký phân bổ. .  Tạo mục Dự trữ hoặc phân bổ vượt qua quỹ cấp 2 hoặc chương trình cấp 2. .  Gửi phân bổ bút toán Dự trữ sử dụng các mã tài khoản khác nhau được sử dụng trong cùng một bút toán. .  Sử dụng mã tài khoản cấp phát không phản ánh loại kinh phí đang cấp.  Đang cố gắng di chuyển một số dư lớn hơn những gì hiện có. .  Cố gắng di chuyển các mục chỉnh sửa năm trước không hạn chế trong mã tài khoản ban đầu của họ. Chúng phải được chuyển vào mã tài khoản Dự trữ [1903] dưới dạng ghi nợ và ghi có cho các chỉ số liên quan. .  Các khoản nợ không bằng các khoản tín dụng. .  Gửi các bút toán phân bổ, Dự trữ hoặc điều chuyển thay cho việc chuyển chi phí của năm hiện tại vào chỉ mục thích hợp. .  Trong các mục ngân sách, thu không bằng chi. .  Trong các mục ngân sách, 16xx không thuần bằng không. .  Trong các mục ngân sách, quỹ chỉ mục và mã tài khoản đang được chuyển “từ” không có đủ tiền. Số dư âm KHÔNG THỂ kết quả. Lưu đồ -Chuyển giao hay Phân bổ? Chạy F Báo cáo Tra cứu Chỉ mục Không có Hyperion. Lưu ý Quỹ và Chương trình cho mỗi chỉ số.   CHUYỂN GIAO Có Mã chương trình cấp 2 có giống nhau cho cả hai chỉ số không? Không Không Các mã chương trình cấp 2 có nằm trong hướng dẫn & Chung không? Có CHUYỂN KHOẢN Phụ lục 1-Phân bổ Đầu vào Ngoại lệ Cấp quỹ Cấp chương trình Ngoại lệ 2 2 Cho phép các Chương trình Giảng dạy & Tổng quát từ P09 đến P14; tuy nhiên, không thể vượt qua các trường. Phụ lục 2-Mã tài khoản Dự trữ Mã tài khoản Mã tài khoản Tiêu đề Mô tả 1900 Chỉ dành cho hệ thống. Số tiền kiếm được còn lại được chuyển sang năm tài chính trước. Chỉ dành cho Thực tế, không dành cho Ngân sách. 1901 Sử dụng dự trữ có ngân sách Sử dụng dự trữ có ngân sách. Số thặng dư hoặc thâm hụt chuyển tiếp dự kiến ​​sử dụng hoặc thu hồi trong năm hiện tại. 1903 Thay đổi Dự trữ Được sử dụng để di chuyển Lượng Dự trữ có trong mã tài khoản 1900 (Dự trữ) trong một chỉ mục này sang chỉ mục khác. Các chỉ số liên quan phải thuộc cùng Quỹ Cấp 2 hoặc Cấp Chương trình 2. Mã tài khoản 1903 phải được sử dụng để ghi nợ và ghi có trong bất kỳ mục nào như vậy. Contact your accounting office if you have questions.  Allocation Account Codes  Account  Code  Title  Description  1600  Allocations Earned Revenue Gen  To allocate revenues that are credited to a School or College index but are “earned” by departments (Example: Course Fee Revenue) OR to allocate from department primary indices to secondary “faculty” indices.  1601  F&A Allocations  To allocate F&A revenues from a School or College to departments; Account code must equal zero.  1610  Allocations SOM Gen  To allocate Dean’s Funding revenues to departments.  1620  Allocations Subsidy Gen  Definition under review  1640  Allocations Pooled Allocations Gen  Allocation of I&G only.  Restricted to Budget office use.  1650  Allocations UNM Bond Proceeds Gen  Used to distribute UNM Bond Proceeds in Plant Funds from the Construction Project Index to the appropriate individual Construction Project.  1660  Allocations Other Gen  Allocations for general purposes not itemized above.  1661  Overhead-Internal Allocation  Definition under review  1665  Regent’s Reallocation  Allocation of the 1.1% Regents’ Tax (mandated by the Regents for Main Campus Unrestricted I&G, Public Service, and Research), decreasing I&G budget and actual allocations for FY 2006.  1666  Interdepartmental Allocations  Allocations within a department  Transfer Account Codes  Account  Code  Title  Description  1100  Trsfr To I G Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue to an Instruction and General Program Code Index from: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General index from another Campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code must be included in the journal entry description and journal entries should be simple not compound.  1120  Trsfr From I G Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for movement of revenue from an Instruction and General Program Code index to: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General Index from another campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the description field and journal entries should be simple not compound.  1140  Trsfr Contract Services Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1160  Trsfr To Student Social Cultura Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1180  Trsfr From Student Social Cultu Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11A0  Trsfr To Research Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11C0  Trsfr From Research Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11E0  Trsfr To Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11F0  Trsfr From Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11H0  Trsfr To Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11J0  Trsfr From Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11L0  Trsfr To Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11N0  Trsfr From Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11P0  Trsfr To Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11R0  Trsfr From Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11T0  Trsfr To Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11V0  Trsfr From Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1200  Trsfr To Independent Operations Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1220  Trsfr From Independent Operations Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Independent Operations level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  1240  Trsfr To Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1260  Trsfr From Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1280  Trsfr To Plant Fund Major Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12A0  Trsfr From Plant Fund Major Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12C0  Trsfr To Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12E0  Trsfr From Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12F0  Trsfr To Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12H0  Trsfr From Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N0  Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N1  Not Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12P0  Unitized Trsfr From Endowments Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Endowment level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12P1  Not Unitized Trsfr From Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12R0  Trsfr To Agency Funds Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12T0  Trsfr From Agency Funds Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  Clinical Revenue Allocation Account Codes Revenue Code  Distribution Code  Definition and Usage  0380  “FOM” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0381  Distribution of FOM revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero  0320  “Special Arrangements” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0321  Distribution of “Special Arrangements” revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0330  Revenue generated  through Locum Tenens services (temporary primary care physicians) activities  0331  Distribution of Locum Tenens revenue from the Locum Tenens office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0340  Revenue from University Hospital to the SOM  0341  Distribution of University Hospital revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0350  CRTC patient revenue posted from the global billings  0351  Distribution of CRTC patient revenue to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0370  Revenue generated by Specialty Extension Services (temporary physician specialists) activities  0371  Distribution of Specialty Extension Services revenue from the Specialty Extension Services office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  The allocation of clinical revenue from a department to a secondary index (faculty specific index) is done from the distribution account code that corresponds to where the  revenue was initially recorded. Như với tất cả các mục nhập phân bổ, mục nhập phải ròng bằng không. Số tiền được ghi nợ từ tài khoản chính phải bằng số tiền được ghi có vào tài khoản / chỉ số phụ. Ví dụ: chỉ số 7xxxx0 đã nhận được phân phối FOM với số tiền là 10,000 đô la vào tháng XNUMX. Phân phối doanh thu của khoa cho từng khoa cụ thể chỉ ra rằng 7xxxx1 sẽ nhận được 4,000 đô la và 7xxxx2 được hưởng 3,000 đô la. Bộ giữ lại $ 3,000 cho các hoạt động hành chính. Account Code  Index  Debit(+)  Credit(-)  0381  7xxxx0  $7,000  0381  7xxxx1  $4,000  0381  7xxxx2  3,000  Totals:  (+)$7,000  (-)$7,000  = $0    Appendix 3-HSC Unrestricted Fund Structure UPDATED 9/6/07 HSC Unrestricted Fund Structure Level 1  Level 2  Level 3  3U1  HU Instruction and General  3U1G  HU General I and G  3U0044  HU I and G  3U2  HU Research  3U2G  HU General Research  3U0023  HU Research General  3U0047  HU F&A  3U0053  Genomics Software  3U0081  HU Endowed Spending Research  3U0298  UNM Tumor Registry (SEER) Billing  3U0299  HU Research Residuals  3U0312  HU CRTC State Appropriations  3U3  HU Education  3U3G  HU General Education  HU Non Endowed Spending  3U0002  Education  3U0003  HU Endowed Spending Education  3U0005  HU Housestaff Operations  3U0050  HU CME Conferences  3U0080  HU SOM Student Fees  3U0084  HU EMS Academy Billing  3U0089  HU Housestaff Billings  3U0123  HU Housestaff UNMH AR  3U0300  HU Education General  3U4  HU Clinical Service  3U41  HU UPA  3U0032  HU UPA Fom  3U0033  HU UPA Special Arrangements  3U42  HU UNMH  3U0006  HU Childrens Psychiatric Hospital  3U0007  HU Carrie Tingley Hospital  3U0011  HU UNMH AR & AP General  3U0034  HU UNMH-SOM General  3U56  HU General Clinical Service  HU Non Endowed Spending  3U0001  Research  3U0004  HU Medical Investigator Billing  3U0029  HU Clinical Residuals  3U0030  HU Locum Tenens Billing  3U0031  HU Specialty Ext Services  3U0038  HU Neonatology Transport Billing  3U0048  HU Peds Onc Patient Billing  3U0051  HU VA Contracts  3U0054  HU Clinical Service Contracts  3U0064  HU CRTC Patient Billing  HU Non Endowed Spending Clinical  3U0301  Service  HU Endowed Spending Clinical  3U0302  Service  3U0303  HU Clinical Service General  3U5  HU Other  3U53  HU HSC Monitoring Funds  1U0277  IU-System Clearing HSC AR  3U0008  HU HSC Monitoring  3U0037  HU Cost Reimbursement Billing  3U0046  HU Payroll Suspense  3U0056  HU Payroll Accrual Monitoring  3U0108  HU Allowance C&G A R  3U0280  HU HSC Accrued Annual Leave  3U0282  HU HSC Insurance Reserve  3U0292  HU HSC Travel Advances  3U0294  HU HSC Facility Planning  3U54  HU Internal Services  3U0014  HU Program Evaluation  3U0015  HU Experimental Biotech  3U0020  HU Animal Resource Facility  3U0035  HU Internal Services Contingency  3U0036  HU PPD Maintenance & Planning  3U0049  HU HRRC Industry Revenue  3U0055  HU DNA Services  3U0057  HU EBL Services  3U0058  HU BRAIN Center  3U0059  HU Ctr for Development & Disability  3U0103  HU Mass Spectrometry  3U0105  HU Niehs FC 4  3U0306  HU Biomedical Communications  3U0313  HU Radiology Services  3U55  HU Petty Cash and Deposit Funds  3U0109  HU Pediatrics Development  3U0110  HU EMS Academy  3U0111  HU Dental Programs  3U0112  HU Pediatrics Hematology  3U0113  HU College of Nursing  3U0114  HU Pharmacy  3U0115  HU Petty Cash Fund  3U0118  HU Medical Center Library  3U0121  HU Duplication Cash  3U0283  HU Mental Health Center  HU Teacher & Ed Development  3U0295  Workshop  3U0296  HU NBICO Family Emergency Fund  HU Internal Services ­ 3U57  Shared Facilities  3U0016  HU Flow Cytometry  3U0017  HU Kugr Genomics  3U0022  HU Florescent Microscopy  3U0040  HU Electron Microscopy  3U0082  HU Proteomics  3U0307  HU Bioinformatics  3U0308  HU Biostatistics  3U0309  HU Medical Informatics  3U0310  HU Tissue Banking  3U0311  HU Experimental Therapeutics  3U5G  HU General Other  3U0106  HU Student Aid    Main Campus Unrestricted Fund Structure UPDATED 07/1/08 Level 1 Level 2 Level 3 MU Instruction & 2U1 General 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program 2U3 MU Public Service 2U3G MU General Public Service 2U0007 MU Non Endowed Spending 2U0016 MU Vp Academic Affairs 2U0203 MU Public Service 2U0204 MU KUNM FM 2U0205 MU Inst & Conf Continuing Ed 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0207 MU Summery Story of NM 2U0208 MY Summer Personal Enrichment 2U0209 MU Summer Extension 2U0210 MU Summer Independent Study 2U0211 MU Summer Conference Center 2U0212 MU Summer Computers 2U0213 MU Deferred Tuition-San 2U0214 MU Dental Continuing Ed 2U0215 MU Ethnobiology Conference 2U0216 MU Philosophy Internation 2U0217 MU Hardwood Foundation 2U0218 MU UNM Press 2U0219 MU Accounts Receivable Lobo 2U0220 MU American Studies 2U0221 MU Maxwell Museum Publication 2U0222 MU Architecture Crd 2U0223 MU Knme Tv Public Service 2U0238 Deferred Comp Clearing 2U0247 112380-Accessibility Services 2U0252 MU Self-Insurance Reserve Level 2 Level 3 2U5 MU Other Institutional Activities MU 2U51 Auxiliaries 2U0077 MU Bookstore AR 2U0078 MU Bookstore 2U0079 MU Golf Courses 2U0080 MU La Posada Dining 2U0081 MU Citation Allow Ps 2U0082 MU Housing Business Services 2U0083 MU Popejoy Hall Pemg 2U0084 MU Yound Ranch Property 2U0085 MU Parking and Transportation Svcs 2U0086 MU Taos & Lawrence Ranch 2U0087 MU Concessions 2U0088 MU Copy Media Services 2U0089 MU Facilities Rental 2U0090 MU Student Family Housing 2U0091 MU Art and Art History Paper Closet 2U0092 MU UNM Tennis Club 2U0093 MU Tennis Club UBIT 2U0094 MU Maxwell Museum 2U0095 MU Maxwell Zuni 2U0096 MU Maxwell Gift Shop 2U0097 MU Art & Maxwell Store 2U0098 MU Art Museum Shop 2U0099 MU Art Museum Shop Prod 2U0100 MU Accounts Receivable Copy Service 2U0101 MU Library Copy Center 2U0102 MU Lodestar Gift Shop 2U0103 MU Food Services 2U0104 MU Prepaid Expenses N 2U0105 MU Student Fees Designation 2U0106 MU Lodestar Operation 2U0107 MU UNM Ticketing Services 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U0109 MU Student Health 2U0110 MU NM Union UBIT 2U0111 MU NM Union 2U0112 MU Nsf Conf Ms 2U0234 MU Lobo Cash 2U0248 MU Auxiliaries Contingency 2U0258 Harwood Gift Shop 2U52 MU General Athletics 2U0025 MU Athletics 2U53 MU Student Social and Cultural 2U0001 MU Other Student Social Cultural 2U0002 MU Book Co-op 2U0003 MU Other Student Social Cultrural 2U0004 MU Debate Team Level 2 Level 3 2U54 Internal Services 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Mathematics & Statistics 2U0116 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic 2U0118 MU Physics Shops 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0123 MU NMERI Auto 2U0124 MU MTTC Cleanroom Operation 2U0125 MU NMERI Recharge 2U0126 MU NMERI Computer Cost 2U0127 MU TEM Laboratory 2U0128 MU Electrical Wood Metal Shop 2U0129 MU Mechanical Engineering Shop 2U0130 MU Academy for T&C 2U0131 MU Contingency Internal Services 2U0132 MU Employee Occupational Health Svc 2U0133 MU Continuing Ed Workforce Labs 2U0134 MU Cars 2U0135 MU International Scholarships 2U0136 MU Chemistry Research Lab Supplies 2U0137 MU Chemistry & Nuclear Lab 2U0138 MU X Ray Structure 2U0139 MU Paleomagnetism Lab 2U0140 MU Analytical Chemistry Lab 2U0141 MU X Ray Diffraction Lab 2U0142 MU Unix Computer Facility 2U0143 MU Stable Isotope Lab 2U0144 MU Icp Ms Lab 2U0145 MU Quaternary Lab 2U0146 MU Radiogenic Iso Lab 2U0147 MU NMR Facility 2U0148 MU HR Benefits Cobra 2U0149 MU X Ray Photoel Spectr 2U0150 MU Xrd Lab 2U0151 MU SAXS 2U0152 MU Pcl 2U0153 MU MCSC Materials Characterization 2U0154 MU Cirt 2U0155 MU Cirt 2U0156 MU Supercomputing 2U0157 MU Hardware Maintenance 2U0158 MU Incubator Lab Maintenance 2U0159 MU Information Tech 2U0160 MU Ctr Micro-Engineering Ceramics 2U0161 MU Rodey Theatre Rental Level 2  Level 3  2U0162 2U0163 2U0164 2U0165 2U0166 2U0167 2U0169 2U0170 2U0171  MU MRC Computer Charges MU Temporary Employee MU Excess Sick Leave MU Retiree Health Benefits MU Dependent Tuition Program MU Employee Tuition Remission MU Bookstore Wholesale MU Telecommunications MU Taxation UBIT GGRT  2U0172 2U0173 2U0174 2U0175 2U0176 2U0177 2U0178 2U0179 2U0180 2U0181 2U0182 2U0183 2U0184 2U0185 2U0186 2U0187 2U0188  MU Safety Health & Environment MU Internal Med EHPP MU Chtm Crystal Growth MU Materials Management MU Payroll Tax Subsidy MU Chtm Clean Room MU UNM Copy Center MU Casaa Project Evaluation MU Cng Fueling Center MU Materials Management MU Printing Plant MU Sub Campus Images MU Quick Copy Centers MU Materials Management MU Premiums Risk Management MU Radioactive Waste Disposal MU Hazardous Chemical Waste  2U0189 2U0190 2U0191  MU Ticket Discounts MU Pes Midas MU Casaa Data Services  2U0192 2U0193 2U0194 2U0195 2U0196 2U0197 2U0198 2U0199 2U0200 2U0201 2U0202 2U0229 2U0230 2U0231 2U0232 2U0233 2U0236 2U0239 2U0240 2U0241 2U0242  MU Casaa Internal Services MU Ppd Engineering Services MU Auto Rental Fleet MU Ppd Alarms MU Cogeneration Plant MU Ford Utilities MU Ppd Automotive MU Ppd Custodial Services MU Ppd Engineering Services MU Maui Project MU Ppd-Remodeling MU High Pressure Exp MU IFL INTERFEROMETRIC LITHOGRAPHY MU MBE-MOLECULAR BEAM EPIT0XY MU Special Program Services MU Banner Tax MU Catastrophic Leave MU LIDAR Lab MU PPD Maintenance and Planning MU PPD Environmental Services MU PPD Work Control  Level 2 Level 3 2U0243 MU Employee and Org Development 2U0244 MU Univ Library Internal Svcs 2U0245 MU Continuing Education 2U0246 MU Confocal Laser Scanning Lab 2U0249 ITS Computing Services 2U0250 ITS Communications Network Services 2U0253 Capital Projects Ofc 2U0254 COE Publication Center 2U0255 MU-Benefits 2U0256 CHTM-Technical Support 2U0258 A&S Biology Service Centers 2U0260 EDAC Internal Services 2U0262 MU NMIRA Laboratories 2U5G MU General Student Aid 2U0008 MU Endowed Spending 2U0226 MU Student Aid 2U0261 Tribal Student Aid 2U55 MU Other 2U0009 MU Masters Of Management 2U0010 MU Santa Fe Graduate Center 2U0011 MU Accepted Applicants 2U0012 MU Books & Serials 2U0013 MU Books From Mexico 2U0014 MU Library Prepaid 2U0015 MU Books Argentina 2U0017 MU Ims 2U0018 MU Photo Service Ms 2U0019 MU Special Programs Int 2U0020 MU Arts & Sciences 2U0021 MU Anthropology 2U0022 MU Chemistry Breakage C 2U0023 MU Economics Rac 2U0024 MU English Key Deposits 2U0025 MU London Semester 2U0026 MU Astrophysis 2U0027 MU Psychology 2U0028 MU Psychology Gluck 2U0029 MU Psychology Dougher 2U0030 MU Psycholog 2U0031 MU Communications & Journalism 2U0032 MU German Summer School 2U0033 MU Speech & Hearing Science 2U0034 MU Linguistics Petty Cash 2U0035 MU Institute for Public Policy 2U0036 MU Computer Usage 2U0037 MU Womens Studies 2U0038 MU Institute Criminal Justice 2U0039 MU Media Tech Svc Cashd 2U0040 MU Architecture & Planning 2U0041 MU Hppelp Therapy Pool Level 2  Level 3  2U0042 2U0043 2U0044 2U0045 2U0046 2U0047 2U0048 2U0049 2U0050 2U0051 2U0052 2U0053 2U0054  MU Family Development Program MU Petty Cash-Soe Copy Center MU Chemical & Nuclear Engineering MU Ce Key Accounts MU Eece Key Deposits MU Mechanical Engineering MU Mfg Engineering Petty Cash MU NMERI MU Minority Engineering Petty Cash MU Cs Key Deposits MU Space Nuclear Power Systems MU Cfa Key Deposits MU Tamarind Institute  2U0055 2U0056 2U0057 2U0058 2U0059 2U0060 2U0061 2U0062 2U0063 2U0064 2U0065 2U0066 2U0067 2U0068 2U0069 2U0227  MU Clinical Operations-Law MU Zimmerman Fiscal Service MU General Library Key Deposits MU General Library Key Deposits MU Recreational Services MU Outreach Services MU Student Fees MU Police Petty Cash MU Admission Petty Cash MU UNM Child Care Center MU Student Publications MU Physical Plant MU Maui High Perform Computing Ctr MU Casaa MU Casaa Crb Petty Cash MU Political Science Pc  2U0228 2U0235 2U0251 2U0259  MU Midweek Movie Pc MU Books From Brazil MU Law Library MU New Media & Ext Learn NMLN  2U0263  MU IPL-JEC Fees  Appendix 4-FOAPAL Elements   FOAPAL Elements -Quick Reference Guide Begins Program FUND PROGRAM DESCRIPTION ACCOUNT CODES With Level 2 Institutional Funds 1 Instruction and General OPERATING REVENUE Begins With Instructional and General Revenue P09 Tuition Revenue 01 Main Campus 2 Instruction Unrestricted Ex 10 P10 Student Fees 02 Main Endowments 2E Sponsored Instr Restr Ex 10 P10R Mandatory Student Fees 02Z1 Main Plant Funds 2P Academic Support Unrestr Ex 11 P11 Patient Services 03 Main Restricted 2R Sponsored Acad Support Restr Ex 11 P11R Grants & Contracts 04 Main Unrestricted 2U Student Services Ex 12 P12 Sales & Services 05 Sponsored Student Srvc Restr Ex 12 P12R INTERNAL SALES HSC Campus 3 Institutional Support Ex 13 P13 (USED ONLY IN P18 INTERNAL SERVICES) HSC Endowments 3E Sponsored Inst Support Restr Ex 13 P13R Appropriations 07(number) HSC Plant Funds 3P Operations and Maintenance Ex 14 P14 Sales & Services 07Z HSC Restricted 3R Other Operating Revenue 08 HSC Unrestricted 3U NON-OPERATING REVENUE Student Social and Cultural Ex 15 P15 Bond Revenue 09 Gallup Campus 4 Research Unrestr Ex 16 P16 Gifts, Investment Income & Gallup Endowments 4E Sponsored Research Restr Ex 16 P16R Other 10 Gallup Plant Funds 4P Transfers 11 or 12 Gallup Restricted Funds 4R Allocations Non Sponsored Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Gallup Unrestricted 4U Sponsor Public Service Restr Ex 17 P17R Earned Revenue 1600 F&A Allocation 1601 Los Alamos Campus 5 Internal Services Ex 18 P18 (USED ONLY IN P16 Research) Los Alamos Endowments 5E Allocations SOM Gen 1610 Los Alamos Plant Funds 5P Student Aid Unrestr Ex 19 P19 Pooled Allocation 1640 Los Alamos Restricted Funds 5R Sponsored Student Aid Restr Ex 19 P19R (Only used by depts. Đối với ngân sách ban đầu) Tiền thu được từ trái phiếu UNM 5U không hạn chế Los Alamos 1650 Công ty con Ex 20 P20 Phân bổ chung 1660 Cơ sở Valencia 6 Chi phí nội bộ 1661 Valencia Tài trợ 6E Điền kinh Ex 21 P21 (CHỈ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG Nghiên cứu P16) Quỹ nhà máy Valencia 6P Phân bổ của người quản lý 1665 Quỹ hạn chế Valencia 6R Dự trữ Hoạt động độc lập Ví dụ 22 P22 Valencia Dự trữ 6U không hạn chế 1900 Các chương trình thể chế khác P50 (KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG bởi các ký gửi BAO GIỜ) Cơ sở Taos 7 Nhà máy và Thiết bị Bất động sản P501 Sử dụng ngân sách dự trữ 1901 Taos Endowments 7E Cơ quan P502 (CHỈ MỤC ĐÍCH NGÂN SÁCH) Taos Plant Fund 7P Student Các chương trình cho vay P503 Thay đổi quỹ dự trữ 1903 Quỹ hạn chế Taos Chương trình tài trợ 7R P504 (CHỈ CHUYỂN KHOẢN DỰ TRỮ) CHI PHÍ Taos Lương 7U không hạn chế 20 UNM Bệnh viện 8U Quyền lợi trả lương 21 Chi phí khác 31 đến 99 Hỗ trợ liên tục 8045 Dự phòng ngân sách 80E0 29 Phụ lục 5-FORH008A -Tiền chuyển * * * Lưu ý rằng 8060 là mã tài khoản chi phí mặc định. Bạn không thể xóa các khoản tiền đã lập ngân sách khỏi bất kỳ mã tài khoản nào không có số dư ngân sách. Thay thế 8060 bằng mã tài khoản chi phí có ngân sách mà bạn đang chuyển. Thay thế 8060 ở phía bên kia của mục nhập bằng (các) mã tài khoản mà bạn dự định sử dụng tiền. FORH008A-Phân bổ ** * Lưu ý rằng 8060 là mã tài khoản chi phí mặc định. Bạn không thể xóa các khoản tiền đã lập ngân sách khỏi bất kỳ mã tài khoản nào không có số dư ngân sách. Thay thế 8060 bằng mã tài khoản chi phí có ngân sách mà bạn đang chuyển. Thay thế 8060 ở phía bên kia của mục nhập bằng (các) mã tài khoản mà bạn dự định sử dụng tiền. Phụ lục 6 Biểu mẫu chuyển tiền từ nhà máy -HSC Mẫu chuyển tiền sang nhà máy này có thể được tìm thấy tại Trang web Quản lý và Ngân sách của Dịch vụ Tài chính HSC [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget.shtml], trên Văn phòng Ngân sách HSC Tab Biểu mẫu. Phụ lục 7 - Danh sách kiểm tra các Mục nhập Dự trữ / Phân bổ / Chuyển nhượng.   Đây là chi phí của năm hiện tại hay năm trước mà tôi đang điều chỉnh? .   Nếu đó là sửa đổi của năm trước, tôi có đang sử dụng mã tài khoản Dự trữ không? .   Nếu đó là năm hiện tại điều chỉnh, tôi có đang sử dụng đúng mã tài khoản chi phí không?   .   Chỉ số cho [“from”] có đủ số dư còn lại không? .   Đây có phải là ngân sách không? .   Nếu không, tôi đã bao gồm một mục ngân sách chưa? .   Mục nhập ngân sách của tôi có phải là toàn bộ đô la không? .   Nếu điều này được lập ngân sách, liệu chỉ số có đủ số dư còn lại để trang trải số đô la thực tế được chuyển đi không?   .   Tôi đã sử dụng Báo cáo Hyperion FORH008A chưa? Báo cáo này sẽ cho bạn biết liệu bạn có mục nhập phân bổ hay chuyển nhượng, mã tài khoản nào sẽ sử dụng và văn bản dòng tiêu đề JV phải được sử dụng (Rất quan trọng đối với mục nhập chuyển khoản). .